□宋勝華

辦公室檔案管理主要負(fù)責(zé)的是對(duì)于資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存，辦公室的存在是為了通過(guò)記錄檔案來(lái)反映事物發(fā)展的過(guò)程，具有借鑒和查詢的價(jià)值。紙質(zhì)檔案通常是辦公室出現(xiàn)問題的主要所在，由于任何檔案都具有機(jī)密性，相關(guān)管理人員查詢起來(lái)將會(huì)比較麻煩，而且紙質(zhì)檔案的另一缺點(diǎn)是占地空間大，有些檔案常年堆積在辦公室，給工作人員的生活工作帶來(lái)了一定的影響，造成大家的困擾。辦公室里的檔案需要被合理保存，檔案管理人員應(yīng)該做好機(jī)密工作，防止機(jī)密文件的泄露，影響工作的順利進(jìn)行。要促進(jìn)企業(yè)單位的發(fā)展，提高辦公室檔案管理的效率，關(guān)鍵要素在于加強(qiáng)檔案的管控。

一、辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

辦公室檔案管理人員的工作是確保檔案的整體性，這樣一來(lái)便能夠方便需要的人員進(jìn)行借閱，從而實(shí)現(xiàn)檔案的最大利用價(jià)值。盡管檔案的重要性很多工作人員都知道，仍然有許多單位對(duì)檔案管理工作不予以重視，使得各種檔案管理方面的問題不斷出現(xiàn)。這樣的問題不僅阻礙了借閱人的借閱，還在一定程度上影響了檔案的價(jià)值。

(一)檔案管理人員的素質(zhì)較低。企業(yè)管理檔案的工作人員對(duì)自己的工作認(rèn)識(shí)不夠，管理意識(shí)薄弱，不具備專業(yè)的管理水平，造成大多數(shù)辦公室檔案長(zhǎng)期處于堆放的狀態(tài)，這都是由于檔案管理人員的素質(zhì)偏低造成的。大多數(shù)辦公室檔案都呈現(xiàn)堆積的狀態(tài)，管理人員沒有及時(shí)整理檔案，導(dǎo)致檔案的價(jià)值無(wú)法實(shí)現(xiàn)，而檔案管理人員的工作態(tài)度不端正直接導(dǎo)致檔案的價(jià)值低落崖谷。由于檔案管理人員的知識(shí)較為局限，而檔案涉及的領(lǐng)域較多，在整理檔案的時(shí)候，管理人員將會(huì)出現(xiàn)各種狀況，不能夠及時(shí)準(zhǔn)確地分類各種檔案，嚴(yán)重影響到檔案的管理和整理。

(二)管理制度落后。目前而言，大部分單位對(duì)于檔案管理的制度都是存在各種問題的，致使有能力的檔案管理工作人員不能夠正確進(jìn)行檔案管理工作。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并沒有看重檔案管理工作，使得許多管理人員無(wú)視這些管理制度，甚至有些態(tài)度不端正的工作人員與企業(yè)制定的制度相反而行，給檔案管理的工作帶來(lái)了極大的威脅。管理人員對(duì)檔案管理工作不予重視，在整理檔案的過(guò)程中出現(xiàn)不認(rèn)真，且對(duì)于檔案的保密工作也做不到位，對(duì)于借出的檔案也沒能夠及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案缺失損壞，甚至對(duì)整個(gè)企業(yè)的信譽(yù)造成了極大的威脅。

(三)檔案管理工作硬件投入低。隨著科技的不斷發(fā)展，許多單位也采用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理檔案，但是由于之前的種種問題，檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平偏低，他們接受新事物的能力較低，對(duì)于新媒體根本無(wú)法接受，這就是很多辦公室人員仍然在使用紙質(zhì)化的檔案的原因。并且傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)檔案為主的，由于社會(huì)的不斷變化，企業(yè)所需整理的檔案更加廣泛，那么檔案管理人員將難以應(yīng)付這一工作，同時(shí)也使得企業(yè)跟不上社會(huì)的變革。

(四)檔案文件的利用率較低。在一般的企業(yè)里，辦公室檔案管理工作人員接受的都是落后的管理制度，并且長(zhǎng)時(shí)間受到落后的管理制度的約束，無(wú)法與先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行接觸，造成較低的辦公室檔案管理工作的效率。此外，由于借閱檔案的原則和步驟也頗多，一般的借閱人會(huì)由于繁雜的借閱原則而放棄借閱，使得一些具有重大價(jià)值的檔案無(wú)法正常實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，降低了檔案文件的利用率，使得檔案成為了一堆無(wú)用之物。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

辦公室檔案管理工作的管理效率直接關(guān)系到企業(yè)單位的信譽(yù)以及收益，制定出合適的檔案管理工作策略具有十分重要的作用，這樣既加強(qiáng)了檔案的利用率，也樹立了企業(yè)的形象。各單位的檔案管理工作也在不斷改變，提高管理人員的管理水平也是極為重要的。由于檔案的種類比較多，管理人員的工作較為重要，而管理步驟相對(duì)復(fù)雜，這就需要制定更加全面的檔案管理制度才能保證檔案的安全，進(jìn)而提高企業(yè)的工作效率。

(一)提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理人員需要對(duì)檔案重要性有充分的認(rèn)識(shí)，即檔案的價(jià)值所在。單位可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案的管理人員來(lái)對(duì)單位人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性以及必要性。企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅能夠提高工作人員的專業(yè)管理水平，還能夠間接地提高企業(yè)的形象。此外，提高檔案管理人員的專業(yè)水平不僅要靠單位，還要求管理人員自身的參與以及配合。管理人員應(yīng)該積極配合單位，不僅接受專業(yè)的培訓(xùn)，還要積極學(xué)習(xí)新的事物，完善自己的工作能力，更好地完成檔案管理工作。

(二)完善檔案管理制度。目前許多單位在認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性作用之后，大部分單位都進(jìn)行了檔案管理工作的修改，然而盡管制定了很多檔案管理制度，各類信息都分類得很整齊，但是在執(zhí)行方面卻未落實(shí)到位。單位僅僅是制定完備的管理制度，而不強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力是不行的。單位不僅僅要加強(qiáng)檔案管理人員在管理方面的能力培訓(xùn)，也要對(duì)他們進(jìn)行法律知識(shí)的培訓(xùn)，讓管理人員了解法律并且守法。此外，單位需要實(shí)行獎(jiǎng)罰分明的策略，該獎(jiǎng)的要獎(jiǎng)勵(lì)到位，該罰的也要罰的嚴(yán)懲，加大對(duì)管理工作制度的執(zhí)行。

(三)加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)。目前而言很多單位對(duì)于辦公室檔案管理的工作方面都缺乏充足的認(rèn)識(shí)，并不了解檔案管理的管理意識(shí)，這樣嚴(yán)重影響了檔案工作的效率，阻礙了檔案管理工作的順利開展。這不僅是單位的領(lǐng)導(dǎo)層所需要意識(shí)到的，也是檔案管理工作人員需要認(rèn)識(shí)的。檔案管理意識(shí)的加強(qiáng)需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和工作層的共同配合和努力，建立并完善檔案管理意識(shí)，樹立管理理念，從而更好地為檔案管理服務(wù)，取得更好更快的進(jìn)步，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作的效率。

(四)加快無(wú)紙化檔案的建設(shè)。社會(huì)的不斷發(fā)展使得紙質(zhì)檔案的弊端逐漸暴露出來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理不僅浪費(fèi)資源，還消耗了大量寶貴的時(shí)間。而且借閱者在借閱檔案的時(shí)候往往會(huì)因?yàn)椴僮鞑襟E過(guò)于復(fù)雜，而放棄借閱，導(dǎo)致檔案價(jià)值流失。不論是在整理檔案方面，還是在存檔方面，都很大程度上浪費(fèi)了人力物力，可見紙質(zhì)檔案的弊處。因此，在加快無(wú)紙化檔案建設(shè)的過(guò)程中，單位應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且利用計(jì)算機(jī)建立無(wú)紙化的檔案，這樣不僅適應(yīng)了目前社會(huì)的發(fā)展，還解決了借閱者查閱資料步驟過(guò)于繁雜的問題，大大提高了檔案的利用價(jià)值。

(五)大力投入硬件設(shè)施。檔案管理所涉及到的領(lǐng)域較為廣泛，這對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)是有很大要求的，不僅要求檔案管理人員的專業(yè)水平到位，還要求管理人員相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)準(zhǔn)備充分。因此，單位在引進(jìn)計(jì)算機(jī)這一媒介的同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)方面的培訓(xùn)，提高自身的管理能力，這對(duì)于全面促進(jìn)檔案管理的工作具有莫大的幫助，同時(shí)也提升了檔案管理效率。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案管理工作與辦公室其他工作的開展都是有相關(guān)影響的，實(shí)驗(yàn)檔案管理人員必須要加強(qiáng)各方面知識(shí)的積累，借用新媒體的力量，單位各部門相互合作，共同面對(duì)市場(chǎng)的挑戰(zhàn)。辦公室檔案管理工作效率的提高需要大家的精誠(chéng)合作，單位全員提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高辦公室檔案管理工作效率。

［1］譚麗．試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012，22

［2］李順榮．淺談檔案工作在企業(yè)中的地位和作用［J］．經(jīng)濟(jì)師，2011，2