周麗娜

摘 要：當下，由于工作的分工更加的專業(yè)化，工作的程序出現(xiàn)了復雜化的狀況，由此而產(chǎn)生的檔案資料也越來越多。檔案資料作為企事業(yè)單位活動的載體記錄，對其發(fā)展有著一定的指導意義，在激烈的市場競爭中，這些數(shù)據(jù)和信息也可以幫助他們轉(zhuǎn)變工作思路，扭轉(zhuǎn)經(jīng)營困局，進而促進自身的發(fā)展。隨著改革開放的深入和我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，市場競爭日趨激烈，企事業(yè)單位需要掌握大量的市場信息，這些信息都會形成一定的檔案資料，這些檔案資料也會成為他們決策的依據(jù)，因此，強化檔案資料的信息化建設已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然要求，也是推動自身發(fā)展的重要路徑。本文中，筆者只要探究了加快檔案信息化建設的對策，希望能促進企事業(yè)單位的發(fā)展。

關鍵詞：加快 檔案信息化 路徑 對策

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（a）-0224-01

目前，隨著科學技術的進步、網(wǎng)絡的發(fā)展和社會發(fā)展節(jié)奏的加快，知識和信息已經(jīng)處于爆炸式的增長階段，由此而產(chǎn)生的信息檔案資料檔案出現(xiàn)了猛增的局勢。檔案信息資料作為企事業(yè)單位活動記錄的主要體現(xiàn)，作為實施決策活動的重要依據(jù)，對其發(fā)展有著一定的指導、規(guī)范和監(jiān)督作用。在以往，我國對檔案資料的管理沒有給與足夠的重視，一定程度上阻礙和限制了他們的發(fā)展。近些年，隨著檔案資料管理理論的發(fā)展，我國企事業(yè)單位開始重視檔案資料的開發(fā)與利用，并且已經(jīng)把檔案資料管理看成是企事業(yè)單位管理的有機組成部分。目前的問題是如何提升檔案管理的質(zhì)量，信息化建設已經(jīng)成為重要的路徑，筆者就探究了加快信息化建設的方法，希望能提升檔案資料管理的質(zhì)量。

1 發(fā)展檔案管理思想，提高檔案管理地位

加快檔案管理的信息化建設是檔案管理發(fā)展的必然要求，首先要轉(zhuǎn)變檔案管理思想，給予檔案管理應有的地位和重視。我國的檔案管理工作起步晚，雖然近些年有了較大的發(fā)展，但是依然存在一些問題，在管理態(tài)度、管理方法和檔案從業(yè)人員的待遇上依然呈現(xiàn)出滯后性的發(fā)展困境。檔案資料的信息化建設需要發(fā)揮從業(yè)人員的工作積極性和主觀能動性，為此就必須正確的對待他們，給予他們應有的公平待遇。檔案管理工作本來就是比較枯燥乏味和單調(diào)無趣的工作，在以往，檔案管理部門被冷落，從業(yè)人員也受到了一定的歧視，這些都是當下信息化建設需要極力改變的現(xiàn)狀。對檔案資料的重視還需要主管領導給予公平待遇，在檔案資料信息化建設的過程中，在條件允許的情況下給檔案資料管理部門提供相應的檔案管理硬件設施，確保檔案管理信息化建設的順利開展。在檔案管理信息化建設的過程中，要對信息化有一個全面的全新的了解，不能曲解和誤解信息化建設，檔案的信息化建設不是簡單的在管理中使用電腦、網(wǎng)絡、打印機等所謂的信息化硬件，還包括檔案管理、開放和利用的過程中能夠巧妙的使用現(xiàn)代信息技術和管理手段，提升檔案開發(fā)、管理和利用的效率，做到管理與開發(fā)并行，開發(fā)與利用同步。檔案管理的信息化建設不僅僅是檔案的有效搜集、整理、保存，還包括開發(fā)和利用，管理的目的就是讓檔案資料發(fā)揮自身的價值，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供服務和指導。這一觀念需要檔案管理人員重新界定自身的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容，為檔案的信息化建設做到思想準備和觀念鋪墊。

2 強化信息化硬件建設，確保信息化管理的實現(xiàn)

實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應有的現(xiàn)代化管理理念與技術，也需要確保信息化建設中所需要的設備和機械工具，這是實現(xiàn)檔案管理信息化建設的基礎工作。隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，從檔案的搜集、整理、歸檔、開發(fā)和利用，都需要實現(xiàn)智能化、動態(tài)化、自動化和規(guī)范化的挑戰(zhàn)，同時隨著檔案資料的增多，需要從業(yè)人員借助信息化建設的硬件設施來提高工作效率。隨著計算機技術的普及和網(wǎng)絡的發(fā)展，以及打印機、復印機、各種通訊設備等技術的應用，極大的提高了工作效能，實現(xiàn)了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案資料的信息化建設，企事業(yè)單位的主管部門和相關單位應該購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，真正的把檔案管理的信息化落到實處。為此，企事業(yè)單位可以在條件允許的情況下采購一些檔案管理的硬件設施，如：電腦、復印機、打印機、照相機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

3 提升隊伍建設，打造高素質(zhì)的檔案從業(yè)隊伍

人類的一切社會活動都是圍繞著人而展開的，人也是一切活動的核心所在。所以針對檔案管理的信息化建設來說，檔案從業(yè)人員的建設和素質(zhì)的提升是優(yōu)化檔案管理工作的重中之重。在我國，由于檔案管理起步較晚，對人才的培養(yǎng)上也略顯滯后，導致檔案專業(yè)人才十分的匱乏，即使有檔案管理學習背景的人在實際的工作中也很少人掌握到了嫻熟的工作技能。在以往，企事業(yè)單位的檔案管理人員都是其他科室的人員兼職所組成，很多的人沒有專業(yè)背景，也沒有專業(yè)知識，他們只能簡單的處理檔案資料，導致檔案資料的管理局限于檔案的搜集和保存上，很少發(fā)揮應有的作用。近些年，隨著人們對檔案資料的重視，企事業(yè)單位為了應對較為復雜的檔案管理，也開始應聘一些具有專業(yè)背景的人士來開展檔案資料的管理，但是這些人幾乎沒有過多的工作經(jīng)驗，又加上他們對工作的挑剔，導致檔案管理的信息化建設還停留在理論上，而實踐中老一套的檔案管理方式依然存在。對于檔案管理的信息化建設來說，最重要的是人才，所以對于檔案從業(yè)人員來說，如果是新招錄的人員，單位要給與適當?shù)呐嘤?，實現(xiàn)老帶新最好。對于具有一定工作經(jīng)驗的檔案從業(yè)人員來說，要激發(fā)他們的工作積極性，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神，讓其檔案管理工作開創(chuàng)新的格局。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。

4 統(tǒng)一規(guī)格管理，規(guī)范檔案管理標準

對于檔案的管理來說，在強化信息化建設的同時一定要確保檔案管理的安全、檔案管理的工作效能，就必須構建相關的管理制度，實現(xiàn)科學化和規(guī)范化管理，這樣才能實現(xiàn)責任明晰，權責分明，保障檔案資料信息的及數(shù)據(jù)的安全運行。在管理制度上，按照法治建國的思路，在檔案管理中還需要實現(xiàn)規(guī)范化和創(chuàng)新化。在以往的檔案管理中，更多的時候都是人為命令管理，制度成為了一種擺設和形式，所以在制度的構建中首先要確立制度至上的原則，用制度約束人為。在加快檔案信息化建設的時候，在制度的建設中要實現(xiàn)同步化和適應化，構建彼此匹配的制度規(guī)范：一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；三是統(tǒng)一檔案管理標準，在檔案的管理中，最為繁瑣的工作就是設備檔案進行分類和歸檔，所以建立統(tǒng)一的管理標準就可以減少相關的工作量，提升工作效率。在檔案標準化建設的過程中，要規(guī)定檔案收集的標準、檔案整理的標準、檔案統(tǒng)計的標準、檔案利用的標準、檔案封存的標準等。如果設備檔案管理沒有標準的話，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立，實現(xiàn)資源共享，所以實現(xiàn)檔案的標準化管理已經(jīng)成為檔案發(fā)展的必經(jīng)之路。

現(xiàn)階段，人們對檔案資料的認知進入了一個全新的階段，除了給與一定的重視之外，還開始開發(fā)和利用檔案資料，讓其產(chǎn)生了一定的實用性價值。實現(xiàn)檔案管理的信息化是社會發(fā)展的要求，從業(yè)人員應該立足實際，不斷創(chuàng)新工作思路，采取有效的對策加快信息化建設，這樣才能讓檔案管理發(fā)揮應有的實效性。

參考文獻

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