陳慧麗

（南京曉莊學(xué)院 外國語學(xué)院，江蘇 南京 211171）

高校二級學(xué)院教務(wù)秘書工作探析

陳慧麗

（南京曉莊學(xué)院 外國語學(xué)院，江蘇 南京 211171）

在實施二級教務(wù)管理的高等院校，二級學(xué)院的教務(wù)秘書作為學(xué)校最基層和一線的教學(xué)管理者，在學(xué)院的教學(xué)管理中具有十分重要的作用，其工作直接關(guān)系到二級學(xué)院教學(xué)的正常運行和學(xué)生的切身利益。本文對二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作特點和應(yīng)具備的能力進行闡述，并對如何提高其工作效率提出建議。

二級學(xué)院 教務(wù)秘書 工作效率

高校工作的核心是人才的培養(yǎng)，而良好的教學(xué)運行秩序則是人才培養(yǎng)的基本保障。學(xué)校教務(wù)處作為高校的教學(xué)管理部門，通過領(lǐng)導(dǎo)二級學(xué)院教務(wù)辦開展具體的工作保障整個學(xué)校教學(xué)工作的正常運行。因而，二級學(xué)院的教務(wù)秘書是在學(xué)校教務(wù)處和院系的雙重領(lǐng)導(dǎo)下組織和安排本學(xué)院的教學(xué)事務(wù)，他們不僅是院系的教學(xué)管理人員，更是教學(xué)的服務(wù)人員。

一、二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作特點

1.繁瑣性。二級學(xué)院的教務(wù)秘書直接服務(wù)于學(xué)生和一線教師，工作中所涉及的內(nèi)容可謂事無巨細，以筆者所在的南京曉莊學(xué)院外國語學(xué)院為例，教務(wù)辦的內(nèi)容就涉及培養(yǎng)方案制訂，教學(xué)計劃變更，教學(xué)任務(wù)的制作和分配，排課，教師的調(diào)停補課，工作量的核算，教材征訂，學(xué)生的退/選課，學(xué)生學(xué)籍的管理，考試的安排及成績處理，學(xué)生重修、補考，專業(yè)等級考試，各種競賽，學(xué)生評教，畢業(yè)實習(xí)和論文等工作。這些內(nèi)容涉及教學(xué)過程的各個方面，非?，嵥椋蟮揭粋€專業(yè)培養(yǎng)方案的制訂，小到一個學(xué)生的退/選課，都需要二級學(xué)院教務(wù)秘書的親自參與。

2.原則性。教學(xué)是學(xué)校工作的根本任務(wù)，教學(xué)中所涉及的每項工作都是非常嚴肅的事情。作為政策直接執(zhí)行者的二級學(xué)院教務(wù)秘書，所做的每項工作都要堅持學(xué)校教務(wù)處的教學(xué)管理規(guī)章制度。以筆者所在的南京曉莊學(xué)院為例，僅在課務(wù)管理上，為了優(yōu)化課務(wù)安排，學(xué)校教務(wù)處要求各學(xué)院實施分段教學(xué)，核心課程安排在1～18周，其他課程安排在1～14周，15～18周集中安排相關(guān)實訓(xùn)、實習(xí)、實驗等實踐教學(xué)課程及上學(xué)期組班重修課程的教學(xué)；又因為2014年實行的是大類招生，因而2014級周三下午和周五安排大類平臺的選修課程；為了保證教學(xué)質(zhì)量，同一門課程如在一周內(nèi)有兩次課，在同一教學(xué)班開設(shè)的時間至少間隔一天，同一天不得安排同一教師連續(xù)6節(jié)課……二級學(xué)院的教務(wù)秘書在排課過程中都要遵循這些原則，不然整個學(xué)校的排課將混亂，進而影響學(xué)生的選課和整個學(xué)校的教學(xué)秩序。

3.規(guī)律性。二級學(xué)院的教務(wù)秘書兼具管理者和服務(wù)者的雙重角色，工作內(nèi)容雖然事無巨細，但部分工作內(nèi)容還是有一定的規(guī)律性。例如教學(xué)任務(wù)的分配，班級課表的制定，教學(xué)任務(wù)書和教材征訂，等等，都是在每學(xué)期的期末進行，掌握規(guī)律，就可以提前準備并做好各班級的教學(xué)任務(wù)，方便教研室主任配課，也可以提前跟上課老師了解哪門課需要訂教材，等等。還有學(xué)校教務(wù)處組織的期初、期中、期末教學(xué)檢查，每次的檢查重點也基本一致，掌握規(guī)律，可以做到提前準備，有條不紊地開展工作。

二、二級學(xué)院教務(wù)秘書應(yīng)具備的能力

1.良好的溝通和協(xié)調(diào)能力。二級學(xué)院的教務(wù)秘書與學(xué)校教務(wù)處和各兄弟院系都有密切聯(lián)系。對于學(xué)校教務(wù)處，他們要負責(zé)配合與傳達學(xué)校在教學(xué)管理上的相關(guān)政策，并結(jié)合自己學(xué)院的特殊情況與學(xué)校教務(wù)處進行溝通，“因院系制宜”協(xié)調(diào)出適合各學(xué)院的實施辦法；對于兄弟院系，排課時會涉及教室的使用和老師上課時間的協(xié)調(diào)，更要進行及時有效溝通，提高工作效率，減少不必要的麻煩。另外，作為本院系具體教務(wù)工作的管理者和服務(wù)者，更應(yīng)該及時了解老師的上課需求和學(xué)生對老師上課意見的反饋，及時溝通雙方，達到更好的教學(xué)效果。

2.較好的心理素質(zhì)和應(yīng)變能力。教務(wù)秘書是高校中的高危角色，稍有松懈便容易釀成教學(xué)事故。例如排課，既要遵守教務(wù)處訂下的規(guī)則，又要考慮本院系教師的具體情況，有時即便付出了很多，也難得到雙方的認可，所以二級學(xué)院的教務(wù)秘書一定要具備較好的心理素質(zhì)，盡心盡力把工作做好。另外，每個學(xué)期都會遇到一些突發(fā)事件，比如老師臨時生病不能來上課，都需要沉著應(yīng)對，及時通知學(xué)生并上報教務(wù)處。

3.高度的責(zé)任心和服務(wù)意識。教務(wù)秘書工作繁瑣，又與一線教學(xué)密切相關(guān)，所謂“教學(xué)無小事”，應(yīng)本著“干一行，愛一行”的工作熱情，愛崗敬業(yè)，認真細致，時刻提醒自己不能疏忽，因為自己的一個小疏忽就可能帶來教學(xué)事故。要本著高度的責(zé)任心為院系的教師和學(xué)生做好服務(wù)工作。

4.不斷創(chuàng)新的意識和開拓能力。隨著信息化的發(fā)展，各高校也紛紛在建設(shè)信息化校園，筆者所在的南京曉莊學(xué)院教務(wù)處也與時俱進建設(shè)了教務(wù)信息管理新系統(tǒng)，排課，選課，教室借用等都可以在新系統(tǒng)上完成，這就不需要像過去一樣每一項都要填寫紙質(zhì)材料并要院系領(lǐng)導(dǎo)簽字后再送到學(xué)校教務(wù)處了，而隨著飛信、微信等的廣泛應(yīng)用，與學(xué)生的聯(lián)系也都可以通過這些方式進行……這些改變都需要教務(wù)秘書自身要有創(chuàng)新意識和積極開拓進取的能力，不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，優(yōu)化工作方法，提高工作效率。

三、對提高二級學(xué)院教務(wù)秘書工作效率的建議

正是因為高校二級學(xué)院教務(wù)工作具有繁瑣性、原則性和規(guī)律性，所以他們的工作也是有據(jù)可依的，把握了這些，便有利于提高其工作效率。

1.學(xué)校政策的堅定性。總的來說，二級學(xué)院的教務(wù)秘書是在學(xué)校教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)下開展教學(xué)工作的，他們以學(xué)校的教學(xué)管理政策、文件為依據(jù)在二級學(xué)院開展教務(wù)工作，所以作為其上級的學(xué)校教務(wù)部門一定要有嚴格、堅定的政策。就如排課，如果這學(xué)期實施了分段教學(xué)，下學(xué)期又有了新的變化，或者說本學(xué)期對老師排課的時間沒有限定，下學(xué)期又有了限制，那么這些變動的政策都可能否定教務(wù)秘書提前所做的工作，造成同一件事情重復(fù)勞動，多做了許多無用功，所以學(xué)校教務(wù)部門政策的堅定性是二級學(xué)院教務(wù)秘書提高工作效率的前提和基礎(chǔ)。

2.教務(wù)秘書個人素質(zhì)的提高。二級學(xué)院的教務(wù)秘書要為教師和學(xué)生提供各種服務(wù)，如果能不斷提高自己的溝通和協(xié)調(diào)能力，就能事半功倍地解決問題；同樣，如果具有預(yù)見性和前瞻性，就能提前準備一些有規(guī)律性的工作，將繁瑣的日常工作有條不紊地開展好，也可以實現(xiàn)有限時間的最大化利用。可見，教務(wù)秘書個人素質(zhì)的提高是提高其工作效率的直接因素。

3.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的支持與現(xiàn)代科技手段的應(yīng)用。二級學(xué)院的教務(wù)秘書受學(xué)校教務(wù)部門和院系的雙重領(lǐng)導(dǎo)，各個學(xué)院的具體情況不完全相同，學(xué)校教務(wù)部門一些指導(dǎo)政策在實施時需靈活應(yīng)變，使得教學(xué)更適應(yīng)各學(xué)院的情況，這就需要有院系領(lǐng)導(dǎo)的支持。而隨著飛信、微信的廣泛應(yīng)用，教務(wù)秘書在溝通師生的過程中也可以減少相對傳統(tǒng)的一對一的電話聯(lián)系方式，可以同時一對多地溝通，大大減少時間，提高工作效率，所以院系領(lǐng)導(dǎo)的支持和現(xiàn)代科技手段的應(yīng)用是二級學(xué)院教務(wù)秘書提高工作效率的重要保障。

四、結(jié)語

二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作是瑣碎和復(fù)雜的，在高校的教學(xué)管理中具有不可替代的重要地位，所以，建設(shè)一支高效的教務(wù)秘書團隊，有利于整個學(xué)校教學(xué)工作的順利開展。掌握了其工作特點，認識到其工作的重要性，學(xué)校應(yīng)重視二級學(xué)院教務(wù)秘書的發(fā)展，為其提供培訓(xùn)和提升的機會，而教務(wù)秘書自身也要在不斷為師生服務(wù)中提高自身綜合素質(zhì)，不斷提高工作能力和工作效率，盡己所能為學(xué)校的教學(xué)發(fā)展盡一份力。

［1］胡國強.試論高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用［J］.東北財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2011（4）.

［2］李永菊，李彥，雷洪敏.淺析高校教務(wù)秘書的素質(zhì)與教務(wù)工作的關(guān)系［J］.南昌教育學(xué)院學(xué)報，2013（28）.