□ 劉 晶 謝玉霞

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息通信技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)辦公形式向自動(dòng)化辦公的轉(zhuǎn)變，自動(dòng)化辦公在企業(yè)、政府機(jī)關(guān)單位、高等院校等行業(yè)的應(yīng)用研究已成為當(dāng)前的熱門(mén)課題之一。所謂辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA)指的是綜合計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、軟件工程等高新技術(shù)及關(guān)聯(lián)設(shè)備應(yīng)用到各種辦公人員的辦公場(chǎng)合中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了辦公事務(wù)處理的自動(dòng)化，有效提升了辦公效率，改善了辦公質(zhì)量。OA辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，徹底改變了傳統(tǒng)辦公形式，辦公室工作進(jìn)入一個(gè)全新的時(shí)代。

一、OA辦公系統(tǒng)構(gòu)建意義

針對(duì)高等院校而言，由于其組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)院及二級(jí)機(jī)構(gòu)較多，辦公事務(wù)通常涉及多個(gè)機(jī)構(gòu)，給高校管理帶來(lái)困難。傳統(tǒng)辦公模式中，學(xué)院各部門(mén)和機(jī)構(gòu)之間缺少關(guān)鍵信息的傳達(dá)或必要工作流程，難以實(shí)現(xiàn)信息和資源的共享，辦公事務(wù)通常難以協(xié)同完成。隨著管理職能的豐富和增加，傳統(tǒng)辦公模式和審批形式已不能滿(mǎn)足當(dāng)前高校事務(wù)處理的需求，特別在許多高校多校區(qū)辦學(xué)模式中表現(xiàn)尤為明顯，傳統(tǒng)辦公模式的改革、高校OA辦公系統(tǒng)的構(gòu)建已迫在眉睫。

當(dāng)前在絕大多數(shù)高校都已組建自己的校園網(wǎng)絡(luò)，常用的辦公軟件如office或其他辦公設(shè)備都已經(jīng)普及開(kāi)來(lái)，基于互聯(lián)網(wǎng)或校內(nèi)局域網(wǎng)的文件收發(fā)也日益增多，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建高效、協(xié)同的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)便成為了可能。通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)施，將提升職工辦公效率，促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)同工作，有利于高校資源的整合和共享利用，對(duì)建設(shè)數(shù)字信息化校園具有重要性意義。

二、OA辦公系統(tǒng)需求分析

高校OA辦公系統(tǒng)的構(gòu)建，是在學(xué)校管理工作需要的基礎(chǔ)上，為高校職工建立一個(gè)高效、自動(dòng)化的辦公環(huán)境，提升辦公效率和質(zhì)量。結(jié)合高校管理和各部門(mén)實(shí)際需求，本系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾點(diǎn)要求:一是搭建實(shí)時(shí)新聞信息發(fā)布平臺(tái);二是構(gòu)建學(xué)校各部門(mén)間通信網(wǎng)絡(luò);三是搭建各部門(mén)之間的協(xié)作配合平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)流程化、高校事務(wù)處理自動(dòng)化;四是搭建信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件等資源的管理和共享;五是OA辦公系統(tǒng)應(yīng)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)結(jié)合，確保早期的信息化投入和成果，實(shí)現(xiàn)集成化、統(tǒng)一化的高校自動(dòng)化辦公系統(tǒng);六是系統(tǒng)應(yīng)與已建立的校園網(wǎng)絡(luò)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站結(jié)合，在保證學(xué)校內(nèi)部信息管理的同時(shí)，還可與外部環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的互通，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程自動(dòng)化辦公。

三、OA辦公系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

本文所開(kāi)發(fā)OA辦公系統(tǒng)，旨在為全校師生搭建一個(gè)多功能的桌面辦公環(huán)境，針對(duì)不同的事務(wù)處理提供不同的處理平臺(tái)，促進(jìn)各校各部門(mén)的信息資源共享和信息發(fā)布，有效改善傳統(tǒng)高校各機(jī)構(gòu)之間的辦公流程和公文處理效率，摒棄了傳統(tǒng)借助紙質(zhì)或者其他介質(zhì)辦公效率低下、易出錯(cuò)問(wèn)題。對(duì)于整個(gè)高校而言，還可以通過(guò)此系統(tǒng)樹(shù)立良好形象，對(duì)外可提供多種公共信息服務(wù)，加強(qiáng)與其他高校或科研機(jī)構(gòu)的溝通合作。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)遵循開(kāi)發(fā)性、標(biāo)準(zhǔn)化的原則，確保系統(tǒng)后期功能擴(kuò)展性，保證系統(tǒng)在高起點(diǎn)設(shè)計(jì)下具備長(zhǎng)期性。

圖1 OA辦公系統(tǒng)架構(gòu)

結(jié)合上文對(duì)系統(tǒng)的需求分析，并經(jīng)仔細(xì)討論研究，系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1所示，功能模塊主要有九個(gè)，分別為:個(gè)人事務(wù)辦公平臺(tái)、公文管理模塊、郵件收發(fā)模塊、公共資料管理模塊、行政管理模塊、教務(wù)管理模塊、人力資源管理模塊、學(xué)生管理模塊以及系統(tǒng)管理模塊。系統(tǒng)具體功能架構(gòu)，如圖1所示。

本系統(tǒng)是在整合學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源，以校園網(wǎng)為支撐平臺(tái)，兼容學(xué)校已有信息管理系統(tǒng)，搭建的具備分布特點(diǎn)的全校范圍內(nèi)的OA自動(dòng)化辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了職工公文事務(wù)處理自動(dòng)化、教學(xué)和學(xué)生信息化管理、學(xué)校財(cái)務(wù)、人事等后勤事務(wù)的管理、學(xué)校各部門(mén)信息資源的及時(shí)發(fā)布與共享等，有效支撐學(xué)院的各項(xiàng)管理工作。

具體各功能模塊功能，分別為:個(gè)人事務(wù)辦公:具備個(gè)人計(jì)劃安排、日程事務(wù)、工作協(xié)辦、個(gè)人資料信息編輯、各部門(mén)通訊錄以及職工交流園地等常用功能，可協(xié)助用戶(hù)有序處理自己的各項(xiàng)工作，個(gè)人的辦公效率得到大大提升;公文管理:主要包含公文的收、發(fā)、文件審核、公文流轉(zhuǎn)、檔案的統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)等功能，可支持常見(jiàn)辦公軟件Office格式，在學(xué)校各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)了公文的電子化流程傳遞，有助于學(xué)校規(guī)范公文處理流程。郵件收發(fā):在學(xué)校各學(xué)院范圍內(nèi)構(gòu)建的電子郵件系統(tǒng)，有助于教職工內(nèi)部之間的信息交流和通信，還可與因特網(wǎng)進(jìn)行郵件的互通來(lái)回;公共資料管理:為各學(xué)院新聞資訊的發(fā)布、信息交流提供公共交流平臺(tái)，有助于學(xué)校的規(guī)則制度、公共事項(xiàng)、會(huì)議通知、學(xué)術(shù)報(bào)告信息等及時(shí)發(fā)布傳達(dá)，有助于學(xué)校動(dòng)態(tài)信息傳播的及時(shí)性;行政管理:實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校各職能部門(mén)的總體管理和資金使用管理，具體說(shuō)來(lái)包括學(xué)校各機(jī)構(gòu)管理、各項(xiàng)重大會(huì)議管理、財(cái)務(wù)和后期相關(guān)的管理等。教務(wù)管理:主要包含教職工制定教學(xué)計(jì)劃、課程安排、學(xué)生成績(jī)的錄入和查詢(xún)、教材和對(duì)應(yīng)課程管理、考試管理以及網(wǎng)絡(luò)教育平臺(tái)等相關(guān)功能，做到對(duì)教職工教育工作的全面管理，與傳統(tǒng)教學(xué)管理互為補(bǔ)充;人力資源管理:主要包含學(xué)校人員招聘、合同管理、職工檔案管理、教職工績(jī)效考核以及日?？记诘裙δ?，可有效提高學(xué)校人力資源信息化管理水平;學(xué)生管理:涉及學(xué)生的招生、就業(yè)招聘、信息錄入、學(xué)籍更改等功能，做到學(xué)生的信息化管理;系統(tǒng)管理:主要對(duì)本系統(tǒng)用戶(hù)的申請(qǐng)、權(quán)限分配以及系統(tǒng)各種維護(hù)信息的管理。

四、OA辦公系統(tǒng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)

(一)B/S架構(gòu)。當(dāng)前OA辦公系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中通常有兩種開(kāi)發(fā)模式，分別為C/S(客戶(hù)端/服務(wù)器)和B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式。其中基于局域網(wǎng)環(huán)境下，可采用C/S模式;在廣域網(wǎng)環(huán)境下，則可采用B/S模式。

所謂的C/S模式指的是具備兩層結(jié)構(gòu)，一端為客戶(hù)側(cè)，另外一端是服務(wù)器，同時(shí)客戶(hù)側(cè)和服務(wù)器側(cè)都需指定固定的軟件。對(duì)于高校OA辦公系統(tǒng)而言，系統(tǒng)規(guī)模和業(yè)務(wù)量較大，軟件結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，基于C/S架構(gòu)下開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)中，客戶(hù)側(cè)和服務(wù)器負(fù)荷較重。再加上兩層架構(gòu)下的系統(tǒng)運(yùn)行效率、移植性等均無(wú)法達(dá)到系統(tǒng)運(yùn)行需求。

而基于B/S架構(gòu)下系統(tǒng)由開(kāi)發(fā)到后期維護(hù)，都只需在服務(wù)器側(cè)進(jìn)行操作，客戶(hù)端不需要安裝任何軟件，只需通過(guò)瀏覽器登錄即可，使系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和操作變得簡(jiǎn)單，降低系統(tǒng)運(yùn)維成本，提升系統(tǒng)安全性。同時(shí)此模式可支持由TCP/IP協(xié)議進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)中，可滿(mǎn)足高校職工OA自動(dòng)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用需求。B/S架構(gòu)是包含了客戶(hù)層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層三層次的模型，在客戶(hù)側(cè)與服務(wù)端中間添加一個(gè)邏輯應(yīng)用層，使得系統(tǒng)可將客戶(hù)側(cè)的業(yè)務(wù)與其他獨(dú)立開(kāi)來(lái)，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更加靈活。同時(shí)與兩層結(jié)構(gòu)的C/S架構(gòu)相比來(lái)說(shuō)，可支持更多的用戶(hù)訪問(wèn)能力;客戶(hù)側(cè)與服務(wù)端邏輯分離開(kāi)來(lái)，使得系統(tǒng)具備更強(qiáng)的集成和重組能力;對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)的業(yè)務(wù)流程更新、業(yè)務(wù)量承載、系統(tǒng)容量擴(kuò)展等均具備很大的優(yōu)勢(shì)。

(二)J2EE開(kāi)發(fā)平臺(tái)。所謂J2EE(Java 2 Platform，Enterprise Edition)開(kāi)發(fā)平臺(tái)，即有別于傳統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)開(kāi)發(fā)架構(gòu)，基于Java技術(shù)的開(kāi)發(fā)規(guī)范，它所包含的組件、服務(wù)架構(gòu)和技術(shù)層次均有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使得基于此架構(gòu)開(kāi)發(fā)的不同平臺(tái)之間具備更高的兼容性，可有效避免系統(tǒng)內(nèi)部與外部的互通困難?；谄涞拈_(kāi)放性和兼容性，此架構(gòu)下的OA辦公系統(tǒng)可獨(dú)立運(yùn)行于多個(gè)平臺(tái)之間。本文所開(kāi)發(fā)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)選擇基于J2EE分布式架構(gòu)，結(jié)構(gòu)如圖所示2。

圖2 J2EE架構(gòu)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

客戶(hù)側(cè)為瀏覽器，業(yè)務(wù)邏輯上通過(guò)WEB和EJB容器作為第二層實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)層面則是系統(tǒng)服務(wù)端。其中:與B/S架構(gòu)應(yīng)用層對(duì)應(yīng)的是系統(tǒng)WEB呈現(xiàn)和業(yè)務(wù)邏輯處理的中間層次。

因系統(tǒng)功能模塊較多，數(shù)據(jù)信息量大，負(fù)荷高，且在某些特殊時(shí)段，如教學(xué)管理功能中的選課時(shí)，將會(huì)集中訪問(wèn)系統(tǒng)。為滿(mǎn)足此系統(tǒng)需求，同時(shí)提升軟件開(kāi)發(fā)的效率和軟件可重性、擴(kuò)展性，系統(tǒng)選擇JSP、servlet、EJB和JDBC組合開(kāi)發(fā)模式，選擇性組件實(shí)現(xiàn)。J2EE中的開(kāi)發(fā)組件是作為可部署單元在容器中運(yùn)行，同時(shí)在此容器中已經(jīng)封裝了支持組件數(shù)據(jù)交互、事務(wù)處理、安全性等服務(wù)的底層API函數(shù)。EJB組件是J2EE中最為關(guān)鍵的部分，主要因其包含了數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)實(shí)體和調(diào)用實(shí)體的訪問(wèn)會(huì)話(huà)bean，完成系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯處理等工作。參照MVC模式整合JSP和servlet，利用JSP實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)表示層內(nèi)容，servlet去完成更深程度工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)動(dòng)態(tài)內(nèi)容服務(wù)功能。此開(kāi)發(fā)方法更加清晰將系統(tǒng)表達(dá)和服務(wù)內(nèi)容分離開(kāi)來(lái)，更加容易明確系統(tǒng)用戶(hù)角色、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)以及設(shè)計(jì)者的分工。

(三)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)是一種非常龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)支撐系統(tǒng)，因其在分布式數(shù)據(jù)處理、完整性、系統(tǒng)可移植性和穩(wěn)定性等多個(gè)方面所體現(xiàn)的優(yōu)勢(shì)，本文選擇Oracle 9數(shù)據(jù)庫(kù)作為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)支撐數(shù)據(jù)庫(kù)。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，數(shù)據(jù)的讀取利用了數(shù)據(jù)庫(kù)JDBC技術(shù)。JDBC即為適用于執(zhí)行SQL語(yǔ)句的Java API，將其封裝的數(shù)據(jù)庫(kù)源碼封裝到EIB對(duì)象里，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的透明讀取。為獲得最佳系統(tǒng)性能，針對(duì)常用的數(shù)據(jù)均放在實(shí)體bean中，降低數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)頻次;同時(shí)在系統(tǒng)服務(wù)端也設(shè)置連接池和數(shù)據(jù)源，利用兩種技術(shù)提升數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)效率，降低數(shù)據(jù)庫(kù)操作次數(shù)。

五、結(jié)語(yǔ)

高校OA辦公系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)，不但是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)更能體現(xiàn)出高校的綜合管理和信息化水平。系統(tǒng)實(shí)踐應(yīng)用表明，界面良好，操作簡(jiǎn)單，可滿(mǎn)足基本功能需求，達(dá)到系統(tǒng)預(yù)期設(shè)計(jì)要求。但在系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)不斷地進(jìn)行調(diào)查分析和規(guī)劃，逐步完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)性能，方能最大程度提高高校職工辦公效率，高校行政管理和教學(xué)管理水平邁向新的臺(tái)階。

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