劉一靜

（陜西延長油田股份有限公司，陜西延安716000）

論加強油田企業(yè)檔案管理的有效途徑

劉一靜

（陜西延長油田股份有限公司，陜西延安716000）

檔案能夠?qū)τ吞锲髽I(yè)發(fā)展過程中有價值的歷史記錄進(jìn)行保存，為油田企業(yè)保存珍貴的信息檔案和真實記錄。因此，可以說檔案管理對于油田企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。因此，檔案管理工作不僅具有很強的科學(xué)性，也具有很強的政治性。本文對檔案管理工作在油田企業(yè)中的重要作用進(jìn)行了簡要的分析，并提出了加強油田企業(yè)檔案管理的有效途徑。

油田企業(yè)；檔案管理；有效途徑

對于油田企業(yè)而言，檔案是重要的歷史發(fā)展資料。油田企業(yè)的檔案管理工作主要是管理檔案信息和檔案實體，并為油田企業(yè)的各個部門和經(jīng)營環(huán)節(jié)提供檔案服務(wù)。檔案管理工作對于油田企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展有著非常重要的作用，因此油田企業(yè)必須采取有效的措施來做好檔案管理工作，提高自身的核心競爭力，促進(jìn)企業(yè)的健康、穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。

一、油田企業(yè)開展檔案管理工作的重要意義

檔案不僅是重要的歷史資料，更能通過歷史資料來展示企業(yè)的發(fā)展歷程，從而對未來進(jìn)行合理的規(guī)劃。檔案指的是個人、社會組織和國家機關(guān)在宗教、文化、技術(shù)、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、軍事、政治等活動中形成的有價值的歷史記錄，檔案的形式可以是聲像、圖表和文字。檔案管理工作主要由檔案管理部門負(fù)責(zé)，管理檔案實體和檔案信息，并提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，例如檔案的銷毀、鑒定、利用、統(tǒng)計、歸檔、整理、收集等。檔案管理不僅具有很強的科學(xué)性，也具有很強的政治性。檔案管理需要使用科學(xué)的技術(shù)方法和管理原則，對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理和鑒別、篩選，對歷史的真實面貌進(jìn)行維護(hù)，為社會提供可利用的檔案資料。

與此同時，檔案也是一種具有歷史價值和潛在價值的信息，油田企業(yè)如果能夠?qū)n案進(jìn)行有效的開發(fā)和利用，就能夠?qū)n案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，推動油田企業(yè)的發(fā)展。油田企業(yè)對于國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要的作用。石油是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的命脈和血液，是重要的經(jīng)濟(jì)發(fā)展物質(zhì)保障。我國的石油企業(yè)經(jīng)歷了長足的發(fā)展歷程，也面臨著激烈的市場競爭和壓力。這就要求石油企業(yè)認(rèn)識到油田檔案的重要性。油田檔案是一種重要的石油勘探資源，只要利用得宜，能夠?qū)n案中的潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實中的生產(chǎn)力。油田企業(yè)可以在檔案中了解油田的歷史和現(xiàn)在，對油田的未來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃。

在油田檔案中，記錄了油氣田勘探開發(fā)與測繪、地質(zhì)勘探、地球物理勘探、測井技術(shù)、鉆井技術(shù)等資料，同時也記錄了油田企業(yè)的設(shè)備儀器、產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理、行政管理、黨群工作、基本建設(shè)工作等資料。

二、加強油田企業(yè)檔案管理的有效途徑

1、檔案管理制度的建立和健全

要對油田企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，首先就必須對檔案管理制度進(jìn)行健全。要嚴(yán)格按照相關(guān)的制度進(jìn)行檔案的管理，包括檔案管理辦法、規(guī)檔要求、檔案分類等等。要建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制度，對其工作范圍、方法和職責(zé)進(jìn)行明確。要將各部門的歸檔目錄編制出來，整理檔案管理手冊，明確歸檔檔案的保管期限、技術(shù)要求、整理規(guī)范等內(nèi)容，從而對其進(jìn)行便利的檢查和指導(dǎo)。檔案工作的基礎(chǔ)就是檔案收集，要將檔案材料的登記和傳遞制度進(jìn)行完善，并對檔案進(jìn)行動態(tài)管理。一旦發(fā)現(xiàn)檔案的遺漏和丟失，就要及時查找檔案。要將油田企業(yè)的各項檔案管理細(xì)則建立起來，使檔案管理更加規(guī)范化。例如《石油天然氣勘探開發(fā)地質(zhì)資料管理辦法》《油田建設(shè)項目檔案驗收細(xì)則》《油田檔案征集管理辦法》《油田檔案工作評價規(guī)定》《油田檔案管理實施細(xì)則》《油田各類檔案管理規(guī)定》《油田檔案館室業(yè)務(wù)工作規(guī)范》等。要對油田企業(yè)各部門檔案管理的職責(zé)進(jìn)行明確，對于不符合歸檔要求、竣工資料收集不齊全的情況，在驗收環(huán)節(jié)必須要求其整改[1]。

油田企業(yè)的檔案管理辦法也要與時俱進(jìn)，研究電子檔案管理的新辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理中納入電子檔案的利用、保管、歸檔和形成環(huán)節(jié)，有效的監(jiān)督和管理檔案資料，保障檔案資料的完整性和真實性。

2、開發(fā)利用檔案資源

要做好檔案的利用工作，再現(xiàn)檔案價值，提升檔案的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。在檔案管理的過程中，要為油田企業(yè)的勘探開發(fā)、科研工作和生產(chǎn)提供檔案信息服務(wù)。檔案管理的服務(wù)要能夠滿足不同用戶的個性化需求，根據(jù)客戶的需求來調(diào)整檔案管理服務(wù)[2]。油田企業(yè)可以建設(shè)檔案文件查閱中心，通過現(xiàn)代檔案管理技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)來提高檔案的利用率，使傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)延伸到文件管理的領(lǐng)域。不僅要為用戶提供紙質(zhì)的實體檔案，還要根據(jù)用戶的需求為其提高電子檔案。在檔案檢索、檔案信息資源整合和網(wǎng)絡(luò)資源利用等方面，要為用戶提供更好的定向?qū)ｎ}服務(wù)、聯(lián)機實時幫助和引導(dǎo)服務(wù)等等。檔案管理要能夠?qū)⒂吞锲髽I(yè)勘探開發(fā)檔案和館藏的地質(zhì)資料檔案中的開發(fā)方案、地質(zhì)資料、鉆井設(shè)計、地質(zhì)設(shè)計、測井圖、地震成果報告、開發(fā)數(shù)據(jù)手冊、地質(zhì)資料和勘探數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行數(shù)字化，將數(shù)字化信息提供給用戶。這些信息對于油氣勘探開發(fā)有著重要的意義，而且是重要的油田工作總結(jié)和生產(chǎn)部署。

3、檔案管理要走向信息化

油田企業(yè)的檔案管理要走向信息化，通過檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺來利用和存取數(shù)字化館藏和電子文本，從而更好的為用戶服務(wù)，開發(fā)檔案信息。作為一種重要的信息資源，檔案信息主要是對企業(yè)管理、經(jīng)營以及生產(chǎn)等各方面活動的一種真實的記錄。油田企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理中必須要將現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理的基礎(chǔ)，將建設(shè)檔案信息資源作為檔案管理的核心，將對檔案信息資源的充分利用作為檔案管理的目標(biāo)。所謂的檔案信息化建設(shè)是要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化。要通過計算機和網(wǎng)絡(luò)來提供信息服務(wù)，并實現(xiàn)檔案的信息化管理。傳統(tǒng)的檔案管理以利用和保存檔案實體為主要工作內(nèi)容，而新型的檔案管理則要提供和存儲數(shù)字化的檔案信息。

在檔案采集時，油田企業(yè)就要實現(xiàn)實時采集，并實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步采集和保管，以信息化為檔案管理的主要方式，集中統(tǒng)一的管理檔案數(shù)據(jù)資源。用戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)來查閱和利用檔案信息。

以《地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則》為依據(jù)，著錄油田企業(yè)的檔案，并將目錄數(shù)據(jù)庫建立起來。并且與油田檔案的具體構(gòu)成相結(jié)合，著錄油田企業(yè)的檔案，對與本企業(yè)相適應(yīng)的檔案目錄檢索系統(tǒng)進(jìn)行積極的開發(fā)，確保企業(yè)檔案能夠完善實現(xiàn)計算機管理。要以現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案的利用情況和特點為根據(jù)，對其實施文字錄入、電子掃描以及數(shù)字化處理，同時還可以將其刻錄成光盤，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)永久的保存。利用信息技術(shù)積極的轉(zhuǎn)化檔案，使其變成易于保存的信息資源，這樣就能夠確保油田企業(yè)內(nèi)部信息資源共享和優(yōu)化的實現(xiàn)，要對油田檔案的有效價值進(jìn)行最大限度的挖掘，從而能夠極大的推動油田企業(yè)的科技創(chuàng)新和生產(chǎn)發(fā)展[3]。

4、提高素質(zhì)、培養(yǎng)人才

人才素質(zhì)的高低直接決定了油田企業(yè)檔案管理工作的好壞，因此，油田企業(yè)要提高對檔案管理部門和檔案管理人才的重視。作為一項既細(xì)致又復(fù)雜的工作，檔案管理的提供利用、科學(xué)管理以及收集等各個方面都需要檔案管理人員艱辛的勞動付出以及嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度。檔案工作要求工作人員要認(rèn)真細(xì)致、必須具備良好的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平。油田企業(yè)要選派有責(zé)任感、有事業(yè)心、樂于奉獻(xiàn)、忠于職守、愛崗敬業(yè)、熱愛檔案管理工作的人員來從事檔案管理工作。不僅如此，檔案管理人員必須還具有較強的業(yè)務(wù)能力和廣博的知識，并且具備一定的信息技術(shù)水平，能夠適應(yīng)檔案信息化的新趨勢。油田企業(yè)要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要求其能夠掌握不同載體、部門門類的檔案管理技術(shù)，熟悉檔案管理的各個環(huán)節(jié)，能夠獨立使用計算機來進(jìn)行電子檔案的利用、保管、著錄、歸檔、存儲、傳遞，這些都對油田檔案管理人員的管理能力、科學(xué)技術(shù)知識以及業(yè)務(wù)知識等各方面具有越來越高的要求，檔案管理人員必須要對網(wǎng)絡(luò)知識具有充分的了解，將微機操作熟練地掌握住，并且對檔案管理的新技術(shù)、新方法以及新理論進(jìn)行及時的了解，從而真正地將檔案管理發(fā)展的新動向把握住。油田企業(yè)要適時對檔案管理人員進(jìn)行計算機知識和技術(shù)的培訓(xùn)，要求其不斷開拓視野、掌握新知識和新技術(shù)。油田企業(yè)的檔案管理人員還必須掌握勘探設(shè)計、油藏工程、地下采礦、石油地質(zhì)等知識，適應(yīng)石油企業(yè)的發(fā)展需要，更好的開發(fā)利用檔案資源[4]。

三、結(jié)語

檔案信息是油田企業(yè)重要的財務(wù)和資源，油田企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要意義，采用切實有效的措施來進(jìn)行檔案管理工作，致力于檔案管理規(guī)章制度的建立和健全，將檔案管理的責(zé)任明確下來，對檔案管理的工作進(jìn)行不斷的規(guī)范，并且要對檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作予以有效的落實，不斷提高檔案管理和利用水平，挖掘檔案中的潛在資源，推動油田企業(yè)的發(fā)展。

[1]孟秀麗.中原油田境外檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2010（16）

[2]張秀雯.加強油田企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理探析[J].陜西檔案，2012（5）

[3]葛紅.石油石化企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)與應(yīng)用[J].山東檔案，2011（3）

[4]張曉萍.淺談油田的檔案管理及創(chuàng)新[J].新西部（下半月），2012（10）

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1674-6198（2015）03-0099-02

2015-05-14

劉一靜（1980—），女，陜西延川人，陜西延長油田股份有限公司工程師。