吳士杰

(天津海運(yùn)職業(yè)學(xué)院，天津 300350)

基于J2EE架構(gòu)的協(xié)同辦公系統(tǒng)的需求分析與實(shí)現(xiàn)

吳士杰

(天津海運(yùn)職業(yè)學(xué)院，天津 300350)

結(jié)合學(xué)院辦公管理的具體需求，利用J2EE開(kāi)發(fā)技術(shù)構(gòu)建“協(xié)同辦公系統(tǒng)”的整體架構(gòu)，介紹了系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)技術(shù)、架構(gòu)設(shè)計(jì)、模塊的界面及功能等。該系統(tǒng)功能較為完善，包含公文、事務(wù)、會(huì)議、個(gè)人、公共服務(wù)等多個(gè)模塊，具有簡(jiǎn)單易用、靈活自定義、多層次安全設(shè)計(jì)、穩(wěn)定可靠的特點(diǎn)，便于系統(tǒng)維護(hù)和擴(kuò)容的優(yōu)點(diǎn)。

分布式事務(wù)管理；J2EE架構(gòu)；協(xié)同辦公

中國(guó)現(xiàn)有高職院校1200余所，中職院校10000多所。計(jì)算機(jī)是所有院校必備的技術(shù)工具。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，職業(yè)院校擁有計(jì)算機(jī)達(dá)30萬(wàn)臺(tái)左右，絕大多數(shù)院校在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)校教育和管理。按照《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》和《中國(guó)職業(yè)教育發(fā)展規(guī)劃要求》，“到2020年，基本建成覆蓋城鄉(xiāng)各級(jí)各類學(xué)校的教育信息化體系，促進(jìn)教育內(nèi)容、教學(xué)手段和方法現(xiàn)代化。充分利用優(yōu)質(zhì)資源和先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新運(yùn)行機(jī)制和管理模式，整合現(xiàn)有資源，構(gòu)建先進(jìn)、高效、實(shí)用的數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施。加快終端設(shè)施普及，推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，實(shí)現(xiàn)多種方式接入互聯(lián)網(wǎng)”。盡管由于受到諸方因素的影響，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的教育信息化將是一個(gè)很長(zhǎng)的歷史過(guò)程，但從節(jié)約能源、充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)使用效率考慮，這項(xiàng)工作已提上日程。

隨著學(xué)院不斷的發(fā)展，現(xiàn)有單一的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在使用過(guò)程中，由于受時(shí)間、部門(mén)、區(qū)域之間的限制，帶來(lái)了諸如信息無(wú)法共享、信息與業(yè)務(wù)流程相互脫節(jié)等問(wèn)題。如果要解決這些“信息孤島”，需要開(kāi)發(fā)一套以動(dòng)態(tài)組織為行為主體，以工作流為傳導(dǎo)模式，以任務(wù)為處理模式的協(xié)同辦公系統(tǒng)。本文結(jié)合學(xué)院辦公自動(dòng)化的具體需求，完成了基于J2EE架構(gòu)的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，針對(duì)公文流轉(zhuǎn)、事務(wù)管理、會(huì)議管理、個(gè)人辦公等功能模塊進(jìn)行分析研究，建立起一套統(tǒng)一、規(guī)范、靈活、高效的協(xié)同辦公系統(tǒng)，為辦公管理提供有力的支持，進(jìn)而提升工作效率和決策的準(zhǔn)確性。

一、系統(tǒng)的需求分析

系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是幫助各部門(mén)快速構(gòu)建起一個(gè)安全、可靠、易用的文檔一體化辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)公文處理的自動(dòng)化，同時(shí)作為內(nèi)部通訊和信息共享的平臺(tái)。從而解決了受時(shí)間、地域、部門(mén)之間的限制所帶來(lái)的“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”這三大問(wèn)題。

(一)系統(tǒng)性能的需求分析

本系統(tǒng)在性能方面有如下需求：

1.協(xié)同性。本系統(tǒng)要在學(xué)院內(nèi)部創(chuàng)建一個(gè)共同協(xié)作、結(jié)合緊密、動(dòng)態(tài)調(diào)整的協(xié)同辦公體系環(huán)境，實(shí)現(xiàn)學(xué)院內(nèi)部各部門(mén)、各人員之間的協(xié)調(diào)一致。

2.應(yīng)用深入性。系統(tǒng)除了完成簡(jiǎn)單的公文流轉(zhuǎn)和文檔處理，還可以完成和學(xué)院后臺(tái)構(gòu)件的數(shù)據(jù)整合。并且，還可以擴(kuò)展財(cái)務(wù)管理、教學(xué)管理、人力資源管理等方面的模塊功能。

3.知識(shí)性。協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅僅是學(xué)院辦公自動(dòng)化的工具，它還要為學(xué)院搭建一個(gè)高效的知識(shí)管理平臺(tái)，對(duì)學(xué)院各種結(jié)構(gòu)化及非結(jié)構(gòu)化的知識(shí)信息進(jìn)行有效地管理、分析和存儲(chǔ)。并且，將這些知識(shí)信息及時(shí)地傳遞給需要的人員，從而創(chuàng)建一個(gè)知識(shí)性的體系組織。

4.可重用性。在整個(gè)系統(tǒng)的研究設(shè)計(jì)過(guò)程中，為了實(shí)現(xiàn)降低研發(fā)成本、縮短研發(fā)時(shí)間的目標(biāo)，本著“重復(fù)使用軟件開(kāi)發(fā)的生命周期”的設(shè)計(jì)思想進(jìn)行研發(fā)，及當(dāng)前系統(tǒng)的組件可以在今后的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中進(jìn)行再利用。這樣既滿足了系統(tǒng)功能的擴(kuò)展，又實(shí)現(xiàn)了組件重復(fù)利用的最大化。

(二)系統(tǒng)功能的需求分析

協(xié)同辦公系統(tǒng)需要解決以下幾方面的問(wèn)題：

1.用戶界面統(tǒng)一風(fēng)格，給用戶提供一個(gè)集成化的、統(tǒng)一的辦公環(huán)境。

2.支持自動(dòng)傳遞信息，解決了磁介質(zhì)或紙介傳送的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了辦公效率和安全性的有效提高。

3.具備工作流的處理過(guò)程和追蹤功能，解決部門(mén)間的協(xié)同問(wèn)題，完善每一個(gè)辦公環(huán)節(jié)，推動(dòng)部門(mén)間的協(xié)作效率。

4.提供集發(fā)布信息與處理信息為一體的信息平臺(tái)，解決以往信息采集、信息處理和信息發(fā)布幾個(gè)環(huán)節(jié)相互分離的問(wèn)題，降低了不必要的交接環(huán)節(jié)，提高了辦公的便利性。

5.具備及時(shí)信息提醒功能，有效避免了工作延誤的情況，保障了各項(xiàng)工作的及時(shí)完成。

因此，從學(xué)院辦公管理的實(shí)際需求出發(fā)并結(jié)合協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用的特點(diǎn)，從以下幾方面進(jìn)行考慮：

公文管理：是學(xué)院日常辦公中的重要組成部分，它由原先的人工傳送文件，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，包括公文的收發(fā)和通知等模塊。公文的分發(fā)流程，嚴(yán)格按照擬稿、審批、復(fù)核、存檔等順序進(jìn)行，并具有查詢和打印的功能。公文的內(nèi)容按照嚴(yán)格的權(quán)限控制實(shí)行，與公文無(wú)關(guān)的人員不能隨意進(jìn)行查看和修改。對(duì)于等待簽發(fā)的公文，將對(duì)簽發(fā)人采用催辦的形式進(jìn)行通知。收文流程包括文件登記、傳閱、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)、辦理、歸檔等，并具有查詢和打印功能。

個(gè)人辦公：用戶不僅能夠管理個(gè)人的通訊錄和日程安排，還可以追溯個(gè)人的工作歷程。同時(shí)還應(yīng)該具備催促、提醒用戶完成重要工作的功能。

事務(wù)管理：提供學(xué)院日常辦公事務(wù)的網(wǎng)絡(luò)管理模式，皆在緩解管理人員的工作壓力，提高工作效率。

會(huì)議管理：主要是為了規(guī)范學(xué)院各項(xiàng)會(huì)議流程，統(tǒng)一會(huì)議管理形式，將不必要的會(huì)議進(jìn)行刪減，縮短會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間，以此提高會(huì)議質(zhì)量。

公用信息：在辦公過(guò)程中，需要為用戶發(fā)布各類通知、公告、新聞以及學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度等信息。所以系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠提供發(fā)布新聞、公告等公共消息的功能，它也是學(xué)院信息發(fā)布的主要平臺(tái)。

系統(tǒng)管理：對(duì)于系統(tǒng)的管理，應(yīng)采用較為完善的安全機(jī)制來(lái)保障系統(tǒng)的運(yùn)行，并采用基于角色的訪問(wèn)控制，有效防止非法用戶訪問(wèn)系統(tǒng)資源和合法用戶非法使用資源。只有通過(guò)身份驗(yàn)證，用戶才能使用與自己相應(yīng)權(quán)限的功能。一旦用戶被系統(tǒng)管理員分配了相應(yīng)的角色，該用戶就擁有此角色的所有操作權(quán)限。同時(shí)具有相應(yīng)權(quán)限的用戶可以對(duì)工作流進(jìn)行定義，并且監(jiān)控、跟蹤整個(gè)工作流程。

二、系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)

(一)系統(tǒng)的總體架構(gòu)

圖1所示，是結(jié)合系統(tǒng)功能需求和性能需求的具體分析，“協(xié)同辦公系統(tǒng)”的設(shè)計(jì)模型圖。本系統(tǒng)主要的核心目標(biāo)是支持辦公管理的應(yīng)用服務(wù)，在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)基礎(chǔ)上，采用分布式事務(wù)管理的設(shè)計(jì)理念，并結(jié)合各客戶端的應(yīng)用需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文流轉(zhuǎn)、公共服務(wù)、會(huì)議管理、事務(wù)管理等各功能模塊的管理。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模型共分為四層，其中最底層為數(shù)據(jù)層，主要針對(duì)信息數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和知識(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和保存。與數(shù)據(jù)層相關(guān)聯(lián)的是J2EE應(yīng)用服務(wù)器，它的主要功能是將同步管理、功能管理、運(yùn)行狀況等方面的系統(tǒng)服務(wù)提供給上一層的工作流引擎和應(yīng)用服務(wù)層。工作流引擎是系統(tǒng)的核心理念，它不僅創(chuàng)建并管理著工作流的實(shí)施，而且能夠解釋工作過(guò)程的定義，以及調(diào)用各種外部IT的應(yīng)用，最終實(shí)現(xiàn)與工作流參與者的相互交流，雙方面互動(dòng)。最上層為應(yīng)用服務(wù)層，它包括為用戶提供辦公服務(wù)的各功能模塊，如公文管理、事務(wù)管理、會(huì)議管理等。用戶可以通過(guò)學(xué)院的門(mén)戶網(wǎng)站或Internet/Intranet來(lái)實(shí)現(xiàn)日常辦公的各項(xiàng)應(yīng)用。

圖1 系統(tǒng)模型

(二)系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)是根據(jù)學(xué)院實(shí)際的業(yè)務(wù)流程所開(kāi)發(fā)的，其主要的功能是實(shí)現(xiàn)公文管理、會(huì)議管理、事務(wù)管理及個(gè)人辦公、公共服務(wù)等日常辦公需求。該系統(tǒng)采用分布式事務(wù)的管理思想，結(jié)合先進(jìn)開(kāi)放的B/S技術(shù)，建立起可覆蓋全院各級(jí)部門(mén)的一站式辦公信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)大大提高了公文流轉(zhuǎn)及日后檢索的工作效率，用戶可通過(guò)校內(nèi)的Intranet或Internet進(jìn)行登陸，真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。

該系統(tǒng)共分為六個(gè)大模塊，十四個(gè)子模塊，功能模塊如圖2所示。

圖2 功能模塊圖

三、協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

(一)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)環(huán)境與開(kāi)發(fā)工具

本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工具采用Java2 SDK 1.5.0，開(kāi)源軟件為Struts 1.2，開(kāi)源框架為Spring2.0，對(duì)象關(guān)系映射框架為Hibernate3.0，模板引擎框架為Veloeity 1.4。安裝Linux網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺(tái)，并采用Tomcat5.0以上版本的應(yīng)用服務(wù)器和Oracle 11g的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。為了便于學(xué)院內(nèi)部各部門(mén)、各人員之間能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行溝通及協(xié)同工作，只需要在客戶端安裝IE瀏覽器即可進(jìn)行使用，對(duì)客戶端的軟硬件環(huán)境并沒(méi)有其他特殊的要求，這一點(diǎn)充分體現(xiàn)了J2EE架構(gòu)跨平臺(tái)技術(shù)的特性。

(二)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)是將相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在一起的集合，這些數(shù)據(jù)是為多種應(yīng)用服務(wù)的，并且無(wú)有害的或不必要的冗余。本系統(tǒng)采用了Oracle分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，分布式數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域中的一個(gè)分支，它是數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合所產(chǎn)生的結(jié)果。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品已經(jīng)逐步被計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及多任務(wù)操作系統(tǒng)為核心的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品所取代，并且，分布式數(shù)據(jù)庫(kù)正在向B/S模式發(fā)展,逐步進(jìn)入商品化的應(yīng)用階段。該系統(tǒng)中所涉及到的幾類數(shù)據(jù)主要包括：客戶信息、文件信息、印章信息、會(huì)議信息、表單功能等。

四、系統(tǒng)界面簡(jiǎn)介

因?yàn)槠邢?，所以通過(guò)圖例來(lái)描述該系統(tǒng)的部分功能界面。

(一)登錄界面

用戶只有通過(guò)身份驗(yàn)證才能夠登錄系統(tǒng)，并且用戶的使用權(quán)限、應(yīng)用服務(wù)和管理界面，都是系統(tǒng)管理員事先所設(shè)置好的。登錄界面如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)登錄界面

(二)用戶管理界面

系統(tǒng)管理員登錄進(jìn)入后，在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置中選擇點(diǎn)擊進(jìn)入其界面如圖4所示。選擇一種用戶類型，給用戶類型添加用戶角色，用戶類型的維護(hù)要在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的用戶類型中維護(hù)。

圖4 用戶管理界面

五、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上的論述，我們可以看出，采用本文開(kāi)發(fā)方式設(shè)計(jì)的協(xié)同辦公系統(tǒng)，大大提高了學(xué)院的辦公效率，對(duì)人力、物力、財(cái)力的改善與節(jié)約產(chǎn)生至關(guān)重要的作用。在符合學(xué)院發(fā)展方向的前提下，其滿足了學(xué)院管理工作的需求，不論是日常辦公還是業(yè)務(wù)辦公，都可以通過(guò)該系統(tǒng)實(shí)施，使工作流程得到簡(jiǎn)化。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的同時(shí)，一方面考慮到實(shí)際資金的投入，可以做到成本的節(jié)約，另一方面考慮到系統(tǒng)使用的可持續(xù)性，為系統(tǒng)未來(lái)的升級(jí)、擴(kuò)容奠定了基礎(chǔ)。

[1]敖杰剛.分布式并行計(jì)算下GML空間數(shù)據(jù)復(fù)制同步更新機(jī)制研究[D].江西理工大學(xué)，2012.

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Requirement Analysis and Implementation of Cooperative Office System Based on J2EE Architecture

WU Shi-jie

(TianjinMaritimeVocationalCollege,Tianjin, 300350)

Combining with the concrete requirement of college office management, “Cooperative Office System” is designed using J2EE development technique. The development techniques, design of the architecture, the user interface and functionality of modules etc. are being introduced. The functions of the system are fairly complete, including modules like document, transaction, meeting, personal and public service etc. The system has features like easy to use, customization, multilevel design as well as stabilization, easy to maintain and capacity expansion.

distributed transaction management; J2EE architecture; cooperative office system

2015-03-05

吳士杰(1978-)，男，天津市人，天津海運(yùn)職業(yè)學(xué)院講師，主要研究計(jì)算機(jī)信息管理及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

TP391

A

1673-582X(2015)04-0093-05