李奉珠 王微
(北汽福田汽車(chē)股份有限公司發(fā)動(dòng)機(jī)事業(yè)部,北京 102206)
項(xiàng)目管理技術(shù)作為現(xiàn)代企業(yè)有效的管理工具之一,在保證產(chǎn)品開(kāi)發(fā)進(jìn)度、提高產(chǎn)品質(zhì)量等方面起著極大的推動(dòng)作用[1]。而作為項(xiàng)目管理工作的一部分,項(xiàng)目預(yù)算管理是通過(guò)對(duì)未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)研發(fā)資源的配置來(lái)確定研發(fā)工作目標(biāo),同時(shí)通過(guò)預(yù)算執(zhí)行情況,側(cè)面反映項(xiàng)目進(jìn)展中存在的問(wèn)題[2]。項(xiàng)目管理方式按管理主體不同,可以分為強(qiáng)項(xiàng)目管理方式和矩陣式項(xiàng)目管理方式。強(qiáng)項(xiàng)目管理方式是由項(xiàng)目管理部門(mén)統(tǒng)籌管理研發(fā)預(yù)算,而矩陣式項(xiàng)目管理方式中的研發(fā)預(yù)算基本上是由負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的代表工程師來(lái)跟蹤控制[3]。本文以強(qiáng)項(xiàng)目管理方式為基礎(chǔ),闡述與分析了動(dòng)力總成產(chǎn)品創(chuàng)造項(xiàng)目中研發(fā)預(yù)算(以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算)管理的主要內(nèi)容及存在問(wèn)題。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,近年來(lái),企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning,ERP)管理系統(tǒng)等軟件在預(yù)算管理中得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用,并且在流程管理與數(shù)據(jù)方面表現(xiàn)出了卓越的功效,為企業(yè)內(nèi)控提供了有力支持[4]。同時(shí),臺(tái)賬的管理方式仍被相當(dāng)一部分規(guī)模較小的企業(yè)所采用。然而,無(wú)論企業(yè)采用的管理工具有何差別,其主要管理職責(zé)和核心思路都是一致的。
動(dòng)力總成廣義上包括發(fā)動(dòng)機(jī)、變速箱、驅(qū)動(dòng)軸等。其項(xiàng)目管理工作以動(dòng)力總成全生命周期的產(chǎn)品創(chuàng)造流程為基礎(chǔ),隨研發(fā)過(guò)程的進(jìn)行而不斷延伸。一般來(lái)說(shuō)動(dòng)力總成產(chǎn)品創(chuàng)造項(xiàng)目先后經(jīng)歷產(chǎn)品孕育、規(guī)劃、概念開(kāi)發(fā)、批量開(kāi)發(fā)、批量準(zhǔn)備、SOP、EOP等過(guò)程,按照工作內(nèi)容可分為調(diào)研準(zhǔn)備、預(yù)研、正式開(kāi)發(fā)、批產(chǎn)與銷(xiāo)售四個(gè)階段[5],見(jiàn)圖1。其中,預(yù)研、正式開(kāi)發(fā)階段的工作由項(xiàng)目管理部門(mén)主導(dǎo),其預(yù)算計(jì)入項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算進(jìn)行管理;調(diào)研準(zhǔn)備、批產(chǎn)與銷(xiāo)售階段的工作通常歸入企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng),其預(yù)算不計(jì)入項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算進(jìn)行管理。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算管理的核心是將研發(fā)活動(dòng)分解成具體的任務(wù)項(xiàng),再將任務(wù)項(xiàng)分類(lèi)成不同的預(yù)算科目,針對(duì)各預(yù)算科目分別制定預(yù)算并持續(xù)跟蹤預(yù)算執(zhí)行情況。在不同的開(kāi)發(fā)階段,項(xiàng)目預(yù)算管理的工作內(nèi)容會(huì)有所不同[6]。其主要職責(zé)一般包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行的跟蹤管理、費(fèi)用決算分析、考核評(píng)價(jià)等。圖2給出了項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算管理的主要工作內(nèi)容及其相互關(guān)系。
圖1 一般動(dòng)力總成產(chǎn)品創(chuàng)造項(xiàng)目流程圖
圖2 項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算管理職責(zé)及相互關(guān)系
為降低研發(fā)風(fēng)險(xiǎn),項(xiàng)目進(jìn)入預(yù)研階段時(shí)僅批準(zhǔn)預(yù)研預(yù)算,且僅限于在預(yù)研階段使用。項(xiàng)目進(jìn)入正式開(kāi)發(fā)階段時(shí),批準(zhǔn)并釋放全部研發(fā)預(yù)算。另外,也可在正式開(kāi)發(fā)階段設(shè)置不同閥點(diǎn),按閥點(diǎn)釋放預(yù)算。項(xiàng)目除按階段和閥點(diǎn)進(jìn)行預(yù)算批準(zhǔn)和釋放外,同時(shí)按年度控制。一般年底編制次年預(yù)算,并允許次年年中統(tǒng)一調(diào)整一次,其他時(shí)間進(jìn)行預(yù)算調(diào)整需按相應(yīng)流程進(jìn)行特批。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算編制的前提之一,是清晰定義各職能模塊提報(bào)預(yù)算的范圍,以避免重復(fù)提報(bào)和最大化共享資源[2]。例如由采購(gòu)部門(mén)提報(bào)已簽合同的付款計(jì)劃,其他職能模塊提報(bào)除此之外的研發(fā)費(fèi)用計(jì)劃;企業(yè)內(nèi)部試驗(yàn)資源消耗的油料、耗材的預(yù)算由試驗(yàn)部門(mén)提報(bào)給開(kāi)發(fā)工程部門(mén),開(kāi)發(fā)工程統(tǒng)籌后提報(bào)項(xiàng)目管理部。另外,對(duì)于動(dòng)力總成內(nèi)銷(xiāo)給整車(chē)廠的企業(yè)來(lái)說(shuō),作為獨(dú)立的業(yè)務(wù)單元,動(dòng)力總成和整車(chē)廠在預(yù)算編制前應(yīng)清晰定義動(dòng)力總成和整車(chē)分別承擔(dān)的范圍。例如,整車(chē)廠做開(kāi)發(fā)驗(yàn)證的動(dòng)力總成,其預(yù)算一般計(jì)入整車(chē)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目預(yù)算中,做經(jīng)濟(jì)性分析時(shí)一并考慮。為了操作簡(jiǎn)便,一般動(dòng)力總成部門(mén)提報(bào)年度預(yù)算時(shí)需包含當(dāng)年提交給整車(chē)廠的動(dòng)力總成預(yù)算,然后整車(chē)廠將預(yù)算劃撥至動(dòng)力總成部門(mén)。但是此部分預(yù)算需單獨(dú)進(jìn)行管控,以保證專(zhuān)款專(zhuān)用,動(dòng)力總成提交完畢或項(xiàng)目結(jié)束后,雙方對(duì)劃撥的金額進(jìn)行結(jié)算,并多退少補(bǔ)。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算編制前,按動(dòng)力總成產(chǎn)品創(chuàng)造項(xiàng)目的流程要求,項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)、里程碑計(jì)劃、動(dòng)力總成技術(shù)規(guī)范、工藝流程、質(zhì)量目標(biāo)、采購(gòu)策略等均需輸入或定義完畢,以上預(yù)算編制的前提也是動(dòng)力總成產(chǎn)品創(chuàng)造項(xiàng)目過(guò)程中的交付物內(nèi)容,每一項(xiàng)內(nèi)容的更改或變化都可能影響預(yù)算的編制[7]。
一般項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算編制是按“自下而上、上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”的程序進(jìn)行。此預(yù)算管理流程在遵循預(yù)算編制原則下,兼顧了預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性,為項(xiàng)目決策提供了原始的需求信息[8]。
預(yù)算編制的需求確定后,一般由公司發(fā)布預(yù)算編制通知,項(xiàng)目管理部更新預(yù)算編制模板中的相關(guān)信息,發(fā)布預(yù)算編制模板及計(jì)劃,組織各職能部門(mén)開(kāi)展預(yù)算提報(bào)工作。各職能部門(mén)提報(bào)本部門(mén)的預(yù)算需求后,項(xiàng)目管理部綜合考慮項(xiàng)目研發(fā)進(jìn)度、部門(mén)實(shí)際需求等因素,對(duì)提報(bào)的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整理,形成項(xiàng)目預(yù)算表。項(xiàng)目預(yù)算表經(jīng)項(xiàng)目管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審定后組織項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目總工、各職能部門(mén)代表工程師等進(jìn)行評(píng)審。根據(jù)企業(yè)規(guī)模及項(xiàng)目大小,預(yù)算評(píng)審可設(shè)置一到三輪。每輪評(píng)審需明確參與評(píng)審人員、評(píng)審內(nèi)容及通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)等。評(píng)審?fù)戤吅?,由?cái)務(wù)管理部門(mén)主導(dǎo)預(yù)算的報(bào)批與發(fā)布。如研發(fā)預(yù)算不滿足企業(yè)財(cái)務(wù)指標(biāo),需進(jìn)行新一輪預(yù)算編制與評(píng)審工作。
預(yù)算編制時(shí)可以根據(jù)項(xiàng)目大小與企業(yè)要求的限值,從預(yù)算中扣除一定比例的金額歸為不可預(yù)計(jì)費(fèi)用,用于支付項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中因市場(chǎng)或管理層的要求,而進(jìn)行的項(xiàng)目定義范圍之外的更改。必要時(shí),也可將各職能模塊預(yù)算中有可能更改的部分歸為項(xiàng)目管理機(jī)動(dòng)費(fèi)用。這兩種費(fèi)用作為對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)劑的重要途徑和手段,其使用需設(shè)置明確的適用范圍和嚴(yán)格的審批流程。
研發(fā)月度資金計(jì)劃的編制流程與研發(fā)預(yù)算編制類(lèi)似,企業(yè)可以按實(shí)際情況設(shè)置此項(xiàng)工作的相關(guān)評(píng)審流程。
研發(fā)預(yù)算跟蹤控制的前提之一是建立完善的預(yù)算管理系統(tǒng),常用的管理軟件,如ERP管理系統(tǒng)。企業(yè)可根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容,對(duì)研發(fā)活動(dòng)進(jìn)行時(shí)間維度上的縱向分解和職能模塊的橫向分解。例如,按職能模塊劃分為機(jī)械結(jié)構(gòu)、性能開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)集成、試制試驗(yàn)、項(xiàng)目管理、采購(gòu)工程、質(zhì)量工程、計(jì)劃與物流等。另外,可按研發(fā)工作內(nèi)容不同,設(shè)置差旅、標(biāo)桿樣機(jī)、調(diào)研咨詢(xún)、供應(yīng)商設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)、零部件采購(gòu)、臺(tái)架可靠性試驗(yàn)、臺(tái)架標(biāo)定、試制工裝模具等預(yù)算科目,同時(shí)可將預(yù)算科目再次細(xì)化,形成不同層級(jí),以便細(xì)化管理。每項(xiàng)預(yù)算科目對(duì)應(yīng)唯一的預(yù)算編號(hào),預(yù)算科目和預(yù)算編號(hào)形成統(tǒng)一的模板,以實(shí)現(xiàn)在各項(xiàng)費(fèi)用支出上的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[9]。
為提升工作效率,在預(yù)算科目確立完畢后,企業(yè)還應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目和公司的需求,開(kāi)發(fā)出各種系統(tǒng)報(bào)表,常用的報(bào)表有:項(xiàng)目概算跟蹤表、項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)跟蹤表、合同付款狀態(tài)報(bào)表等。對(duì)于不同報(bào)表間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),可通過(guò)研發(fā)預(yù)算管理系統(tǒng)中不同子系統(tǒng)的映射實(shí)現(xiàn)。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算管理系統(tǒng)建立后,項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)進(jìn)行日常維護(hù)與跟蹤。日常維護(hù)與跟蹤以預(yù)算編號(hào)為統(tǒng)計(jì)依據(jù)、一般以月度統(tǒng)計(jì)的方式進(jìn)行。對(duì)預(yù)算執(zhí)行中存在的問(wèn)題,項(xiàng)目管理部應(yīng)及時(shí)分析問(wèn)題原因及對(duì)項(xiàng)目的影響,必要時(shí)進(jìn)行預(yù)算的調(diào)整或追加。在有些企業(yè),采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)管理供應(yīng)商設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)費(fèi)、合同付款等信息,此時(shí)需要將其相關(guān)信息與預(yù)算管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的統(tǒng)籌管理。
有很多因素會(huì)影響項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算的執(zhí)行,常見(jiàn)的因素有項(xiàng)目目標(biāo)變更、設(shè)計(jì)變更、定點(diǎn)延遲、試驗(yàn)資源變更、研發(fā)能力提高、商務(wù)手段、外幣匯率變化等。對(duì)于全新動(dòng)力總成產(chǎn)品創(chuàng)造項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)周期一般需要經(jīng)歷2~5年的時(shí)間,每年預(yù)算的執(zhí)行情況都會(huì)因各種因素的影響而導(dǎo)致預(yù)算的增減變化,故每年年底需對(duì)預(yù)算執(zhí)行差異進(jìn)行分析,針對(duì)性地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié),并將流程固化。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算的執(zhí)行與項(xiàng)目進(jìn)度之間通常會(huì)存在不匹配現(xiàn)象。例如,一些需要簽訂合同的研發(fā)活動(dòng),在合同付款時(shí)一般約定尾款在合同內(nèi)容完成后的三個(gè)月到半年的時(shí)間支付。針對(duì)這種研發(fā)活動(dòng)已結(jié)束,但費(fèi)用未完全支出的情況,可進(jìn)行特殊標(biāo)記并單獨(dú)跟蹤。
已批預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行,不允許隨意調(diào)整或追加。對(duì)需調(diào)整或追加的也要控制在項(xiàng)目定義范圍內(nèi),并按照規(guī)范的預(yù)算調(diào)整范圍、條件和審批流程執(zhí)行[10]。例如,可制定項(xiàng)目相同階段內(nèi)的預(yù)算調(diào)整、項(xiàng)目不同階段間的預(yù)算調(diào)整、項(xiàng)目年度預(yù)算追加等分層級(jí)的預(yù)算調(diào)整或追加流程,一般不允許不同項(xiàng)目間進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算執(zhí)行情況決算按時(shí)間跨度,一般分為月度決算、年度決算、預(yù)研階段決算/項(xiàng)目決算,其中以月度決算為基礎(chǔ)。每月財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)賬后,項(xiàng)目管理部將預(yù)算管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)布的月度費(fèi)用明細(xì)表進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)每筆費(fèi)用信息,并將已登記但暫未支出的信息轉(zhuǎn)入次月,最終形成項(xiàng)目研發(fā)費(fèi)用月度決算表。企業(yè)使用預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行此項(xiàng)工作時(shí),通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與之關(guān)聯(lián)即可實(shí)現(xiàn),可大大提高工作效率。
動(dòng)力總成創(chuàng)造項(xiàng)目的研發(fā)預(yù)算一般在項(xiàng)目批量生產(chǎn)3個(gè)月后隨著研發(fā)的結(jié)束而進(jìn)入關(guān)閉流程,此后該項(xiàng)目發(fā)生的費(fèi)用列支運(yùn)營(yíng)維護(hù)費(fèi)用。研發(fā)預(yù)算執(zhí)行情況的梳理作為項(xiàng)目總結(jié)工作的重要部分,由項(xiàng)目管理部組織進(jìn)行各類(lèi)數(shù)據(jù)圖表的可視化處理,包括按職能模塊、開(kāi)發(fā)階段、研發(fā)活動(dòng)內(nèi)容等分類(lèi)的預(yù)算執(zhí)行情況。通過(guò)對(duì)不同分類(lèi)數(shù)據(jù)的處理,進(jìn)行研發(fā)預(yù)算執(zhí)行方面的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),包括預(yù)算經(jīng)驗(yàn)數(shù)值、項(xiàng)目人員分工、人員能力、項(xiàng)目變更管理、采購(gòu)策略等[11]。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算執(zhí)行的考核評(píng)價(jià),需以正式發(fā)布的管理文件、管理辦法為依據(jù)。首先,應(yīng)建立預(yù)算管理評(píng)價(jià)體系的考核指標(biāo),可以從預(yù)算執(zhí)行率、研發(fā)投入產(chǎn)出比等方面入手,在建立考核指標(biāo)時(shí),應(yīng)處理好可控與不可控、量化與非量化的關(guān)系。其次,在考核指標(biāo)明確后,還要對(duì)各個(gè)考評(píng)指標(biāo)分配一定的權(quán)重,并合理設(shè)置目標(biāo)值和基準(zhǔn)值。最后,對(duì)于考評(píng)結(jié)果還要制定相應(yīng)的激勵(lì)制度,從而完成對(duì)項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程及結(jié)果的評(píng)價(jià)[12]。
同時(shí),也可實(shí)行預(yù)算執(zhí)行單位自行考核與項(xiàng)目管理部門(mén)的考核相結(jié)合的立體考核制度[13],以自我監(jiān)督與被動(dòng)監(jiān)督相結(jié)合的方式確保研發(fā)目標(biāo)的執(zhí)行。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算管理通過(guò)從預(yù)算角度,對(duì)產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃、跟蹤控制、協(xié)調(diào)、激勵(lì)等,與其他項(xiàng)目管理手段一起推動(dòng)項(xiàng)目的有序開(kāi)展與運(yùn)行[14]。本文以動(dòng)力總成產(chǎn)品創(chuàng)造項(xiàng)目的研發(fā)為例,對(duì)強(qiáng)項(xiàng)目管理方式下的主要預(yù)算管理活動(dòng)進(jìn)行了詳細(xì)的闡述與分析。其中,重點(diǎn)對(duì)研發(fā)預(yù)算編制、研發(fā)預(yù)算執(zhí)行控制中的流程和主要問(wèn)題做了詳細(xì)的分析說(shuō)明。同時(shí),強(qiáng)調(diào)了研發(fā)預(yù)算執(zhí)行考核評(píng)價(jià)的重要性。對(duì)企業(yè)研發(fā)預(yù)算管理提供了一定的參考和借鑒,有利于企業(yè)項(xiàng)目管理水平的提升。
項(xiàng)目研發(fā)預(yù)算管理在遵循以上預(yù)算管理方法、流程的基礎(chǔ)上,還應(yīng)兼顧企業(yè)和動(dòng)力總成項(xiàng)目的特殊性,不斷探索適合的預(yù)算管理手段,以最終實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的科學(xué)管控和企業(yè)資源的優(yōu)化配置。
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