韋群慧

530003廣西南寧市第六人民醫(yī)院

從風險管理視角透視醫(yī)院檔案安全風險評估機制

韋群慧

530003廣西南寧市第六人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案作為一種反應醫(yī)院的真實活動、資料以及醫(yī)院歷史事件的固化信息，具有重要的參考價值和查詢價值。隨著辦公自動化的日趨普及，信息安全防范的重要性日趨顯現(xiàn)。搞好醫(yī)院檔案管理，必須高度重視安全風險，做好安全風險評估，選擇合理控制方式，建立風險管理體系，才能實現(xiàn)醫(yī)院檔案安全保障的最大化。本文從風險管理視角對醫(yī)院檔案安全風險評估機制進行綜合分析。

風險管理；檔案安全；風險評估

按照風險管理的視角對電子檔案的安全管理進行透視分析，具有極為重要的現(xiàn)實意義。明確風險管理和安全管理二者之間的辯證統(tǒng)一關系，才能對醫(yī)院檔案安全管理有更加清晰的認識。風險管理作為安全管理的核心內容，貫穿于安全管理的全過程。應用風險管理理論對醫(yī)院檔案安全管理體系進行評估分析，針對結論采取針對性措施，對于確保檔案資料作用的充分發(fā)揮具有極為重要的保障作用。

風險管理與檔案安全之間的關系

“安全”的基本內涵是沒有危險、沒有損失、沒有威脅?！帮L險”主要內涵為危險、傷害以及遭受損失的可能性，二者之間具有極為密切的關系。但是，風險并非意味著不安全。“風險”重點強調“可能性”，其具體含義為可能引起或者不會引起安全問題，風險不是絕對的。“風險”同時具有威脅與機會的雙重含義，其中的威脅是消極的，而機會則是積極的。此處的威脅不同于傳統(tǒng)含義的威脅，其關鍵點在于如何平衡安全、成本和效率，如何將威脅轉換為機會。在醫(yī)院的檔案管理中，盡管電子檔案更加便捷、易于管理，但其所存在的風險遠遠大于紙質檔案的風險，可是，不能由于這種風險的存在就不再采納電子檔案。

風險管理的基本內容為對可能遇到的風險情況全過程進行計劃、識別、評估、應對、監(jiān)控等。對風險大小的正確識別，必須依靠準確的風險評估。進行評估后，再采取對應而適當?shù)目刂品绞?，對目標風險進行有效控制，根據(jù)實際情況制定針對性的信息安全管理方式，才可以確保將安全風險發(fā)生率降低到可控水平范圍內。風險管理是安全管理的核心內容，貫穿于安全管理的始終。風險管理具有雙重意義，既可指導安全管理，又能應用于安全工作實踐。只有在正確地了解和認識到存在的安全風險后，才可以更加全面地、準確地理解風險管理，才可以從安全風險的角度出發(fā)制定出合理而完善的決策，正確開展安全體系建設以及安全管理投資等。以風險管理的視角對安全管理進行透視，必須始終堅持將風險管理貫穿于安全管理體系。建成的風險管理安全管理體系并不表示可以完全消除安全風險，但這種體系的完全實施，將可以確保安全風險盡量減少到最低水平，最終實現(xiàn)安全風險、安全成本與安全效率之間的有效平衡。

檔案安全風險評估的必要性和作用

醫(yī)院的檔案管理與其他行業(yè)領域的檔案管理工作一樣，存在著較大的安全隱患問題，這些安全隱患成為誘發(fā)檔案安全事故的潛在威脅。加之檔案管理工作人員的基本素質與業(yè)務素養(yǎng)存在著較大的差異，其認識上表現(xiàn)為不一致性。①不少檔案管理部門以及檔案管理人員尚未形成風險管理意識。工作人員期望實現(xiàn)檔案的絕對安全，但實際上絕對安全是不存在的。即便是對隱患進行認真排查或對風險進行有效控制，都只能實現(xiàn)檔案的相對安全，隨著環(huán)境的變化，其安全問題依然存在。和檔案資料安全的相對性相比，檔案資料的風險卻表現(xiàn)為絕對性，不管采用何種方法進行控制預防，風險始終一直存在。正是由于上述關系，檔案管理部門以及工作人員必須牢固樹立對檔案安全以及風險管理和控制的正確意識，始終緊繃安全這根弦，一直致力于檔案安全管理。②部分檔案管理工作人員的風險意識比較淡薄，其麻痹思想嚴重。在工作過程中，存在僥幸心理，自己認為不會出問題。③部分檔案管理人員沒有對檔案工作的重要性引起足夠的重視。檔案資料具有保密性、完整性、實用性以及真實性，其業(yè)務內容相對復雜。因此，要始終堅持形成檔案安全風險評估機制，且努力將這一機制認真貫徹實施。

開展檔案安全風險評估，能夠幫助檔案管理工作人員對檔案管理中存在的全隱患和問題進行及時的排查，排查后，才能確保對安全隱患進行排除。及時進行安全隱患的排查，雖然不能徹底避免安全事故，但可以有效降低安全事故的發(fā)生率。開展安全風險評估，有助于檔案工作人員在提升檔案資料安全性的同時進一步熟悉基本情況，做到心中有數(shù)。進行安全風險評估，能夠促進檔案管理工作人員根據(jù)相應的規(guī)定制定出具有針對性的檔案管理評估標準，進一步提升檔案管理的水平。

從風險管理角度透視檔案安全風險評估實踐

具體說來，要尤其注意下列幾個方面：①要進一步提升檔案安全制度建設水平[1]。制度建設是確保工作順利推進的重要保障，檔案管理工作更加需要完善的制度建設。檔案管理的核心內容就是確保檔案資料的安全，因此，在推進檔案管理的制度建設過程中，要緊密結合醫(yī)院的實際情況，緊密對照檔案資料管理的基本要求，制定成完善、科學、操作性強的安全管理制度。這些制度，必須要經(jīng)過實踐的檢驗，及時進行修訂，且必須考慮到環(huán)境的變化而進行改變。制度建成后，要認真進行監(jiān)督，確保其有效執(zhí)行落實。在具體的檔案安全管理制度中，主要有檔案管理制度、檔案查閱制度、檔案保存制度等。其具體內容要盡量細化，體現(xiàn)可操作性和可量化性，為工作人員推進檔案安全管理提供實踐指導。②要進一步提升檔案安全設施建設水平[2]。在推進制度建設的基礎上，要進一步加強硬件建設。檔案資料不同于普通資料，一般情況下具有唯一性，一旦丟失損壞，彌補將非常困難。要對既有的檔案室以及檔案庫進行加固，有效防止檔案盜竊問題，在關鍵位置安裝好監(jiān)控設施，對進出人員進行監(jiān)控，確保接觸檔案資料的人員在可控范圍內。確?？照{、除濕器以及冷凍設備正常運行，做好光線處理，防止光污染。嚴格執(zhí)行值班制度，可以進行24 h輪班制，交接班時，要做好交接手續(xù)。檔案室以及檔案庫內部，要完善防潮、防蟲、防火設施，杜絕意外損壞。對于新建的檔案室和檔案庫，要積極引進現(xiàn)代化設備，如指紋鎖、門禁系統(tǒng)等。有條件的，可以建成專業(yè)化的檔案館。③要進一步提升檔案安全隱患排查水平。對于入庫的檔案資料，必須先進行冷凍處理，確保徹底殺死蟲卵。定期進行安全隱患排查，安排兩輪工作人員先后進行檢查，對于檔案室發(fā)現(xiàn)的蟲卵以及鼠害等，及時采取針對性措施。檢查過程中，要確?？照{、除濕器等設備有效運行，及時進行設備維護。要對檢查人員定期進行專業(yè)化培訓指導，積極借鑒先進經(jīng)驗，切實增強檔案管理工作人員的責任意識和專業(yè)水平，將檔案安全隱患處置在萌芽狀態(tài)。

[1]周國康.淺談加強檔案安全保障建設的基本途徑[J].甘肅科技,2012,28(11):114-116.

[2]鄧嵐.我國檔案安全保障工作的現(xiàn)狀與發(fā)展[J].領導科學論壇(理論),2013,(2): 105-107.

Perspective of hospital archives safety risk assessment mechanism from risk management perspective

Wei Qunhui
The Sixth People's Hospital of Nanning City,Guangxi 530003

Hospital archives as a fixity information to response the hospital real activities,data and the hospital historical events have important reference value and query value.With the increasing popularity of office automation.The importance of information security protection is becoming more apparent.Doing a good job in the management of hospital archives,and we must attach great importance to security risks.Doing a good job in safety risk assessment,selecting reasonable control mode,and establishing risk management system can be maximize achieved the hospital archives security assurance.In this article the author has comprehensive analysis of hospital archives safety risk assessment mechanism from risk management perspective.

Risk management;Archives safety;Risk assessment

10.3969/j.issn.1007-614x.2015.3.105