國家新聞出版廣電總局五六一臺 孫 亮

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)是為了適應(yīng)當(dāng)代快節(jié)奏的工作，設(shè)計(jì)出的可以提高辦公效率的計(jì)算機(jī)智能化系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)不僅可以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)當(dāng)代工作效益最大化的要求，而且可以對龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲分類，有效地替代紙質(zhì)類數(shù)據(jù)，減小數(shù)據(jù)存儲的錯誤率和數(shù)據(jù)查找的麻煩程度。

1 自動化辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1.1 功能設(shè)計(jì)

在自動化辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，功能設(shè)計(jì)必須作為第一位的設(shè)計(jì)考慮。其主要原因是自動化辦公系統(tǒng)的功能越齊全，其辦公效率就越高，但是其設(shè)計(jì)難度系數(shù)也越高。所以在一般的自動化辦公系統(tǒng)中，往往都是依據(jù)行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模等原因來設(shè)計(jì)性價比較高的自動化辦公系統(tǒng)。例如銷售類行業(yè)的數(shù)據(jù)十分龐大，所以在設(shè)計(jì)的時候，數(shù)據(jù)庫的存儲量要重點(diǎn)考慮；而管理類行業(yè)對于數(shù)據(jù)搜索的速度有較高的要求，所以在設(shè)計(jì)時要著重考慮搜索系統(tǒng)的快速性和分類的科學(xué)性。行政類自動化辦公軟件的功能，詳見圖1。

圖1 行政類自動化辦公軟件的功能

1.2 目標(biāo)設(shè)計(jì)

自動化辦公系統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)計(jì)，簡而言之就是對自動化系統(tǒng)最終目的設(shè)計(jì)。自動化辦公系統(tǒng)的最終目的就是要使得辦公簡單化，而且使整個工作流程有相應(yīng)的程序支撐，所以在對自動化系統(tǒng)的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)時，一定要以最終結(jié)果為導(dǎo)向，然后根據(jù)系統(tǒng)流程各個環(huán)節(jié)的差異性來進(jìn)行分別設(shè)計(jì)，使整個系統(tǒng)在運(yùn)行起來更加的順暢和簡便。

1.3 流程設(shè)計(jì)

自動化辦公系統(tǒng)屬于智能辦公系統(tǒng)的模塊，其運(yùn)行都是依據(jù)固定流程來進(jìn)行，所以為了保證系統(tǒng)的有效有序進(jìn)行，流程設(shè)計(jì)也必須加強(qiáng)。辦公自動化系統(tǒng)的流程運(yùn)行，基本遵循登錄——查找——數(shù)據(jù)提取——數(shù)據(jù)確認(rèn)提交等幾個固定的步驟，所以整個系統(tǒng)的設(shè)計(jì)脈絡(luò)非常清楚，需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)就是，由于數(shù)據(jù)的提取和確認(rèn)提交這兩步都需要有數(shù)據(jù)庫的支撐，所以在設(shè)計(jì)上，一定要與數(shù)據(jù)庫緊密相連，而且要保證兩個模塊間的聯(lián)系準(zhǔn)確無誤且易流暢運(yùn)行，這樣才能最大程度的保證整個系統(tǒng)的有效運(yùn)行。圖2就是系統(tǒng)運(yùn)行的流程示意圖。

圖2 自動化辦公系統(tǒng)流程運(yùn)行圖

1.4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是自動化辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重中之重，因?yàn)樵谡麄€系統(tǒng)運(yùn)行中，數(shù)據(jù)庫是核心。數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)存儲，是整個系統(tǒng)辦公的基礎(chǔ)支撐，離開了數(shù)據(jù)庫，整個系統(tǒng)將沒有任何的存在價值，所以在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)這一環(huán)節(jié)，要考慮三方面的內(nèi)容。

首先是數(shù)據(jù)庫的容量大小。數(shù)據(jù)庫的容量大小取決于存儲數(shù)據(jù)的大小以及對未來存儲數(shù)據(jù)的一個估算，所以在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)時，既要滿足當(dāng)下的存儲需求，還要為未來數(shù)據(jù)的存儲留下足夠的空間。其次就是數(shù)據(jù)庫內(nèi)部的模塊分類。在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中存儲的數(shù)據(jù)，其功用不一，所以在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中要分設(shè)不同的模塊對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，以便在之后的數(shù)據(jù)搜索中更加的清晰和方便。第三就是數(shù)據(jù)模塊的預(yù)估。數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)會因?yàn)楹笃诘拇鎯Χ鴶U(kuò)張，相應(yīng)的就會產(chǎn)生一些新增項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，對于這部分?jǐn)?shù)據(jù)一定要單獨(dú)規(guī)劃才不會造成數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)擁堵，所以在數(shù)據(jù)庫模塊的設(shè)計(jì)上，要對未來的數(shù)據(jù)產(chǎn)生預(yù)估，在設(shè)計(jì)時留有相應(yīng)的模塊已備后期所用。

2 自動化辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

2.1 登錄模塊

自動化辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，首先要進(jìn)行的就是模塊登錄的實(shí)現(xiàn)。模塊登錄，按照其包含的關(guān)系是層層遞進(jìn)，只有先登錄一級模塊才能進(jìn)入一級模塊包含的二級、三級等模塊，所以在實(shí)現(xiàn)模塊登錄的時候，要按照步驟一步步進(jìn)行。舉例來講，自動化辦公系統(tǒng)是一個一級模塊，所以只有登錄自動化辦公系統(tǒng)，才能進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部其他的管理模塊和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取、確認(rèn)和提交，才能完成辦公的需要。

2.2 管理模塊

管理模塊是自動化辦公系統(tǒng)的重要內(nèi)容，系統(tǒng)的所有工作，都是通過管理模塊來進(jìn)行數(shù)據(jù)查找提交并確認(rèn)。在上文中提到，管理模塊集合了整個系統(tǒng)的功能，所以管理的模塊也相應(yīng)的分成了不同功能的模塊，比如工作計(jì)劃模塊、人事管理模塊等。每一個模塊，在數(shù)據(jù)庫中都會對應(yīng)相應(yīng)的數(shù)據(jù)，所以在系統(tǒng)工作時，不同模塊間的運(yùn)行相互獨(dú)立，互不干擾。

3 重點(diǎn)程序的分析

自動化辦公系統(tǒng)的開發(fā)，重點(diǎn)程序就在于模塊的設(shè)立。在整個系統(tǒng)中，不同模塊要負(fù)責(zé)不同的工作內(nèi)容，但是有個別的模塊在系統(tǒng)運(yùn)行時會出現(xiàn)交叉，這就需要在設(shè)計(jì)時重點(diǎn)考慮交叉幅度，既要保證工作順利進(jìn)行，又要保證數(shù)據(jù)不發(fā)生混亂。

在模塊的設(shè)立上，科學(xué)的分析和預(yù)估非常重要，同一模塊下不同的功能需要另立模塊，考慮模塊占比的科學(xué)性。對系統(tǒng)后期的一些功能也要根據(jù)現(xiàn)行情況作出科學(xué)的預(yù)判，保證系統(tǒng)在后期的使用上能得到滿足。此外，模塊功能與相對應(yīng)數(shù)據(jù)的鏈接通道也是設(shè)計(jì)中的一個要點(diǎn)，鏈接通道會導(dǎo)致工作效率低下或者數(shù)據(jù)紊亂的現(xiàn)象，所以在功能模塊的架構(gòu)和相應(yīng)數(shù)據(jù)的對接上，占比和匹配度要得到高度重視。

4 結(jié)束語

自動化辦公系統(tǒng)是當(dāng)代社會工作采用的普遍辦公系統(tǒng)，此系統(tǒng)因辦公效率高、錯誤少而備受辦公一族的青睞。所以在自動辦公化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)方面，一定要本著適應(yīng)社會需求、簡化辦公流程的理念，科學(xué)合理的分析各個模塊間的關(guān)系與占比，使得自動化辦公系統(tǒng)具備更高的實(shí)用價值。

[1]楊麗坤.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)研究[J].電子技術(shù)與軟件工程,2014,01:26.

[2]陳德芬.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào),2014,17:125-126+146.

[3]王慶偉.辦公自動化系統(tǒng)中安全技術(shù)的研究與實(shí)現(xiàn)[D].大慶石油學(xué)院,2008.