張艷霞

摘 要：本文討論分析了檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)狀，介紹了現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用，對如何完善現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理基礎(chǔ)工作提出了建議。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；檔案管理基礎(chǔ)工作；作用

目前檔案信息化管理快速的發(fā)展，計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)速度快、效率高，具有很厚的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，因此深受青睞。在檔案管理的基礎(chǔ)工作中，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用效果十分明顯，但是其中還存在一定的問題，因而需要完善現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理基礎(chǔ)工作。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)狀及原因

目前我國檔案管理基礎(chǔ)工作還存在著一定的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，檔案管理人員不重視檔案管理的基礎(chǔ)工作，缺乏對礎(chǔ)工作的重視，檔案管理部門缺乏對檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，缺少進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的人員，從而導(dǎo)致檔案管理的各個環(huán)節(jié)存在漏洞缺陷和不合理。

第二，未對檔案進(jìn)行合理的分類，嚴(yán)重降低了檔案的使用效率，并存在檔案存放的混亂。

第三，未對檔案進(jìn)行正規(guī)的編號。目前我國對檔案的編號沒有專門的規(guī)定，許多檔案管理部門對檔案的編號仍然采用陳舊的方式，編號不夠規(guī)范，從而也造成檔案的管理水平較低，容易產(chǎn)生混亂和丟失。

第四，檔案的查詢存在問題。由于案卷標(biāo)題的不規(guī)范和頁碼的缺失，造成管理者在查閱時沒有明確的目標(biāo)，造成檔案的漏查，同時也造成了歸檔的不便。

第五，檔案的使用效率存在不高的現(xiàn)象。目前大多數(shù)的檔案管理部門都進(jìn)行了檔案的信息化管理，但仍然存在傳統(tǒng)的檔案管理方法，這也就導(dǎo)致檔案的使用、檢索存在限制，而較久遠(yuǎn)的檔案還可能已經(jīng)丟失，無法檢索。

第六，檔案的保管不當(dāng)。檔案資料的實(shí)體存在應(yīng)保管不當(dāng)造成的缺頁，少腳的現(xiàn)象，并且未能得到及時的補(bǔ)充和修復(fù)。

2 現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

檔案管理的基礎(chǔ)工作包括檔案分類、檔案裝訂、檔案登記、檔案查詢和檔案注銷。檔案分類即是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式特征等對檔案進(jìn)行有層次的分類。檔案的裝訂一般采用三點(diǎn)一線的裝訂方法。檔案登記采用冊、表和單等多種形式是對檔案的進(jìn)出、整理、鑒定、保管和利用等情況進(jìn)行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的完整性與安全性。

做好現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作，將有助于提高現(xiàn)代化檔案管理的正規(guī)化，明確檔案信息的檢索，并提高檔案的使用效率。首先，做好對檔案的分類、歸檔和有序的管理等基礎(chǔ)工作是評價現(xiàn)代化檔案管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一，將使檔案的管理水平變得正規(guī)化。其次，現(xiàn)代檔案管理大多使用電腦進(jìn)行信息記錄，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，將每個環(huán)節(jié)落到實(shí)處，將有效地減少檔案檢索時的問題，提高檔案檢索的效率。此外，檔案管理部門每年收到檔案的數(shù)量巨大，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的重要程度選擇優(yōu)先整理的檔案，從而提高檔案管理的使用效率。還可以設(shè)置關(guān)鍵詞等來提高檢索效率的同時，提升檔案使用效率。

3 完善現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理基礎(chǔ)工作

先前的討論中已經(jīng)說明了現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用和重要性，因此需要進(jìn)一步對檔案管理基礎(chǔ)工作中的進(jìn)行解決，從而提高現(xiàn)代化檔案管理水平和檔案使用的效率?？偨Y(jié)檔案管理過程中的經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，需要通過制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫纫?guī)范，改進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作的方法和程序來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

（一）重視檔案管理基礎(chǔ)工作，提高檔案管理工作人員素質(zhì)

在檔案管理工作中需要進(jìn)一步重視檔案管理基礎(chǔ)工作，管理人員必須認(rèn)識到檔案管理基礎(chǔ)工作對提高檔案管理水平的重要性，進(jìn)一步提高自身的檔案管理意識，做好本職工作。合理化檔案管理人員是年齡結(jié)構(gòu)，增加年輕檔案管理工作人員，提高工作活力，提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)，增加新的檔案管理知識。

（二）對檔案進(jìn)行全面的普查，去除雜劣。

檔案經(jīng)過多年、多部門管理和多次利用，可能存在重份和沒有利用價值的檔案資料，因此需要對檔案進(jìn)行全面普查，去除重復(fù)的、無用的檔案資料，避免資料的重復(fù)堆積，占用不必要的空間，造成檔案管理的不便，同時避免在進(jìn)行現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理時出現(xiàn)檔案的重復(fù)和低效率。

（三）對檔案資料進(jìn)行重新組合，進(jìn)一步使檔案規(guī)范化

對檔案資料重新組合，消除內(nèi)容混雜與組卷過厚的現(xiàn)象，重組的檔案資料相互間應(yīng)該存在某種聯(lián)系，對無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工填寫。這樣可以使館藏更加科學(xué)規(guī)范，從而提高現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理的利用效率。

（四）結(jié)合檔案管理部門規(guī)范著錄進(jìn)行工作

著錄是現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理的重要基礎(chǔ)工作影響了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

我國頒布的《檔案著錄規(guī)則》是最基本依據(jù)。各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，結(jié)合自身的實(shí)際情況和計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求，制定適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，用計(jì)算機(jī)程序直接錄入人名、地址、時間和用案卷目錄，最后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。

（五）加強(qiáng)提名的規(guī)范性，保證檢索的準(zhǔn)確率

在保證檔案檢索查詢的查全率的同時還應(yīng)該保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時要實(shí)現(xiàn)題名的統(tǒng)一規(guī)范。主要原則與要點(diǎn)是在題名項(xiàng)的填寫過程中必須使機(jī)構(gòu)簡稱規(guī)范，避免含混不清、文題不符和計(jì)算機(jī)無法識別的現(xiàn)象。只有做好了提名的規(guī)范，才能在進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案資料檢索時事先快捷準(zhǔn)確，保證檔案的檢索率和使用率。

（六）重視對檔案的保管

對檔案保管庫設(shè)置專人管理，安裝攝像裝置。管理人員應(yīng)該定期對檔案進(jìn)行檢查，對缺損等進(jìn)行及時修復(fù)和額補(bǔ)充，避免檔案的丟失和損毀，只有做好檔案管理基礎(chǔ)工作，才能有效地保證在數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)室的完整性和準(zhǔn)確性。避免應(yīng)保管不當(dāng)造成檔案利用率的降低。

4 結(jié)束語

現(xiàn)代檔案管理滿足了社會現(xiàn)代化的發(fā)展的需要，為了保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率，提高檔案管理的利用效率，必須引起檔案管理人員的高度重視，通過做好檔案進(jìn)行全面的普查，去除雜劣；重新組合；結(jié)合檔案管理部門規(guī)范著錄進(jìn)行工作；加強(qiáng)提名的規(guī)范性；重視對檔案的保管等檔案管理的基礎(chǔ)工作，來保證現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)行，從而提高其工作效率的重要途徑。

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