摘要：對汽車檢測站程序文件的編寫結(jié)構(gòu)設(shè)計，編寫方法，基本結(jié)構(gòu)，內(nèi)容編排，格式內(nèi)容和基本要求進行了完整論述，并對程序文件進行了詳細分析，以及對汽車檢測站程序文件協(xié)調(diào)性、可行性、可檢查性相一致。

關(guān)鍵詞：汽車檢測站；程序文件

引言

近年來，隨著我國營運汽車迅速增加，汽車檢測站發(fā)展也很迅速，汽車檢測站的管理業(yè)日趨規(guī)范完善程序文件是汽車檢測站實施質(zhì)量管理的基礎(chǔ)，程序文件對單位各項活動的覆蓋程度以及程序文件的適用性。

1.程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計及編寫方法

1.1結(jié)構(gòu)設(shè)計

每個程序文件在編寫前應(yīng)先進行結(jié)構(gòu)的設(shè)計，設(shè)計的方法是：

（1）列出每個程序中涉及的活動對應(yīng)的要素要求；

（2）按活動的邏輯順序展開；

（3）將實驗室的具體活動方法進行分析，并寫入相應(yīng)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容中。

1.2編寫方法

（1）根據(jù)上述類似的程序文件結(jié)構(gòu)的流程圖進行展開；

（2）流程圖中內(nèi)容作為文件中主要考慮的大構(gòu)架即大條款；

（3）根據(jù)上述的構(gòu)架增加具體的內(nèi)容細則即結(jié)構(gòu)內(nèi)容，將結(jié)構(gòu)內(nèi)容作為大條款中的分條款；

（4）結(jié)構(gòu)內(nèi)容中應(yīng)主要描述誰實施這些工作，如何實施的步驟及實施后應(yīng)留下的記錄等；

（5）程序文件還可以包括為規(guī)定某項活動所制定的專門工作制度

2.程序文件的基本結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

程序文件的格式和內(nèi)容由編寫的組織自行確定。但是，一個組織的所有程序文件應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的內(nèi)容編制和格式，以便使用者熟悉、適應(yīng)按固定方法編寫的程序文件。

對于原有的程序文件不規(guī)范，以及在貫標中要初次設(shè)計程序文件格式的組織，在編制程序文件前，管理部門要認真設(shè)計并規(guī)定文件內(nèi)容編排的格式，要求程序文件的起草者切實按規(guī)定編寫，確保寫出的程序文件在一個組織內(nèi)部達到格式上標準化，內(nèi)容上規(guī)范化，并便于檢索閱讀和有可操作性。

2.1程序文件的基本結(jié)構(gòu)

程序序文件的基本格式主要是指對文件的版面規(guī)格和文頭、文尾的規(guī)范化設(shè)計。

（1）版面一般可采用A4幅面，太大和太小不利于保管和使用。

（2）文頭：程序文件的文頭一般要包括：實驗室標志（名稱）、程序名稱、文件編號、版次（含次數(shù)）、頁碼、文件層次或級別、文件發(fā)布或?qū)嵤┤掌?、編制者和批準者（也可放在文尾）及日期等?nèi)容。

一份程序文件往往由數(shù)頁構(gòu)成，可以每頁都有文頭，也可以只在第一頁出現(xiàn)文頭，在后續(xù)頁上只在上部標志文件編號和頁碼。

（3）文尾：如果文頭上的內(nèi)容不能全部列出時，余下部分可在文尾中列出。當需要修改信息能在程序文件中體現(xiàn)時，可在文尾設(shè)計修改記錄。在許多情況下，采取簡化的文尾，將內(nèi)容直接放在文頭中，不另設(shè)計文尾。

2.2程序文件的內(nèi)容編排

作為管理體系文件主體的管理體系程序，其范圍和詳略程度取決于活動的復雜程度、所用的方法以及這項活動涉及的人員所需的技能和培訓。

程序文件可以用不同形式表達，有文字形式的、圖表形式的，亦可圖文并茂的，只要是按規(guī)序正式發(fā)布的都具有同等效力。文字形式的程序文件可按以下大綱進行編寫。

程序名稱由管理對象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成。如文件控制程序，對象是“文件”，業(yè)務(wù)特性是“控制程序”。

程序文件還可以包括為規(guī)定某項活動所制定的專門工作制度。

3.程序文件的格式和內(nèi)容

3.1程序文件的格式

程序文件格式通常包括：封面、刊頭、刊尾、修改控制頁、正文。

3.2正文部分內(nèi)容

（1）目的

（2）適用范圍

（3）職責

（4）工作程序

（5）引用文件及相關(guān)的記錄

4.程序文件的基本要求

4.1符合標準的要求

（1）審查程序文件清單，看所列程序文件是否覆蓋了適用要素及有關(guān)質(zhì)量活動；

（2）審查各程序文件，看是否覆蓋了對質(zhì)量活動的控制要求。

4.2與其他管理體系文件協(xié)調(diào)一致

（1）與手冊內(nèi)容保持一致；

（2）與其他管理性文件不相矛盾；

（3）與相關(guān)的技術(shù)性文件不相矛盾；

（4）相互引用程序內(nèi)容協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

4.3適合于管理體系運作

（1）程序文件規(guī)定的質(zhì)量活動方式應(yīng)適合現(xiàn)行管理體系運作；

（2）人員的職責明確，權(quán)限清楚；

（3）各項活動所需的資源應(yīng)得到保證；

（4）程序規(guī)定的要求在實際運作中都能夠達到。

4.4邏輯上完整

（1）程序文件涉及到管理體系中一個邏輯上獨立的部門；

（2）按邏輯順序?qū)|(zhì)量活動展開描述；

（3）對各項活動的描述須有始有終，形成閉環(huán)。

4.5具有可操作性

（1）目的明確，方法清楚，切實可行；

（2）規(guī)定各項工作的責任人或責任部門，并規(guī)定工作的接口方式；

（3）按活動順序清楚地規(guī)定工作步驟；

（4）規(guī)定應(yīng)保留的記錄，為事后監(jiān)督檢查提供依據(jù)；

（5）措辭準確嚴謹，實現(xiàn)“惟一理解”，執(zhí)行時不易引起混淆。

4.6程序文件內(nèi)容的掌握

（1）可不涉及具體的技術(shù)問題及操作細節(jié)，這些技術(shù)問題和細節(jié)可在支持性文具體化；

（2）對需要保密的內(nèi)容可在下一層次文件中引出；

（3）對現(xiàn)有行之有效的管理文件，在適當之處將其引入程序，不必重復描述，但應(yīng)注意引用的文件須納入受控文件范圍。

程序文件是對某項活動所規(guī)定的途徑進行描述的，但并非所有的活動都要制定程序文件。是否需要制定程序文件有兩個原則：一是當準則中明確提出要建立程序文件時，必須制定；二是當活動的內(nèi)容復雜且涉及的部門較多，使得該項活動在質(zhì)量手冊中無法表示清楚時，必須制定相應(yīng)的支持性程序文件。

4.7常見的程序文件的名稱

根據(jù)本教材評審條文解釋，需制定的程序文件包括：

（1）保證公正性和保護客戶機密及所有權(quán)的程序；

（2）文件控制和管理程序；

（3）服務(wù)和供應(yīng)晶的選擇、購買、驗收和儲存等程序

（4）評審客戶要求、標書和合同的程序；

（5）處理客戶申訴和投訴的程序；

（6）不符合工作控制的程序；

（7）預(yù)防措施控制程序（可以與糾正措施控制程序合

（8）記錄管理程序；

（9）內(nèi)部審核程序；

（10）管理評審程序；

（11）人員培訓程序；

（12）安全作業(yè)管理程序；

（13）環(huán)境保護程序；

（14）數(shù)據(jù)保護的程序；

（15）應(yīng)用不確定度的評定程序

（16）允許偏離的程序；

（17）儀器設(shè)備維護、保養(yǎng)程序；

（18）儀器設(shè)備（參考標準和標準物質(zhì)）期間核查程序

（19）參考標準和標準物質(zhì)的管理程序；

（20）樣品的抽取和處置管理程序；

（21）結(jié)果質(zhì)量控制程序；

（22）結(jié)果報告管理程序。

總之，程序文件是編制質(zhì)量手冊的基礎(chǔ)，一個汽車檢測站在確定了質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，并落實了各職能部門和各類人員的質(zhì)量職責以后，要通過制定各類程序文件對影響產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量直接的或間接的質(zhì)量活動進行控制，從而保證方針和目標的落實。

參考文獻：

[1]曲藝，崔淑麗.汽車綜合性能檢測站質(zhì)量管理體系文件的編制.山東交通科技，2011

作者簡介：

陳海燕（1977-），女，四川省西充縣人，青海省安凱汽車綜合性能檢測有限公司，助理工程師。

汽車檢測站程序文件的編寫規(guī)范淺析

810021青海省安凱汽車綜合性能檢測有限公司 青海西寧-陳海燕

摘要：對汽車檢測站程序文件的編寫結(jié)構(gòu)設(shè)計，編寫方法，基本結(jié)構(gòu)，內(nèi)容編排，格式內(nèi)容和基本要求進行了完整論述，并對程序文件進行了詳細分析，以及對汽車檢測站程序文件協(xié)調(diào)性、可行性、可檢查性相一致。

關(guān)鍵詞：汽車檢測站；程序文件

引言

近年來，隨著我國營運汽車迅速增加，汽車檢測站發(fā)展也很迅速，汽車檢測站的管理業(yè)日趨規(guī)范完善程序文件是汽車檢測站實施質(zhì)量管理的基礎(chǔ)，程序文件對單位各項活動的覆蓋程度以及程序文件的適用性。

1.程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計及編寫方法

1.1結(jié)構(gòu)設(shè)計

每個程序文件在編寫前應(yīng)先進行結(jié)構(gòu)的設(shè)計，設(shè)計的方法是：

（1）列出每個程序中涉及的活動對應(yīng)的要素要求；

（2）按活動的邏輯順序展開；

（3）將實驗室的具體活動方法進行分析，并寫入相應(yīng)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容中。

1.2編寫方法

（1）根據(jù)上述類似的程序文件結(jié)構(gòu)的流程圖進行展開；

（2）流程圖中內(nèi)容作為文件中主要考慮的大構(gòu)架即大條款；

（3）根據(jù)上述的構(gòu)架增加具體的內(nèi)容細則即結(jié)構(gòu)內(nèi)容，將結(jié)構(gòu)內(nèi)容作為大條款中的分條款；

（4）結(jié)構(gòu)內(nèi)容中應(yīng)主要描述誰實施這些工作，如何實施的步驟及實施后應(yīng)留下的記錄等；

（5）程序文件還可以包括為規(guī)定某項活動所制定的專門工作制度

2.程序文件的基本結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

程序文件的格式和內(nèi)容由編寫的組織自行確定。但是，一個組織的所有程序文件應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的內(nèi)容編制和格式，以便使用者熟悉、適應(yīng)按固定方法編寫的程序文件。

對于原有的程序文件不規(guī)范，以及在貫標中要初次設(shè)計程序文件格式的組織，在編制程序文件前，管理部門要認真設(shè)計并規(guī)定文件內(nèi)容編排的格式，要求程序文件的起草者切實按規(guī)定編寫，確保寫出的程序文件在一個組織內(nèi)部達到格式上標準化，內(nèi)容上規(guī)范化，并便于檢索閱讀和有可操作性。

2.1程序文件的基本結(jié)構(gòu)

程序序文件的基本格式主要是指對文件的版面規(guī)格和文頭、文尾的規(guī)范化設(shè)計。

（1）版面一般可采用A4幅面，太大和太小不利于保管和使用。

（2）文頭：程序文件的文頭一般要包括：實驗室標志（名稱）、程序名稱、文件編號、版次（含次數(shù)）、頁碼、文件層次或級別、文件發(fā)布或?qū)嵤┤掌?、編制者和批準者（也可放在文尾）及日期等?nèi)容。

一份程序文件往往由數(shù)頁構(gòu)成，可以每頁都有文頭，也可以只在第一頁出現(xiàn)文頭，在后續(xù)頁上只在上部標志文件編號和頁碼。

（3）文尾：如果文頭上的內(nèi)容不能全部列出時，余下部分可在文尾中列出。當需要修改信息能在程序文件中體現(xiàn)時，可在文尾設(shè)計修改記錄。在許多情況下，采取簡化的文尾，將內(nèi)容直接放在文頭中，不另設(shè)計文尾。

2.2程序文件的內(nèi)容編排

作為管理體系文件主體的管理體系程序，其范圍和詳略程度取決于活動的復雜程度、所用的方法以及這項活動涉及的人員所需的技能和培訓。

程序文件可以用不同形式表達，有文字形式的、圖表形式的，亦可圖文并茂的，只要是按規(guī)序正式發(fā)布的都具有同等效力。文字形式的程序文件可按以下大綱進行編寫。

程序名稱由管理對象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成。如文件控制程序，對象是“文件”，業(yè)務(wù)特性是“控制程序”。

程序文件還可以包括為規(guī)定某項活動所制定的專門工作制度。

3.程序文件的格式和內(nèi)容

3.1程序文件的格式

程序文件格式通常包括：封面、刊頭、刊尾、修改控制頁、正文。

3.2正文部分內(nèi)容

（1）目的

（2）適用范圍

（3）職責

（4）工作程序

（5）引用文件及相關(guān)的記錄

4.程序文件的基本要求

4.1符合標準的要求

（1）審查程序文件清單，看所列程序文件是否覆蓋了適用要素及有關(guān)質(zhì)量活動；

（2）審查各程序文件，看是否覆蓋了對質(zhì)量活動的控制要求。

4.2與其他管理體系文件協(xié)調(diào)一致

（1）與手冊內(nèi)容保持一致；

（2）與其他管理性文件不相矛盾；

（3）與相關(guān)的技術(shù)性文件不相矛盾；

（4）相互引用程序內(nèi)容協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

4.3適合于管理體系運作

（1）程序文件規(guī)定的質(zhì)量活動方式應(yīng)適合現(xiàn)行管理體系運作；

（2）人員的職責明確，權(quán)限清楚；

（3）各項活動所需的資源應(yīng)得到保證；

（4）程序規(guī)定的要求在實際運作中都能夠達到。

4.4邏輯上完整

（1）程序文件涉及到管理體系中一個邏輯上獨立的部門；

（2）按邏輯順序?qū)|(zhì)量活動展開描述；

（3）對各項活動的描述須有始有終，形成閉環(huán)。

4.5具有可操作性

（1）目的明確，方法清楚，切實可行；

（2）規(guī)定各項工作的責任人或責任部門，并規(guī)定工作的接口方式；

（3）按活動順序清楚地規(guī)定工作步驟；

（4）規(guī)定應(yīng)保留的記錄，為事后監(jiān)督檢查提供依據(jù)；

（5）措辭準確嚴謹，實現(xiàn)“惟一理解”，執(zhí)行時不易引起混淆。

4.6程序文件內(nèi)容的掌握

（1）可不涉及具體的技術(shù)問題及操作細節(jié)，這些技術(shù)問題和細節(jié)可在支持性文具體化；

（2）對需要保密的內(nèi)容可在下一層次文件中引出；

（3）對現(xiàn)有行之有效的管理文件，在適當之處將其引入程序，不必重復描述，但應(yīng)注意引用的文件須納入受控文件范圍。

程序文件是對某項活動所規(guī)定的途徑進行描述的，但并非所有的活動都要制定程序文件。是否需要制定程序文件有兩個原則：一是當準則中明確提出要建立程序文件時，必須制定；二是當活動的內(nèi)容復雜且涉及的部門較多，使得該項活動在質(zhì)量手冊中無法表示清楚時，必須制定相應(yīng)的支持性程序文件。

4.7常見的程序文件的名稱

根據(jù)本教材評審條文解釋，需制定的程序文件包括：

（1）保證公正性和保護客戶機密及所有權(quán)的程序；

（2）文件控制和管理程序；

（3）服務(wù)和供應(yīng)晶的選擇、購買、驗收和儲存等程序

（4）評審客戶要求、標書和合同的程序；

（5）處理客戶申訴和投訴的程序；

（6）不符合工作控制的程序；

（7）預(yù)防措施控制程序（可以與糾正措施控制程序合

（8）記錄管理程序；

（9）內(nèi)部審核程序；

（10）管理評審程序；

（11）人員培訓程序；

（12）安全作業(yè)管理程序；

（13）環(huán)境保護程序；

（14）數(shù)據(jù)保護的程序；

（15）應(yīng)用不確定度的評定程序

（16）允許偏離的程序；

（17）儀器設(shè)備維護、保養(yǎng)程序；

（18）儀器設(shè)備（參考標準和標準物質(zhì)）期間核查程序

（19）參考標準和標準物質(zhì)的管理程序；

（20）樣品的抽取和處置管理程序；

（21）結(jié)果質(zhì)量控制程序；

（22）結(jié)果報告管理程序。

總之，程序文件是編制質(zhì)量手冊的基礎(chǔ)，一個汽車檢測站在確定了質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，并落實了各職能部門和各類人員的質(zhì)量職責以后，要通過制定各類程序文件對影響產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量直接的或間接的質(zhì)量活動進行控制，從而保證方針和目標的落實。

參考文獻：

[1]曲藝，崔淑麗.汽車綜合性能檢測站質(zhì)量管理體系文件的編制.山東交通科技，2011

作者簡介：

陳海燕（1977-），女，四川省西充縣人，青海省安凱汽車綜合性能檢測有限公司，助理工程師。