格日樂

核工業(yè)二〇八大隊(duì) 包頭 014010

地質(zhì)檔案管理工作思考

格日樂

核工業(yè)二〇八大隊(duì) 包頭 014010

我國目前地質(zhì)礦業(yè)迅速發(fā)展，地質(zhì)勘探發(fā)生了前所未有的變化。這些變化給地質(zhì)檔案工作提出了新的要求，增添了許多新的內(nèi)容，使得地質(zhì)檔案工作的面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。因此，結(jié)合目前檔案工作中最新的理論和方法，對原有的地質(zhì)檔案進(jìn)行開發(fā)利用，對缺損地質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)，從而達(dá)到地質(zhì)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。本文從地質(zhì)檔案資料管理工作的現(xiàn)狀入手進(jìn)行論述，在此基礎(chǔ)上分析了目前地質(zhì)檔案管理工作中所存在的問題，依據(jù)存在的問題和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的新方向，提出了綜合性的建議。

地質(zhì)檔案；管理；存在問題；改善建議

地質(zhì)檔案資料是在地質(zhì)勘探、開發(fā)過程中形成的所有資料的綜合，實(shí)驗(yàn)與研究工作的最真實(shí)最全面的歷史記錄，是不可再生性的資源。地質(zhì)檔案資料也是廣大的地質(zhì)工作者辛勤勞動的重要體現(xiàn)，是地質(zhì)勘查技術(shù)服務(wù)于社會，是地質(zhì)找礦工作獲得的重要基礎(chǔ)性的信息資源之一，是我們進(jìn)一步開展地質(zhì)工作不可或缺的重要依據(jù)之一。由此可見，地質(zhì)檔案資料具備了地質(zhì)工作經(jīng)驗(yàn)的可比性，所收集的材料可再用性以及效用增益性特征。由于地質(zhì)資料形成過程的成本相對其他資料而言偏高，但是其應(yīng)用范圍卻相對要廣一些，不僅僅能夠反復(fù)的利用，還具備了其他資料所不具備的巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

新中國成立之后，國家累計(jì)投入到地質(zhì)勘探方面的費(fèi)用以達(dá)到6445.6億元之多，由此形成了涉及面廣、內(nèi)容豐富的地質(zhì)資料。這些資料中蘊(yùn)藏著巨大的、潛在的價值，對它的開發(fā)、利用和存儲保管可以被看作是為為國、為民所做出不可忽視的貢獻(xiàn)。因此，我們應(yīng)該開始重視對地質(zhì)檔案資料的保護(hù)和利用。21世紀(jì)的是信息化、數(shù)字化為主導(dǎo)的時代，地質(zhì)資料數(shù)字化則成為地質(zhì)檔案管理工作一項(xiàng)重要的工作，成為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一項(xiàng)重要的信息資源。因此，對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)、利用和存儲使其能夠更好地發(fā)揮作用，服務(wù)于社會，已成為當(dāng)今地質(zhì)檔案管理工作的一大趨勢。

一、地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

地質(zhì)檔案管理工作應(yīng)遵循檔案管理工作的原則，不斷加強(qiáng)管理、搞好信息服務(wù)；統(tǒng)籌規(guī)劃、重點(diǎn)突出；完善制度、規(guī)范運(yùn)作；開發(fā)利用、保障安全，開展檔案、科技情報信息資源為地質(zhì)找礦服務(wù)。關(guān)于地質(zhì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，主要從管理機(jī)制、業(yè)務(wù)建設(shè)、安全體系等三點(diǎn)進(jìn)行了分析，同時提出了地質(zhì)檔案管理工作中存在的問題。

（一）管理機(jī)制的建設(shè)

規(guī)范的制度建設(shè)是完成工作的保證。“十二五”時期，中國核工業(yè)集團(tuán)核地質(zhì)檔案館承擔(dān)了全國放射性地質(zhì)成果檔案、原本檔案和實(shí)物檔案管理的工作任務(wù)。核工業(yè)二〇八大隊(duì)檔案科作為核工業(yè)地質(zhì)局放射性礦產(chǎn)成果、原始和實(shí)物委托保管的下屬單位，責(zé)任重大，任務(wù)繁重。因此，在深入學(xué)習(xí)檔案法的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位工作實(shí)際，在原有的收集、整理、立卷、歸檔、保管、借閱、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等現(xiàn)代檔案管理的規(guī)章制度、工作細(xì)則、崗位責(zé)任制的基礎(chǔ)上，分門別類整理和查找檔案管理制度的缺陷和遺漏，進(jìn)行了檔案管理制度匯編，新增《核工業(yè)二〇八大隊(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《核工業(yè)二〇八大隊(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》、《核工業(yè)二〇八大隊(duì)聲像檔案管理辦法》、《核工業(yè)二〇八大隊(duì)設(shè)備儀器檔案資料管理規(guī)定》等制度。通過匯編，我們修訂和完善了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，用制度建設(shè)促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展，形成一切按規(guī)程規(guī)范辦事，一切用規(guī)程規(guī)范要求的良好氛圍，在日常工作中做到有法可依、有章可循，確保了核地質(zhì)檔案管理制度在核地質(zhì)檔案業(yè)務(wù)流程中不留空白。

（二）業(yè)務(wù)建設(shè)

地質(zhì)檔案硬件方面需要完善庫房設(shè)施，加強(qiáng)了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在過去的幾年里，檔案館實(shí)現(xiàn)檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三分開，標(biāo)準(zhǔn)擺放檔案密集架保管并配備防磁柜、空調(diào)、刻錄機(jī)、電腦、溫濕度計(jì)、防光窗簾等設(shè)備設(shè)施。近幾年隨著地質(zhì)任務(wù)工作量和館藏資料的日益劇增，鑒于檔案用房和檔案裝具不足的情況，檔案館工作人員積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門反映情況，提出建議和要求及實(shí)施方案等，完成了檔案庫房增容的改造擴(kuò)建任務(wù)，增添了檔案裝具，完成庫房溫、濕度自動控制和庫房電子門禁監(jiān)管系統(tǒng)的安裝，并將檔案管理的相關(guān)制度上墻。檔案基礎(chǔ)設(shè)施得到較大改善，不僅滿足了檔案工作需要，而且實(shí)現(xiàn)了檔案用房節(jié)能、環(huán)保、美觀、協(xié)調(diào)和安全。

軟件方面則以提供檔案資料利用服務(wù)為目的，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案收集、整理、鑒定、保管、借閱利用、編研、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作。在日常工作中，檔案人員隨時進(jìn)行地質(zhì)科研、文書、會計(jì)、基建等檔案的收集和整理，分門別類的進(jìn)行分類和歸檔工作，以此保證所歸檔的文件材料即完整又準(zhǔn)確，具備系統(tǒng)性、完整性等特征。除此之外，檔案管理人員做好檔案工作的后期統(tǒng)計(jì)、匯交等工作，同時，要對各類檔案的庫存情況、接收情況、銷毀情況、利用情況等進(jìn)行登記，要準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù)，以備使用。

（三）安全體系建設(shè)，提升檔案安全保障能力

安全保密方面嚴(yán)格執(zhí)行保密法、檔案法、《保密制度》、《借閱制度》管理單位地質(zhì)科技檔案。在對檔案實(shí)體管理的同時,強(qiáng)調(diào)檔案信息安全保密工作，加強(qiáng)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全，防止泄密事件發(fā)生。按照保密資格二級認(rèn)證要求，建立本單位1∶20萬區(qū)域地質(zhì)圖、各種比例尺地形圖、地質(zhì)科研、文書、基建項(xiàng)目、參考資料以及光盤檔案的涉密載體臺賬。在接待工作中，嚴(yán)格執(zhí)行各個規(guī)定和要求。并且靈活地做好利用工作，較好地處理了利用與被利用的關(guān)系。既處理好單位間的關(guān)系，又不損害本隊(duì)利益，維護(hù)了單位的權(quán)益。

二、地質(zhì)檔案管理工作中存在的問題

長期以來地勘單位地質(zhì)檔案管理與利用還存在諸多不盡人意的地方，除了受經(jīng)濟(jì)條件、科技發(fā)展水平、管理理念等因素的制約以外，筆者認(rèn)為還有在以下兩個方面存在問題。

首先，檔案現(xiàn)代化管理水平有待提高。隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及和大量電子文件信息化，采用計(jì)算機(jī)管理檔案、進(jìn)行查閱、利用和存儲檔案信息資源，勢必使地質(zhì)檔案管理工作逐步向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。目前，我們核地質(zhì)系統(tǒng)檔案管理同核電等其他系統(tǒng)相比較，在現(xiàn)代化管理進(jìn)程方面差距很大，缺少統(tǒng)一和必要的檔案業(yè)務(wù)管理軟件；檔案信息電子化也僅局限于目錄檢索這一層次。

其次，檔案管理人員整體素質(zhì)相對低下。長期以來，檔案管理工作給人們留下了“拿鋼筆抄一抄、用漿糊粘一粘、拿繩子扎一扎”的刻板印象，甚至被一些人認(rèn)為是“老大媽才會干的活兒”，這樣的標(biāo)簽使得大眾對檔案工作不重視，專業(yè)的、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人不愿意到檔案部門“養(yǎng)老”，這樣的錯誤認(rèn)識導(dǎo)致檔案管理人才配備出現(xiàn)嚴(yán)重的問題，出現(xiàn)了檔案管理人員整體素質(zhì)不高的現(xiàn)象。目前，許多檔案管理部門的檔案管理人員文化程度相對偏低，其中絕大部分人員沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案管理方面的專業(yè)知識，缺乏檔案、地質(zhì)、計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識，只是安于現(xiàn)狀，對檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)缺乏興趣，“做一天和尚撞一天鐘”，懶于學(xué)習(xí)，對業(yè)務(wù)即不熟也不精，計(jì)算機(jī)操作技能僅限于簡單的步驟，操作能力不強(qiáng)給地質(zhì)檔案管理與利用帶來不良影響。因此，地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)需要專業(yè)能力強(qiáng)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力強(qiáng)又有地質(zhì)勘探方面的知識的人才。

三、加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理與利用的建議

筆者認(rèn)為，在今后的工作中逐漸建立檔案數(shù)據(jù)庫或信息庫，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為所需的用戶提供便捷的服務(wù)，可提高效率和地質(zhì)檔案的利用率，把地質(zhì)檔案工作逐步地引向現(xiàn)代化發(fā)展的軌道。針對本單位檔案特點(diǎn)本人建議從以下四方面著手：

（一）加快地質(zhì)數(shù)據(jù)資源建設(shè)

地質(zhì)檔案最為突出的一個特征是，類型多樣，信息海量。所以，加快地質(zhì)數(shù)據(jù)資源建設(shè)需要完成主要資源的數(shù)字化原始積累，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索檔案，保管檔案。因此，要求檔案管理人員做好電子檔案的收集、管理、保存等工作，保證電子文檔的完整性。開展地質(zhì)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，必須開展必要的地質(zhì)檔案數(shù)字化工作，以檔案科為中心建成一個檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系，使檔案信息資源能夠得到合理有效的配置，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源共享。例如，在本單位的局域網(wǎng)上公開一部分不涉密的檔案目錄，方便所需者查詢和檢索；同時，檔案管理部門與相關(guān)的宣傳部門相互配合，將本單位重大活動中形成的照片、錄像等及時歸檔，建立屬于本單位的視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于將來的宣傳和利用。更為深層次上講，地質(zhì)檔案管理部門可建立“成果報告圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫”，“鉆孔地質(zhì)數(shù)據(jù)庫”和“物探測井?dāng)?shù)據(jù)庫”等數(shù)據(jù)庫及服務(wù)系統(tǒng)。

（二）嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化

地質(zhì)勘查單位必須按照我國《檔案法》的相關(guān)條例，嚴(yán)格遵守《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》和《原始地質(zhì)資料歸檔規(guī)則》等相關(guān)工作準(zhǔn)則要求，對地質(zhì)檔案要工作認(rèn)真、細(xì)致、負(fù)責(zé)，檔案管理人員從接收檔案開始，認(rèn)真把關(guān)，對其進(jìn)行整理和鑒定，妥善保管，檔案管理部分更是要將地質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的、規(guī)范化的管理，嚴(yán)格控制任何一個環(huán)節(jié)的疏漏，造成不必要損失。

首先，檔案管理人員要把好檔案收集和歸檔的大關(guān)。地質(zhì)工作的特殊性使得每一項(xiàng)地質(zhì)項(xiàng)目，從立項(xiàng)開始經(jīng)歷著設(shè)計(jì)，到野外的實(shí)地勘查，資料的匯總和整理以及最后勘探成果的報告編寫和審查驗(yàn)收等內(nèi)容，在這個過程中所形成的材料，就是“地質(zhì)檔案”。因此，要嚴(yán)格按照“從一而終”的原則，誰負(fù)責(zé)的項(xiàng)目就由誰來立卷歸檔。這樣做的主要目的是責(zé)任到人，明確每個項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人就是他所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目檔案歸檔的第一責(zé)任人，由他來負(fù)責(zé)將他所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的資料整理歸檔之后完整及時的移交給所在單位的檔案部門。而檔案管理工作人員接手檔案時要嚴(yán)格對照標(biāo)準(zhǔn)做好入庫前的審查工作，徹底改變以往的“你交什么我就收什么”工作態(tài)度，從過去被動局面的局面變?yōu)橹鲃樱瑢ψ约核邮值臋n案做到心中有數(shù)，形成一個雙向的制約機(jī)制，由過去的難控變?yōu)榭煽?，確保歸檔資料的完整性和案卷質(zhì)量的過硬性。

其次，檔案管理人員要把好檔案的整理和保管的大關(guān)。檔案管理人員按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集好的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、聲像等資料，進(jìn)行科學(xué)的整理分類，做好分類、排列、裝訂、編號、編目、裝盒等程序。與此同時妥善保存整理好的資料，定期進(jìn)行檢查，對一些有破損情況或有問題的檔案進(jìn)行二次的整理，能修復(fù)的進(jìn)行修復(fù)，能復(fù)制的進(jìn)行復(fù)制，爭取做到每一份兒檔案都是完整無缺的。對一些有存儲價值的電子文檔資料的進(jìn)行處理時，也要嚴(yán)格遵守電子檔案管理規(guī)則和準(zhǔn)則行事，不可擅自篡改或隨意保存。檔案管理人員要善于利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備來做好檔案的登記工作，將庫存檔案的目錄以及其他相關(guān)的信息進(jìn)行登記，確保庫存檔案與目錄信息相吻合，實(shí)現(xiàn)檢索便捷，提高檔案的利用率。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

隨著檔案管理工作不斷向著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，對檔案管理人員提出了更高的要求。不再是喝喝茶看看報紙那么簡單，要求檔案管理人員要檔案管理所需要的專業(yè)知識，還要求檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。因此，地質(zhì)勘查的相關(guān)單位要把狠抓檔案工作人員綜合素質(zhì)作為一項(xiàng)長期的工作來重視。

首先，引導(dǎo)和鼓勵檔案管理人員成為一名業(yè)務(wù)能力過硬的復(fù)合型的人才。檔案管理人員不僅僅充實(shí)自己的專業(yè)知識，還要主動學(xué)習(xí)地質(zhì)方面的相關(guān)知識，做一名既懂得地質(zhì)方面的知識又有過硬的檔案專業(yè)知識，同時能夠熟練信息化技術(shù)的現(xiàn)代檔案管理人才。除了個人努力提高以外，地質(zhì)勘查相關(guān)單位也積極開展各項(xiàng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)深造的機(jī)會，為檔案管理人員再學(xué)習(xí)和再深造提供便利條件。甚至，可以給予一定的物質(zhì)方面的獎勵，調(diào)動人們的積極性和主動性，形成一個良好的氛圍，能夠?yàn)榈刭|(zhì)工作提供科學(xué)周到的服務(wù)。其次，需要不斷提高檔案管理人員的數(shù)字化水平。地質(zhì)管理的相關(guān)單位為了實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案全面數(shù)字化管理，需要不斷地提高地質(zhì)檔案管理人員的信息化服務(wù)水平。地質(zhì)勘查單位要根據(jù)工作的需要，組織檔案管理人員參加有關(guān)數(shù)字化培訓(xùn)，學(xué)習(xí)錄入技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)方面的知識，使檔案管理人員能夠熟練地使用相關(guān)軟件，建立起本單位的目錄檢索數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。建立了檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫之后，檔案管理人員根據(jù)廣大借閱者的要求，及時迅速、準(zhǔn)確無誤地為借閱者提供所需要的檔案。而全文數(shù)據(jù)庫的建立對地質(zhì)檔案工作而言至關(guān)重要，利用現(xiàn)代化傳媒手段收集信息，采用掃描和拍攝等的方法將紙質(zhì)版的檔案資料錄入計(jì)算機(jī)里，建立相應(yīng)的文檔號，使得查閱檔案更為便捷。檔案查閱者只需輸入檔案的電子文檔號即可查閱到所需要的檔案，不再像過去一樣一個個地翻閱舊的紙質(zhì)版的檔案，使紙質(zhì)的檔案壽命延長。因此，目錄檢索數(shù)據(jù)庫的健全和全文數(shù)據(jù)庫的建立都對檔案管理人員提出了新的要求，要求檔案管理人員要熟練地掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理工作全面數(shù)字化。

（四）提升服務(wù)水平，促進(jìn)地質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用

地質(zhì)檔案工作中保存地質(zhì)檔案是手段，而對地質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用才是其最終目的。一些地勘單位集存了數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富的地質(zhì)檔案，這不僅僅可以為我國礦業(yè)的勘探、開發(fā)以及地質(zhì)災(zāi)害預(yù)防和治理工作所利用，甚至地質(zhì)檔案中所蘊(yùn)藏的信息成為下一步開展有關(guān)方面的工作起到不可忽視的重要參考依據(jù)。但是，如果如此龐大的、內(nèi)容豐富的檔案資料在庫房中“沉睡”，就沒有任何意義，無法發(fā)揮其作用了。為此，檔案工作應(yīng)該從被動為查詢資料者服務(wù)轉(zhuǎn)向積極主動為地質(zhì)工作提供全面信息資料，通過對已有的地質(zhì)檔案的研究和開發(fā)，充分地挖掘出其二次開發(fā)利用的價值，提高地質(zhì)檔案的利用水平。

總之，堅(jiān)持地質(zhì)檔案管理工作的信息化建設(shè)，是地勘部分首要的任務(wù)之一。檔案管理人員與檔案利用者要充分的挖掘出地質(zhì)檔案的價值，加大二次開發(fā)和利用的力度，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理工作邁向科學(xué)化、規(guī)范化的道路，為地質(zhì)檔案管理工作“添磚加瓦”。

綜上所述，想要做好地質(zhì)檔案管理的開發(fā)利用工作,就要從自身做起，認(rèn)真對待地質(zhì)檔案管理工作。在地質(zhì)檔案管理工作中，要經(jīng)常去總結(jié)工作中的表現(xiàn)，對于好的一方面、有進(jìn)步的地方要繼續(xù)保持，對工作中存在的問題，要及時發(fā)現(xiàn)，并且要想辦法解決出現(xiàn)的問題。當(dāng)前，我們需要重視起地質(zhì)檔案的管理工作，需要我們加大力度進(jìn)行投入，從而改善地質(zhì)檔案存儲的庫藏條件，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加快地質(zhì)檔案信息化的建設(shè)，提升服務(wù)水平，促進(jìn)地質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用。

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