文/江蘇省揚(yáng)州市勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 毛云霞

水利勘測(cè)設(shè)計(jì)中的電子檔案是在水利勘測(cè)設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的文字、圖形、圖像和表格等記錄，并且能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理、被存在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)上，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)字代碼序列及其相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟硬件說(shuō)明?，F(xiàn)今，所在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)工作的效率愈來(lái)愈高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的需要。本文就電子檔案管理和利用進(jìn)行分析，以期滿足新時(shí)期水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的需要。

一、電子檔案的管理

在電子的檔案管理中，電子檔案的歸檔方式主要有光盤(pán)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔。其主要的特點(diǎn)是易復(fù)制、修改、刪除等特點(diǎn)。但是這種提高效率的檔案管理也會(huì)因?yàn)槟軌虮蝗魏稳藦?fù)制、修改和刪除而存在風(fēng)險(xiǎn)。此外，電子檔案還受到環(huán)境的影響，如不適宜的溫度和濕度會(huì)使得滋生的磁性載體和光盤(pán)的載體遭到損害，這些問(wèn)題都為電子檔案的安全管理帶來(lái)一定的問(wèn)題。因此，應(yīng)該把電子檔案分門(mén)別類進(jìn)行整理時(shí)在采取措施加以保護(hù)。

（一）文書(shū)電子檔案的整理

文書(shū)電子檔案管理主要是按照年度、組織機(jī)構(gòu)和保管的期限進(jìn)行的組卷，可以按照不同的時(shí)間和機(jī)構(gòu)進(jìn)行分盤(pán)保管，便于尋找和保存。將同一時(shí)間的歸檔部門(mén)的文件集中在同一個(gè)光盤(pán)上便于方便利用，并且檔案管理部門(mén)應(yīng)該在統(tǒng)一接收歸檔文件后，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于在計(jì)算機(jī)內(nèi)查詢。

（二）科技電子文件的歸檔

水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中，電子檔案的分類較多，大部分為科技、基本建設(shè)、設(shè)備和科研等檔案的分類管理。基本檔案主要是前期科研，設(shè)備資料的歸檔主要是指勘測(cè)設(shè)計(jì)單位購(gòu)置的機(jī)器設(shè)備，當(dāng)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備的時(shí)候提供資料，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體已經(jīng)逐漸向電子文件的方向發(fā)展。

二、水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案的特點(diǎn)

（一）多部分組合性

水利工程勘測(cè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)是電子檔案中按照一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目組成的一套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的檔案。在這套檔案中每個(gè)圖像、文本、表格或者命令都是檔案必不可少的組成部分。

（二）電子檔案的階段性特征

在工程項(xiàng)目開(kāi)展勘測(cè)設(shè)計(jì)的同時(shí)，工程的勘測(cè)設(shè)計(jì)工作一般包括工程的勘測(cè)、規(guī)劃、初步設(shè)計(jì)研究、施工研究和竣工的驗(yàn)收，這每一個(gè)步驟都體現(xiàn)出電子檔案的階段性。并且在這些各個(gè)階段中都具有大量的電子文件。階段性特點(diǎn)要求電子檔案歸檔時(shí)與紙質(zhì)檔案一樣應(yīng)該按照勘測(cè)設(shè)計(jì)階段進(jìn)行整理和分類。

（三）勘測(cè)設(shè)計(jì)專業(yè)性特點(diǎn)

水利工程勘測(cè)項(xiàng)目作為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，主要是由多種專業(yè)技術(shù)人員相互配合下共同完成的。在這些水利工程勘測(cè)過(guò)程中每個(gè)專業(yè)設(shè)計(jì)的文件都是一定的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的表達(dá)和存在方式，這些反映出了一定的專業(yè)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容與特點(diǎn)。如：現(xiàn)今CAD技術(shù)已經(jīng)在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)活動(dòng)中普遍應(yīng)用，但是對(duì)于不同的專業(yè)來(lái)說(shuō)，電子文檔的歸檔整理時(shí)應(yīng)考慮到專業(yè)性的特點(diǎn)。

（四）勘測(cè)設(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)特征

水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)作為施工之間的設(shè)計(jì)，因此在具體的施工過(guò)程中由于種種原因，常常會(huì)出現(xiàn)一些設(shè)計(jì)的變更。如：對(duì)文件和圖紙進(jìn)行修改或者補(bǔ)充，甚至還會(huì)出現(xiàn)一些不適應(yīng)勘測(cè)設(shè)計(jì)的圖紙而丟失不用。電子檔案能夠使得勘測(cè)設(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)性更加的快速與精確。

三、水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案面臨的問(wèn)題

（一）缺少統(tǒng)一規(guī)范的管理模式

水利檔案的行政主管部門(mén)至今還未指定合適本行業(yè)的電子文件歸檔和電子檔案的管理規(guī)定。雖然現(xiàn)如今不少的工程勘測(cè)設(shè)計(jì)已經(jīng)應(yīng)用了電子檔案管理的方法，但是由于剛剛起步，可以被真正利用到的少之又少，其電子文件的優(yōu)越性沒(méi)有被發(fā)揮出來(lái)。甚至還存在大批的勘測(cè)設(shè)計(jì)沒(méi)有指定出適合本單位的電子文件歸檔、電子檔案。所以在沒(méi)有統(tǒng)一的制定規(guī)劃下，電子文件散落在勘測(cè)設(shè)計(jì)人員中，造成電子檔案的損壞、失效、散失和泄密。

（二）檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較落后

電子檔案的管理區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，它的出現(xiàn)和應(yīng)用將對(duì)管理的概念、管理的形式和管理的方法提出新的挑戰(zhàn)。過(guò)去的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)如今的電子檔案管理，普遍的認(rèn)為電子文件很難轉(zhuǎn)化為電子檔案，原因主要是因?yàn)樗劳杏趬勖婚L(zhǎng)、易被修改和復(fù)制的載體。對(duì)電子檔案的保存持有懷疑心理，在水利工程勘測(cè)過(guò)程中并沒(méi)有因?yàn)殡娮訖n案的出現(xiàn)而獲得改觀，紙質(zhì)檔案與電子檔案仍需要同時(shí)保存，不僅沒(méi)有減輕工作量，相反還會(huì)增加工作的負(fù)擔(dān)。這些都使得水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的檔案管理人員對(duì)電子檔案的并沒(méi)有想象上的熱衷。且對(duì)于大部分管理人員來(lái)說(shuō)，都普遍的缺乏相應(yīng)計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的知識(shí)，并且同行業(yè)中也未形成相應(yīng)的模式，這些都阻礙了水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的電子檔案管理的發(fā)展。

（三）電子檔案缺乏系統(tǒng)性、完整性

水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)不同于傳統(tǒng)意義上的設(shè)計(jì)，其一般包括勘測(cè)、規(guī)劃、可研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、竣工圖設(shè)計(jì)等階段，并且勘測(cè)設(shè)計(jì)的跨度時(shí)間較長(zhǎng)。并且整理檔案一般都是等項(xiàng)目結(jié)束后在開(kāi)始整理檔案文件。日積月累的電子文件因計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的問(wèn)題，使得新生的電子文件不斷的覆蓋舊有的電子文件。這其間如遇到計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就會(huì)造成電子文件保存不完成，給勘測(cè)設(shè)計(jì)單位造成了無(wú)法挽回的損失。除此之外，電子計(jì)算機(jī)內(nèi)的病毒和硬件故障也會(huì)對(duì)電子檔案造成不可預(yù)知的損害。

四、水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理和利用

電子計(jì)算機(jī)的迅猛發(fā)展，使得生活中的各個(gè)方面都離不開(kāi)電子計(jì)算機(jī)。因此，水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)跟上時(shí)代的潮流。對(duì)于檔案管理的工作者來(lái)說(shuō)，應(yīng)該不斷的加強(qiáng)自身現(xiàn)代化的管理意識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。水利工程的勘測(cè)設(shè)計(jì)中的電子檔案管理涉及到計(jì)算機(jī)的軟硬件知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，然而對(duì)于只懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)和只懂得檔案管理知識(shí)的員工是不能勝任該工作的，這就要求在選報(bào)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的過(guò)程設(shè)計(jì)中應(yīng)當(dāng)選擇計(jì)算機(jī)知識(shí)文化水平較高和檔案業(yè)務(wù)能力高的人員。并對(duì)人員進(jìn)行一系列的培訓(xùn)，目的在于培養(yǎng)出一批合格的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要的電子檔案管理人員。

（一）電子檔案的保管與轉(zhuǎn)換

在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中，電子檔案要求把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中起來(lái)做一備份。一般來(lái)說(shuō)，一式三份進(jìn)行保存，一份用于檔案的封存保管，一份用于相關(guān)人員的借閱使用，最后一份用于異地保存。為了更好的使用電子檔案可以采取一檔存的辦法去管理電子文件。這種保存方法不僅能夠有效的保存了原始文件的原始性，還能準(zhǔn)確的確保使用的完整性。對(duì)于電子光盤(pán)來(lái)說(shuō)，重復(fù)的使用會(huì)造成磨損性，極易造成數(shù)據(jù)的丟失，因此應(yīng)當(dāng)要求歸檔部門(mén)提交兩套光盤(pán)進(jìn)行保存。此外，在考慮到查閱和管理的方便性應(yīng)當(dāng)使用較大容量的移動(dòng)硬盤(pán)，并且可將光盤(pán)內(nèi)的數(shù)據(jù)拷貝到硬盤(pán)中，逐一按照檔案的編號(hào)建立文件夾。由于電子檔案的保存性質(zhì)，還會(huì)出現(xiàn)許多引人注意的問(wèn)題，如可以對(duì)硬盤(pán)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，是其在計(jì)算機(jī)上沒(méi)有配備專門(mén)軟件的情況下也不妨礙其查閱。電子文件的轉(zhuǎn)化格式較為常見(jiàn)的DOC和XLS格式轉(zhuǎn)化為T(mén)EPC和PDF格式等等一些格式轉(zhuǎn)換。

（二）水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的利用

電子檔案的產(chǎn)生給檔案的利用帶來(lái)了前所未有的新特點(diǎn)，電子檔案的利用不僅給技術(shù)人員提供了最大的便利。電子檔案能夠使得工程勘測(cè)設(shè)計(jì)能夠在最短的時(shí)間內(nèi)迅速的檢測(cè)到所需要的信息，不僅提高了檔案的利用速度和調(diào)查準(zhǔn)確率，并且在電子文件時(shí)代，對(duì)外服務(wù)方式有了很大的變化。

電子檔案改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，它能夠使得檔案在許多終端上得到顯示，不僅打破了檔案份數(shù)的限制，而且還打破了時(shí)間、地點(diǎn)的限制。電子檔案可以提高其利用率，此外還可以鏈接。通過(guò)一個(gè)網(wǎng)站可以進(jìn)入到其他網(wǎng)站，并且利用者也可以在任何地方通過(guò)計(jì)算進(jìn)查到檔案。

五、總結(jié)

隨著水利工程勘測(cè)管理計(jì)算機(jī)化和工程檔案管理信息數(shù)字化的深入發(fā)展，在水利工程勘測(cè)系統(tǒng)中，水利工程勘測(cè)項(xiàng)目的電子檔案在工程中日趨出現(xiàn)較為明顯的方便、快捷和高效等特性。在現(xiàn)如今的水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法，提高了檔案管理的工作效率。因此，這就需要水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)部門(mén)提高對(duì)檔案管理的重視，力求使得電子檔案管理能夠?yàn)樗こ炭睖y(cè)設(shè)計(jì)提供方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。

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