李冬敏

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，因此殘酷的市場(chǎng)環(huán)境，對(duì)各企業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求。企業(yè)若想獲得利潤(rùn)贏得發(fā)展，加強(qiáng)管理，降低成本，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力是最基本的公司戰(zhàn)略。目前隨著管理水平逐步完善，成本價(jià)格信息逐漸公開(kāi)的情況下，企業(yè)為了進(jìn)一步降低管理成本，提高管理水平，在檔案管理方面開(kāi)始實(shí)行了新型的管理模式——檔案管理社會(huì)化。

一、概念的界定

社會(huì)化本是社會(huì)學(xué)的專業(yè)名詞，目前社會(huì)學(xué)家普遍認(rèn)同的社會(huì)化概念是“指?jìng)€(gè)體在與社會(huì)互動(dòng)的過(guò)程中，逐漸養(yǎng)成獨(dú)特的個(gè)性和人格，從生物人轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)人，并通過(guò)社會(huì)文化的內(nèi)化和角色知識(shí)的學(xué)習(xí)，逐漸適應(yīng)社會(huì)生活的過(guò)程”。社會(huì)學(xué)的社會(huì)化概念是指人作為個(gè)體融入社會(huì)的過(guò)程。

目前社會(huì)化一詞被人們廣泛提及，如生產(chǎn)社會(huì)化，社會(huì)化分工，社會(huì)化營(yíng)銷等，社會(huì)化的主體不再僅僅是個(gè)人，而是延伸到各個(gè)領(lǐng)域，由此可見(jiàn)社會(huì)化已經(jīng)不再局限原有內(nèi)涵，已經(jīng)被人們賦予廣闊的外延。現(xiàn)如今檔案管理社會(huì)化在檔案界已經(jīng)形成共識(shí)：檔案管理作為一個(gè)個(gè)體融入社會(huì)的過(guò)程。雖然目前眾多學(xué)者對(duì)檔案管理社會(huì)化都給出了定義，但是筆者認(rèn)為最為詳細(xì)和具體的解釋?xiě)?yīng)為——所謂企業(yè)檔案管理社會(huì)化協(xié)作就是在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，將某一部分檔案的管理職能委托給企業(yè)外部特定的組織機(jī)構(gòu)（如檔案事務(wù)所、檔案咨詢服務(wù)中心、檔案寄存中心等），由這些機(jī)構(gòu)利用其專業(yè)優(yōu)勢(shì)，對(duì)這些檔案信息進(jìn)行有償?shù)毓芾砗烷_(kāi)發(fā)利用。

二、檔案管理社會(huì)化的必然趨勢(shì)

企業(yè)人事檔案管理社會(huì)化是當(dāng)今檔案管理的一種新型模式，就目前來(lái)看，雖然這種模式的提出時(shí)間不長(zhǎng)，卻已經(jīng)逐步在各大城市開(kāi)始實(shí)行，許多檔案管理中介機(jī)構(gòu)不斷出現(xiàn)，并取得了較好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。筆者認(rèn)為檔案管理社會(huì)化發(fā)展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會(huì)、市場(chǎng)和技術(shù)原因：

（一）社會(huì)根源

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的創(chuàng)新，社會(huì)分工日益細(xì)化，社會(huì)機(jī)構(gòu)的發(fā)展也日益專業(yè)化。而原先企業(yè)中相對(duì)完整的職能機(jī)構(gòu)勢(shì)必會(huì)造成企業(yè)的成本過(guò)高，負(fù)擔(dān)過(guò)重，影響其在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，而取消企業(yè)一部分職能機(jī)構(gòu)，把這部分業(yè)務(wù)投放到社會(huì)專門機(jī)構(gòu)中，是檔案管理社會(huì)化的社會(huì)根源之一。另外，目前國(guó)家對(duì)檔案管理加大了重視力度，近期出臺(tái)了許多關(guān)于檔案中介機(jī)構(gòu)的政策和規(guī)定，為檔案中介服務(wù)市場(chǎng)營(yíng)造出了良好的市場(chǎng)秩序和市場(chǎng)環(huán)境，也為檔案中介服務(wù)市場(chǎng)的發(fā)展提供了法律依據(jù)。

（二）市場(chǎng)需求

首先，企業(yè)為了減少管理成本，提高管理效率，急需把自身內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)掉，把檔案業(yè)務(wù)外包出去，由此催生了檔案管理中介機(jī)構(gòu)。其次，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善，企業(yè)對(duì)檔案信息的重視程度也在不斷加強(qiáng)，特別是在當(dāng)今信息社會(huì)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)，企業(yè)人事等信息對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)具有很大的價(jià)值，但是目前一些中小企業(yè)對(duì)自身檔案沒(méi)有能力進(jìn)行專業(yè)化管理，因此需要專業(yè)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠代替其進(jìn)行管理。最后，目前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并和破產(chǎn)已經(jīng)屢見(jiàn)不鮮。但這個(gè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的無(wú)人管理的檔案文件，這些檔案的保管不利會(huì)給企業(yè)和社會(huì)造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅(qū)動(dòng)下，使得企業(yè)檔案管理社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)有了實(shí)踐動(dòng)力，成為了可能。

（三）技術(shù)支持

當(dāng)今社會(huì)是是信息化社會(huì)，信息技術(shù)被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，自然也為檔案管理社會(huì)化提供了技術(shù)保證和支持。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)無(wú)法滿足檔案管理需求的情況下，依靠外界專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)和服務(wù)機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。這些社會(huì)機(jī)構(gòu)通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，先進(jìn)的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平，形成企業(yè)內(nèi)外在社會(huì)范圍內(nèi)的有效協(xié)作，降低企業(yè)檔案管理的成本，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效益；另一方面還可以通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)隨時(shí)與企業(yè)進(jìn)行交流，保證了企業(yè)能夠及時(shí)的掌握其檔案信息及最新動(dòng)態(tài)，提高工作效率。

三、措施及建議

通過(guò)上文可知，檔案管理社會(huì)化能夠有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)職能，創(chuàng)造出良好的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益，從而能夠有力的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視而且已經(jīng)投入檔案的社會(huì)化管理中去，檔案管理的社會(huì)機(jī)構(gòu)也開(kāi)始遍地開(kāi)花的運(yùn)行起來(lái)。因此如何更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會(huì)化就成為目前檔案部門急需解決的問(wèn)題。筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下兩個(gè)方面入手：

（一）健全中介機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理規(guī)范

首先加強(qiáng)對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)的行政管理。目前我國(guó)的檔案中介結(jié)構(gòu)包括檔案事務(wù)所、咨詢服務(wù)中心、事務(wù)服務(wù)中心等。雖然目前我國(guó)對(duì)于這些機(jī)構(gòu)有一些法律法規(guī)進(jìn)行約束，但是檔案中介服務(wù)市場(chǎng)比較龐大，秩序還是比較混亂，不排除一些機(jī)構(gòu)為了個(gè)人私利，損害客戶權(quán)益的行為。因此，要加強(qiáng)對(duì)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理和規(guī)范，不僅需要政府的法律法規(guī)的約束，還需要檔案行政管理部門對(duì)其的監(jiān)督指導(dǎo)。其次要加強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)自身建設(shè)。檔案中介機(jī)構(gòu)作為一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，提高服務(wù)質(zhì)量是機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略核心，只有提高了服務(wù)質(zhì)量，健全了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)，才能使企業(yè)放心的把檔案管理的職能委托給機(jī)構(gòu)。提高服務(wù)質(zhì)量除了加強(qiáng)管理，積極拓展業(yè)務(wù)外，還需要有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和高素質(zhì)的從業(yè)人員。

（二）加強(qiáng)市場(chǎng)的引導(dǎo)作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

雖然目前檔案管理外包已經(jīng)成為檔案管理界的一種趨勢(shì)，但是在一些中小城市和中小企業(yè)還是保留原有的傳統(tǒng)觀念，對(duì)檔案管理工作不太重視，缺乏新的消費(fèi)觀念。我們知道消費(fèi)觀念不是自發(fā)形成的，而都是源于市場(chǎng)的培育和引導(dǎo)，所以加強(qiáng)市場(chǎng)秩序管理，嚴(yán)格市場(chǎng)準(zhǔn)入門檻，保證檔案市場(chǎng)的健康繁榮的發(fā)展是轉(zhuǎn)變企業(yè)觀念的主要手段。隨著檔案中介服務(wù)市場(chǎng)的不斷發(fā)展和完善，市場(chǎng)的繁榮會(huì)逐步地引導(dǎo)企業(yè)對(duì)于檔案中介服務(wù)的消費(fèi)觀念的形成和完善。這位企業(yè)才會(huì)積極主動(dòng)地將其檔案管理職能委托給檔案中介機(jī)構(gòu)，由檔案中介機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行有償?shù)姆?wù)，同時(shí)這樣又反過(guò)來(lái)促進(jìn)了市場(chǎng)的進(jìn)一步發(fā)展。這樣，就給企業(yè)檔案管理社會(huì)化協(xié)作的有效實(shí)現(xiàn)提供了動(dòng)力源泉。

此外，加強(qiáng)建立行之有效的保障體制，借鑒國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)都是檔案管理社會(huì)化正常運(yùn)行的重要保證。既然社會(huì)化是我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的新模式、新趨勢(shì)，因此如何做好檔案管理工作的社會(huì)化進(jìn)程的推動(dòng)工作，是目前我國(guó)檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。但是檔案管理工作的社會(huì)化并不是一蹴而就的，需要?jiǎng)佑蒙鐣?huì)各方的力量，逐步建立健全各項(xiàng)體制和規(guī)范，所以說(shuō)企業(yè)的檔案管理社會(huì)化進(jìn)程還需要很多路要走。