陳嘉聲　趙陽

摘要：Excel作為常用的辦公軟件之一，其功能是非常強(qiáng)大的。善于運用Excel函數(shù)、靈活運用其技巧、巧妙設(shè)計Excel公式可以提高工作效率。文章以兩個已在我們實驗室工作中發(fā)揮作用的實例，介紹其中的Excel實用功能及其實現(xiàn)方法，使Excel在提高實驗室工作效率中的作用被廣大用戶認(rèn)知。希望更多的人成功運用Excel等辦公軟件協(xié)助提高自己的工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel；數(shù)據(jù)有效性；保護(hù)工作表；篩選；凍結(jié)窗格；突出顯示；條件格式；超鏈接；數(shù)據(jù)透視圖

中圖分類號：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）01-0193-06

我單位作為一個測試實驗室，最終測試的結(jié)果一般以報告的形式給出。因此對于出具報告所依賴的工具軟件Word，大部分的人對其操作非常熟悉，而對于Office辦公軟件中的Excel，一些人并不是很精通。事實上，word主要側(cè)重于文字編輯和排版，而Excel的表格配有大量的函數(shù)和公式，其具有比word強(qiáng)大得多的數(shù)據(jù)計算、處理和分析及數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理功能。如果能成功運用好Excel這個強(qiáng)大的數(shù)據(jù)工具，會給實驗室的檢測和管理工作中帶來很多的便利，從而提高工作效率。

本文就以兩個有代表性的實例來分別說明Excel完成的檢測和管理中涉及到的一些任務(wù)功能。

第一個例子來源于實際的電磁兼容測試中限值計算，電磁兼容的傳導(dǎo)騷擾測試中，在150kHz-500kHz頻段，準(zhǔn)峰值限值和平均值限值常以與頻率的對數(shù)坐標(biāo)成線性關(guān)系給出，此時，我們無法準(zhǔn)確的從接收機(jī)上直接讀出該頻段上某一確定頻點處的限值。如果每次都要計算不同的頻點，則是簡單重復(fù)性的勞動，我們完全可以利用一個非常簡單的Excel公式來獲得此限值。

1 基本數(shù)學(xué)函數(shù)計算功能

觀察GB9254中B級設(shè)備傳導(dǎo)騷擾電壓限值得知頻點[x（150kHz

2 輸入數(shù)據(jù)有效性檢查功能

計算表格已經(jīng)做好，但是如果不小心輸錯了數(shù)據(jù)，輸入的數(shù)據(jù)超出了150kHz-500kHz的范圍，輸入人員又沒有意識到的情況下，會得到錯誤的結(jié)果。為避免出現(xiàn)這種低級失誤，可對輸入頻率的A4格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。選中A4格，先設(shè)置允許值的范圍150-500，如圖示：

3 工作表的保護(hù)功能

表已經(jīng)做好了，但是在輸入數(shù)據(jù)時，可能不小心點擊到B4、C4表格的公式及其他的表格，進(jìn)而形成誤操作，造成麻煩。此時，工作表的保護(hù)功能可以提供誤操作的防護(hù)。只允許更改輸入頻率處的A4表格，而將其他的部分都保護(hù)起來，無法改寫。只需按如下步驟進(jìn)行：

先設(shè)定允許編輯的區(qū)域：

至此，完成的電磁兼容限值計算表，不但能夠簡便的完成計算任務(wù)，同時可以自動檢查輸入數(shù)據(jù)是否在正確范圍內(nèi)，還能確保不會受到誤操作。

第二個例子來源于測試案件管理的實際工作，主要利用了Excel作為案件數(shù)據(jù)的錄入、查詢、統(tǒng)計分析的功能。

認(rèn)證測試的案件涉及到本單位的多個部門。很多的案件試驗信息對各相關(guān)人員并不能做到無障礙公開共享，增加了很多溝通的環(huán)節(jié)和時間。

就本單位認(rèn)證前端部分的開案流程而言，現(xiàn)今的流程基本上為二科的工程師開具申請開案單，經(jīng)二科3C案件管理人員簽字后，清單送交一科，一科的案件管理人員確認(rèn)案件后，將任務(wù)分派給不同的工程師，同時在清單上簽字，送交總師辦開工作令，開好后二科的工程師領(lǐng)取工作令。

在這種的流程情況下，案件相關(guān)信息是單向傳遞的，同時中途還會丟失相關(guān)信息。常有相關(guān)的工程師詢問某案件與他們合作的對方科的工程師是哪位，或者有客戶詢問案件的進(jìn)度、案件的試驗人員等請求，因為案件眾多，不能馬上給予明確的答復(fù)，諸如此類的詢問信息的要求隨著案件的增多而增多，也增大了詢問人和被詢問人的工作量。同時項目工程師手頭的案件常常有幾十單乃至上百單，項目工程師個人也有理清案件的需要。

因此，我們在科里利用windows 2003系統(tǒng)的文件服務(wù)器，共享了一個Excel文件“案件分派單.xls”，設(shè)定文件的讀寫權(quán)限，案件信息錄入管理人員擁有完全讀寫權(quán)限，其他各相關(guān)人員為只讀權(quán)限，可以查看該表格，不能改寫，以防誤操作。該實際使用中的表如下圖所示：

此表的列項有登記日期、試驗人員、申請代碼、申請?zhí)枴⑸暾垥畔⒌某溄印悠方邮杖掌?、公司名、產(chǎn)品名、型號名、安全試驗人員、申請類型、試驗有無、報告有無、報告號、完成日期、完成否、完成天數(shù)、客戶需求、領(lǐng)取樣品日期、歸還樣品日期。這些信息都在Excel表中，相關(guān)人員都可以方便的訪問服務(wù)器進(jìn)行查看。

表中種種功能是使用過程中不斷增加和完善的，一些實用的細(xì)節(jié)功能介紹如下：

4 篩選功能

Excel中的篩選功能十分簡單，卻非常實用。在表中選中首行，然后點擊篩選，會自動在選中的首行每個單元格里生成一個下拉的按鈕，如圖示：

這樣對于某個試驗工程師，只需要在試驗人員的下拉按鈕選取自己的名字，就會只顯示該人員所做的案件，同時再在完成否的下拉按鈕來篩選“否”的，就能得到自己未完成的所有案件的列表，若繼續(xù)在公司名進(jìn)行篩選，則可以獲得該人員未完成的某一特定公司的案件。

效果如下：

5 凍結(jié)窗格功能

在瀏覽表格時，若要第一行的列名不隨著表瀏覽向下的滾動而滾動，可以如圖所示直接選取凍結(jié)首行便可。

6 自動突出顯示單元格功能：

表中可以對完成否列中標(biāo)記為“否”的未完成的案件自動變?yōu)榧t色，而已完成的“是”及“撤銷”的案件則自動變?yōu)榫G色，對有試驗或者有報告的表格自動變?yōu)闇\紅色，無試驗或者無報告的則不變色。這樣，顯眼的顏色突出顯示，能夠方便查看表的人員迅速識別。這些功能的實現(xiàn)實際上都是利用了條件格式功能。運用方法如下：

選中“完成否”列，選擇條件格式等于：

也可以從新建規(guī)則里直接建立該規(guī)則。

在表格使用完善的過程中，出現(xiàn)過幾次工程師開過某一個申請?zhí)柕纳暾垎我欢螘r間后，忘記自己曾經(jīng)開過，又一次重新開具同一申請?zhí)柕纳暾垎??；蛘咭粋€工程師開了某申請?zhí)柡螅硪还こ處熢俅伍_該申請?zhí)?。為了避免這種情況的發(fā)生，同樣可以利用條件格式功能。每次在輸入申請?zhí)枙r，自動與之前所有的申請?zhí)栠M(jìn)行比對，防止同一申請?zhí)柕闹貜?fù)開單。Excel里恰好有此功能，如圖所示選中“重復(fù)值”選項再進(jìn)行自定義設(shè)置：

7 日期計算功能

在工程師開案后或者收到樣品至案件完成的天數(shù)，或者未完成的案件的從接收案件或接收樣品至今的天數(shù)時間是值得管理者和工程師自身需要持續(xù)關(guān)注的。該表實現(xiàn)了完成天數(shù)的自動計算功能。在這里，運用了IF的邏輯函數(shù)和DAYS360、TODAY的時間函數(shù)，首先判斷試驗完成否，完成了則計算完成日期和登記日期或收樣日期之間的天數(shù)，未完成則計算當(dāng)前日期和和登記日期或收樣日期之間的天數(shù)。公式如下：

8 （自動）超鏈接訪問功能

表格中登記的信息有限，若要知道詳細(xì)的廠家聯(lián)系人、生產(chǎn)廠、委托人等信息時，表格中提供了申請書的超鏈接。鏈接的申請書文件，一并拷入表格文件夾所在的下級目錄“申請書”中，最初的表格中的超鏈接是通過手工逐個插入的，通過如圖示的方法：

后來，發(fā)現(xiàn)利用Excel查找與引用函數(shù)中的HYPERLINK函數(shù)可以自動生成超鏈接，只需要按時更新申請書，可以自動鏈接至已有的申請文件，該公式輸入如下：

當(dāng)需要知道各工程師分別測試了多少單案子，有多少目前已經(jīng)完成，有多少目前還在進(jìn)行中時，可以以分類統(tǒng)計圖或者表的格式給出。在Excel中該功能是通過生成數(shù)據(jù)透視圖來實現(xiàn)的。如圖所示插入數(shù)據(jù)表：

若需要更為詳細(xì)的報表，如是否做試驗、出報告，則加入相應(yīng)的標(biāo)簽即可得到。

該案件分派單的Excel表共享以來，工程師可以直接訪問文件獲得相關(guān)信息，對工程師的案件項目管理及案件管理人員也有幫助作用。工程師不需要再詢問與誰合作的案件，直接訪問表格即可，有客戶詢問案件進(jìn)度、試驗人員時，在表中輸入申請?zhí)柌檎?，立刻可以獲得相關(guān)信息。

Excel中的公式及函數(shù)還有很多，同時Excel中還有很多更高級的功能。相關(guān)的工程師應(yīng)多深入學(xué)習(xí)了解Excel等Office辦公軟件，靈活運用Excel的公式函數(shù)、Word的域代碼、Offcie的宏命令、VBA等更高級的功能，也可以利用名稱或標(biāo)簽分別編寫Excel或Word的模板文件，再通過LabVIEW、C#、VB等編程軟件自動在指定的位置插入符合指定格式要求的數(shù)據(jù)和圖片，自動生成Word或Excel測試文檔，減少大量的簡單重復(fù)性勞動，給工作帶來的便利。