劉琦

摘 要：進入21世紀，計算機技術迅速發(fā)展，人類社會進入信息時代。數(shù)字信息化的產品不斷影響著人們的日常生活。檔案管理方面同樣受到信息化的影響，原有的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時代的步伐。數(shù)字化的檔案管理進入人們的視線并迅猛發(fā)展，推行檔案的數(shù)字化管理迫在眉睫。本文將對檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)勢和具體方法進行簡單分析。

關鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；計算機技術

信息時代計算機技術飛速發(fā)展，計算機技術的普及為新時期檔案的數(shù)字化管理帶來契機。人們手中的賬本變成了筆記本電腦，越來越多的數(shù)據(jù)開始了數(shù)字化進程。數(shù)字化的數(shù)據(jù)不僅方便了信息的采錄，更是方便了信息的查詢、使用。自此，人類社會進入嶄新的大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代的社會背景下，如何更好地進行檔案的數(shù)字化管理成為企事業(yè)單位不得不關注的問題。

一、檔案的數(shù)字化管理簡介

檔案的數(shù)字化管理，顧名思義，就是利用計算機技術對檔案進行數(shù)字化的錄入、管理和應用。原有的檔案存在方式如：文字、圖片等被數(shù)字化的文本，圖像等方式所代替。檔案的數(shù)字化管理方式就存在于我們的日常生活中，比如我們經(jīng)常提到的電子檔案，指紋錄入等。利用優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫技術，檔案管理的方式變得更加科學，檔案的采錄和提取也變得更加方便。

二、檔案的數(shù)字化管理的應用

在當今的大數(shù)據(jù)時代，檔案的數(shù)字化管理的應用已經(jīng)非常普遍，如：財務管理、人事管理等方方面面。數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)不僅解決了紙質檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設了DNA采集、數(shù)據(jù)庫管理等比較先進的新技術。由此可見，檔案的數(shù)字化管理跟上了時代進步的腳步，具有廣闊的發(fā)展空間。但是紙質檔案作為傳統(tǒng)檔案，為檔案管理方面的發(fā)展起到了砥柱中流的作用，它的優(yōu)劣不能一言以蔽之。時至今日，紙質檔案的存在仍有其意義。例如，合同的存在仍是作為傳統(tǒng)檔案形式的一種，不可取代。因此，傳統(tǒng)檔案還會存在并會長期的存在下去。而什么樣的檔案需要數(shù)字化，什么樣的檔案又應該保持傳統(tǒng)形式，這就得需要相關的技術人員仔細斟酌。

三、檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.提高了辦公效率。數(shù)字化的檔案管理因為引進了先進的數(shù)據(jù)庫技術，利用MicrosoftExcel、MicrosoftAccess等軟件簡化了檔案管理工作的復雜程度，大大提高了工作效率。省去了傳統(tǒng)檔案采錄和提取應用的諸多不便。辦公效率的提高更是直接帶來了經(jīng)濟效益的提升，是高速率的現(xiàn)代生活的體現(xiàn)。

2.增強了檔案原件的保護。數(shù)字化的檔案保存方式相當簡便，只要存貯的硬盤不損壞，檔案就不會損壞。相比于傳統(tǒng)形式檔案保存質量受天氣、時間、溫濕度等因素影響嚴重的情況。數(shù)字化的檔案優(yōu)勢明顯。另外，以傳統(tǒng)檔案形式為原件的檔案（如：合同），使用時可以采用數(shù)據(jù)化的檔案復制品作為替代，增強了對檔案原件的保護。

四、如何推行檔案的數(shù)字化管理

1.規(guī)范工作流程，提高工作效率。在對原有紙質檔案進行數(shù)字化的過程中，規(guī)范化的工作流程至關重要。為充分應用計算機軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設備能力，根據(jù)數(shù)字化的內容和方式，探索優(yōu)化，確定最佳工作流程，這是提高數(shù)字化效率的捷徑。這里引用某市檔案館的數(shù)字化進程為例，該館采用“雙套雙備”的形式開展數(shù)字化進程。“雙套雙備”是在數(shù)字化實施中，完成從紙質檔案到電子檔案，再從電子檔案到縮微膠片、紙質檔案的轉化。形成可相互轉化的、確保安全的檔案。完成后原件封存，不再提供利用。利用采用電子文件和紙質復制件（雙套），備份采用電子數(shù)據(jù)和縮微膠片（雙備），兼顧數(shù)字化成果（電子文件）的安全備份和檔案原件的保護利用，兼顧國家局異質備份和異地備份戰(zhàn)略的實施。通過對該過程的具體實施，該館確定了十幾個環(huán)節(jié)的最佳工作流程，優(yōu)化了各環(huán)節(jié)崗位數(shù)的配置，提高了數(shù)字化加工的效率，確保了數(shù)字化工作的高效運行。這使該館成為數(shù)字化進程的模范單位。

2.更新思想，轉變觀念?？茖W技術是第一生產力，而人則是科學技術的創(chuàng)造者。為更好的運用高科技、更好的為社會提供優(yōu)質服務，就需要一支高素質的檔案管理隊伍。數(shù)字化的檔案管理工作對檔案管理人員的知識水平要求更加嚴苛，如何建設這樣一支思想先進，技術過硬的隊伍就需要有關部門的充分重視。有了觀念的不斷更新，才有視野的不斷開闊，新事物才更加容易被吸收。新時期的檔案工作者應該認識到，在信息爆炸的今天，檔案的數(shù)字化管理是推進檔案管理工作走向歷史新階段的契機。檔案管理工作必然通過數(shù)字化進程跟上社會信息化的步伐。大數(shù)據(jù)時代，社會日新月異，瞬息萬變。檔案管理人員應該緊跟時代的步伐，順應時代潮流，更新思想，開闊視野，用新知識、新觀點、新技能武裝自己。做到檔案管理工作跟得上經(jīng)濟、政治、文化事業(yè)的發(fā)展腳步，與經(jīng)濟發(fā)展和社會進步相協(xié)調，相適應。

3.充分利用先進的計算機技術。計算機網(wǎng)絡技術給人們日常生活帶來了翻天覆地的變化。一部電影不再需要龐大的膠片儲存，一個小小的u盤就可以搞定。同樣，成千上萬的檔案的存儲因為硬盤、磁盤等存儲技術的出現(xiàn)，不再需要龐大的存儲空間，而是一個高容量的硬盤就足夠。計算機網(wǎng)絡技術不僅解決了檔案資源存儲空間不足的問題，更是提高了檔案的利用率和管理水平?；ヂ?lián)網(wǎng)上，人與人之間的距離被無限縮短。同樣，人與檔案間的距離也被縮短。檔案工作者可將各種檔案信息和電子文件存儲在檔案館的中心服務器中，建立大型數(shù)據(jù)庫。新時代高容量的計算機存儲為這項工作的實現(xiàn)提供了基礎。查閱檔案的人不再需要到檔案館或相關部門翻閱實體檔案，而是直接在自己的計算機上通過互聯(lián)網(wǎng)直接訪問檔案中心服務器，隨時隨地查閱電子檔案。大大節(jié)省了時間和資源。

五、結語

在科技飛速發(fā)展的今天，數(shù)字化滲透到社會生活的方方面面。我們的模擬有線電視變成數(shù)字IP電視，模擬電話大哥大變成數(shù)字的智能手機。檔案作為一種信息資源只有得到利用才能體現(xiàn)其存在意義。檔案管理者必須順應時代要求，把數(shù)字化引進到檔案管理工作當中，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，為更好、更出色地實現(xiàn)檔案資源的價值提供基礎平臺。

參考文獻：

[1]彭毅，王建國，新世紀檔案管理工作若干問題的分析[J].文化綜合.2012（05）.103-121.

[2]黃河，吳來明.檔案保存環(huán)境研究的發(fā)展與現(xiàn)狀[J].文物保護與考古科學.2012（01）：122-134.

[3]曾海萍，孫遜，王來明.公眾視域下的檔案科學保存述略[J].絲綢之路.2012（06）：56-58.