朱淑萍

摘要：本文從高校二級學(xué)院圖書資料室的特點和作用談起，解讀了圖書資料室在建設(shè)與管理中的瑕疵，針對問題，提出了二級學(xué)院資料室與高校圖書館要和諧共建的建議，最后以二級學(xué)院圖書資料室發(fā)展展望結(jié)尾。關(guān)于高校二級學(xué)院圖書資料室建設(shè)的文獻(xiàn)，浩如煙海，本文無意茍同附和，也不欲與同仁競異爭雄，文中都是工作中的所得，一點體悟，是本人所見廬山真境，若益于同仁絲毫，則我至為欣悅。

關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院;圖書資料室;圖書館;和諧共建;經(jīng)費;制度;發(fā)展展望

中圖分類號：G642.0???? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A???? 文章編號：1674-9324（2014）41-0094-03

作為學(xué)術(shù)性教學(xué)輔助機構(gòu)，圖書資料室在高校的科研與教學(xué)中具有至關(guān)重要的功能，它從很大程度上對高校圖書館起著補充、輔助的作用，教室教學(xué)備課查閱資料，學(xué)生自修進(jìn)行信息查找，大家齊聚一堂切磋學(xué)術(shù)都離不開圖書資料室這個資料翔實、豐富多彩的知識園地。從規(guī)模上來看，圖書資料室不能與校級圖書館媲美，其場地相對狹小，現(xiàn)代化管理程度不是很到位。但是學(xué)校的發(fā)展、教師的完善、學(xué)生的成長，都和圖書資料室息息相關(guān)，圖書資料室發(fā)揮著校級圖書館難以替代的重要作用，為學(xué)院的建設(shè)與發(fā)展做出其應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、圖書資料室的特點和作用

圖書資料室有鮮明的個性，以“專、精、深、快”見長，作為情報資料機構(gòu)，圖書資料室小巧豐滿，資源便利，信息快捷，書籍資料翔實集中，專業(yè)性強，具有針對性，為教師的教學(xué)、學(xué)生的修習(xí)提供了高層次的服務(wù)。學(xué)生的創(chuàng)新活動，教學(xué)的細(xì)致完善，都與之緊密相連，圖書資料室為此提供了科學(xué)的、有力的保障。

1.特色。圖書資料室專業(yè)明朗，特點突出，針對性強，為本院系各專業(yè)的教師和學(xué)生提供優(yōu)良的服務(wù)，教學(xué)資料更加豐實，讓科學(xué)研究更加有依據(jù)，服務(wù)對象非常明了，服務(wù)宗旨極其明確，因此，采購各種資料的過程當(dāng)中，采購人員會胸有成竹，有備而去，良性循環(huán)，使得高校二級學(xué)院（系）的資料室具有鮮明的專業(yè)性和更強的實用性。

2.圖書資料更新快捷?，F(xiàn)在是信息時代，信息的發(fā)展一日千里。我們都知道，院系的資料室向本院系師生提供盡可能的服務(wù)，除了一些文獻(xiàn)資料，更大的方便是能夠提供一個很好的交流場所，資料室的管理人員在和教師、學(xué)生的接觸過程當(dāng)中，能夠切實地感覺到師生真實的需要，根據(jù)反饋信息，及時掌握師生的需求，盡快地更好地為師生提供服務(wù)。這種“零距離”接觸，信息的吸收，供需的碰撞，讓院系資料室能夠把最新的文獻(xiàn)信息網(wǎng)羅全面，收集齊全，使得院系資料室的文獻(xiàn)資料越發(fā)完備，更加前沿和突出專業(yè)。

3.促進(jìn)師生更好地交流。只有交流才能夠?qū)崿F(xiàn)智慧火花的碰撞，創(chuàng)新的思路才能夠更好地打開。院系資料室場所獨立，環(huán)境安靜，這個天然平臺活躍，充滿和諧和活力，而且院系資料室的服務(wù)人員比較少，和教師、學(xué)生較為熟悉，他們能夠為教師和學(xué)生提供最好的和最快捷的服務(wù)。在這個自由交往的場所，教學(xué)探討、科學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流十分愜意，一些創(chuàng)新應(yīng)運而生。有了院系資料室，教師能更好地開展工作，學(xué)生能夠更好地進(jìn)行學(xué)習(xí)，為良好的教學(xué)打下了基礎(chǔ)。

二、建設(shè)與管理中的瑕疵

1.認(rèn)識落后。管理者缺乏專業(yè)的素養(yǎng)和培訓(xùn)。有的管理者認(rèn)識低下。究其原因不外是沒有對管理人員進(jìn)行甄拔和培訓(xùn)。有的管理人員僅僅是憑借著人際關(guān)系來負(fù)責(zé)這個工作，濫竽充數(shù);有的是因為對于高深的專業(yè)教學(xué)難于勝任，學(xué)校以陳舊的管理觀念留用于圖書資料室的管理。在所有人的觀念中，圖書資料室的管理工作并非難事，人人可為。管理人員的水平優(yōu)劣直接影響到圖書資料室院系甚至學(xué)校的發(fā)展，高校圖書管理必須科學(xué)化規(guī)范化，圖書資料室的管理人員不能勝任本職工作，就不能與學(xué)校的教學(xué)、科研水平及學(xué)校的發(fā)展桴鼓相應(yīng)。

2.制度不健全。長期以來，二級學(xué)院（系）圖書資料管理工作落后不前，問題重重。高等教育事業(yè)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，院系的圖書資料室也相對被重視，但只是屬于初始階段，管理制度還沒有走上健全之路，遠(yuǎn)不能跟上高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展的步伐。制度不健全，對圖書資料管理形成很強的制約。有的圖書資料確實不錯，但是也存在品種單一、數(shù)量積壓的情況。這是由于管理人員在采購的時候，沒有進(jìn)行精確的統(tǒng)計和策劃。實際上，應(yīng)該進(jìn)行針對性采購，避免造成浪費，尤其是經(jīng)常性的浪費。管理人員要全盤考慮，針對學(xué)院的專業(yè)特色，有目的進(jìn)行定向性的采購。學(xué)院在教學(xué)方面要進(jìn)行配合，比如不同學(xué)期，因師資等原因，同一門課安排不同的老師任課，有些輔助性的教材在資料室準(zhǔn)備即可，無需教師人手一本，這樣就可以節(jié)省一部分的資金，積少成多，讓有限的資金發(fā)揮最大的效益。

3.經(jīng)費匱乏。院系圖書資料室的經(jīng)費由院系自身解決，而各院系往往沒有大量的創(chuàng)收，因此經(jīng)費不足。經(jīng)費匱乏，圖書資料室常常難以為繼。和圖書資料室不同的是，高校圖書館由學(xué)校財政劃撥，列入預(yù)算。由于資金缺乏，院系圖書資料室資料很難更新，往往是新的圖書資料很難購進(jìn)，甚至是多年沒有采購新的圖書，失去圖書資料室的意義。此外，物價飛漲，書的價格更是水漲船高，經(jīng)費缺乏，自然無力購進(jìn)圖書，或者購進(jìn)圖書很少，師生無法從資料中獲益，失去了有效的實質(zhì)性的幫助，有的書籍已經(jīng)非常陳舊，甚至已經(jīng)出現(xiàn)破損，圖書資料室也無力修補或者更新。有時候大家尋找一種資料，圖書資料室沒有，和管理人員進(jìn)行商榷，等待很長的時間仍然沒有購進(jìn)。由于沒有借閱到自己需要的書籍，久而久之，大家對圖書資料室失去了信心，形成了惡性循環(huán)。也就是說，在有的高校院系，圖書資料室徒有虛名，沒有真正地履行責(zé)任，處在一種半癱瘓狀態(tài)。

三、二級學(xué)院資料室與高校圖書館要和諧共建

作為圖書資料信息的軸心，作為為教學(xué)提供切實服務(wù)的學(xué)術(shù)機構(gòu)，高校圖書館肩負(fù)著為科研服務(wù)的重任，是高校辦學(xué)的基礎(chǔ)，是資料信息的砥柱，一直為高校的發(fā)展、教學(xué)質(zhì)量的提升和科學(xué)研究做著舉足輕重的貢獻(xiàn)。在資金分配方面，高校圖書館得天獨厚，管理人員眾多，文獻(xiàn)采集齊備，自動化設(shè)施完備，資金充足，優(yōu)勢明顯，在高校教學(xué)與科研服務(wù)中的貢獻(xiàn)首屈一指。而二級學(xué)院資料室是圖書系統(tǒng)的分子，以匯集專業(yè)文獻(xiàn)為主要，二者緊密合作，桴鼓相應(yīng)，互通有無，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。

1.設(shè)立具備專業(yè)職能的服務(wù)部門。服務(wù)部門或曰職能機構(gòu)，其設(shè)立，可以進(jìn)行調(diào)和，能夠進(jìn)行咨詢，并且可以決策，對二級學(xué)院資料室與高校圖書館進(jìn)行綜合管理，服務(wù)部門對圖書館和二級學(xué)院資料室一視同仁，工作中照顧齊均，在業(yè)務(wù)處理方面統(tǒng)一部署，做全盤計劃，對文獻(xiàn)信息資源進(jìn)行細(xì)致的核實、安排，對二者的發(fā)展確定具體目標(biāo)，取長補短，發(fā)揮優(yōu)勢，力求業(yè)務(wù)規(guī)整，建設(shè)規(guī)范有條理，計劃全面無遺漏，實施到位不出偏差，有條不紊，有計劃，有步驟。

2.發(fā)揮協(xié)調(diào)職能。文獻(xiàn)采集工作工程浩大，經(jīng)費消耗極多。如果圖書館和院系資料室之間能夠進(jìn)行及時、到位的協(xié)調(diào)，經(jīng)費只有最大地進(jìn)行節(jié)約，才能最大地發(fā)揮效用，對經(jīng)費合理使用是最好的節(jié)約方式。圖書采購，確定計劃，分門類別，找好收藏范圍，確立重點，對經(jīng)費合理使用，滿足讀者更大的需求。

3.書籍采購及時性。對讀者的需求，盡快反饋，進(jìn)行個性化的深度服務(wù)，實現(xiàn)二級學(xué)院資料室的靈活功能。二級學(xué)院資料室的書籍專業(yè)性強，及時為各學(xué)科老師提供最新的最全面的專業(yè)圖書。為讀者提供最大的服務(wù)，細(xì)致而周全。根據(jù)學(xué)院的專業(yè)特色布置圖書資料室，隨時補充新資源，以配合教學(xué)、科研檢索需要。

4.突出專業(yè)性。二級學(xué)院資料室要突出專業(yè)性，圖書要凸顯學(xué)科特點，內(nèi)容新穎，信息集中。如果教師有特殊的需求，利用服務(wù)靈活的方式給予滿足，隨時采購、補充，彌補資料室的不足，補充新鮮血液，發(fā)揮校圖書館欠缺的“尺有所短”，為師生提供力所能及的專業(yè)服務(wù)。

5.節(jié)省經(jīng)費，實現(xiàn)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)，發(fā)布信息，實現(xiàn)全校資源共享，二級學(xué)院資料室設(shè)立信息閱覽室，資源公布，與學(xué)校圖書館互通有無，并且和其他二級學(xué)院圖書館實現(xiàn)信息聯(lián)通。建立系統(tǒng)的檢索平臺，每一個資源，每一本圖書，發(fā)揮其最大的功用，提高其使用率，加大其周轉(zhuǎn)，實現(xiàn)資源共享。

6.發(fā)揮二級學(xué)院資料室的多元化功能。讓二級學(xué)院資料室一職多能，借閱圖書、查詢資料、訂購書籍、數(shù)據(jù)發(fā)布、信息共享、儲備資源、復(fù)印資料、檢索數(shù)據(jù)、場地閱覽、圖書采編等，服務(wù)內(nèi)容呈多元化。

四、二級學(xué)院圖書資料室發(fā)展展望

1.增強服務(wù)觀念。高校專業(yè)發(fā)展迅速，學(xué)科建設(shè)的發(fā)展呈跨越式，服務(wù)理念的提升，對二級學(xué)院圖書資料室管理員也有了更高的要求。首先是，管理員本身的素質(zhì)要非常高，服務(wù)意識強，有新的理念，服務(wù)態(tài)度優(yōu)良，具備卓越的管理能力，服務(wù)態(tài)度積極主動，要汲取傳統(tǒng)服務(wù)優(yōu)良的一面，懂得使用現(xiàn)代化的服務(wù)工具?，F(xiàn)代地球一村化，紙質(zhì)圖書羅列，臃腫落后，我們需要更新管理理念，利用現(xiàn)代化管理手段科學(xué)統(tǒng)籌，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)圖書資料系統(tǒng)化、信息化管理，充分發(fā)揮二級學(xué)院圖書資料室在高校發(fā)展中的積極作用。促使管理人員不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓大家實現(xiàn)數(shù)字化的資源共享。

2.開展職業(yè)培訓(xùn)。根據(jù)資料室工作需要，開展職業(yè)培訓(xùn)，提升管理員的綜合素質(zhì)。學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)，使用檔案信息管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行管理。比如使用文件管理模塊，此模塊負(fù)責(zé)文件的收發(fā)，文件在網(wǎng)絡(luò)快速地傳遞，省時高效，同時也在網(wǎng)絡(luò)上對文件進(jìn)行整理，網(wǎng)絡(luò)鑒別，分門類別，網(wǎng)上組卷，減少了大量的歸檔前期和歸檔過程中的手工操作，實現(xiàn)了二級學(xué)院圖書資料檔案管理的智能化。在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行鑒定，認(rèn)真地分析，分不同的種類，包管的期限根據(jù)價值的不同而設(shè)定，有的書籍資料永久性保管，有的資料短期包管，到時刪除。文件管理模塊還有網(wǎng)上自動分類的功能，根據(jù)文號、作者、問題的不同實現(xiàn)自動歸類。按機構(gòu)、問題、保管期限、價值進(jìn)行分類組卷，自動建立卷內(nèi)文件目錄。并且，過去很多手工填寫的檢索工具變成由計算機檢索、打印，鼠標(biāo)一點，立時完成;已經(jīng)完全組好的案卷做只讀處理，不能進(jìn)行刪改，這樣的話，即使操作不當(dāng)，也不會丟失任何數(shù)據(jù)。當(dāng)然，選拔管理人才最好一次到位，要求綜合素質(zhì)要高，要加強資料工作人員隊伍建設(shè)。

3.圖書資料室布置國際化。一些國際教育學(xué)院，圖書資料室要求較高，因為要配合留學(xué)生教育，國際化的布置更加適合給讀者提供周詳?shù)姆?wù)。閱覽室購進(jìn)一些舒適的桌椅，款式新穎，顏色醒目，擺放適度，配備的電腦上供學(xué)習(xí)的專用軟件應(yīng)有盡有，部分課程，如HSK考前輔導(dǎo)等的內(nèi)容也可直接在資料室授課，省事快捷。

綜上所述，高校二級學(xué)院圖書資料室的建設(shè)意義重大，路漫漫其修遠(yuǎn)兮，要提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，實現(xiàn)校內(nèi)文獻(xiàn)信息資源的共享，使高校圖書館和院系資料室真正成為“學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心”，為教學(xué)和科研提供更加完備的文獻(xiàn)信息服務(wù)。

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