叢日麗，劉云超

（赤峰學(xué)院 科技處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案管理作為我國(guó)檔案事業(yè)的一部分，它通過(guò)檔案室工作人員對(duì)檔案資料的管理，為有需求的人或團(tuán)體提供相應(yīng)的服務(wù).為了充分體現(xiàn)高校檔案管理工作的價(jià)值，高校領(lǐng)導(dǎo)以及所有工作人員需充分明白服務(wù)意識(shí)的必要性和重要性，在提高檔案管理工作的效率，充分加強(qiáng)管理工作的同時(shí)，也要對(duì)相關(guān)服務(wù)意識(shí)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新和研究，將服務(wù)工作做到最好.

但就目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，它的情況并不理想，由于高校對(duì)服務(wù)意識(shí)缺乏創(chuàng)新，從而導(dǎo)致檔案管理工作服務(wù)意識(shí)落后、服務(wù)設(shè)備的不完善與缺乏、高校檔案的循環(huán)利用性極低.這些情況的出現(xiàn)，在一定程度上對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作造成影響，阻礙了其可持續(xù)發(fā)展.因此，為了解決這些問(wèn)題，應(yīng)從理論知識(shí)研究出發(fā)，首先制定相應(yīng)的解決方案，再通過(guò)實(shí)踐來(lái)得出相關(guān)結(jié)論，將理論和實(shí)踐相互融合，提高高校檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.

1 高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

高校檔案管理工作是將教育教學(xué)過(guò)程中所創(chuàng)造的具有價(jià)值性的內(nèi)容進(jìn)行記錄和保存.從而變成一種具有高校歷史性見證的產(chǎn)物，為師生對(duì)學(xué)校的認(rèn)知提供有利條件.就目前我國(guó)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，它包括如下四個(gè)方面：

1.1 高校檔案管理工作缺乏重視，在高校管理中地位不高

高校檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是卻存在不受重視、地位不高的問(wèn)題，與其他高校管理工作相比，毫無(wú)地位可言，因此容易被人忽視.這在一定程度上，造成了我國(guó)高校檔案管理工作的阻滯.

1.2 傳統(tǒng)管理方式的局限性

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術(shù)已經(jīng)在人們的生活、學(xué)習(xí)、工作中得到普及，然而少數(shù)高校的檔案管理形式，仍局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式，使得檔案管理工作難以進(jìn)行，存在局限性.其局限性主要體現(xiàn)在:（1）由于高校的不斷發(fā)展，檔案資料信息也越來(lái)越多，紙質(zhì)檔案所需的保存空間也越來(lái)越大，這在一定程度上，造成了高校資源的浪費(fèi)，且不利于進(jìn)行有效管理.（2）紙質(zhì)檔案不利于長(zhǎng)期保存，將會(huì)影響高校檔案資料的完整性，造成高校檔案資源的丟失.（3）紙質(zhì)檔案的整體與收集耗費(fèi)人力、物力以及時(shí)間，且在一定程度上，降低了檔案管理工作的工作效率.

1.3 檔案管理工作人員現(xiàn)狀

1.3.1 人員分配不合理

大多數(shù)高校在檔案管理工作的人員分配環(huán)節(jié)，缺乏科學(xué)性，為檔案管理工作安排的工作人員數(shù)量太少，甚至只安排一個(gè)工作人員，影響整個(gè)檔案管理工作的工作效率.

1.3.2 缺乏基本職業(yè)素養(yǎng)

在高校檔案管理工作中，大多數(shù)工作人員管理意識(shí)不夠，對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，缺乏工作基本素養(yǎng).主要表現(xiàn)在：對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、工作態(tài)度懶散、不夠仔細(xì)認(rèn)真、耐心不夠等等方面.這在一定程度上導(dǎo)致了對(duì)工作的疏忽，造成檔案遺失、檔案信息記錄錯(cuò)誤等現(xiàn)象，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，讓其變得可有可無(wú)，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生們所重視.

1.3.3 缺乏專業(yè)性人才

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術(shù)在眾多領(lǐng)域已進(jìn)行了普及，高校檔案管理工作也不例外.為了順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中被廣泛應(yīng)用，由于其具有的高效、技術(shù)性特征，一般的工作人員無(wú)法進(jìn)行實(shí)際操作，因此專業(yè)的技術(shù)人員必不可少，但是就目前大多數(shù)高校而言，它們?nèi)狈I(yè)技術(shù)人才，無(wú)法將檔案管理工作的知識(shí)理論與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進(jìn)行完美融合，拖慢檔案管理工作的進(jìn)程，阻礙其進(jìn)行有效發(fā)展.

2 高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問(wèn)題不足

2.1 服務(wù)意識(shí)不夠

服務(wù)意識(shí)不夠是當(dāng)前高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的主要問(wèn)題，就目前大部分高校而言，它們?nèi)蕴幱诒粍?dòng)服務(wù)狀態(tài)，浪費(fèi)服務(wù)對(duì)象們的時(shí)間、精力.沒有做到“以服務(wù)對(duì)象為主”的原則，無(wú)法體現(xiàn)自己的工作職責(zé)和價(jià)值.這類問(wèn)題的成因包括以下三個(gè)方面：（1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)，工作意識(shí)不足，導(dǎo)致其態(tài)度馬虎，行為懶散；服務(wù)意識(shí)不夠，無(wú)法遵守服務(wù)原則，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)；責(zé)任意識(shí)不足，對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，對(duì)自己不負(fù)責(zé)任，沒有體現(xiàn)自身的工作價(jià)值.（2）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)需求不清晰，造成工作人員無(wú)法順利開展服務(wù)工作.（3）高校師生不及時(shí)給予有效建議，助長(zhǎng)工作人員懶散的氣焰.

2.2 服務(wù)管理不夠完善

服務(wù)管理，即對(duì)高校檔案管理工作人員服務(wù)對(duì)象提供的服務(wù)進(jìn)行管理，其中包括對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務(wù)管理不到位、不完善，具體體現(xiàn)在：（1）缺乏一套完整的服務(wù)管理體系.原本的服務(wù)管理體系無(wú)法支撐目前的管理，缺乏針對(duì)性，導(dǎo)致整個(gè)管理流程不夠規(guī)范，影響在服務(wù)過(guò)程中，對(duì)工作人員的管理.（2）服務(wù)管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理太過(guò)形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過(guò)簡(jiǎn)單化，抱著草草了事的心態(tài)，僅僅為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查，而稍稍重視，之后又維持現(xiàn)狀.（3）服務(wù)思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務(wù)思路不清晰，影響工作的正常落實(shí)，缺乏主動(dòng)意識(shí)性，無(wú)法給予服務(wù)工作有效性建議.使得服務(wù)管理工作無(wú)法進(jìn)行具體落實(shí)，缺乏具體化.

2.3 服務(wù)方法不全面，太過(guò)單一

就目前現(xiàn)狀而言，高校檔案管理工作的服務(wù)方法，以人工服務(wù)為主，以信息搜索、查詢?yōu)檩o，但這僅僅針對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備完善、基本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已啟動(dòng)、高校檔案資料已完整入庫(kù)的高校，少數(shù)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)變化、沒有及時(shí)進(jìn)行資料更新的高校就只能依靠單一的服務(wù)方法進(jìn)行服務(wù)管理工作的開展.

然而，由于紙質(zhì)檔案種類數(shù)量繁多且信息量過(guò)大，而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性，導(dǎo)致無(wú)法給予服務(wù)對(duì)象優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，無(wú)法確保服務(wù)質(zhì)量，達(dá)不到服務(wù)對(duì)象的目的，無(wú)法滿足其需求，造成服務(wù)管理工作的失職.

2.4 未開展服務(wù)研究

服務(wù)工作本身就需要不斷進(jìn)行研究，使之不斷優(yōu)化和進(jìn)步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務(wù)研究，這在一定程度上，無(wú)法提升其服務(wù)管理水平，無(wú)法促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下：（1）對(duì)高校檔案管理工作不夠重視.（2）服務(wù)管理不到位.（3）工作人員工作意識(shí)不夠.

因此，高校檔案管理工作的服務(wù)研究需要高校的每一個(gè)人相互配合、共同努力，在完善服務(wù)方式的同時(shí)，還需進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，同時(shí)，也要對(duì)服務(wù)管理進(jìn)行更深層次地研究，為促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻(xiàn).

3 高校檔案管理工作中服務(wù)方面的有效措施

3.1 提高工作人員的服務(wù)意識(shí)

為了讓高校檔案管理工作更好地進(jìn)行，第一個(gè)需要強(qiáng)化提升的就是檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，其中包括責(zé)任認(rèn)知意識(shí)和工作意識(shí).首先工作人員應(yīng)明白自身所肩負(fù)的職責(zé)所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變?cè)緫猩⒌墓ぷ鞫?，提高主?dòng)積極的服務(wù)意識(shí)，然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價(jià)值，為服務(wù)對(duì)象提供最全面的服務(wù).最終達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.

3.2 建立健全的服務(wù)管理制度

為了方便高效管理工作中服務(wù)管理的有效進(jìn)行，應(yīng)建立一套完整的服務(wù)管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務(wù)工作的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過(guò)服務(wù)管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)也可設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務(wù)管理的有效進(jìn)行.

3.3 創(chuàng)新服務(wù)思路，采用多種服務(wù)方式

為了迎合社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校檔案管理工作的服務(wù)管理也應(yīng)該不斷地發(fā)展和完善，這樣才能創(chuàng)新服務(wù)思路，運(yùn)用不同的服務(wù)方式進(jìn)行工作.（1）提高工作人員對(duì)服務(wù)管理的相關(guān)認(rèn)知.（2）引進(jìn)外校先進(jìn)的服務(wù)方式.（3）強(qiáng)化、完善工作人員的服務(wù)思路.（4）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新.

3.4 引進(jìn)國(guó)外高校先進(jìn)的服務(wù)管理方式，時(shí)常進(jìn)行人才交流

國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作遠(yuǎn)不如國(guó)外的先進(jìn)，導(dǎo)致這種情況的最主要因素是國(guó)外對(duì)檔案管理工作的重視程度比國(guó)內(nèi)高，他們將高校檔案管理作為學(xué)校的榮譽(yù)體現(xiàn)和辦學(xué)成果體現(xiàn)，為學(xué)校營(yíng)造了良好的檔案管理氛圍.且國(guó)外的檔案管理人才充足，他們?cè)谝欢ǔ潭壬希苿?dòng)了檔案管理工作的發(fā)展.因此，時(shí)常與國(guó)外盡心個(gè)人才交流必不可少，在交流的過(guò)程中，不斷取長(zhǎng)補(bǔ)短，引進(jìn)他們的先進(jìn)技術(shù)和管理方式，完善我國(guó)高校檔案管理工作的服務(wù)管理制度，同時(shí)，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展.

3.5 增加基礎(chǔ)設(shè)備方面的資金投入

結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際情況，提升自身的基礎(chǔ)設(shè)備水平，不斷進(jìn)行更新.用最全面的基礎(chǔ)設(shè)備結(jié)合理論知識(shí)，將高校檔案管理中的服務(wù)管理做到最好，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量.

4 高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新

4.1 高校檔案管理服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新

隨著社會(huì)、科技的發(fā)展與進(jìn)步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展，為了與時(shí)俱進(jìn)，迎合現(xiàn)代化的教育潮流，就必須對(duì)高校檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新，而意識(shí)創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此只有通過(guò)對(duì)高校檔案管理服務(wù)意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新.

為此，應(yīng)將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作的創(chuàng)新性和主動(dòng)性，從行為認(rèn)知上改變?nèi)藗儗?duì)檔案工作的了解，將原本被動(dòng)的服務(wù)意識(shí)變成主動(dòng)，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行不斷完善和更新，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新能力，提高創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.

4.2 高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新

在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，必須跟上時(shí)代變化的腳步，不斷地進(jìn)行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內(nèi)容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計(jì)劃地對(duì)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和更新，使其更實(shí)時(shí)、高效地為服務(wù)對(duì)象提供需求和服務(wù).

4.3 高校檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

改變?cè)葌鹘y(tǒng)的服務(wù)形式，進(jìn)行改革創(chuàng)新，充分發(fā)掘高校自身的潛能，結(jié)合自身所有的技術(shù)設(shè)備和管理理論，不斷進(jìn)行完善、創(chuàng)新，采用多種多樣的服務(wù)方式去滿足用戶的需求，將服務(wù)內(nèi)容提升等級(jí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標(biāo).

4.4 高校檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新

4.4.1 利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)

充分利用高校原有的有利因素，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，建立健全的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)，將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網(wǎng)內(nèi)，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，方便用戶快速及時(shí)地進(jìn)行信息查詢，讓網(wǎng)絡(luò)變成檔案管理服務(wù)的重要方式.提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，另外還需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，確保高校資源信息的安全性和保密性.

4.4.2 利用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行現(xiàn)代化管理

為了與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)和社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作，應(yīng)利用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行現(xiàn)代管理，建立科學(xué)的檔案系統(tǒng)，不斷更新現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)備，如：打印機(jī)、掃描儀、投影儀等等基礎(chǔ)設(shè)備，為學(xué)校的發(fā)展奠定基礎(chǔ).

5 結(jié)束語(yǔ)

服務(wù)意識(shí)是高校檔案管理工作中必不可少的一部分，也是促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展的重要因素，本文通過(guò)高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析，以及在服務(wù)方面面臨的種種問(wèn)題進(jìn)行深入探討，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，并結(jié)合高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

〔1〕吳珊.基于服務(wù)意識(shí)下的高校檔案管理工作探究 [J].湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào) （人文社會(huì)科學(xué)版）,2014，11（8）.

〔2〕王立新.淺析新形勢(shì)下高校檔案管理工作者應(yīng)具備的幾種意識(shí)和能力[J].科技咨詢,2012（9）.

〔3〕林珍梅.如何加強(qiáng)高校檔案的管理與服務(wù)[J].商品與質(zhì)量·學(xué)術(shù)觀察,2011(6).

〔4〕曹熙紅.探討高校檔案管理工作服務(wù)的創(chuàng)新[J].中國(guó)科技博覽,2011（29）.

〔5〕靳曉慧.對(duì)高校檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].安陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào),2011（6）.