文/河北秦皇島港股份有限公司雜貨港務(wù)分公司 張晶

一、文書(shū)工作者在企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，客觀(guān)上要求提高文書(shū)工作者素質(zhì)

企業(yè)文書(shū)工作是企業(yè)辦公室工作的一部分，是直接為企業(yè)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，也是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層順利開(kāi)展工作的重要保證。文書(shū)工作者在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著舉足輕重的作用：一是橋梁和紐帶的作用。文書(shū)工作中占很大比重的就是公文處理工作，它包括將上級(jí)的文件向下進(jìn)行傳閱分發(fā)，或?qū)⑾录?jí)的請(qǐng)示報(bào)告?zhèn)鬟f給上級(jí)單位，還有就是企業(yè)與企業(yè)之間、部門(mén)與部門(mén)之間的橫向溝通和聯(lián)系都是通過(guò)文書(shū)對(duì)公文的處理工作來(lái)完成的。二是助手的作用。在日常工作中，企業(yè)文書(shū)工作者除了要對(duì)公文進(jìn)行處理，還要對(duì)印章和介紹信進(jìn)行管理。印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志和職權(quán)的象征，具有標(biāo)志作用、憑證作用和權(quán)威作用；介紹信是企業(yè)對(duì)外聯(lián)系工作的憑證。企業(yè)在實(shí)施有效管理的過(guò)程中必然要使用到印章和介紹信，而這些都是通過(guò)文書(shū)工作者來(lái)辦理的。期間，文書(shū)工作者要對(duì)用印或用信進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，協(xié)助管理者做好企業(yè)的管理工作和對(duì)外聯(lián)系工作。三是對(duì)檔案管理的影響作用。企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理政務(wù)和各種活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展必不可少的信息財(cái)富。作為與企業(yè)檔案密切相關(guān)的文書(shū)工作者，需要及時(shí)收集整理需要?dú)w檔的文件，并根據(jù)文件內(nèi)容的重要性確定保管年限，分門(mén)別類(lèi)地做好文件的立卷歸檔工作，確保日后企業(yè)檔案有據(jù)可查。可以說(shuō)，文書(shū)工作的質(zhì)量直接影響企業(yè)檔案質(zhì)量，是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)文書(shū)工作者應(yīng)該具備的素質(zhì)

（一）要具備較高的政治素質(zhì)和道德修養(yǎng)

文書(shū)工作是一項(xiàng)政治性、思想性很強(qiáng)的工作。工作中，企業(yè)通過(guò)文書(shū)往來(lái)對(duì)黨的路線(xiàn)、方針和政策以及企業(yè)的大政方案進(jìn)行宣傳，向所屬單位部署工作、提出要求等。這就要求文書(shū)工作者必須具備堅(jiān)定正確的政治方向，在復(fù)雜的國(guó)際、國(guó)內(nèi)形勢(shì)面前保持清醒的頭腦，忠于職守，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，嚴(yán)守秘密，保持上級(jí)精神和文件指示在企業(yè)中順暢地傳達(dá)。與此同時(shí)，文書(shū)工作者還應(yīng)具備較高的道德修養(yǎng)，自覺(jué)養(yǎng)成全心全意為人民服務(wù)的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)，以集體利益為重，為企業(yè)和職工提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）要具備良好的文化基礎(chǔ)

文書(shū)工作者經(jīng)常和各類(lèi)公文打交道，包括對(duì)公文的處理、印章的使用和信件的開(kāi)具，有時(shí)還要起草文件，所以文書(shū)工作者不僅需要掌握基本的文學(xué)文字上的功夫，還要通曉一些政治、經(jīng)濟(jì)、法律、企業(yè)管理等方面的知識(shí)，做一名“雜家”，才能為熟練地做好本職工作奠定良好基礎(chǔ)。

（三）要練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)

辦公室是企業(yè)的“窗口”，作為辦公室一員的文書(shū)工作者也少不了與外界進(jìn)行溝通，因此，文書(shū)需要具備良好的溝通能力；辦公自動(dòng)化使計(jì)算機(jī)成為了現(xiàn)代辦公的主角，要求文書(shū)工作者必須熟練掌握和靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)；辦公室工作具有綜合性、多樣性，為了更好地發(fā)揮助手作用，文書(shū)工作者還應(yīng)具備較高的應(yīng)變能力。

三、提高企業(yè)文書(shū)工作者素質(zhì)的途徑和方法

（一）轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，提升政治素質(zhì)和道德修養(yǎng)

作為一名文書(shū)工作者，要充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)工作的重要性，轉(zhuǎn)變文書(shū)工作技術(shù)含量低、在單位不受重視、不思進(jìn)取的觀(guān)念，必須對(duì)自己的工作重新認(rèn)識(shí)，徹底改變工作被動(dòng)、消極的狀態(tài)，以積極、主動(dòng)、創(chuàng)新的工作姿態(tài)投入到工作中去。要不斷地學(xué)習(xí)政治理論，定期學(xué)習(xí)國(guó)家最新的法律法規(guī)，把握政策的動(dòng)向，并及時(shí)掌握所在單位的新政策，深入了解單位的核心價(jià)值觀(guān)和精神理念，并以此為精神指導(dǎo)為企業(yè)服務(wù)。

（二）開(kāi)展系統(tǒng)培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)本領(lǐng)

一方面要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，包括公文寫(xiě)作知識(shí)、保密知識(shí)、檔案管理知識(shí)以及公文處理程序等；另一方面還要進(jìn)行業(yè)務(wù)本領(lǐng)的培訓(xùn)，比如：得體的語(yǔ)言表達(dá)能力、恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ê蛯?duì)突發(fā)臨時(shí)性工作的解決能力，為順利完成文書(shū)工作任務(wù)奠定良好基礎(chǔ)。

（三）樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新工作方式和工作方法

新時(shí)期的文書(shū)工作者必須要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。實(shí)際上，無(wú)論從事什么工作都需要不斷地創(chuàng)新，發(fā)掘出高效快捷的方法，才能提高處理工作的質(zhì)與量，才能更好地為企業(yè)服務(wù)。例如，在電腦、網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有被普遍利用之前，文書(shū)處理公文都是紙質(zhì)傳閱，文件歸檔靠用手抄寫(xiě)，OA文件處理系統(tǒng)被引進(jìn)后，文件的起草、簽發(fā)、傳閱、歸檔等流程都改為網(wǎng)上完成，這樣大大提高了工作效率。由此及彼，文書(shū)工作者可以嘗試將電子管理模式引入印信管理、招待費(fèi)管理工作程序中，盡可能地運(yùn)用新的辦公手段替換老式辦公方法，推動(dòng)文書(shū)工作向現(xiàn)代化模式發(fā)展。

[1] 張信薇,沈亮.高校文書(shū)檔案管理工作的操作路徑[J].新上海檔案,2005,07.

[2] 張衛(wèi)華.校辦文書(shū)檔案工作之我見(jiàn)[J].鄭州牧業(yè)工程高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào),2000,03.