黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)　王永德　李艷秋

會(huì)計(jì)信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制問題研究

黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)王永德李艷秋

摘要:隨著會(huì)計(jì)信息化在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位也在逐步推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)。會(huì)計(jì)信息化的運(yùn)用在提高事業(yè)單位財(cái)會(huì)工作效率的同時(shí)，也對(duì)事業(yè)單位的內(nèi)部控制產(chǎn)生了很大影響?；诖?，本文分析了在會(huì)計(jì)信息化背景下事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位 會(huì)計(jì)信息化 內(nèi)部控制

會(huì)計(jì)信息化是會(huì)計(jì)與信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，它在保障事業(yè)單位管理、控制、決策和運(yùn)行的同時(shí)，也為事業(yè)單位提供了全面、及時(shí)、有效的會(huì)計(jì)信息。事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的減化，使決策人員和執(zhí)行人員溝通更加及時(shí)有效，責(zé)任分工更加明確，效率明顯提高。但是，會(huì)計(jì)信息化在提高會(huì)計(jì)工作效率的同時(shí)，也給事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作帶來了一定困難，在其影響下事業(yè)單位在內(nèi)部控制方面產(chǎn)生了一系列變化，還暴露出了許多問題。因此，應(yīng)重視此背景下的事業(yè)單位內(nèi)控問題，完善的事業(yè)單位內(nèi)控制度，能夠更好地促進(jìn)其管理水平的提高。

一、會(huì)計(jì)信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制的變化

(一)內(nèi)部控制的環(huán)境更加復(fù)雜

與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)環(huán)境相比，會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)后，會(huì)計(jì)部門的人員結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，原有的由專業(yè)會(huì)計(jì)人員組成的會(huì)計(jì)部門已無法滿足會(huì)計(jì)信息化的需求，會(huì)計(jì)部門中還應(yīng)新增數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)維護(hù)等相關(guān)人員。會(huì)計(jì)信息化不僅使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算崗逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)錄入、憑證符合等崗位，會(huì)計(jì)部門的職能也由傳統(tǒng)的核算型逐步向管理型轉(zhuǎn)變。會(huì)計(jì)部門在參與基本工作的同時(shí)，還可以利用計(jì)算機(jī)參與到全新的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，如人力資源管理、參與各種決策等等，會(huì)計(jì)人員在日常工作中的職能得到了進(jìn)一步的擴(kuò)展。在這種背景下，內(nèi)部控制的環(huán)境變得更加復(fù)雜。

(二)內(nèi)部控制的范圍逐步擴(kuò)大

信息化在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，給會(huì)計(jì)工作增加了很多新的內(nèi)容，也對(duì)內(nèi)部控制提出了新的要求。一方面，盡管財(cái)務(wù)軟件可以對(duì)各種憑證進(jìn)行整理分類、數(shù)據(jù)分析并做出相關(guān)評(píng)估，但它卻無法識(shí)別憑證的真實(shí)性和合法性，因此，會(huì)計(jì)軟件并不能完全代替固有的會(huì)計(jì)職能，會(huì)計(jì)軟件的這種缺陷恰恰可以通過內(nèi)部控制范圍的擴(kuò)大進(jìn)行彌補(bǔ)。另一方面，會(huì)計(jì)信息化使單位原本處于封閉模式的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)逐漸呈現(xiàn)出了共享性、分散性和開放性的特征。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，單位工作人員可以基于計(jì)算機(jī)平臺(tái)上的數(shù)據(jù)庫對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，使得內(nèi)部控制范圍也從原有的會(huì)計(jì)人員擴(kuò)展到事業(yè)單位的所有相關(guān)人員。由此，事業(yè)單位內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了變動(dòng)，導(dǎo)致內(nèi)部控制需增設(shè)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管控，所以會(huì)計(jì)信息化的實(shí)現(xiàn)促使內(nèi)部控制范圍有所擴(kuò)大。

(三)內(nèi)部控制的要求不斷提高

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)資料由原始憑證、記賬憑證、各類賬簿及損益表組成，多為紙質(zhì)資料，數(shù)據(jù)不易被篡改，內(nèi)部控制比較容易實(shí)現(xiàn)，而且，對(duì)內(nèi)部控制制度的要求也處于較低的層次。隨著會(huì)計(jì)信息化的實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體也隨之發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的“有形”記錄逐漸被摒棄，取而代之的是各種不易被識(shí)別的“無形”記錄。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等相關(guān)數(shù)據(jù)基本上都需要依賴計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀和查詢，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，更可以輕易被修改，并且不易留下痕跡，如果內(nèi)部控制制度不完善，會(huì)計(jì)資料就存在更大的受到不規(guī)范運(yùn)作的風(fēng)險(xiǎn)，因此，復(fù)雜的新環(huán)境對(duì)內(nèi)部控制提出了更高的要求。

二、會(huì)計(jì)信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題

(一)會(huì)計(jì)操作控制不嚴(yán)格

會(huì)計(jì)信息化的實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位在數(shù)據(jù)錄入階段的工作提出了更高的要求，因?yàn)樵诶糜?jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)信息處理時(shí)，所有數(shù)據(jù)的處理都是以會(huì)計(jì)憑證的錄入為起點(diǎn)。如果在錄入階段發(fā)生錯(cuò)誤，就會(huì)對(duì)接下來的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成環(huán)節(jié)產(chǎn)生直接影響，倘若發(fā)現(xiàn)不夠及時(shí)，會(huì)在今后的工作中產(chǎn)生大量的工作，如果同時(shí)產(chǎn)生多個(gè)錯(cuò)誤，那么找出錯(cuò)誤根源的工作便是難上加難，這種情況在批量處理業(yè)務(wù)時(shí)最為突出。許多事業(yè)單位為了避免會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被任意修改，會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行一定的設(shè)置，如數(shù)據(jù)一旦錄入就不能再對(duì)原始數(shù)據(jù)、單據(jù)進(jìn)行修改、刪減，導(dǎo)致在找到錯(cuò)誤根源后還需新增單據(jù)進(jìn)行修正。這就需要事業(yè)單位要強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作控制，以保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性、完整性。

(二)存在系統(tǒng)設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)信息化下的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)主要指來自于計(jì)算機(jī)硬件和軟件方面的風(fēng)險(xiǎn)。硬件風(fēng)險(xiǎn)主要包括不可抗拒因素和人為因素，如火災(zāi)、停電、操作失誤等，這些因素都會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)系統(tǒng)故障，嚴(yán)重者更可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓等問題。硬件系統(tǒng)還存在系統(tǒng)一體化、信息生成自動(dòng)化、數(shù)據(jù)邏輯化等特點(diǎn)，內(nèi)部控制都無法觸及，所以一旦出現(xiàn)故障，損失會(huì)相當(dāng)嚴(yán)重。軟件方面的風(fēng)險(xiǎn)主要是指應(yīng)用軟件過程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)。由于會(huì)計(jì)信息化下，各種軟件在運(yùn)用于事業(yè)單位時(shí)存在著一些功能不足或潛在的軟件缺陷問題，如軟件的成熟性、穩(wěn)定性、與事業(yè)單位需求的契合度上存在問題，這些都會(huì)影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行，對(duì)內(nèi)部控制存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)控制會(huì)計(jì)人員舞弊的難度加大

會(huì)計(jì)信息化后，會(huì)計(jì)信息以記錄、文件等形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上，實(shí)現(xiàn)了真正的“無紙化”存儲(chǔ)，在這種情況下，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作中的簽名、蓋章轉(zhuǎn)而被密碼、口令所取代，而這些密碼和口令極易被盜取或破譯，數(shù)據(jù)一旦被篡改也不易留下任何痕跡。除了會(huì)計(jì)相關(guān)人員外，信息技術(shù)人員如果別有用心也極易產(chǎn)生越軌操作，給單位造成經(jīng)濟(jì)損失。而數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高，使現(xiàn)有數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出高度的集中，未經(jīng)授權(quán)的人員如果通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽單位的相關(guān)數(shù)據(jù)文件，并對(duì)其進(jìn)行復(fù)制、偽造等行為，也會(huì)對(duì)單位造成巨大威脅。這些使得會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下單位的內(nèi)部控制要應(yīng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，防范舞弊的難度大大增加。

(四)缺少高素質(zhì)復(fù)合型人才

在會(huì)計(jì)信息化的背景下，因?yàn)樾畔⒒拇嬖趶臅?huì)計(jì)核算過程到會(huì)計(jì)信息處理過程，再到內(nèi)部控制環(huán)境都發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，如果財(cái)務(wù)人員仍保持舊的會(huì)計(jì)處理方法，根本無法適應(yīng)會(huì)計(jì)信息環(huán)境。而許多事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作人員雖然堅(jiān)持定期參加會(huì)計(jì)培訓(xùn)，但是其在其他專業(yè)知識(shí)的掌握方面仍有欠缺。因此，單位要重視對(duì)新型會(huì)計(jì)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使其在精通財(cái)會(huì)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，也熟悉事業(yè)單位會(huì)計(jì)軟件的使用和管理，培養(yǎng)一定的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，懂得內(nèi)部控制和數(shù)據(jù)安全對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行的重要性。

三、完善會(huì)計(jì)信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制的建議

(一)強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作控制

事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的專用服務(wù)器，使會(huì)計(jì)人員通過電腦終端進(jìn)行相關(guān)的操作。對(duì)所有崗位進(jìn)行操作權(quán)限設(shè)置，使所有工作人員都做其職能權(quán)限范圍內(nèi)的工作。按照操作系統(tǒng)的工作內(nèi)容，這一階段的內(nèi)部控制可以劃分為輸入、數(shù)據(jù)處理、輸出三個(gè)方面的控制:輸入控制。輸入控制作為控制環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，只有控制好輸入環(huán)節(jié)，才能保證會(huì)計(jì)基礎(chǔ)錄入的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確，因此，對(duì)于輸入控制的把控必須對(duì)錄入、授權(quán)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。所有數(shù)據(jù)在錄入后要經(jīng)過嚴(yán)格的審核校驗(yàn)，以保證數(shù)據(jù)輸入無誤;數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制往往是會(huì)計(jì)軟件后臺(tái)通過計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)生成的。所以控制的關(guān)鍵點(diǎn)主要集中在處理的環(huán)節(jié)控制、數(shù)據(jù)信息修改控制、數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn);輸出控制。在此過程中，要經(jīng)過相關(guān)授權(quán)才可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行輸出，在對(duì)輸出結(jié)果進(jìn)行分析時(shí)，要對(duì)數(shù)字、代碼、數(shù)值有效范圍等內(nèi)容進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能存在的錯(cuò)誤，經(jīng)過審核操作后，生成標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告，由計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)發(fā)送給相關(guān)的操作人員。

(二)加強(qiáng)系統(tǒng)安全建設(shè)

要確保安全穩(wěn)定運(yùn)行的會(huì)計(jì)環(huán)境不僅要保障計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，同時(shí)還要確保財(cái)務(wù)軟件的安全，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和其他信息數(shù)據(jù)的操作安全。為了給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供正常的運(yùn)行環(huán)境，要嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要從源頭上避免計(jì)算機(jī)的硬件和軟件被惡意破壞，保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行，保證會(huì)計(jì)信息的可用性。第一，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)不僅要保障計(jì)算機(jī)軟硬件的安全運(yùn)行，而且還要保障財(cái)務(wù)軟件及其生成數(shù)據(jù)的安全保密性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)病毒的預(yù)防管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接近計(jì)算機(jī)，電源防水、防火、防盜，購(gòu)買正版殺毒軟件及時(shí)殺毒等。第二，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)方面的控制，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)控制是事前預(yù)防性控制的關(guān)鍵所在，這種控制在會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)過程中就應(yīng)進(jìn)行全面考慮。軟件開發(fā)前要進(jìn)行有效的可行性研究，總體框架的設(shè)計(jì)要定位在事業(yè)單位的實(shí)際流程需求上，建立有事業(yè)單位自身特色，整合事業(yè)單位所有經(jīng)濟(jì)資源的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，財(cái)務(wù)軟件的使用要有長(zhǎng)效性，要有不斷更新升級(jí)擴(kuò)充的能力，要賦予事業(yè)單位自己修改軟件的能力。

(三)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

事業(yè)單位的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)存在著許多風(fēng)險(xiǎn)，如財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、軟件風(fēng)險(xiǎn)、員工風(fēng)險(xiǎn)，如不重視這些風(fēng)險(xiǎn)，極易造成舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。第一，建立單位內(nèi)外各聯(lián)網(wǎng)單位內(nèi)網(wǎng)不可上網(wǎng)，主要用于保證相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全，財(cái)務(wù)人員的電腦不可私自上網(wǎng)，單位外網(wǎng)主要用于兄弟單位之間的聯(lián)系，整合相關(guān)內(nèi)部資源。第二，完善相關(guān)的會(huì)計(jì)制度，相關(guān)工作人員的工作職責(zé)，合理配置，規(guī)范人員各種權(quán)限口令密碼的使用，形成一個(gè)有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度。第三，建立相關(guān)人員的相互監(jiān)督和約束機(jī)制，完善計(jì)算機(jī)操作人員的相關(guān)授權(quán)，減少責(zé)任不明的現(xiàn)狀，杜絕徇私舞弊的違規(guī)行為，保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性。

(四)培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才

信息技術(shù)時(shí)代，財(cái)務(wù)人員只有不斷的學(xué)習(xí)才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。傳統(tǒng)模式下培養(yǎng)出的會(huì)計(jì)人員已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展對(duì)人才的需求。這就要求事業(yè)單位在做好相關(guān)內(nèi)部控制建設(shè)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。事業(yè)單位應(yīng)提高會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，為內(nèi)部控制工作打下良好的基礎(chǔ)。首先，在會(huì)計(jì)信息化的背景下，職業(yè)道德建設(shè)對(duì)會(huì)計(jì)從業(yè)人員顯得更加重要。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)提高了會(huì)計(jì)工作的效率，但也為會(huì)計(jì)人員徇私舞弊違規(guī)行為創(chuàng)造了新的條件。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德建設(shè)．避免發(fā)生人為的信息數(shù)據(jù)泄露等情況。其次，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員不僅需要扎實(shí)的會(huì)計(jì)專業(yè)技能．還要熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)帶來的沖擊和變化。最后，事業(yè)單位的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)，往往被全面的納入了會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)，因此需要會(huì)計(jì)人員掌握相關(guān)的管理、法律、金融等知識(shí)，這要求會(huì)計(jì)人員.日常要不斷進(jìn)修，提升自己的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)束語

內(nèi)部控制是事業(yè)單位內(nèi)部管理的核心工作，內(nèi)部控制的完善程度決定著事業(yè)單位整體管理水平的高低。會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施給事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作帶來便利的同時(shí)，也給內(nèi)部控制帶來了一定的挑戰(zhàn)。在會(huì)計(jì)信息化的背景下，事業(yè)單位唯有結(jié)合會(huì)計(jì)信息化的特點(diǎn)以及本單位自身的情況，建立與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，完善相關(guān)的制度措施，才能使會(huì)計(jì)信息化在事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)中發(fā)揮更加有效的作用。

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Abstract:With accounting information being widely used in each field, public institutions also advance the construction of accounting infor?mation step by step. By applying this method, improvements in the effi?ciency of finance and accounting in public institutions are achieved,this in turn has a significant influence on public institution control of accounting information and new ideas for improvement

Key words:Public institution; accounting information; internal con?trol