□張莉莉

隨著時代與社會的發(fā)展，原來的事物都面臨著新事物的挑戰(zhàn)，高校辦公制度也存在這樣的問題，當然這并不意味著舊時的辦公方式是錯誤的，或者一無是處的，而是其中部分或者一些方面已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段社會發(fā)展和教育發(fā)展的要求，原有的合理性正在消失，需要一種新的，更能很好地適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展要求的辦公室管理辦法，來發(fā)揮辦公室的重要作用。

一、大學(xué)辦公室職能的特殊性

大學(xué)辦公室與一般單位的辦公室不同，學(xué)校是培養(yǎng)人才，科學(xué)研究，服務(wù)社會的地方，高校辦公室也應(yīng)必備達成這些目標的相應(yīng)的職能，為社會輸送更好的人才，培養(yǎng)更優(yōu)秀的教師，承擔(dān)巨大的社會責(zé)任。另外，高校辦公室處于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的周邊，可以為領(lǐng)導(dǎo)的決定提供意見，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出更合理、正確的決定。因此，作為承上啟下，綜合協(xié)調(diào)作用的現(xiàn)代高校辦公室面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，現(xiàn)代大學(xué)辦公室通過職能的轉(zhuǎn)變，工作方式的創(chuàng)新，與時俱進，才能更好地承擔(dān)社會責(zé)任。

二、大學(xué)辦公室管理的形式

技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展到了今天，已實現(xiàn)現(xiàn)代人無數(shù)的夢想，也被大多數(shù)人所接受，電子產(chǎn)品的迅猛發(fā)展，信息時代的到來，交通地鐵網(wǎng)絡(luò)給社會帶來的便捷，技術(shù)的發(fā)展給現(xiàn)代辦公室也帶來了更多的改變，創(chuàng)新無處不在，更多的現(xiàn)代辦公設(shè)備的出現(xiàn)，為現(xiàn)代高校辦公室職能的轉(zhuǎn)變也提供了便利，同時，也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，技術(shù)的發(fā)展對大學(xué)辦公室管理提出的要求是必須面臨的問題。

高校辦學(xué)規(guī)模急劇擴大，自1999年教育改革至今，我國高等教育迅猛發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)方式、辦學(xué)理念都與以往有很大的不同。這也是高校辦公室不得不面臨的一個新的形式。高校學(xué)生人數(shù)、結(jié)構(gòu)的驟然變化為高校辦公室造成了一個一時間難以適應(yīng)又必須盡快適應(yīng)的形勢。我國高等教育規(guī)模的驟然擴大和由此引發(fā)的教育投資、辦學(xué)、教學(xué)、管理、就業(yè)等問題使全國高校辦公室不得不重新調(diào)整其工作的范圍與工作的方式。

三、新時期高校辦公的要求與存在的問題

一是高校的發(fā)展水平?jīng)Q定著國家的進步速度，作為一個事業(yè)單位，理應(yīng)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，即以為國家培養(yǎng)高素質(zhì)人才為目標，通過創(chuàng)新、改革運營模式、管理方式，來提升辦學(xué)質(zhì)量，達到既定要求，二是現(xiàn)代高校面臨巨大的壓力，為了緊跟時代的進步，為了在同行競爭中獲勝，為了回應(yīng)國家對教育的重視程度和大量的投入，高校之間競爭日趨激烈，為此高校必須從內(nèi)部著手，提升其效率，節(jié)約成本，提升水平，堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，以謀求在競爭中獲勝。高校是先進文化和先進生產(chǎn)力的集散地，社會主旋律要求高校也必將其辦學(xué)和行政理念隨之改變，促進其與整個社會的接軌，最終推進高校的發(fā)展進步。

現(xiàn)階段所暴露出的辦公室問題有很多，主要集中在以下幾個方面:一是在工作內(nèi)容上，高校辦公室對工作的認識還停留在收發(fā)文件，蓋章簽字等簡單為領(lǐng)導(dǎo)打下手的工作上。二是管理制度方面有待完善，缺乏一系列的促進辦公人員工作的措施，存在責(zé)任分工不明，工作無計劃性，時忙時閑，工作積極性低等問題，辦公室人員缺乏管理經(jīng)驗，無法形成有效的管理機制。三是現(xiàn)代辦公設(shè)備沒有有效利用。隨著技術(shù)的飛速發(fā)展，多數(shù)高校高額引入計算機、復(fù)印機、傳真機、報到機、投標機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，建立了各種數(shù)據(jù)庫，但這些并沒有得到有效利用，反而閑置起來，導(dǎo)致資金的流失，辦公的效率低下。四是管理人員素質(zhì)不能滿足現(xiàn)代管理的要求。盡管高校辦公室管理人員，基本上具有?？埔陨衔幕剑蠖嗝τ谔幚砣粘９ぷ?，疏于專業(yè)方面的學(xué)習(xí)研究，以致不能適應(yīng)現(xiàn)代辦公室工作的變化，更有部分崗位可能是由學(xué)生兼職或臨時頂替，他們?nèi)狈?jīng)驗，不具備專業(yè)管理能力，采用過去的工作方式和態(tài)度，按部就班完成工作，缺乏主動性，積極性，這些問題都限制了辦公效率的提升。五是信息檔案管理工作存在滑坡，領(lǐng)導(dǎo)不予重視、檔案管理人員工作態(tài)度不認真、歸檔材料馬馬虎虎、保管措施不到位，高校的信息資料的管理水平的高低就決定了高校的再學(xué)習(xí)能力。以上高校辦公室存在的問題亟需解決，工作職能轉(zhuǎn)變成為高校教育改革的必然要求。

四、解決高校辦公室問題的辦法及建議

目前我國高校辦公室管理中存在的問題制約著我國高校辦公室的發(fā)展，應(yīng)當引起高校領(lǐng)導(dǎo)的注意，在討論這些個問題的時候，應(yīng)該注意如何解決實際問題而不能只注重形式，對此，筆者有以下幾點建議。

(一)信息科學(xué)化的辦公室，辦公室信息化與科學(xué)的管理。想要提高辦公室的工作效率，首先就要建立信息化的辦公室，在技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代，科學(xué)技術(shù)對職能部門的存在尤為重要，建立先進的現(xiàn)代化辦公室，對于高校與高校之間的交流、工作協(xié)調(diào)，各院系的交流，工作協(xié)調(diào)，以及內(nèi)部的溝通，工作的上傳下達，命令的執(zhí)行都十分重要。

(二)提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)是核心。在辦公室人員的選拔方面，要挑選專業(yè)性強，工作心強，再學(xué)習(xí)能力強，認真負責(zé)的人員，并由經(jīng)驗豐富的人執(zhí)教，平時除日常的工作之外，要研究如何更好地提高辦公室效率，定期學(xué)習(xí)，補課，對辦公軟件數(shù)據(jù)庫的運用，對現(xiàn)代化設(shè)備的使用等，以便更好投入工作。

(三)培養(yǎng)辦公室的工作人員求實的意識。求實就是要求工作人員對各種工作都力求做到“準確、務(wù)實、認真”。一是要緊抓工作重點，了解工作內(nèi)容，干出實效。特別是領(lǐng)導(dǎo)的每項重大決策和命令傳達，要迅速反應(yīng)，迅速行動，跟蹤反饋，做到條條落實，事事有回復(fù)，掌握每項工作的動態(tài)。二是細節(jié)決定成敗，各項工作力求在細節(jié)方面做到極致。三是要加強檢查，適時開展內(nèi)部研討、資料整理、工作匯總等內(nèi)部工作。將這種求實的理念作為自己行動的目標，用高標準嚴要求，提高自身素質(zhì)，同時提高工作效率。

(四)在檔案工作方面做到細致認真。負責(zé)高校檔案工作的從業(yè)人員，要定期對自己主管的檔案工作整理、歸檔、分類，對各項工作認真分析加工，切實反映問題，為學(xué)校的各項工作提供有說服力、真實、有法律依據(jù)的資料，提供后備力量。建立健全的管理機構(gòu)，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。高校要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，細化檔案工作，建立綜合檔案室，網(wǎng)絡(luò)資料庫，配備專職檔案員。各辦公室、各院系都應(yīng)有兼職檔案員在工作中配合專職檔案員的工作，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期研究檔案管理工作中各方面的問題，提出合理建議，改善檔案管理條件，記錄解決所遇困難，使檔案工作與高校其他管理工作共同發(fā)展。

(五)辦公室職能轉(zhuǎn)變。高校辦公室絕對不是只負責(zé)日常輕微零碎的文秘工作，而是應(yīng)該由校領(lǐng)導(dǎo)組成，在校領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，討論、處理學(xué)校存在的各種問題，對于突發(fā)狀況的解決，以及學(xué)校目前形勢提出合理的解決方案、處理方法，改革后的辦公室工作職能應(yīng)當可以參與學(xué)校決策的討論與敲定，對學(xué)校負責(zé)對學(xué)生負責(zé)，是學(xué)校的核心，圍繞在校領(lǐng)導(dǎo)的周圍，提供后備支持，轉(zhuǎn)變后的辦公室應(yīng)當是一個功能具體化、職能多樣化、設(shè)備現(xiàn)代化的工作室。