蔡亞萍 王上銘

（南京大學信息管理學院，江蘇南京，210046）

1 研究背景

對于“專題檔案”這一名詞，國外并沒有直接相對應(yīng)的主題詞，從國內(nèi)現(xiàn)有的關(guān)于“專題檔案”的研究中，出現(xiàn)的外文翻譯也沒有統(tǒng)一的標準，主要被譯為special subject（s）、special topic（s）、thematic file（s）等。通過筆者在Google scholar、CNKI翻譯助手中進行翻譯嘗試，也確實能找到以上翻譯，但通過瀏覽以英文為主且檔案工作做得較好的國外檔案網(wǎng)站，如美國的NARA 網(wǎng)站、英國的the National Archives 網(wǎng)站以及加拿大的National Archives of Australia 網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)并沒有出現(xiàn)以上翻譯結(jié)果，可見國外并沒有對“專題檔案”這一專業(yè)名詞的描述。國外表示“檔案”的英文單詞主要有Archives、 Records、 Files、Documents、Collections等5個，對其進行下位類劃分時，主要按照person（人物）、place（地點）、subject（主題）、time（時間）等進行劃分。依據(jù)筆者對“專題檔案”的定義，即必須圍繞同一社會實踐活動，認為與“專題檔案”概念相對應(yīng)的外文翻譯，應(yīng)該不僅僅為subject（s）、topic（s）及thematic 這些主題詞，而應(yīng)該采用概括度更高的含義的其上位類。通過筆者對外文文獻的檢索與閱讀，認為special collections(特色館藏)這一詞組與研究的專題檔案較為接近。杜雯也在其學位論文《專題檔案資源調(diào)查方案構(gòu)建研究——以“南京大屠殺”專題檔案為例》中論述了“collections”選取的合理性。因此，鑒于國外沒有對專題檔案的專門研究，筆者選取了“special collection(s)”這一相近研究，以了解國外的相關(guān)研究狀況。

故筆者選取special collections作為與“專題檔案”相對應(yīng)的英文翻譯。以archiv*和special collection(s)為檢索詞，以題名為檢索入口，在WOS、EBSCO、PQDD- ProQuest Digital Dissertation精選博士論文全文庫中進行了檢索。截止日期為2014年3月1日。通過檢索，共得到211篇文獻，包括期刊文章、書評、書籍、會議論文、新聞、雜志文章等。通過對文獻的整理，剔除重復、不相關(guān)的文獻，得到有效書評文章58篇，期刊文獻76篇，共134篇有效文獻。

2 研究內(nèi)容分析

在58篇書評中，評述較多的兩篇著作為《Academic Archives:Managing the Next Generation of College and University Archives，Records，and Special Collections》［1］及《Special Collections 2.0: New Technologies for Rare Books Manuscripts， and Archival Collections》［2］。前者以學校檔案、檔案管理項目及機構(gòu)庫藏的評估為研究背景，通過理論研究及實際工作調(diào)研，分析了當前檔案工作的現(xiàn)狀及如果開展檔案項目（archive program），并對檔案事業(yè)的發(fā)展方向進行了詳盡的預測。Special Collections 2.0 的作者在調(diào)查和第一手的研究資料的基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案工作者的專業(yè)精神，為構(gòu)建、收集和保護電子文件的長期可利用性提供了必要的建議和可操作的想法。Special Collections 2.0 調(diào)查了網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和互動的新型工具，分析了這些工具利用在專題檔案工作中的優(yōu)點和缺陷。

在76篇期刊論文中，大部分文獻是對某一主題或某一具體專題檔案或特色館藏的介紹，如Moat，J.在The Aileen and Michael Balcon Special Collection + Film archives — An introduction to British cinema history，1929-1960文中，主要介紹了1929-1960年英國電影史的發(fā)展［3］，另外還有The Archives and Special Collections department of Buswell Memorial Library at Wheaton College，Wheaton， Illinois、 Henry Ford Museum & Greenfield Village archives， manuscripts， library holdings，and special collections、the folklife archives at Western Kentucky University: A Special Collection等，這類文獻并未涉及到檔案理論或管理方法等方面的研究。

還有一部分文獻，也是對某一主題或具體檔案或特色館藏的介紹，但更多的是作為一個案例進行分析，會涉及到一定的檔案管理方法及理論。如，在Using memory As a tool to bulid museum collections eith special reference to the UWCROBBEN Island Mayibuyearchives:the ROBBEN Island memories project［4］中，介紹了羅賓島博物館的記憶工程項目，記錄了其館藏中的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，并通過此案例例證了記憶與文物同是文化遺產(chǎn)的重要組成部分，強調(diào)了記憶工程的重要性，也證明了記憶工程在當代博物館管理工作中的有效性。The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives［5］，作者調(diào)查了2009年加拿大和美國275家圖書館特色館藏及檔案的現(xiàn)狀，這篇現(xiàn)狀調(diào)研文章對收集到的數(shù)據(jù)進行了細致的分析，得出了保存特色館藏及檔案的三大挑戰(zhàn)主要為空間、數(shù)字化及源數(shù)據(jù)。

其余文獻涉及到的研究點主要有基礎(chǔ)理論研究、管理實踐研究以及檔案人才研究等三個方面。

2.1 基礎(chǔ)理論研究

涉及到專題檔案的基礎(chǔ)理論研究的文獻很少，只有1 篇，Boatman，René在A New Archival Model?An Examination of Documentation Strategy via The Fales Library &Special Collections' Downtown New York Collection［6］文中結(jié)合實際工作情況，指出需要對現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案理論重新進行思考，需要重新探究檔案理論、方法論以及檔案工作實踐中的基本要素。同時還建議需要對非傳統(tǒng)主題意義上的文件進行收集以及保持與著名人物、學者及捐贈者之間的動態(tài)關(guān)系，并舉例驗證了自己提出的文件戰(zhàn)略。

另外，理論研究中還涉及了專題檔案與其他相關(guān)文獻類型的關(guān)系、專題檔案民主化等問題。例如，Berner，Richard C 在Manuscript collections，archives，and special collections:their relationships［7］一文中討論了手稿檔案與專題檔案的關(guān)系，并且提出手稿的收藏已經(jīng)發(fā)展成為可以與其他相關(guān)材料相有效整合的大規(guī)模收藏，但是因為公共檔案館的傳統(tǒng)管理方式（傳統(tǒng)的管理方式是來源原則、尊重全宗），使得手稿收藏落后于手稿本身的發(fā)展，并且將會引發(fā)用戶逐漸變少的后果。

2.2 管理實踐研究

管理實踐研究主要包括保管、標準、技術(shù)、指南等四個方面。

（1）保管方面。這方面主要有2 篇 文 獻。 其 中1 篇 為The architecture of a university library should have spaces designed for special collections and university archives。［8］該文章于1999年發(fā)表在Journal of Educational Media and Library Sciences 期刊上，作者Lee，C.C.指出，高校圖書館在建館及設(shè)計的時候，應(yīng)該考慮到檔案的收集、管理及利用工作，建立專門的保管藏所。作者借鑒了當時美國高校圖書館的建設(shè)，認為圖書館同時應(yīng)該具備檔案的儲存室、工作室、辦公室、閱讀室、展覽室、展示表、安全系統(tǒng)等。另一篇文章為History on the Move: Relocating Special Collections and Archives［9］，文章探討了特色館藏及檔案的物理轉(zhuǎn)移中應(yīng)該注意的問題，作者強調(diào)了前期規(guī)劃及轉(zhuǎn)移過程中細節(jié)問題的重要性，包括質(zhì)量控制、人員分工、時間管理及安全標準等。

（2）標準方面。關(guān)于檔案管理工作的標準，主要涉及到技術(shù)標準和 管 理 標 準。Yakel，Elizabeth、Tibbo， Helen 在 Standardized survey tools for assessment in archives and special collections［10］文中指出，支持模擬和數(shù)字化館藏管理的標準化指標的確定和應(yīng)用，是檔案及手稿收集的迫切需求，并在文中探討了標準化指標的概念、開發(fā)及測試標準。在文章Digitization of Special Collections and Archives:Legal and Contractual Issues 中，作者探討了數(shù)字化對特色館藏和檔案的管理優(yōu)勢與風險，包括對需要數(shù)字化館藏及檔案的選擇、館藏機構(gòu)與捐贈者之間的法律與合同問題等，并解釋了由圖書館研究協(xié)會工作組提出了4份文件，以達到可以擴大數(shù)字化館藏，滿足更多的需求。

（3）技術(shù)方面。對館藏及檔案管理工作中設(shè)計到的技術(shù)經(jīng)歷了從自動化到電子文件、數(shù)字化時代的發(fā)展，部分文獻也提出了數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。1993年發(fā)表的文章An Overview of Applications of Automation to Special Collections:Maps and Archives［11］對特色館藏檔案及地圖的自動化應(yīng)用進行了一個概括。文章強調(diào)了計算機自動化標準的重要性以及在使用計算機技術(shù)時所涉及的書目結(jié)構(gòu)、計算機硬件設(shè)施以及數(shù)據(jù)庫的建立。同時文章還例舉了北美和西歐在這方面的例子 。 An Uncertain Trumpet:Developing Archival and Special Collections in the Electronic Era［12］文中介紹了電子信息資源的檢索及特色館藏與檔案在電子時代的發(fā)展，從整體的角度指出了在電子時代特色館藏及檔案的發(fā)展。在文獻Archon: A Unified Information Storage and Retrieval System for Lone Archivists， Special Collections Librarians and Curators［13］（2007）中，作者Schwartz，Scott W.介紹了伊利諾伊大學主持開發(fā)的一個開放源代碼的集合管理軟件，對該管理軟件所使用的技術(shù)進行了介紹。其為用戶提供了一個訪問檔案館、博物館、圖書館的便捷在線平臺，允許用戶輕松安裝各種在線訪問工具以使用ISAD（G）1和DACS2兼容標準描述其歷史收藏。文獻Balancing Boutique- Level Quality and Large- Scale Production: The Impact of "More Product， Less Process" on Digitization in Archives and Special Collections［14］從技術(shù)層面論述了數(shù)字化項目的流程及內(nèi)容，分析了如果使利用者在網(wǎng)絡(luò)上很快找到所需的信息，以及闡述了“Muir Papers”項目實現(xiàn)同一活動不同類型數(shù)據(jù)及圖像描述與抓取的方法。Bringing Museum Collections into the 21st Century: The Digital Ark and U.S. Naval War College Introduce Interactive iPad Kiosks and Historical Collections Website［15］（2013）文中提出了建立數(shù)字資源庫，使全校師生可以更便捷的獲得所需的信息，同時也是對文化的傳承。但是文章中沒有具體介紹如何建立數(shù)字資源庫，而僅僅指出了資源庫的建立外包給了專業(yè)技術(shù)公司。

（4）指南。有一部分是對現(xiàn)有的特色館藏及檔案管理的指南、工作手冊的介紹。例如，Zanish-Belcher，T. 在Archives and special collections［16］提出，數(shù)字準入及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)改變了特色館藏及檔案的存在方式以及利用者獲得所需資源的方式。面對這一新發(fā)展，管理者需要提供詳盡的利用指南，在指導網(wǎng)絡(luò)資源的組織與整合的同時，方便用戶的在線利用。另外還有A Guide to the Manuscript and Oral History Collections in the Winthrop College Archives and Special Collections、the Archives and Special Collections of the Deutsches Museum in Munich等。

2.3 檔案人才研究

很多文獻都提到了對檔案學知識及技能的培訓的重要性，主要說明了特色館藏、檔案等對本科生的作用。Introducing Undergraduate Students to Archives and Special Collections［17］介紹了幾種檔案工作人員可以用來教授本科生檔案知識的方法，以增進本科生對檔案的認識，同時也可以提高學校對檔案研究的質(zhì)量。另一方面，也有文章指出檔案工作需要檔案工作者具備一定的專業(yè)技能。在Education and Training of Special Collections Professionals， Librarians， and Archivists in Canada［18］一文中，作者通過調(diào)查檔案館工作對人才的需求，發(fā)現(xiàn)圖書館特殊館藏部需要工作人才需要具備以下幾點能力及技能：對館藏的熱愛、具有合作精神和靈活性、具備良好的語言能力以及具備分類及數(shù)字化相關(guān)的專業(yè)知識、以及良好的教學能力等。此類文章還有Past or Portal: Enhancing Undergraduate Learning through Special Collections and Archives、Access to Penfield Library Special Collections: Extending the"Archival Bestiary"Concept等。

3 總結(jié)

國外關(guān)于特色館藏及檔案的研究，從縱向來看，同樣也經(jīng)歷了信息技術(shù)的變革，研究重點也越來越多的涉及到電子文件及數(shù)字化的發(fā)展。從橫向來看，也都包含了理論研究與管理工作的實踐研究。但是，從文獻數(shù)量及文獻內(nèi)容來看，國外的研究仍然存在以下幾個問題：

第一，目前國外并沒有對“專題檔案”的專門研究，相較于檔案學的其他主題研究，這是一個相對較為薄弱的環(huán)節(jié)，國內(nèi)在這方面的研究屬于先行之列，很有研究意義。第二，國外對專題檔案相關(guān)主題的研究，很大一部分是對某一特色館藏或檔案的介紹，是一些個例的展示，不具有很強的代表性，這對于國內(nèi)的研究也就沒有太大的參考價值。第三，國外關(guān)于本文研究主題的理論研究處于較為欠缺的階段，理論成果較少，還不能發(fā)揮理論指導實踐的作用，不利于檔案工作的發(fā)展。

但是，國外關(guān)于專題檔案的理論及管理工作的實踐研究對我國開展專題檔案的理論研究以及管理工作的實踐仍具有較大的借鑒意義。我國專題檔案的實踐活動可以借鑒國外這些已有的成功案例，并根據(jù)我國專題檔案發(fā)展的規(guī)律和特色，開展具有我國特色的專題檔案研究。

［1］ Aaron D.Purcell， Academic Archives: Managing the Next Generation of College and University Archives，Records，and Special Collections［M］，ALA Publishing，2012. 336 ISBN: 978-1-55570-769-9.

［2］Beth M. Whittaker，Lynne M.Thomas. Special Collections 2.0: New Technologies for Rare Books Manuscripts，and Archival Collection ［M］.Libraries Unlimited，2009.

［3］Moat，J.The Aileen and Michael Balcon Special Collection + Film archives- An introduction to British cinema history，1929- 1960［J］.Historical Journal Of Film Radio And Television，1996，565-575.

［4］Fredericks，G. H.、van Wyk，C. J.Using memory As a tool to bulid museum collections eith special reference to the UWC- ROBBEN Island Mayibuye archives: the ROBBEN Island memories project［J］，Mousaion，2006，269-282.

［5］Dooley，Jackie M. The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives［J］. The Journal of European Research Libraries，2011，125-137.

［6］Boatman，René.A New Archival Model?An Examination of Documentation Strategy via The Fales Library & Special Collections' Downtown New York Collection ［J］ ，Journal of Archival Organization，2002，41-51.

［7］Berner，Richard C. Manuscript collections， archives， and special collections: their relationships［J］. College and Research Libraries，1984（12）：6.

［8］Lee，C. C. The architecture of a university library should have spaces designed for special collections and university archives ［J］. Journal of Educational Media and Library Sciences.1999，385-392.

［9］Hackbart-Dean，Pam、Agne，Leah、Mosbo，Julie，History on the Move:Relocating Special Collections and Archives［J］.The Journal of the Society of GeorgiaArchivists，2010，31-57.

［10］Yakel，Elizabeth、Tibbo，Helen.Standardized survey tools for assessment in archives and special collections［J］.Performance Measurement &Metrics.2010，211-222.

［11］Tusa，Bobs M. An Overview of Applications of Automation to Special Collections: Maps and Archives ［J］.Information Technology and Libraries，1993，405-11.

［12］Crove，William E.，An Uncertain Trumpet: Developing Archival and Special Collections in the Electronic Era［J］，Journal of Library Administration，2002，73.

［13］ Schwartz，Scott W.、Prom，Christopher J.、Rishel，Christopher A.、Fox，Kyle J. Archon: A Unified Information Storage and Retrieval System for Lone Archivists，Special Collections Librarians and Curators［J］. The Canadian Journal of Library & Information Practice &Research.2007，1-17.

［14］ Sutton，Shan C. Balancing Boutique-Level Quality and Large-Scale Production:The Impact of"More Product，Less Process" on Digitization in Archives and Special Collections［J］. A Journal of Rare Books，Manuscripts，& Cultural Heritage.2012，50-63.

［15］Bringing Museum Collections into the 21st Century:The Digital Ark and U.S. Naval War College Introduce Interactive iPad Kiosks and Historical Collections Website ［J］. PR Newswire.2012，50-63.

［16］Zanish-Belcher，T. Archives and special collections ［J］ ，College and Research Libraries News，2003，163-166.

［17］ Johnson， Greg， Introducing Undergraduate Students to Archives and Special Collections ［J］ ，College &Undergraduate Libraries，2006，91-100.

［18］Fleming，Patricia，Education and Training of Special Collections Professionals，Librarians，andArchivists in Canada［J］，AJournal of Rare Books，Manuscripts，&Cultural Heritage，2006，69-72.