王文武

[摘 要]檔案管理中應(yīng)用的技術(shù)越來越多，二維條碼技術(shù)就是其中一種，該技術(shù)與傳統(tǒng)的一維條碼技術(shù)相比可以容納更多的數(shù)據(jù)，但是在其應(yīng)用過程中，也需要注意不少問題，比如要選擇長期的存取格式，因?yàn)槎S條碼一旦生成，就不能更改，如果沒有進(jìn)行長期存取，文件非常容易丟失。本文介紹了二維條碼的定義，概述了該技術(shù)在檔案管理中有哪些實(shí)現(xiàn)模型，探討了該技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，希望能為二維條碼技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]二維條碼技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

檔案管理工作雖然總體上講并不復(fù)雜，但是比較繁復(fù)，需要管理人員有很大的耐心，否則非常容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，二維條碼技術(shù)的應(yīng)用，只是能夠降低出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，并不是避免所有的錯(cuò)誤的發(fā)生，因此在使用過程中，也要注意各項(xiàng)應(yīng)用環(huán)節(jié)，尤其是要事先制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以便該技術(shù)能夠與現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

一、二維條碼定義

二維條形碼能夠在工作中以橫向和縱向兩個(gè)方位同時(shí)表達(dá)需要的信息，因此能夠在很小的面積內(nèi)表達(dá)出大量信息，并且確保信息的準(zhǔn)確性。在當(dāng)前檔案管理中，二維條碼區(qū)別于傳統(tǒng)的一維條碼，是在二維的方向上以信息符號(hào)作為主要的信息存儲(chǔ)方式，是傳統(tǒng)一維條碼的飛躍性發(fā)展，同時(shí)在應(yīng)用的過程中數(shù)千個(gè)字符能夠疊加符合在同一個(gè)郵戳之中，在應(yīng)用中簡潔而廉價(jià)，受到各個(gè)企業(yè)單位的關(guān)注。

PDF417碼存儲(chǔ)空間雖然比一維條碼大得多，但也有限，只有1K左右，而且存儲(chǔ)的信息越多，尺寸越大，不利于識(shí)讀器識(shí)別。所以二維條碼只適合以件為整理單位的文書檔案，其信息較少，有可能存儲(chǔ)在二維條碼中。

二、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)模型

二維碼應(yīng)用在檔案管理中，是通過將紙張文件、元數(shù)據(jù)以及電子文件進(jìn)行封裝和拷貝在一起，通過嚴(yán)格的處理技術(shù)進(jìn)行分析，其主要的方法是通過將電子文件及其元數(shù)據(jù)的信息存儲(chǔ)于二維碼中，形成電子文件、元數(shù)據(jù)和紙張文件檔案;再通過掃描儀或者箱基將紙質(zhì)檔案掃描成為二維條碼，對(duì)掃描中所得到的二維碼進(jìn)行解碼還原，形成相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。由于檔案管理涉及的單位、軟件系統(tǒng)眾多，在生成二維條碼之前，電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為可長期存取的統(tǒng)一格式，而元數(shù)據(jù)也應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以利于在檔案管理各階段各用戶的使用。由于二維條碼一經(jīng)生成，不可更改，而元數(shù)據(jù)在文件流轉(zhuǎn)過程中不斷增加、變更，所以紙質(zhì)電子文件在流轉(zhuǎn)到新部門時(shí)，使用者（包括檔案室工作人員、檔案館工作人員）應(yīng)根據(jù)元數(shù)據(jù)的不同，將變更、增加的元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為二維條碼，附加打印在紙質(zhì)文件上。

三、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

二維條碼技術(shù)在我國發(fā)生發(fā)展已經(jīng)很多年了，其應(yīng)用范圍越來越廣泛，因其簡便性，也逐漸的被應(yīng)用在檔案管理中，而且應(yīng)用效果非常好，但是其在檔案管理中應(yīng)用，需要注意很多問題，其中最主要的就是三方面：

1、選擇存取格式

檔案管理的存取格式有很多種，無論選擇哪一種都要注意要轉(zhuǎn)換成長期存取格式，這主要是因?yàn)槎S條碼具有不可更改性，一旦形成了相應(yīng)的條碼就不能再更改，而如果格式并不是長期的存取模式，非常容易流失文件，造成嚴(yán)重后果，因此這成為使用二維條碼技術(shù)的關(guān)鍵。

2、制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

一般情況下只有電子檔案管理才能夠使用二維條碼技術(shù)，這種技術(shù)既能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的儲(chǔ)存，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享，是非常好的一種載體，但是要做到這些前提就是制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，不能任意為之。而之所以要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)主要是因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)非常多，各個(gè)系統(tǒng)之間需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換，否則難以實(shí)現(xiàn)檔案的正常的電子化管理。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)，檔案也很難實(shí)現(xiàn)共享，因此制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)使用二維條碼技術(shù)來說也十分重要。但是在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，不能違背相應(yīng)的國家規(guī)定，有些具體的標(biāo)準(zhǔn)國家已經(jīng)制定出來，只要按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行即可。制定標(biāo)準(zhǔn)要遵循兩條原則，一是通用原則，二是易用原則，通用主要是能夠適應(yīng)更大的范圍，而易用主要是簡便，不能因?yàn)槎S條碼技術(shù)的使用而使電子檔案管理更加麻煩，這樣反而得不償失。另外，因?yàn)槎S條碼有一定的容量，因此需要對(duì)其存儲(chǔ)元數(shù)進(jìn)行簡練的處理。一般情況下，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，所選擇的數(shù)據(jù)元素都具有通用性以及基礎(chǔ)性的特點(diǎn)。

3、完善相應(yīng)的管理系統(tǒng)

二維條碼技術(shù)的使用，最需要解決就是與現(xiàn)行應(yīng)用的系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，以解決用戶面臨的實(shí)際問題。目前所使用的二維條碼技術(shù)主要是識(shí)讀技術(shù)，而使用的重點(diǎn)就是與目前的系統(tǒng)進(jìn)行融合。為了更加的做好融合工作，應(yīng)該從以下入手：

第一，建立測(cè)試平臺(tái)，檔案管理中所使用的各種軟件以及硬件能否達(dá)到要求，只有通過相關(guān)的平臺(tái)測(cè)試，這些軟件以及硬件才能進(jìn)入市場(chǎng)，否則一概清除。一般情況下，使用該平臺(tái)的部門是專門的檔案管理部門，因?yàn)闄n案管理部門儲(chǔ)存各種文件，尤其是非常重要的文件，如果儲(chǔ)存檔案的相關(guān)軟硬件出現(xiàn)問題，其后果十分嚴(yán)重，需要格外注意。

第二，做好文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作。目前不僅檔案管理部門使用條碼技術(shù)，很多的行業(yè)和領(lǐng)域都使用該技術(shù)，但是傳統(tǒng)的一維條碼技術(shù)資源長度有限，已經(jīng)不能適應(yīng)各行業(yè)的發(fā)展，因此，形成二維條碼技術(shù)，但是要想將該技術(shù)的功能發(fā)揮到最大，也需要對(duì)其系統(tǒng)進(jìn)行功能設(shè)計(jì)。其設(shè)計(jì)主要針對(duì)以下兩方面，一是生成正式文件，將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式并與著錄信息一起轉(zhuǎn)換為二維條碼，再加入到電子文件的棚應(yīng)位置，最終生成正式的帶有二維條碼的紙質(zhì)文件。為保證著錄信息的準(zhǔn)確完整、文件信息的長期可讀，應(yīng)將以上流程設(shè)計(jì)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無法進(jìn)入下一個(gè)流程;另一個(gè)是收文登記，利用二維條碼的識(shí)讀技術(shù)，自動(dòng)采集電子文件及其著錄信息，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高效率與質(zhì)量，在管理上實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的合拍與一致。

四、結(jié)語

綜上所述，可知二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用的確起到了非常大的作用，簡化了檔案管理工作的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理工作的效率，如果能夠在使用中多加注意容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，其作用將會(huì)更加明顯。

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