馬奇敦

[摘 要]隨著會計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，由傳統(tǒng)上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。本文就會計(jì)信息化檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了應(yīng)對的措施。

[關(guān)鍵詞]會計(jì)信息化；檔案管理；應(yīng)用前景

中圖分類號：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）18-0078-01

會計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，隨著會計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，由傳統(tǒng)上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報表等會計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、序時性和嚴(yán)肅性。各單位實(shí)行會計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，因此為會計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)

一、會計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)

1 傳統(tǒng)的會計(jì)檔案直觀性強(qiáng)，主要以書面紙質(zhì)形式保存，可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會計(jì)信息，但記錄信息量低，占用空間大，數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會計(jì)檔案，必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用，對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng)，但記錄信息量大，占用空間小，數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。

2會計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計(jì)電算化檔案的保管不僅包括會計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

3會計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，信息化會計(jì)檔案存儲介質(zhì)十分精密，電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失，對使用存放環(huán)境要求較高。

4信息化會計(jì)檔案因其會計(jì)信息的數(shù)字化， 大大提高了會計(jì)檔案的利用效率， 便于會計(jì)檔案信息的資源共享， 但同時也加大了會計(jì)檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險。

二、會計(jì)信息化檔案管理中存在的問題

1會計(jì)信息化條件下，會計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料，從而在會計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。

那么如何確保信息化檔案安全。

（1）首先要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn)，制定和完善符合新環(huán)境下的會計(jì)檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級制度，實(shí)行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權(quán)限，在會計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴(yán)防會計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

（2）對信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)采用“雙備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。

（3）對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。

（4）對傳輸、存檔的會計(jì)信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。

（5）對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動存儲介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計(jì)算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

2.會計(jì)信息化檔案的維護(hù)工作因其復(fù)雜性和困難性，因此成為會計(jì)信息管理活動中的重要部分。

（1）操作人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識，還應(yīng)具備一定的財務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計(jì)算機(jī)硬件知識。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護(hù)人員是作好會計(jì)信息化檔案維護(hù)難題的前提，

一方面，要對在職的會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能；另一方面，有意識地引進(jìn)具備會計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識的電算化會計(jì)檔案管理符合型人才，逐步改變業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，滿足信息化檔案管理工作的需要。

（2）信息化檔案存儲介質(zhì)的選擇。

會計(jì)信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)?，F(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主，因?yàn)楣獗P作為一種光存儲介質(zhì)，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB，而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點(diǎn)。

（3）對不同版本財務(wù)軟件的存儲。

由于會計(jì)準(zhǔn)則、會計(jì)制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺，也會導(dǎo)致財務(wù)軟件版本的不斷變化，對于不同版本的財務(wù)軟件，在存儲其會計(jì)檔案時，一定要將其對應(yīng)的財務(wù)軟件一并存儲，以防止因?yàn)樵诓煌呢攧?wù)軟件版本下會計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來的會計(jì)檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯誤，影響會計(jì)信息系統(tǒng)檔案的再利用。

（4）財務(wù)軟件的選擇。

在財務(wù)軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財務(wù)軟件的資格和能力。此外，還應(yīng)注意財務(wù)軟件的兼容性，在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財務(wù)數(shù)據(jù)，能否查詢?yōu)g覽以前版本的會計(jì)信息化檔案。

（5）在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會計(jì)信息系統(tǒng)檔案時，要注意操作時間與會計(jì)期間的不同，即在查賬和用賬進(jìn)行系統(tǒng)注冊時，需以系統(tǒng)時間進(jìn)行注冊；當(dāng)調(diào)用歷史檔案時，再修改會計(jì)期間的會計(jì)年份和會計(jì)月份，以查詢相應(yīng)的歷史資料庫。只有這樣，才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。

（6）是信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計(jì)算機(jī)軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級，許多配置落后的計(jì)算機(jī)將無法運(yùn)行新的軟件，面臨淘汰，但新的計(jì)算機(jī)又不能運(yùn)行老的軟件，無法查詢過去的會計(jì)信息化檔案，給查詢工作造成麻煩。因此，應(yīng)在計(jì)算機(jī)軟硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔，以便在需要調(diào)閱前期檔案的時候更加方便。？

三、會計(jì)檔案信息化應(yīng)用前景廣闊

有傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位本部門進(jìn)行歷史會計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以看出本單位、本部門甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的為規(guī)范，改善經(jīng)茗管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用電算化會計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化會檔案的再利用。

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