文/宋云紅

淺談如何寫好企業(yè)信息簡報

文/宋云紅

如何寫好信息簡報？如何提高信息質量？我們每個從事信息文秘工作的人員都有不同的認識和見解。筆者結合自己從事宣傳工作實際和自身寫作實踐，就如何寫好信息簡報談幾點體會，與大家共同探討和交流。

一、以“四抓”做好信息材料的搜集

大家知道，信息作為一種資源，是上下交流情況、總結工作、發(fā)現(xiàn)和解決問題的重要手段。領導者可以通過公司的信息、簡報所提供的資料，及時、準確、全面地了解決策實施的情況和動態(tài)，以便有針對性地對決策進行調整、修正，實現(xiàn)決策目標有效落實的目的；可以及時發(fā)現(xiàn)熱點、難點、亮點，全面了解和掌握廣大職工的心聲、想法和思想動態(tài)，有針對性地解決問題，維護企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。而每個季度通過對各單位、部門信息上報采用情況的通報，我們了解到有些部門的信息員覺得自己部門的工作性質單一或因工作的保密性，無東西可寫，為什么會存在這種問題呢？究其原因就是平日沒有搞好素材的搜集——“巧婦難為無米之炊”。為此，筆者認為，應充分發(fā)揮自身特點和優(yōu)勢，轉變觀念，拓展思維，以“四抓”為基準，不斷提高信息宣傳工作的敏銳性，解決素材收集的問題。

（一）抓重點。所謂重點，就是以“圍繞中心、宣傳中心、服務中心”為工作原則，結合企業(yè)實際，全面、準確、及時地反映和宣傳報道保山煙草貫徹落實中央和各級黨委、政府以及國家局、省局（公司）的重大部署；企業(yè)“兩煙”生產經營的新措施；開展企業(yè)文化建設，深化改革發(fā)展的新思路、新舉措；企業(yè)科技動態(tài)、現(xiàn)代煙草農業(yè)和基礎設施建設情況；對社會的貢獻以及公益活動；各種專題教育活動中涌現(xiàn)出的具有典型性、創(chuàng)新性的亮點等。

（二）抓難點。所謂難點，就是指需要通過長期努力解決而又影響整個工作的主要問題。如強化企業(yè)內部規(guī)范管理的新舉措、新進展、新成果；分析產生問題的原因，進而提出對策，對推進地方經濟及企業(yè)健康發(fā)展有著重要意義。

（三）抓熱點。所謂熱點，就是社會各界及廣大干部職工比較關心、關注的問題。如企業(yè)正在開展的“西水東調”工程建設、“七彩”服務品牌建設、人才隊伍培養(yǎng)、廉政文化建設、內部基礎管理等。

（四）抓亮點。所謂亮點，就是引人注目的工作經驗和成果。如企業(yè)為促進地方經濟發(fā)展和社會主義新農村建設以及煙農增收作出的積極貢獻；員工認真踐行“兩個至上”行業(yè)共同價值觀中的先進典型人物和先進事跡；零售戶對企業(yè)服務滿意度情況及客戶經理服務零售戶的感人事跡；推進騰沖界頭綜合服務型煙農專業(yè)優(yōu)秀行業(yè)示范社主要做法、經驗、措施和取得的成效；“高黎貢山界頭模式”在加大生態(tài)環(huán)境保護、科技創(chuàng)新支撐、加強工商合作、提高農業(yè)生態(tài)效益、促進新農村建設等工作中的做法、成效及典型經驗等等。

二、以“三種意識”做好信息的采編及提煉加工

一是增強捕捉意識。在日常工作中，各種素材隨時隨地都有，關鍵是我們能否發(fā)現(xiàn)，能否捕捉。因此我們必須增強對信息線索的觀察能力和捕捉能力，抓重點、難點和熱點；做到眼勤、耳勤、腿勤、腦勤、手勤，善于發(fā)現(xiàn)和判斷有價值的信息；時時用心、處處留意身邊的人和事，緊緊圍繞烤煙生產、卷煙營銷、專賣管理、內部基礎管理等工作，及時發(fā)現(xiàn)、挖掘各種先進經驗、工作動態(tài)和好人好事，不斷拓寬信息渠道，把信息的觸角延伸到基層的每個角落，把零散的信息有目的地挖掘和收集起來綜合整理，去粗取精，把握重點，才可多方位、多層次地反映企業(yè)生產經營工作。

二是增強真實意識。信息內容的真實性是文章立身之本。真實地反映“兩煙”生產經營工作，宣傳報道保山煙草在各項管理工作中取得的成效，弘揚保煙人昂揚向上的精神風貌，真實地反映基層員工工作和生活中的先進典型事跡，做到“找問題不濃縮、說成績不摻水、表揚批評不錯位”。如果我們收集反饋的信息是偏聽偏信、浮夸或是虛假的，就會影響領導正確決策。對于模棱兩可的信息要親自調查核實，對重要信息要反復驗證后再反饋到領導及上級職能部門，最大限度地減少因信息的不準確而造成的工作失誤和帶來的負面影響。我們必須以事實為依據(jù)，不能憑自己的好惡來取舍、捕捉、采集信息。要從客觀實際出發(fā)，不能道聽途說，捕風捉影，更不能閉門造車，主觀臆斷；既要報送工作中的亮點和取得的成績，也要客觀地反映工作中的難點和存在問題。

三是增強特色意識。撰寫上報信息要盡量做到“特”字當頭，決不能為了稿件篇數(shù)，不求質量只求數(shù)量，既耗費精力，又勞而無功。因此，我們要別具匠心地采寫一些人無我有、人有我新、人奇我特的好題材、好信息。一篇文章內容單憑有價值、有意義是不夠的，還必須做到條理清楚、層次分明、語句精煉、詳略得當。寫作方法不論是順敘、插敘還是倒敘，讀起來都要給人以活靈活現(xiàn)，身臨其境的感覺；給人以想看、愛看的意念。這就要求我們著重把握那些有新意、有特色、有借鑒、有啟發(fā)、有探討性、有共性的事項和問題；力爭精練準確，要素齊全，言簡意賅，“短、實、新”；既提高寫稿人的工作效率，也節(jié)約閱稿人的工作時間，加快工作節(jié)奏。

三、以“五字”真言提高信息寫作水平

信息工作有了素材的積累還遠遠不夠，關鍵還在于信息員的撰寫水平。在各單位、部門報送的信息中，我們發(fā)現(xiàn)錯字、漏字乃至語句不通時有發(fā)生，在事例、數(shù)字等表述上準確性不夠。更有甚者，不清楚信息簡報的寫法，把報告等當作信息報送到辦公室。我們知道，信息的質量和時效性是信息簡報工作的生命。故我們只有堅持以“提、思、新、擠、練”在文字、內容上下功夫、求突破,不斷提高信息質量和采用率。

一是堅持在“提”字上下功夫?！皼]有總結就沒有提高”。只有通過不斷總結和提高，才能鍛煉自己的敏銳性、提高分析能力和判斷力，才能從一件平淡的事件中抓到新穎素材，“把工作的快反映到信息的快，把工作的實反映到信息的實”。并在提煉中注重圍繞領導決策需要，有針對性地采編信息，認真分析當前各階段的信息重點，有針對性地提供適時對路的信息。

二是堅持在“思”字上下功夫。信息對于我們來說無處不在，無處不有，但關鍵是我們要思考如何從平常的信息中捕捉亮點？在準備寫相關信息時該如何入手？這篇信息報道的側重點是什么？達到的效果是什么？領導和職工關心的問題是什么？盡量從自己收集到的信息中篩選出符合實際、反映問題、表述準確、符合工作要求的各種有利信息為己所用，跳出信息看信息，明確寫作思路，布局謀篇。

三是堅持在“新”字上下功夫。信息天天都有，但關鍵是要抓住一些好的素材和重大信息寫出一些有新意、有深度、有份量的信息，充分體現(xiàn)其重要性、代表性和典型性。我們作為信息員，必須學會從多角度去思考問題，挖掘出好的信息素材，爭取達到信息的事實新、觀點新、分析問題角度新、解決問題思路新，站得角度更新的目標要求。

四是堅持在“擠”字上下功夫。從大家提交的信息來看，往往工作量大，工作比較繁忙的，其信息來源也多。但不管從事何工作崗位，要想從繁忙的工作中抽出專門的時間來寫信息的機會很少，這就決定著撰寫信息只能靠“擠”，擠出時間來寫。采編信息時要注意時效性，利用信息及時、快速、全面地反映企業(yè)生產經營管理等工作，做到快寫、快報，避免因工作拖拉，使有效信息無效；其次注意標題準確、醒目，內容“亮點”突出，切忌啰嗦和過分闡述。

五是堅持在“練”字上下功夫。要寫好信息，提高信息質量，就要多讀、多看、多練、多寫。多加強政治學習，關心時事，培養(yǎng)對政策導向的洞察力；加強對煙草行業(yè)政策及各職能部門業(yè)務的學習了解，增強駕馭工作的能力；加強對信息、簡報、通訊等基本寫法的了解和掌握；學會對信息資料的準確性、真實性、實效性和價值性進行全面分析、綜合判斷，從而確定編寫內容。

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