鄭宇

[摘 要]電子文件的科學(xué)管理在很大程度上依賴于標準的作用，電子文件管理標準體系理論的構(gòu)建，將有利于保證電子文件管理積極而有成效地開展。

[關(guān)鍵詞]電子文件；管理；標準體系

電子文件的科學(xué)管理在很大程度上依賴于標準的作用，標準是電子文件高效、規(guī)范管理的保障，同時也是其他相關(guān)活動（電子政務(wù)、電子商務(wù)等）有效開展的基礎(chǔ)。標準的缺失、滯后、失范，幾乎意味著電子文件管理的失控，也將導(dǎo)致電子文件重要信息資源的浪費。電子文件管理標準體系理論的構(gòu)建，將有利于保證電子文件管理積極而有成效地開展。

一、文件連續(xù)體理論

文件連續(xù)體模式是20世紀90年代由澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·厄普沃德構(gòu)建的，主要是為了應(yīng)對電子文件管理實踐深入發(fā)展所帶來的挑戰(zhàn)。該模式得到了國際檔案界的廣泛認可，被認為可適用于檔案學(xué)背景下的一切文件管理，涵蓋從單份文件形成到文件作為檔案保存和利用全過程，包括電子和非電子的文件和檔案管理。與信息生命周期理論相比，文件連續(xù)體模式以文件為研究對象，也擁有較為廣闊的視域。該模型構(gòu)建在四個軸上：文件保管軸、憑證軸、業(yè)務(wù)活動軸、來源軸。文件保管軸的四個組成部分包括形成中的記錄、文件、檔案、全宗；憑證軸是由行為的過程、文件提供的證據(jù)和它們在機構(gòu)和社會記憶中的角色組成，表明文件憑證作用的擴展方向；業(yè)務(wù)活動軸代表了文件形成者的行為、活動以及文件體現(xiàn)的功能和目的；來源軸則體現(xiàn)了文件形成者、與形成者相聯(lián)系的有關(guān)組織以及其與整個社會的聯(lián)系。

在軸的基礎(chǔ)上，為了進一步解釋各個組成要素之間的互動，文件連續(xù)體理論引入了“維”的概念。第一維是形成；第二維是捕獲；第三維是組織；第四維是聚合。其中，形成維要根據(jù)文件管理系統(tǒng)的要求捕獲文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及形成文件的詳細背景，并儲存文件，從而可在未來保證文件的真實性和完整性。捕獲維主要保障了文件憑證價值，根據(jù)文件管理系統(tǒng)的要求捕獲文件的運動的背景信息，保證文件作為社會和業(yè)務(wù)活動證據(jù)的價值。組織維主要針對機構(gòu)而言，包含了一個組織所有文件的處埋過程，體現(xiàn)了一個組織機構(gòu)的總體記憶價值，反映了特定組織機構(gòu)的職能和作用。聚合維則涉及社會和文化的使命，使文件具有社會記憶的功能。

文件連續(xù)體模式從“大文件”的觀點出發(fā)，尤其強調(diào)機構(gòu)業(yè)務(wù)中的文件在檔案化過程中，其價值與管理活動的連續(xù)性。拒絕武斷劃分文件管理和檔案管理的界限，提倡文件的連續(xù)管理。它注重文檔管理功能，強調(diào)文件管理是機構(gòu)業(yè)務(wù)的一個重要組成部分，將文件管理活動納入業(yè)務(wù)活動過程和目的當中。此外，還強調(diào)文件的憑證價值，重視文件的真實性保障，并注重文件管理元數(shù)據(jù)的提取與運用。這些都符合在電子環(huán)境下對電子文件的管理需求，以文件連續(xù)體模式為指導(dǎo)進行電子文件管理標準體系的架構(gòu)，能夠充分體現(xiàn)電子文件前端控制、真實性保障的管理原則。

二、OAlS模型

OAIS參考模型是一項基于信息長期保存與獲取的國際標準。在國際信息資源領(lǐng)域受到廣泛關(guān)注。該參考模型是對于數(shù)字信息保存系統(tǒng)相關(guān)的環(huán)境、功能模塊以及信息對象的概念化，是實際系統(tǒng)建立的起點，任何致力于數(shù)字信息長期保存活動的系統(tǒng)和組織都可在其基礎(chǔ)上構(gòu)建自己的長期保存系統(tǒng)框架。

OAIS信息模型將信息包分為三類：提交信息包（SIP）、存檔信息包（AIP）和發(fā)布信息包（DIP）。三類信息包共同描述了信息在收集、保存、管理、利用整個過程中的變化過程。OAIS的功能模型包括收集、檔案存儲、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理、保存規(guī)劃、訪問等功能實體。其中，收集模塊是與信息形成者聯(lián)系的接口，負責接收信息，管理接收過程中所有程序，并進行歸檔存儲。檔案存儲模塊負責數(shù)字信息的長期存儲與維護，保證歸檔的內(nèi)容處于適當?shù)拇鎯顟B(tài)，維護數(shù)字信息的長期完整性與可讀性。數(shù)據(jù)管理職能包括維護用以支持查找的描述性元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫；管理用以支持內(nèi)部系統(tǒng)操作的管理性數(shù)據(jù)，如系統(tǒng)執(zhí)行數(shù)據(jù)或存取統(tǒng)汁數(shù)據(jù)等。保存規(guī)劃主要功能是制定OAIS的保存策略，并根據(jù)外部環(huán)境的變化，推薦適當?shù)男抻喗ㄗh。訪問模塊代表OAIS系統(tǒng)與用戶進行直接交互，為用戶提供信息的定位、查詢請求和接收傳輸?shù)确?wù)。系統(tǒng)管理模塊主要負責OAIS系統(tǒng)的日常運作。作為OAIS內(nèi)外部交互的中心，它既與其他五個模塊進行合作，又與OAIS外部的信息形成者、用戶和外部管理產(chǎn)生直接的交互。OAIS模型側(cè)重于電子文件形成后的長久保管活動，為此，OAIS提供了信息模型、功能模型和長久保存的基本策略，與前述模型相較而言，OAIS的視域相對較小，但具有更強的專指性。它注重對于長久保存信息的管理，更關(guān)注文件管理活動的后端。對以檔案館為代表的信息存儲機構(gòu)而言，以O(shè)AIS為指導(dǎo)架構(gòu)電子文件管理標準體系，充分體現(xiàn)了對具有永久保存價值的電子文件長久保存的思想。

三、信息生命周期管理理論

信息生命周期理論以信息為研究對象，擁有最為廣闊的視域，對信息的管理具有普適性的指導(dǎo)意義。電子文件是信息大家庭中的一員，以信息生命周期理論來指導(dǎo)標準體系的構(gòu)建，可將電子文件置于更廣闊的環(huán)境之中，融入到信息資源管理中。這對于電子文件和其他信息資源（如電子商務(wù)信息、電子政務(wù)信息、電子圖書、網(wǎng)絡(luò)信息等）的集成、交流、共享，對于電子文件管理系統(tǒng)和其他信息資源管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通是極具價值的。

根據(jù)信息生命周期的思想，信息生命周期管理在縱向的應(yīng)用層級可以分為三個層次，由低到高分別是存儲層、管理層和應(yīng)用層；結(jié)合信息的運動規(guī)律，在橫向的管理階段可以分為六個部分，按時間順序分別是創(chuàng)建、采集、組織、存儲、利用、清理。信息生命周期理論是電子信息運動的普適規(guī)律，注重信息在不同生命階段的管理特點，以此為框架基礎(chǔ)指導(dǎo)電子文件管理標準體系的構(gòu)建，有助于從全程管理的角度把握電子文件管理活動，包括電子文件的形成、移交、維護、銷毀、長久保存等主要管理階段。