文/西安交通工程學(xué)院 李紅遠(yuǎn)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》由教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合簽署，以教育部第27號(hào)令的形式發(fā)布實(shí)施。是新時(shí)期新階段國(guó)家為促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展作出的一項(xiàng)重要舉措，是指導(dǎo)新時(shí)期新階段高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)，對(duì)于加快推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)管理制度建設(shè)，深化高校檔案工作內(nèi)涵建設(shè)，提高檔案服務(wù)高等教育與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的能力和水平，具有十分重要的意義。隨著社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，國(guó)家檔案局頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)的步伐越來(lái)越快。作為檔案事業(yè)重要組成部分的高校檔案工作，檔案信息化建設(shè)已成為自身發(fā)展建設(shè)的必然。

一、高校檔案工作信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

隨著以計(jì)算機(jī)為代表的信息時(shí)代的到來(lái)，檔案工作信息化建設(shè)作為國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。面對(duì)信息大爆炸的社會(huì)，必須抓住機(jī)遇，以技術(shù)和社會(huì)為驅(qū)動(dòng)力，將手中“死”的檔案轉(zhuǎn)化為可開(kāi)發(fā)、可利用的“活”的資源，為高校的改革發(fā)展上水平提供高效快捷的工作環(huán)境，進(jìn)而提高高校辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)效益和檔案的服務(wù)水平。

（一）傳統(tǒng)的檔案管理模式、技術(shù)、設(shè)備、人才因素是制約高校檔案工作信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸

傳統(tǒng)的人工管理模式下，一方面，檔案接觸的主體多再加上長(zhǎng)期的積累，導(dǎo)致信息量大，不易檢索和更新維護(hù)；另一方面，硬件設(shè)備和軟件技術(shù)落后，對(duì)檔案的保密和調(diào)用有極大的制約作用；同時(shí)信息化的迅速發(fā)展給當(dāng)前專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊的檔案管理人員提出了巨大的考驗(yàn)。

（二）高校檔案信息化建設(shè)的重要性有明顯提升

檔案記載著一個(gè)學(xué)校創(chuàng)立發(fā)展的全過(guò)程，保持著一個(gè)學(xué)校教育教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性，是一個(gè)學(xué)校辦學(xué)水平和管理水平的重要參照，是各級(jí)教育主管部門(mén)評(píng)判一個(gè)學(xué)校發(fā)展的重要依據(jù)。隨著教育事業(yè)的飛速發(fā)展，檔案工作信息化建設(shè)在支撐學(xué)校運(yùn)行機(jī)制改革方面的作用顯著上升，已有許多高校將其列入校公共服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)總體規(guī)劃；同時(shí)校園信息公開(kāi)促進(jìn)了科學(xué)、法制、民主理念的傳播及開(kāi)放式辦學(xué)格局的形成和發(fā)展，提升了學(xué)校的公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化了校園文化建設(shè)。

（三）信息技術(shù)和檔案管理軟件的迅速發(fā)展為實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化建設(shè)提供保障

檔案工作的信息化就是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等技術(shù)，將文檔、圖片檔案電子化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案歸檔管理，以方便對(duì)檔案的查找、更新和選擇性共享。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，現(xiàn)代電子產(chǎn)品和管理軟件開(kāi)發(fā)速度更快速、出售價(jià)格也顯著下降，為高校實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化提供了硬件方面的支持。

（四）高校檔案工作已取得部分成效為檔案工作信息化建設(shè)提供動(dòng)力

各院校根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》和《高等學(xué)校的檔案工作規(guī)范》，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況設(shè)立檔案館，出臺(tái)辦法和規(guī)章對(duì)檔案進(jìn)行具體分類(lèi)；同時(shí)針對(duì)各部門(mén)情況配備專(zhuān)業(yè)的檔案員，對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案信息化的要求。

二、提高高校檔案工作信息化建設(shè)水平的策略

面對(duì)這些機(jī)遇，在遵循可靠性、科學(xué)性、完整性、安全性和共享性原則的前提下，對(duì)提高高校檔案工作信息化建設(shè)水平可以從解決以下兩個(gè)方面的因素著手：

（一）“硬件”因素

1.設(shè)備改進(jìn)和更新。高校檔案工作信息化建設(shè)，首要目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息的轉(zhuǎn)化、傳輸、交換和共享，這些都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持?，F(xiàn)有的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)已不能滿(mǎn)足信息微機(jī)管理的要求。為此，一方面，需根據(jù)信息的發(fā)展，文件處理的具體要求，及時(shí)的改進(jìn)和更新硬件設(shè)備；另一方面，開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)適合于不同類(lèi)型檔案館的檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)軟件。

2.開(kāi)發(fā)信息資源。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案工作信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵性因素之一?，F(xiàn)有的檔案信息存在規(guī)模小、信息不完善等方面的不足，往往不能滿(mǎn)足用戶(hù)共享等要求，導(dǎo)致學(xué)校部分日常操作不能正?；?、系統(tǒng)化的進(jìn)行。針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，可以通過(guò)以下兩個(gè)方法提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)進(jìn)程：一是實(shí)行任務(wù)分配責(zé)任制。將學(xué)校的檔案信息開(kāi)發(fā)分配到各個(gè)相關(guān)部門(mén)，各部門(mén)在壓力小、出錯(cuò)少的優(yōu)勢(shì)下分別完成本季度、本年度的歸檔工作，加速檔案信息資源共享；二是聘請(qǐng)專(zhuān)家對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理。針對(duì)檔案信息的內(nèi)容，聘請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員對(duì)檔案的收集、整理、裝訂、著錄和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。

3.提高檔案員的綜合素質(zhì)。隨著信息數(shù)字化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案文本管理已不能適應(yīng)信息化、數(shù)字化的要求，檔案工作的信息化建設(shè)迫在眉睫，開(kāi)展這一工作，人才是關(guān)鍵。必須配備一批素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理的專(zhuān)業(yè)化管理隊(duì)伍。一方面，提高檔案員的入職臺(tái)階，聘用具有強(qiáng)烈事業(yè)心和責(zé)任感，熱愛(ài)檔案事業(yè)，堅(jiān)持原則同時(shí)又精通業(yè)務(wù)的檔案工作者，在職期間，定期地組織培訓(xùn)，實(shí)行業(yè)務(wù)考核，指導(dǎo)和鼓勵(lì)他們自學(xué)；另一方面，引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)操作又會(huì)檔案工作的信息化建設(shè)的復(fù)合型人才，并有針對(duì)性地進(jìn)行信念觀念教育，讓檔案員具有較高的技能又不乏憂(yōu)患意識(shí)；同時(shí)適當(dāng)?shù)靥岣邫n案員待遇，調(diào)動(dòng)他們的積極性和創(chuàng)造性。

（二）“軟件”因素

1.提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感。在信息科學(xué)飛速發(fā)展的的今天，信息與檔案工作的結(jié)合就是更好的利用信息科學(xué)，實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的檔案管理，促進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)的發(fā)展。因此，檔案員必須充分利用馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論和“三個(gè)代表”的重要思想來(lái)武裝自己，提高職業(yè)道德；結(jié)合科學(xué)發(fā)展觀，更新觀念、創(chuàng)新工作服務(wù)方式，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。

2.加大資金投入，合理分配資源。資金是檔案工作信息化建設(shè)得以順利開(kāi)展和實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵性因素之一。因此，檔案部門(mén)要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)爭(zhēng)取更多的資金，更新設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化建設(shè)搭好“階梯”；發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，滿(mǎn)足學(xué)校改革發(fā)展和師生的需求，將檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益；根據(jù)國(guó)家和各部門(mén)關(guān)于檔案工作的法令法規(guī)，結(jié)合學(xué)校自身的特點(diǎn)，及時(shí)有效的開(kāi)發(fā)信息，調(diào)整檔案信息的采集方向，分析服務(wù)對(duì)象，建設(shè)特色化校園檔案信息庫(kù)，統(tǒng)一歸整。

3.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。所謂“沒(méi)有教不好的學(xué)生，只有不會(huì)教的老師”，要實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化建設(shè)，首先就要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)帶頭制，即以分管校長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)，各部門(mén)檔案室為成員，以“科學(xué)、實(shí)用、共享、適用”為原則，以統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)n案數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，制定符合國(guó)家要求的適合學(xué)校發(fā)展的信息化工作體制，組織協(xié)調(diào)全校的檔案工作。

4.完善制度，確保檔案信息的安全性。要給領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策做好優(yōu)化工作指導(dǎo)、擴(kuò)大檔案利用。檔案管理提供檔案服務(wù)，必須具備一套相對(duì)完善的檔案工作信息化建設(shè)制度。第一，遵守《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》制定出符合學(xué)校實(shí)際的可行的檔案信息化建設(shè)制度，指導(dǎo)并完成全校的檔案工作，保障學(xué)校檔案工作信息化建設(shè)朝著現(xiàn)代化、共享化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、服務(wù)化的方向發(fā)展。第二，實(shí)現(xiàn)信息共享，確保信息安全。檔案是一個(gè)學(xué)校的精神財(cái)富和文化軌跡，必須通過(guò)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)權(quán)限等安全防護(hù)措施完善檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，確保非公開(kāi)信息的安全性，實(shí)現(xiàn)財(cái)富共享與保護(hù)的“雙贏”。

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