文/于洋

新形勢下高校機(jī)要文書檔案的管理工作研究探討

文/于洋

機(jī)要文檔是學(xué)校的機(jī)密文書和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要憑證。而機(jī)密文書的管理為高校的文案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。本文就機(jī)要文書在文案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并從科學(xué)技術(shù)手段完善管理制度方面給出相應(yīng)的建議和對策。

新形勢；機(jī)要文書檔案；管理問題；管理對策

引言：機(jī)要文書主要涉及到高校檔案的涉密文書、內(nèi)部隱私文書以及科研成果、應(yīng)用研究等重要文書內(nèi)容。因此，高校機(jī)要文書的管理不僅關(guān)系到一些學(xué)者和專家知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，還有可能關(guān)系到國家的軍事、經(jīng)濟(jì)乃至政治機(jī)密文書的泄露。在社會(huì)科學(xué)不斷發(fā)展的今天，信息、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高和發(fā)展，機(jī)要文書的管理面臨的問題也在不斷發(fā)生變化，研究如何在新形勢下應(yīng)對機(jī)要文書的管理具有重要意義。

一、機(jī)要文書檔案管理的主要特點(diǎn)

機(jī)要文書檔案相對普通文案的機(jī)密性和價(jià)值更高，對高校信息的安全、未來的發(fā)展甚至國家的利益有著重要的關(guān)聯(lián)。在新形勢下的機(jī)密文書管理應(yīng)該主要分為三個(gè)方面。首先，在機(jī)要文書的利用方式上。高校應(yīng)在管理機(jī)構(gòu)中設(shè)立專職的文書人員和管理制度，在相關(guān)人員借閱涉密的有關(guān)文案使，工作人員應(yīng)先對文書檔案進(jìn)行填表申請、審查、登記，在通過學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人同意后在同意借閱，并一定要有文件的備份，以免出現(xiàn)遺漏丟失等現(xiàn)象；其次，在機(jī)要文件的保管方式上。高校應(yīng)該設(shè)立符合國家規(guī)定的文書檔案庫，機(jī)要文書庫房除了要有基本的安全設(shè)施外，還應(yīng)加強(qiáng)防備安裝報(bào)警器、防盜門、保險(xiǎn)柜和防盜窗等安全設(shè)備。在工作人員加強(qiáng)防范，以確保機(jī)要文書檔案的安全；最后，機(jī)要文件的載體形式上。當(dāng)前我國高校的文書檔案多以紙質(zhì)為主，而電子文檔備份的形式相對較少，機(jī)要文件的管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展的需求，實(shí)行“雙軌制”存檔，但電子文書應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的打開與閱讀程序，或者在高校內(nèi)部計(jì)算機(jī)上才能取讀，確保機(jī)要文書檔案的安全性與完整性。

二、在新形勢下機(jī)要文書檔案管理存在的問題

(一)機(jī)要文書檔案管理在傳統(tǒng)保密觀念中存在的問題

新形勢下的機(jī)要文書管理受到傳統(tǒng)觀念“重保輕用”的影響，機(jī)要文書得不到充分的利用，其價(jià)值也不能得到最大限度的體現(xiàn)，查閱者需要進(jìn)行查閱機(jī)要文書時(shí)，借閱和審批的程序過于復(fù)雜，而且不能輕易的進(jìn)行復(fù)制或摘用，很多高價(jià)值的文書檔案的價(jià)值被其束縛，導(dǎo)致資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，其價(jià)值也不能體現(xiàn)出來。

(二)機(jī)要文書檔案管理在保密法律修訂下面臨的問題

在我國新《保密法》的頒布和實(shí)施過程中，對機(jī)密文件的揭秘條件做出了相關(guān)規(guī)定。保密期滿了機(jī)要文件可以自動(dòng)進(jìn)行解密；相關(guān)部門正式公布可以自動(dòng)解密；以及通過主動(dòng)審核的可以及時(shí)解密。但《保密法》規(guī)定機(jī)要文檔的解密和變更、利用和管理都必須按照法律法規(guī)來辦理個(gè)執(zhí)行。新《保密法》的建立為機(jī)要文檔的解密做出了明文規(guī)定，使解密時(shí)間和形式的有據(jù)可循，提高了高校的管理效率，機(jī)要文檔的按時(shí)解密使其價(jià)值得到充分的發(fā)揮。但《保密法》的完善和健全，給文書檔案的工作帶來了新的要求和任務(wù)，面臨著更加艱難的挑戰(zhàn)。

(三)機(jī)要文書檔案管理要適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要改進(jìn)的問題

在新形勢下的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，文檔管理也開始形成信息化和數(shù)字化管理，機(jī)要文案的效率大大的提高，與此同時(shí)，信息科技的發(fā)達(dá)也為機(jī)要文檔的管理帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，當(dāng)前高校實(shí)行的網(wǎng)絡(luò)開放化，辦公自動(dòng)化的條件下，機(jī)要管理計(jì)算機(jī)和儲(chǔ)存介質(zhì)的操作不當(dāng)，容易造成機(jī)密泄露，再加上當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)黑客的不斷入侵，給高校機(jī)要文件的管理工作帶來巨大壓力。

三、加強(qiáng)新形勢下機(jī)要文書檔案管理的對策

(一)提高高校機(jī)要文檔的利用效能

機(jī)要文案的合理利用是實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的主要表現(xiàn)。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)改變舊觀念，在做要保密工作的前提下，提高機(jī)要文檔的利用價(jià)值。管理人員要做好機(jī)要文檔的歸檔工作，在文書借閱前后都應(yīng)仔細(xì)檢查、審核，確保文書的完整性。加強(qiáng)機(jī)要文檔的編研工作，建立完整的檢索體系，為機(jī)要文檔利用工作的需求做準(zhǔn)備。

(二)建立機(jī)要文書檔案管理機(jī)制，依法完善管理制度

機(jī)要文檔的管理在高校的文檔管理中至關(guān)重要，但是機(jī)要文檔沒有做好解密工作，不僅加大了管理難度，也造成文件的利用價(jià)值下降。這就要就我國《保密法》的保密制度和解密制度盡快完善和實(shí)施。工作人員在管理和檢查時(shí)對達(dá)到解密條件的文書按時(shí)解密，在機(jī)要文檔歸檔后，應(yīng)根據(jù)文檔解密時(shí)間做好登記，從而提高機(jī)要文檔的管理效率。

(三)利用科技信息技術(shù)加強(qiáng)機(jī)要文檔的管理工作

新形勢下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為不法分子盜取機(jī)要文檔提供了更多的機(jī)會(huì)。機(jī)要文檔的管理手段也應(yīng)該轉(zhuǎn)變和提高，高校應(yīng)利用高科技對機(jī)要文檔加強(qiáng)技術(shù)管理，利用高科技軟件和設(shè)備防止不法分子的入侵。同時(shí)要建立完善的計(jì)算機(jī)管理制度，提高工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。工作人員在實(shí)施計(jì)算機(jī)管理時(shí)，對計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面的檢查，確保涉密信息的安全。

總結(jié)：隨著科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的機(jī)要文檔管理工作帶來了新的管理模式和保密工作，同時(shí)也加大了管理難度。因此，高校在管理方面應(yīng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求，不斷開發(fā)和利用新技術(shù)來加強(qiáng)保密工作，在合法合規(guī)的前提下，使機(jī)要文書的利用價(jià)值得到最大的發(fā)揮和體現(xiàn)。

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于洋，東北大學(xué)軟件學(xué)院，專業(yè)：體育教育訓(xùn)練學(xué)。

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2095-9214(2015)03-0212-01

東北大學(xué)軟件學(xué)院)