朱彩青， 瞿雯婕，陳克櫻（上海交通大學(xué)生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)院，上海，200030）

高校二級學(xué)院重大科研項目的過程管理

朱彩青， 瞿雯婕，陳克櫻
（上海交通大學(xué)生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)院，上海，200030）

隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，為推進科技創(chuàng)新，國家大量增加科研投入，大幅提高單項科研項目的資助強度，出現(xiàn)了幾百萬元至數(shù)千萬元的重大科研項目。在項目執(zhí)行過程中也出現(xiàn)了種種問題，如項目取得的實際成效與預(yù)期存在較大差別、科研經(jīng)費使用不夠規(guī)范等。在這樣的形勢下，加強重大科研項目從立項到結(jié)題驗收期間的過程管理刻不容緩，以上海交通大學(xué)生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)院重大科研項目的過程管理為例， 從實踐角度探討高校二級學(xué)院如何加強重大科研項目的過程管理。

重大科研項目；過程管理；學(xué)院

1　高校重大科研項目過程管理現(xiàn)狀

隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，為推進科技創(chuàng)新，國家大量增加科研投入，大幅提高單項科研項目的資助強度。高?？蒲许椖砍尸F(xiàn)出合同金額幾百萬以上的重大科研項目越來越多，執(zhí)行周期越來越長，財務(wù)要求越來越高的現(xiàn)象。目前高校重大科研項目管理，面臨下述主要問題。

1）高校科研管理部門不重視重大科研項目的過程管理，導(dǎo)致重大科研項目取得的實際成效與預(yù)期存在差距。許多高校“重兩頭、輕中間”的科研管理模式，不適用于重大科研項目管理，即只重視初期立項的項目申報和合同審查，對項目立項后的實施過程沒有監(jiān)管，尤其是項目完成情況監(jiān)管方面，常常出現(xiàn)重大科研項目的實際成效達不到預(yù)期目標(biāo)。

2）項目負責(zé)人不重視項目經(jīng)費管理。項目負責(zé)人精力有限，常常重點關(guān)注科學(xué)問題研究，而將課題經(jīng)費預(yù)算及使用交給秘書管理，不能及時發(fā)現(xiàn)項目經(jīng)費使用問題。

3）重大科研項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的多單位聯(lián)合協(xié)調(diào)難。現(xiàn)在重大科研項目都需要多個單位協(xié)同合作才能完成，合作單位如果有信息交流不及時、技術(shù)路線意見不一致，甚至違規(guī)使用經(jīng)費等，都會影響項目的順利完成。

在這樣的形勢下，學(xué)院迫切需要提高科研管理質(zhì)量，確保重大科研項目的順利實施和結(jié)題驗收，因此加強重大科研項目從立項到結(jié)題驗收期間的過程管理刻不容緩。

2　高校二級學(xué)院重大科研項目的過程管理探索

重大科研項目立項后，項目按照計劃進入實施階段，從開始研究到按照計劃和合同要求完成項目，在項目管理工作上通常稱作過程管理。管理的內(nèi)容無非針對2個方面，研究計劃的執(zhí)行和資助經(jīng)費的使用。文章以上海交通大學(xué)生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)院重大科研項目的過程管理為例， 從實踐角度探討高校二級學(xué)院如何加強重大科研項目的過程管理。

2.1項目立項啟動階段

2.1.1組建專項管理工作小組?

因為重大科研項目的執(zhí)行期長且重點是研究進展和財務(wù)工作，所以重大科研項目首席單位需要組建一支穩(wěn)定的專項管理工作小組，落實項目技術(shù)、財務(wù)及日常管理工作，人員2～3名，可由學(xué)院老師兼職擔(dān)任，由項目首席科學(xué)家任組長。技術(shù)管理員需由項目研究骨干青年教師擔(dān)任，因為其參與項目整個研究過程，了解項目技術(shù)進展，能較好與各課題組溝通研究進度。財務(wù)管理員需由專業(yè)會計人員擔(dān)任，一般課題組秘書或?qū)W院財務(wù)人員皆可，參與預(yù)算編制、經(jīng)費使用、決算驗收等科研經(jīng)費全過程管理。日常事務(wù)性工作可由學(xué)院科研辦人員擔(dān)任，負責(zé)與學(xué)校和基金管理部門溝通協(xié)調(diào)，協(xié)助項目年度工作交流會、中期檢查、結(jié)題驗收會等組織工作。

2.1.2組建一支高水平的專家顧問團，協(xié)助監(jiān)督項目執(zhí)行

由重大科研項目首席科學(xué)家及課題負責(zé)人建議專家名單，一般由項目所在研究領(lǐng)域的國內(nèi)頂尖教授，海外高水平專家，以及項目依托部門管理專家等組成，由學(xué)院科研辦發(fā)出專家邀請函。專家顧問團重點把關(guān)重大項目研究計劃完成情況、研究成果的水平與創(chuàng)新性、實施效果，并對出現(xiàn)的技術(shù)問題以及項目組織管理等方面給予積極建議。

2.1.3召開啟動大會，凝練研究方向，建立項目合作單位的聯(lián)系渠道

重大科研項目立項后，一般召開重大項目啟動大會，邀請項目所有成員、專家顧問團成員及相關(guān)管理部門參會。會上，專家顧問團成員做重大項目所在領(lǐng)域的前沿研究報告，首席科學(xué)家介紹項目整體研究任務(wù)及各課題研究任務(wù)之間的承上啟下關(guān)系，同時各課題負責(zé)人做課題研究計劃匯報，由專家顧問團針對重大項目研究的水平與創(chuàng)新性，提出進一步凝練研究方向的中肯建議。同時，為了項目合作單位間交流通暢，建立包括各課題的技術(shù)骨干及財務(wù)人員的項目成員通訊錄。

2.1.4及時簽訂科研項目合作協(xié)議

重大科研項目立項后，項目首席依托單位，必須盡快與各課題承擔(dān)單位簽訂課題合作協(xié)議，合同上要明確規(guī)定五要素，即研究內(nèi)容分工、起止期限、考核指標(biāo)及節(jié)點、經(jīng)費預(yù)算、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等，同時要求課題經(jīng)費單獨建賬、?？顚Ｓ?。

2.2項目執(zhí)行階段

2.2.1加強重大科研項目研究進展的階段性檢查

重大科研項目的實施過程是項目質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效的監(jiān)管措施是非常重要的。按照項目研究計劃的階段性節(jié)點，學(xué)院科研辦可以實行節(jié)點性的中期檢查和評審，如年度工作會議，從研究進度、實施成效、經(jīng)費使用角度跟蹤監(jiān)管，可以全面了解到項目的實際成效信息；同時專家顧問團還可以及時發(fā)現(xiàn)技術(shù)問題并給予專業(yè)指導(dǎo)，及時解決問題，必要時課題負責(zé)人適當(dāng)調(diào)整研究方案以保持項目的創(chuàng)新性，從而保障項目的科技成果產(chǎn)出質(zhì)量。對執(zhí)行得好的課題，中期檢查時予以追加研究經(jīng)費。

2.2.2建立數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)重大科研項目合作單位間實時交流

由重大科研項目首席科學(xué)家主導(dǎo)并建立具有遠程處理與信息共享的“e～Science”數(shù)據(jù)共享平臺，為多知識領(lǐng)域、不同研究背景及多種研究模式的研究團隊在復(fù)雜科技活動中提供一種高效、無間隙的協(xié)同工作基礎(chǔ)架構(gòu)和環(huán)境，突破在時間、物理空間和使用環(huán)境上的固有障礙，實現(xiàn)項目合作單位間實時交流。情況，對經(jīng)費執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時提出對策建議，督促項目負責(zé)人按預(yù)算正確及時使用經(jīng)費。

2.2.3加強和規(guī)范重大科研項目經(jīng)費按預(yù)算合理使用

從項目經(jīng)費審計角度，常見的科研經(jīng)費問題有明細科目超額支出、報銷附件不全、外撥經(jīng)費無合同等。學(xué)院應(yīng)建立健全科研經(jīng)費管理制度體系，嚴(yán)格執(zhí)行政府采購、招投標(biāo)和資產(chǎn)管理規(guī)定。在辦理科研經(jīng)費入賬手續(xù)時，借助學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)上錄入項目預(yù)算明細，以便于財務(wù)處嚴(yán)格按照項目預(yù)算隨時監(jiān)控科研經(jīng)費按計劃使用。在項目年度進展檢查時，學(xué)院科研辦和財務(wù)辦應(yīng)聯(lián)合監(jiān)管項目的研究進展和經(jīng)費使用

2.2.4專人管理重大科研項目的科研技術(shù)文件

隨著重大科研項目的實施，研究過程中各個階段將產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，例如任務(wù)書、年度報告、中期報告、驗收報告、文章等，這些技術(shù)文件可由項目專門管理小組負責(zé)及時完整地保存，分階段或在項目驗收后移交檔案部門。這些技術(shù)文件系統(tǒng)地記錄了項目研究過程，將為后續(xù)科學(xué)研究和成果轉(zhuǎn)化提供技術(shù)保障，并大大縮短后續(xù)相關(guān)科學(xué)研究周期。

2.3項目結(jié)題驗收階段

項目驗收分為課題驗收和項目驗收2個部分。課題驗收由項目首席科學(xué)家會同項目依托部門組織，項目驗收由科技部負責(zé)組織。為了更好地完成項目課題驗收工作，一般需要提前半年召開項目課題結(jié)題驗收預(yù)備會，自查任務(wù)目標(biāo)完成情況，重點自查課題任務(wù)目標(biāo)完成情況和創(chuàng)新點，找出與驗收的差距，以及如何超越原目標(biāo)爭取后續(xù)滾動支持。同時在項目執(zhí)行期滿之前，對重大科研項目經(jīng)費采取內(nèi)審制度，即由科研辦聯(lián)合審計處、財務(wù)處，委托有資質(zhì)的會計師事務(wù)所根據(jù)財務(wù)驗收要求對項目進行內(nèi)部審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。最后，根據(jù)科技部正式發(fā)布的項目驗收方案，學(xué)院科研辦會同學(xué)?？蒲泄芾聿块T組織好正式的項目課題驗收會，包括驗收會時間和地點確定、驗收專家組邀請、課題骨干出席率、驗收報告提綱及附件要求等，并匯總成項目驗收報告報送科技部。

隨著百萬級以上科研項目的大量產(chǎn)生，重大科研項目過程管理對提升學(xué)院科學(xué)研究水平有重要的影響，已成為高校二級學(xué)院科研管理工作的重要部分。這需要科研管理人員在做好本職管理工作的基礎(chǔ)上，與時俱進不斷加強科研業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。

［1］ 李新榮，質(zhì)量管理是高?？蒲许椖窟^程管理的核心［J］，科技管理研究，2003.1，29-30.

［2］ 宋永杰，科研項目全過程管理的思考［J］，中國科技論壇，2008.7，16-20.

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1004-1168（2015）03-0021-02

2015-04-23

朱彩青（1981-），女，浙江蒼南人，碩士，主要從事科研管理研究工作。