文/南陽醫(yī)學高等專科學校 王萍

高?？蒲袡n案管理工作是否規(guī)范、有效將會對高?？蒲泄芾硇试斐芍苯佑绊懀斍岸鄶?shù)高?？蒲袡n案管理工作中均或多或少地存在這樣或那樣的問題，必須尋求有效的對策予以解決。

一、當前高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀分析

（一）領導及相關人員管理意識淡薄，對科研檔案管理工作缺乏足夠的重視

高?？蒲袡n案是本?？蒲泄ぷ鞯恼鎸崒懻?，記載了本校發(fā)展歷史的每一個過程。但多數(shù)高校領導及相關人員檔案管理意識淡薄，不重視科研檔案管理工作，而將圖書館工作納為重點議程。因此，高校應當對科研檔案管理工作給予足夠的重視，增強檔案管理意識，為后人提供更多的借鑒經(jīng)驗。

（二）管理機構有待健全，管理人員缺乏應有的保障

我國多數(shù)高校均具有獨立的檔案管理機構，但重點針對的是文書檔案，有關科研檔案的管理仍處于起步階段，因此，職責不清、分工不明確等問題屢屢出現(xiàn)，有些由科研處進行負責，有些由檔案室負責，有些則由課題工作組負責，且不少管理人員往往兼職，因而缺乏足夠的檔案管理專業(yè)理論知識及技能。再加上所承擔事務繁重，導致科研檔案管理工作質(zhì)量較差。

（三）管理條件差，配套設施落后

在科研檔案管理工作中，多數(shù)高校并沒有劃分出單獨的科研檔案管理科室，而是與文書檔案類管理工作共同進行。這就導致科研檔案管理的分類模糊、查找利用困難、卷內(nèi)文件不完整以及組卷混雜等不規(guī)范現(xiàn)象發(fā)生。相關配套設施落后，在如今這個信息化時代，不少高校電子檔案極少，仍采用原始紙質(zhì)保存方式，無法進行網(wǎng)絡收集與查詢。

（四）管理制度有待完善

當前，我國高?？蒲袡n案管理工作主要參照的是《檔案法》、《高校檔案管理辦法》等法律法規(guī)進行的，缺乏具體、可行的管理實施辦法與細則，雖然，在《科技研究檔案管理暫行規(guī)定》中對科研及建檔工作提出了若干要求，但實際操作難度較大，例如，要求科研檔案部門必須參與到重大科研項目的評定工作中來，對于歸檔不齊全、不完整的項目材料而言，相關部門有權拒絕進行證明的出具，科研管理單位將不予進行鑒定，但由于參與鑒定的檔案工作人員專業(yè)理論知識及技術水平缺乏，且高校更強調(diào)的是課題項目的申報與評比，更關注科研項目的數(shù)量及經(jīng)費的增加，因此，要求高校所有部門的工作都必須圍繞這一重心來服務，導致檔案管理部門很少會由于歸檔不齊全、不完整而影響到課題的申報與鑒定工作，因而致使科研檔案管理工作很難有效地開展。

（五）管理模式及方法已經(jīng)難以適應發(fā)展要求

在如今這個知識經(jīng)濟時代，其中一個重要的特征即知識的信息化，在網(wǎng)絡大環(huán)境下，電子化形式的科研檔案數(shù)量快速增加，科研檔案信息資源的收集、傳遞、歸檔、保存及檢索過程都要求遠程登錄及在線處理，但由于不少科研檔案仍以紙質(zhì)形式為主，因而加大了檔案的加工難度及成本，導致檢索及查閱不便，傳統(tǒng)管理模式及方法已無法適應新時期高?？蒲泄ぷ鲗τ诳蒲袡n案的開發(fā)及利用需求，因而導致科研檔案資源的開發(fā)與利用受到嚴重限制。

（六）檔案利用效率低下

對于科學研究工作而言，由于其涉及領域廣、專業(yè)化程度高、研究工作精深等特點，導致檔案管理人員專業(yè)知識跟不上，再加上相關人員信息意識缺乏，工作技術手段落后，缺乏開發(fā)與創(chuàng)新能力，檢索手段落后等，造成科研檔案一旦歸檔往往被束之高閣，難以充分發(fā)揮其科技轉(zhuǎn)化作用，此種“重管輕用”的思想嚴重阻礙了高?？蒲兴降倪M一步提高。

二、加強高?？蒲袡n案管理的對策分析

（一）加強各級領導及上下員工的檔案管理意識

在科研工作中，科研檔案管理是整個過程中的最后環(huán)節(jié)，是對科研工作的記錄和總結，各級領導以及員工應當給予足夠的重視。鑒于科研檔案管理工作的技術性較強，需要在人力、物力和財力上的大力支持，并按照相關標準和制度進行實際操作。此外，加強領導與員工的檔案管理意識十分有必要，積極開展檔案管理知識宣教活動，對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，提高檔案管理水平，使科研檔案管理工作順利進行。

（二）成立相應的機構，并設立專職管理人員

由于科研檔案貫穿了高校科研工作的始終，周期相對較長，階段性顯著，因此，從一個項目開始，就應當進行建檔與跟蹤，實現(xiàn)科研檔案建檔與科研管理工作同步，與科研計劃同步，與科研課題同步，與科研成果同步，即實現(xiàn)“四同步”的目的。項目結束后，應將成套的材料統(tǒng)一集中地交由檔案館進行管理。為了保障科研檔案管理工作的規(guī)范化，必須配備專業(yè)的專職管理人員，以便更好地對科研檔案進行管理、開發(fā)和利用。近些年來，隨著科研檔案數(shù)量的急劇增加，管理技術手段的變化也越來越迅速，因此，要求科研檔案管理人員必須能夠及時更新觀念、知識與管理技能，不斷提高自身綜合素質(zhì)，以更好地適應新時期高校科研檔案管理工作的需要。

（三）加強投入力度，完善檔案管理條件及配套設施

一方面，應具有同科研檔案管理相適宜的庫房及同檔案數(shù)目增長相適應的裝具，另一方面，應搞好防火、防盜、防蟲、防潮、防水、防塵等工作，確?？蒲袡n案的完整性與安全性。為了適應信息化發(fā)展需要，高?？蒲袡n案部門必須加快完善配套設施，完善管理條件，配備最基礎的計算機、掃描儀、存儲載體等，同時，應加大資金投入力度，確保科研檔案管理工作的有效開展。

（四）建立健全檔案管理制度

高?？蒲袡n案管理部門應加快建立完善的檔案管理制度，加強有關法律法規(guī)的學習，及時了解新形勢下科研檔案業(yè)務的新型指導方法，找準切入口，以便有效地指導檔案管理工作的開展。此外，應制定可行的干預措施，確保管理過程有章可循。

（五）不斷提高檔案管理的成效

校園網(wǎng)的建立為科研檔案管理工作提供了極為便利的條件，確保科研檔案能夠充分發(fā)揮其價值。傳統(tǒng)管理模式已無法適應高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展需求，為此，應充分借助于計算機、多媒體等現(xiàn)代化設備與軟件，加強科研檔案的收集與加工，提高檔案的開發(fā)、利用效率，便于查閱與管理。

（六）正確處理好“存”和“用”的關系

高校應注重加強供求信息的收集，使用戶能夠迅速求得所需科技成果，也使科技成果的持有人可以快速找到適當?shù)挠脩簟？蒲袡n案管理人員應充分發(fā)揮其工作優(yōu)勢，對供求信息進行有效收集，注意及時發(fā)布科技技術成果及需求信息，為用戶與持有者之間架起橋梁，推動科研成果的有效轉(zhuǎn)化，正確處理好科研檔案“存”和“用”之間的關系。

三、結束語

高?？蒲泄ぷ髟诟咝８黜椆ぷ髦姓紦?jù)著十分重要的地位，科研水平的高低直接反映了該高校綜合實力的強弱，科研檔案記錄了不同時期高校的科研水平情況，是高校提高科研實力的基本憑證。因此，高?？蒲袡n案管理人員應積極探索工作規(guī)律，尋求最佳管理模式，加強科研檔案資源的開發(fā)與利用，以更好地滿足社會的需求。

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