叢艷茹

[摘 要]電子文檔由于具有可通過(guò)電腦等現(xiàn)代設(shè)施快速處理，不受時(shí)間地點(diǎn)影響等優(yōu)點(diǎn)，在近些年得以廣泛使用。本文主要對(duì)電子文檔的發(fā)展歷程及對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的影響進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]電子文檔；發(fā)展歷程；傳統(tǒng)檔案；影響

在幾年前，當(dāng)有人提到“無(wú)紙時(shí)代”時(shí)，大多數(shù)人會(huì)持懷疑態(tài)度；而在今天，當(dāng)再有人提到“無(wú)紙時(shí)代”時(shí)，大多數(shù)人會(huì)深信不疑。這是一種巨大的變化，也是歷史的必然。曾經(jīng)有國(guó)際檔案界著名人士說(shuō)過(guò)：描述當(dāng)前檔案事業(yè)的熱點(diǎn)，關(guān)鍵詞的第一個(gè)是電子文件。當(dāng)代社會(huì)檔案工作革命性的的變革，就是電子文檔的出現(xiàn)與管理問(wèn)題，就是“無(wú)紙時(shí)代”的即將到來(lái)。它是擺在我們面前最重要的課題，也是最嚴(yán)峻的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。電子文件的出現(xiàn)是一種記錄方式的變革。歷史上，記錄方式的變革一般要經(jīng)歷幾百年上千年，但電子文件的出現(xiàn)是加速度的，它將在幾年內(nèi)完全改變檔案工作的全貌。

一、電子文檔發(fā)展歷程

電子文件的出現(xiàn)，最早可追溯到20世紀(jì)50年代的美國(guó)和日本。當(dāng)時(shí)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化的發(fā)展對(duì)辦公信息的加快處理速度、提高工作效率和降低辦公費(fèi)用的要求，就使得辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生。辦公自動(dòng)化以系統(tǒng)論、信息論、控制論和計(jì)算機(jī)科學(xué)為基礎(chǔ)理論和基本工具，運(yùn)用以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的辦公設(shè)備，自動(dòng)處理、存儲(chǔ)、管理和傳遞辦公信息。這一系列工作都是以電子文檔為主要對(duì)象的。因此，電子文檔的產(chǎn)生是與辦公自動(dòng)化等密切相關(guān)的。辦公自動(dòng)化產(chǎn)生了電子文檔；而電子文檔又是辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。電子文檔的出現(xiàn)既是社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的客觀要求，也是人類(lèi)文明發(fā)展的必然結(jié)果。

總之，電子文檔與電子文檔管理工作，正在全世界的范圍內(nèi)迅速產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)。

二、電子化對(duì)檔案工作的影響

我們的檔案事業(yè)長(zhǎng)期建立在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上。而當(dāng)我們的事業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募碗娮訖n案管理為主要內(nèi)涵時(shí)，檔案事業(yè)的許多方面都將發(fā)生直接和間接的變化。近期內(nèi)，檔案業(yè)務(wù)工作的變化和檔案學(xué)理論的變化將會(huì)十分明顯。檔案工作在長(zhǎng)期實(shí)踐基礎(chǔ)上，以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，總結(jié)出一系列業(yè)務(wù)工作流程及管理方法和原則。而電子文件的產(chǎn)生對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理方法產(chǎn)生了革命性的影響，在操作方法上對(duì)傳統(tǒng)檔案工作進(jìn)行了全面的變革，在理論體系上也要發(fā)生相應(yīng)的巨大變化。下面，我們按照傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程來(lái)簡(jiǎn)述電子文件對(duì)檔案工作的影響：

（一）立卷歸檔

立卷歸檔環(huán)節(jié)，是傳統(tǒng)文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文書(shū)處理部門(mén)立卷，檔案管理部門(mén)接收，一年歸檔一次，這已經(jīng)成為傳統(tǒng)檔案工作的固定程式。電子文件出現(xiàn)后，打破了這個(gè)固定的程式。在辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中，電子文件一經(jīng)形成，馬上存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，并由文書(shū)處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員所共享。這就使得文件與檔案之間不存在明顯的接線，不再需要一年一次的立卷歸檔，而需要制定在電子文件環(huán)境下新的歸檔制度和立卷原則。在機(jī)關(guān)工作中，電子文件的出現(xiàn)使文檔一體化管理成為順理成章的事情。我們甚至可以說(shuō)：機(jī)關(guān)檔案工作將被統(tǒng)一的電子文檔管理部門(mén)所取代，文檔一體化在工作程序上、機(jī)構(gòu)設(shè)置上同時(shí)實(shí)現(xiàn)。

（二）分類(lèi)管理

從檔案工作的分類(lèi)整理環(huán)節(jié)看，這一環(huán)節(jié)一直是我們傳統(tǒng)檔案工作的重點(diǎn)，耗費(fèi)檔案工作人員大量時(shí)間和精力。紙質(zhì)文件材料只能逐份整理清楚，分類(lèi)明確，歸入適當(dāng)?shù)念?lèi)目，組成合適的案卷，對(duì)檔案信息進(jìn)行有序化的處理，才能為以后的開(kāi)發(fā)利用提供方便。紙質(zhì)文檔的有序化是單一角度的、有形的，它無(wú)法實(shí)現(xiàn)多角度的有序化。然而，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件由于可以得到系統(tǒng)迅速、有效、多角度、無(wú)形的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行紙質(zhì)文件那樣的組卷，實(shí)行多角度的隨機(jī)分類(lèi)。可以由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根據(jù)用戶的不同需要，對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

多角度、智能化分類(lèi)與檢索，在傳統(tǒng)檔案工作中只是停留在理想中。而在電子文件的分類(lèi)與檢索中，它成為輕而易舉的事情，把我們過(guò)去的幻想變成今天的現(xiàn)實(shí)。

（三）檔案鑒定

從檔案工作的鑒定環(huán)節(jié)看，電子文件的鑒定方法也不同于傳統(tǒng)檔案。電子文件的鑒定過(guò)程演變?yōu)閷?duì)某一系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的清理過(guò)程，操作簡(jiǎn)化為刪除指令的輸入。同時(shí)，由于電子文件制作方便，將會(huì)產(chǎn)生比以往更多的文件，增加了文件的鑒定工作量。歷史上，竹木簡(jiǎn)文件比金石文件多，紙張文件比竹木簡(jiǎn)文件多。這一方面是隨著社會(huì)文明的發(fā)展，社會(huì)管理所需要的文件數(shù)量增加；另一方面，新型載體的出現(xiàn)，文件制作與使用的方便，也對(duì)文件的增加起到了一定的作用。因此，電子文檔的鑒定有方便迅速、數(shù)量更為巨大的特點(diǎn)。

（四）檔案保管

從檔案工作的保管環(huán)節(jié)看，電子文件出現(xiàn)后，多媒體技術(shù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，豐富館藏被賦予了新的特殊的含義，也帶來(lái)了檔案保管方法的變革。現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案的保管方式，給我們帶來(lái)的是庫(kù)房、檔案架、鐵皮柜櫥和排列整齊、裝訂漂亮檔案卷宗。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根本無(wú)需這些東西，電子文件載體所容納的信息量是傳統(tǒng)檔案根本無(wú)法比擬的。

（五）檔案利用

同樣，對(duì)電子文件的利用，也較傳統(tǒng)檔案的利用方式發(fā)生了巨大的變化。在利用紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，檔案工作人員可以對(duì)用戶進(jìn)行直接、有效的控制，利用的主動(dòng)權(quán)掌握在檔案工作人員手中。在辦公信息管理系統(tǒng)中，存貯的電子文件由機(jī)關(guān)干部們共享；在網(wǎng)上的數(shù)字檔案館中，檔案信息更是實(shí)現(xiàn)了全球性的信息共享。檔案工作通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的管理和控制，來(lái)執(zhí)行檔案利用的服務(wù)工作。這就使得檔案工作人員不再在檔案利用過(guò)程中處于支配地位，而是我們?cè)O(shè)計(jì)的程序系統(tǒng)在人的指令下運(yùn)行；電子文件也隨時(shí)面臨著被修改、盜竊甚至銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。

三、結(jié)論

電子文件這一新型信息載體的出現(xiàn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作具有歷史性的影響，它使檔案工作擺脫了手工勞動(dòng)的特點(diǎn)，而進(jìn)入現(xiàn)代化的智能管理階段。

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