文/徐州市食品藥品檢驗所 吳韞

一、引言

近年來，隨著科技的不斷進步和信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，科技檔案的管理已經(jīng)從僅保留原有資料發(fā)展成為基于信息化條件下的科技檔案管理。這種科技檔案信息化管理方案，主要憑借現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)或手段，不斷推動科技檔案管理工作的進行，一方面實現(xiàn)了科技檔案的數(shù)字化和資源共享，另一方面也提高了檔案事業(yè)單位的綜合運作能力，增強了其核心競爭力。因此，基于信息化條件下的科技檔案管理工作已成為大勢所趨。作為一名科技檔案的管理人員，有責(zé)任和義務(wù)及時改進科技檔案管理的技術(shù)，以充分滿足社會和事業(yè)單位發(fā)展引起的科技檔案管理需求的變化。所以，科技檔案的管理人員首先應(yīng)該具備良好的創(chuàng)新思想，通過加快信息化建設(shè)的步伐，采取切實可行的措施，促使科技檔案管理工作的進一步發(fā)展和進步，最終達到構(gòu)建檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的目的，推進檔案事業(yè)單位的科技檔案管理工作，促進科技數(shù)據(jù)、信息資料的規(guī)范有序，有利于日常管理與檢索，乃至未來進一步的應(yīng)用。

二、基于信息化條件下的科技檔案管理工作的意義

（一）科技檔案信息化管理可促進事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展，提升檔案利用的效率與效果

科技檔案的管理不僅是檔案管理的重要組成部分，還是事業(yè)單位中的一項重要技術(shù)基礎(chǔ)工作。特別是對于食品藥品檢驗單位來講，科技檔案主要是針對在食品藥品檢驗中的檢驗數(shù)據(jù)、科研、培訓(xùn)和管理活動中直接形成的資料，一方面是記錄了藥品檢驗的結(jié)果，對人民生命安全負責(zé)的歷史數(shù)據(jù)，另一方面也反映了藥檢機構(gòu)的檢驗實力和檢驗水平。從這個角度上講，事業(yè)單位的科技檔案對于指導(dǎo)地方專業(yè)類管理工作，促進相關(guān)專業(yè)發(fā)展，保障和服務(wù)民生的重要技術(shù)性資料。因此，科技檔案的管理工作在事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展中具有不可替代的地位。而科技檔案的信息化管理，就是指以事業(yè)單位的實際情況為基礎(chǔ)，充分利用計算機技術(shù)、通信技術(shù)等高新技術(shù)，對科技檔案進行全面的信息化管理和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)。科技檔案的信息化管理，不僅可以實現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；還可以將信息資源的接受、傳遞和利用等進行全面的統(tǒng)一化管理，達到資源共享的目的。

（二）科技檔案管理是事業(yè)單位信息化建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵步驟

事業(yè)單位的科技檔案信息化管理，主要依靠現(xiàn)代化的信息處理和網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)。所以，只有通過及時、有效和全面地進行科技檔案的信息化改造，才能充分簡化信息資源的開發(fā)和利用過程，才能不斷提升事業(yè)單位的生產(chǎn)管理能力和核心競爭力。而在實際的改革過程中，事業(yè)單位自身應(yīng)該及時地把握機遇，快速、高效地進行科技檔案的信息化建設(shè)和管理，才能緊跟時代步伐，為事業(yè)單位的管理、研發(fā)提供助力。以食品藥品檢驗所的科技檔案信息化管理為例，只有在最短的時間內(nèi)盡快地保管藥品檢驗的檢驗數(shù)據(jù)和結(jié)果，才能有效地使食品藥品檢驗對社會提供更為周到的服務(wù)，才能全面實現(xiàn)科技檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。因而，為了加強藥品科技檔案信息的建設(shè)，必須運用當前的科技信息化建設(shè)手段，進行全面科學(xué)的建設(shè)。

（三）科技檔案信息化管理是一項系統(tǒng)工程

雖然事業(yè)單位一般都會設(shè)置專門的科技信息管理部門，但科技信息的管理不僅僅是檔案管理部門內(nèi)部的事情，它對各部門的工作都會涉及到，是事業(yè)單位科技檔案管理的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵組成部門，是一項長期、全面、具體且系統(tǒng)的工程。而且科技檔案的信息化管理也離不開科技人才對它的推動作用。因為科技檔案管理的信息化，不僅涉及到對信息內(nèi)容的數(shù)字化和文檔處理的一體化，還涉及對電子文檔保存的技術(shù)化和開發(fā)利用的多樣化等多個方面。同時，信息化條件使得科技檔案的檢索、比對、授權(quán)使用創(chuàng)造了條件。譬如，對于市食品藥品監(jiān)督管理局和本系統(tǒng)的相關(guān)單位可以將我單位所有的藥檢檔案進行調(diào)閱，形成趨勢分析或統(tǒng)計結(jié)論，用以指導(dǎo)本區(qū)域的藥品食品發(fā)展管理。綜上所述，科技檔案信息化的建立和改造，需要在行業(yè)主管部門、科技信息管理部門發(fā)揮主導(dǎo)作用的前提下，對整個事業(yè)單位進行全面的統(tǒng)籌兼顧，才能完成。

三、科技檔案信息化管理的具體措施

（一）樹立科技檔案信息化管理的創(chuàng)新意識

首先，應(yīng)該樹立科技檔案管理的系統(tǒng)意識。隨著現(xiàn)代化辦公技術(shù)的逐漸發(fā)展，電子形式的文件和科技檔案也成為一種理所當然的發(fā)展趨勢。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，建立統(tǒng)一的科技檔案管理模式，不僅可以快速、高效地完成歸檔工作，還可以使科技檔案的保存和管理更具有安全性。除此之外，統(tǒng)一的科技檔案管理模式還能夠大大解決檔案整理方面的人力和物力的投入，將分類、立卷等實體工作全部通過電子檢索系統(tǒng)完成。其次，應(yīng)該樹立科技檔案管理的信息意識?？萍紮n案管理人員，應(yīng)該充分了解和掌握當代的信息技術(shù)，緊跟時代步伐，為科技檔案的管理工作提供質(zhì)量優(yōu)良的信息化管理服務(wù)。然后，應(yīng)該樹立科技檔案管理的法律意識。由于我國的科技檔案管理人員的法律意識普遍不高，導(dǎo)致目前的科技檔案信息化管理工作中存在著許多的違法現(xiàn)象。所以要想改變現(xiàn)狀，就必須要加強法制培訓(xùn)和教育，使管理人員樹立正確的法律意識和法制觀念，才能使科技檔案的信息化管理工作有序、健康地進行。

（二）加強科技檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)

加強科技檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)，首先要重視標準化?？萍紮n案的標準化主要涉及文件形成的科學(xué)判斷依據(jù)和標準化的管理工作兩方面內(nèi)容。具體的內(nèi)容則主要包括科技檔案的錄入、數(shù)據(jù)的備份和資源的提供及利用等。同樣以食品藥品檢驗機構(gòu)為例，就需要對業(yè)務(wù)進行梳理，對送樣和抽樣的檢測進行分類，并規(guī)定數(shù)據(jù)檔案的格式、錄入的及時性等。只有科技檔案管理的實現(xiàn)了標準化，才能充分確保信息資源傳輸、共享和開發(fā)等過程的有效實現(xiàn)。此外，要高度重視檔案信息化條件下的數(shù)據(jù)安全工作。對于開源式的數(shù)據(jù)檔案，要注意通過防火墻、物理隔離等方式防止數(shù)據(jù)丟失或泄密。對于一定密級的技術(shù)檔案，需要具有授權(quán)人員方能接觸或查閱。在技術(shù)上，可以通過授權(quán)密鑰、查詢口令等方式驗證。除此之外，還應(yīng)該充分樹立科技檔案管理的開放、改革、科技和競爭等一系列意識觀念，真正全面創(chuàng)新科技檔案的信息化管理觀念。其次要重視數(shù)字化?？萍紮n案管理的數(shù)字化也包括兩方面內(nèi)容，一是檔案內(nèi)容的數(shù)字化，二是管理工作的數(shù)字化。前者主要指通過數(shù)字代碼序列，將科技檔案的具體內(nèi)容進行數(shù)字化。后者則主要指通過對信息技術(shù)的利用，實現(xiàn)科技檔案的類型、格式和發(fā)布等一系列歸檔管理工作的數(shù)字化。最后要重視系統(tǒng)化。科技檔案管理的系統(tǒng)化，主要由科技檔案的系統(tǒng)分類和系統(tǒng)著錄構(gòu)成。系統(tǒng)性是科技檔案區(qū)別于文書檔案的最大特點。它的信息著錄就是指建立檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺。具體內(nèi)容主要包括題名、類型、密級和版本、狀態(tài)等多方面內(nèi)容。雖然信息著錄囊括的內(nèi)容非常多，但是仍然應(yīng)該確保所著錄內(nèi)容的準確性和系統(tǒng)全面性。

四、結(jié)論

科技檔案管理是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，科技檔案的信息化管理也不斷得到完善。科技檔案的信息化管理，一方面實現(xiàn)了檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，另一方面又為事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展提供了堅實的信息資源基礎(chǔ)和高效的科技檔案利用渠道。具體的實現(xiàn)措施：首先，應(yīng)該樹立科技檔案管理的系統(tǒng)意識、信息意識和法律意識；其次，則應(yīng)該加強科技檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)。這樣不僅可以提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，還能提高事業(yè)單位的核心競爭力。

[1] 邢惠杰.科技檔案管理信息化建設(shè)微探[J].魅力中國,2013(19).

[2] 劉福紅.科技檔案管理信息化建設(shè)芻議[J].中國電力教育,2012(3).

[3] 張永寬.科技檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊,2014(8).