杜德康

（吉林省疾病預(yù)防控制中心，長春 130062）

疾控中心衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理計(jì)算機(jī)化趨勢研究

杜德康

（吉林省疾病預(yù)防控制中心，長春 130062）

在衛(wèi)生防病、衛(wèi)生監(jiān)督體制改革不斷推進(jìn)的背景下，疾控中心的管理工作面臨了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。作為疾控中心管理工作中必不可缺的重要內(nèi)容，衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案的管理迫切需要做出相應(yīng)的改革，將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。本文將在分析疾控中心衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)其計(jì)算機(jī)化管理模式，進(jìn)一步總結(jié)其中存在的不足并提出展望，以供參考。

疾控中心；衛(wèi)生業(yè)務(wù)；檔案管理；計(jì)算機(jī)化

疾控中心是政府組建而成，負(fù)責(zé)國家級疾病防控和公共衛(wèi)生管理服務(wù)的公益性事業(yè)單位，其工作始終堅(jiān)持以人才為根本并將疾控作為中心，在我國的疾病防控、研究中占有重要地位。各級疾控中心每年會產(chǎn)生數(shù)量龐大的衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案資料，做好這些檔案的管理工作可為我國疾病防控事業(yè)的健康和持續(xù)發(fā)展奠定可靠的基礎(chǔ)。伴隨著信息化進(jìn)程的逐步推進(jìn)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到疾控中心的衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理工作中成為重要趨勢。

1　疾控中心衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

疾控中心通常包括病媒防治、衛(wèi)生檢驗(yàn)、傳染病預(yù)防控制、結(jié)核病預(yù)防控制、慢性病預(yù)防控制、財(cái)務(wù)室、人事部以及中心辦公室等科室，一般檔案室多設(shè)在辦公室當(dāng)中，并由一名檔案管理員進(jìn)行管理。一些疾控中心還會在各個科室分派兼職檔案員來配合、協(xié)助檔案管理員完成工作。

對于中心檔案室與業(yè)務(wù)科室而言，兩者因工作出發(fā)點(diǎn)存在差異而使得其對檔案管理工作提出了不同要求，業(yè)務(wù)科室往往希望檔案的歸檔與管理能夠?yàn)樽陨淼碾S時查閱和開展條系工作提供便利，中心檔案室則主要以確保所歸檔資料同原有資料數(shù)據(jù)間保持完整性、一致性為工作任務(wù)。對此，很多疾控中心為了滿足不同科室的檔案需求，往往將檔案歸檔工作分成兩個部分。一方面，由各個科室對平時的相應(yīng)資料檔案做出自行收集與管理，根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門、檔案室的具體要求建立起各個檔案預(yù)立卷；另一方面，檔案室的檔案員在年底時統(tǒng)一把各個科室的預(yù)立卷集中起來，并重新建立起正式的檔案目錄，進(jìn)行集中的歸檔和管理。這一模式雖然能夠在一定程度上滿足業(yè)務(wù)科室、檔案室雙方的需求，然而檔案的即時調(diào)閱卻面臨不便。

2　衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案計(jì)算機(jī)化管理模式的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

2.1計(jì)算機(jī)化管理模式的設(shè)計(jì)

從檔案室、業(yè)務(wù)科室的不同需求出發(fā)，在計(jì)算機(jī)化管理模式的設(shè)計(jì)中把歸檔的資料目錄分為了“專業(yè)業(yè)務(wù)檔案”“日常檔案”這兩個部分。其中，專業(yè)業(yè)務(wù)檔案主要結(jié)合各個科室的具體工作條系安排進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，細(xì)分為工作報表、檢測數(shù)據(jù)、宣傳培訓(xùn)、科研工作、專項(xiàng)工作以及計(jì)劃小結(jié)等部分，在不同科室頁面的具體設(shè)計(jì)過程中始終堅(jiān)持條、塊相互結(jié)合的原則。日常檔案主要有科室文檔、會議記錄和收發(fā)文等的科室管理、工作依據(jù)、個人考核以及計(jì)劃總結(jié)等。

為減輕計(jì)算機(jī)操作人員對衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案計(jì)算機(jī)化管理的不適應(yīng)，并且給后續(xù)聯(lián)網(wǎng)后共享計(jì)檔案資料、資源提供方便，此次設(shè)計(jì)中摒棄了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫存取方法，而是選用了Web網(wǎng)頁這一方式，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在：①有利于軟件開發(fā)成本的降低，軟件具有較強(qiáng)的移植適應(yīng)性；② Web網(wǎng)頁給C/S結(jié)構(gòu)管理（Client/Server）帶來了方便，在減輕服務(wù)器運(yùn)行數(shù)據(jù)負(fù)荷的同時降低了運(yùn)營的成本，通常機(jī)器中只要配備了IE瀏覽器便可使用；③作為操作平臺的提供方，Web網(wǎng)頁并不會修改現(xiàn)存數(shù)據(jù)，可便于迅速歸類資料；④操作難度較低，與自動化辦公軟件的界面類似，Web界面不需要上機(jī)者花費(fèi)過多的時間去進(jìn)行專門的學(xué)習(xí)，上手較為輕松。

2.2計(jì)算機(jī)化管理模式的應(yīng)用

在本業(yè)務(wù)檔案預(yù)立卷計(jì)算機(jī)管理模式推出并試應(yīng)用后，由于其易操作性以及實(shí)用性十分突出，在各個科室普遍得到了良好反映。實(shí)際應(yīng)用中，該模式在一定程度上提高了檔案歸檔工作的即時性、條理性，并且有效保證了檔案的一致性與完整性。相比較傳統(tǒng)管理模式，顯著提升了調(diào)閱檔案的方便性。此外還強(qiáng)化了操作人員的規(guī)范性，合理滿足了檔案室、各科室的雙重要求，獲得了良好的應(yīng)用效果。

3　總結(jié)與展望

作為一個負(fù)責(zé)預(yù)防控制疾病、出具公正的衛(wèi)生監(jiān)測數(shù)據(jù)的專業(yè)性機(jī)構(gòu)，疾控中心所涉及到的專業(yè)十分廣泛，這就決定了其衛(wèi)生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案也非常多且繁雜，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，在管理中必須確保資料的連續(xù)性及完整性。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給檔案管理工作的順利開展帶來了良好的輔助作用，進(jìn)一步促進(jìn)了衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

本次設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)化檔案管理模式在投用后反響良好，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理的不足。但受時間倉促、投入資金不足、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才較為缺乏等因素的影響，該管理軟件尚依靠單機(jī)操作，并以盤片交換為數(shù)據(jù)的主要交換方式，數(shù)據(jù)共享方面還有待進(jìn)一步完善。在后續(xù)的研究工作中應(yīng)適當(dāng)加大業(yè)務(wù)檔案管理方面的資金投入，強(qiáng)化對檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)知識和技能的培訓(xùn)，并通過基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善來實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化檔案管理模式效用的最大化發(fā)揮。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.133

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1673-0194（2015）20-0169-01

2015-08-25