嚴(yán)巍　王艷紅　胡春霞

摘 要：隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，高校迎新管理工作的數(shù)字化、信息化要求日趨迫切。鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校獨(dú)立開(kāi)發(fā)了基于Access的新生錄取報(bào)到系統(tǒng)，文章在調(diào)研了鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校數(shù)字迎新系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)上，對(duì)民辦高校數(shù)字迎新設(shè)計(jì)理念、技術(shù)依托、及該?；贏ccess的新生錄取報(bào)到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)及實(shí)施效果進(jìn)行了詳細(xì)闡述，該校在節(jié)約成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了新生報(bào)到管理工作的便捷、高效，提高了工作效率，提升了管理與服務(wù)水平。數(shù)字迎新在高校數(shù)字化校園建設(shè)中占有重要地位，通過(guò)文章的論述以期對(duì)民辦高校的數(shù)字迎新建設(shè)工作有所啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字迎新；設(shè)計(jì)理念；技術(shù)依托；access數(shù)據(jù)庫(kù)；設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)；實(shí)施效果

“數(shù)字迎新”這一概念，最早是由清華大學(xué)提出的，該校于2002年投入使用其自主開(kāi)發(fā)的“清華大學(xué)迎新系統(tǒng)”，獲得了學(xué)生、家長(zhǎng)和社會(huì)的一致好評(píng)?！皬男律胄ｉ_(kāi)始建立電子身份實(shí)現(xiàn)全校學(xué)生數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一管理和集中共享”，“利用信息化手段改進(jìn)迎新工作通過(guò)將參加迎新工作各部門的相關(guān)新生信息進(jìn)行有效的集成與共享研發(fā)迎新信息服務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范新生報(bào)到程序，實(shí)現(xiàn)新生一站式報(bào)到。”[1]

自清華大學(xué)推出“數(shù)字迎新”之后，國(guó)內(nèi)很多高校陸續(xù)自主開(kāi)發(fā)適應(yīng)本校工作的迎新系統(tǒng)，如復(fù)旦大學(xué)、浙江大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)等高校。這屬于自主研發(fā)式，還有一些高校經(jīng)濟(jì)條件較好，直接向相關(guān)公司購(gòu)買數(shù)字迎新系統(tǒng)即自主訂購(gòu)式，還有一類高校與相應(yīng)的軟件公司簽署相關(guān)合作協(xié)議，合作開(kāi)發(fā)適合本學(xué)校的迎新系統(tǒng)。

在3種模式中，由于購(gòu)買成本較高，加之民辦高校有其自身的特點(diǎn)，所以民辦高校的數(shù)字迎新系統(tǒng)開(kāi)發(fā)需要具有本土性。鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校創(chuàng)建于1984年，2002年經(jīng)教育部審批晉升為普通?？?，是河南省唯一的全日制醫(yī)學(xué)類民辦普通高等?？茖W(xué)校。建校29年，在省、市政府及各級(jí)教育、衛(wèi)生主管部門的大力支持下，學(xué)校遵循醫(yī)學(xué)教育規(guī)律，注重內(nèi)涵建設(shè)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，不斷提升教育教學(xué)質(zhì)量，作為民辦醫(yī)學(xué)院校在數(shù)字迎新系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中具有自己的設(shè)計(jì)理念、發(fā)展過(guò)程和本土化的數(shù)字迎新系統(tǒng)。

1 高校數(shù)字迎新設(shè)計(jì)理念

鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校由于辦學(xué)成本原因，最初新生報(bào)到工作還采用傳統(tǒng)的人工工作模式。傳統(tǒng)方式下的迎新工作主要依靠手工查對(duì)表格、文檔、記錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，加上高校迎新工作時(shí)間相對(duì)集中于2-3天內(nèi)完成，繁瑣的手工操作程序和高強(qiáng)度的工作頻率，使得迎新工作變得異常復(fù)雜，主要表現(xiàn)在：

第一，新生基本資料不完整，流程繁瑣，難以管理；第二，新生錄取信息檢索、驗(yàn)證、記錄、注冊(cè)、統(tǒng)計(jì)及專業(yè)調(diào)整工作量大、效率低，傳統(tǒng)的手工迎新方法已不能適應(yīng)迎新工作的開(kāi)展。尤其是隨著教育信息化的進(jìn)程，以及民辦學(xué)校為增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力，鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校在辦學(xué)理念上有很大轉(zhuǎn)變。為了提升民辦學(xué)校的服務(wù)水平及管理水平，提高服務(wù)效率，增強(qiáng)學(xué)校辦學(xué)實(shí)力，在各項(xiàng)工作中體現(xiàn)“以學(xué)生為本”的教育理念。這種“以人為本”的教育理念促使學(xué)校迎新工作的改革與創(chuàng)新。為了高效、快捷并節(jié)約人力，體現(xiàn)“以人為本”的服務(wù)與管理水平，學(xué)校提出了要開(kāi)發(fā)自己的迎新系統(tǒng)。

該系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)以下3個(gè)目標(biāo)：第一，提高迎新工作效率，規(guī)范工作流程，實(shí)現(xiàn)各相關(guān)職能部門信息共享。第二，提升服務(wù)水平與管理水平，讓學(xué)生感受到在學(xué)校生活的便捷。第三，充分發(fā)揮本校人力、物力資源優(yōu)勢(shì)，自主研發(fā)，降低系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成本，提高資源共享率和利用率，推行“節(jié)約型”校園建設(shè)。

2 高校數(shù)字迎新技術(shù)依托

學(xué)校多年來(lái)堅(jiān)持了以教學(xué)為中心，以德育為基礎(chǔ)的辦學(xué)方針，近兩年又加強(qiáng)了現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在育人為本的教育理念指導(dǎo)下，學(xué)校確立了建設(shè)“學(xué)習(xí)型校園、文化型校園和數(shù)字化校園”3個(gè)校園概念。

近年來(lái)，該校為適應(yīng)信息化發(fā)展要求，學(xué)校堅(jiān)持育人為本，以教育理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，提出了建設(shè)以信息為依托的數(shù)字化校園，這一理念將傳統(tǒng)的信息化建設(shè)和現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，以信息化學(xué)習(xí)環(huán)境和優(yōu)質(zhì)教育資源建設(shè)為基礎(chǔ)，以教學(xué)信息化和管理信息化應(yīng)用為重點(diǎn)，推動(dòng)了學(xué)校信息化建設(shè)。正是依托在學(xué)校信息化建設(shè)的軟硬件條件基礎(chǔ)之上，開(kāi)發(fā)適合本校的數(shù)字迎新系統(tǒng)。

學(xué)校有線網(wǎng)園區(qū)范圍內(nèi)全覆蓋，主干網(wǎng)帶寬1000M，互聯(lián)網(wǎng)出口帶寬210M，網(wǎng)絡(luò)信息點(diǎn)1590余個(gè)，管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)總量13.76G。數(shù)字迎新系統(tǒng)基于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)共享理念，明確迎新工作中職能部門的責(zé)任和業(yè)務(wù)管理范圍，達(dá)到迎新現(xiàn)場(chǎng)各業(yè)務(wù)中數(shù)據(jù)的共享，其中主要涉及招生就業(yè)辦公室、教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、后勤處等相關(guān)職能部門，主要業(yè)務(wù)為新生入學(xué)報(bào)到注冊(cè)、班級(jí)分配、宿舍分配、繳納費(fèi)用、信息統(tǒng)計(jì)與查詢。為節(jié)約成本并達(dá)到迎新工作的高校與便捷，本校利用Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)工具，將系統(tǒng)分為信息查詢模塊、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊、系統(tǒng)維護(hù)模塊三大模塊，完成了數(shù)據(jù)共享與實(shí)時(shí)查詢與統(tǒng)計(jì)功能，大大提高了工作效率。

3 基于Access的新生錄取報(bào)到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)

鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)?！缎畔⒒夹g(shù)在該校新生入學(xué)管理方面的應(yīng)用研究》課題的內(nèi)容包含了新生入學(xué)的身份驗(yàn)證、報(bào)到、繳費(fèi)、學(xué)籍注冊(cè)、分專業(yè)班級(jí)名單、新生報(bào)到率統(tǒng)計(jì)等多個(gè)環(huán)節(jié)。

基于此，經(jīng)過(guò)充分的校內(nèi)調(diào)研和深入的需求分析后，并對(duì)迎新工作的驗(yàn)證、報(bào)道、繳費(fèi)、注冊(cè)、統(tǒng)計(jì)等方面做了規(guī)范化調(diào)整后，通過(guò)對(duì)該校迎新工作信息類別結(jié)構(gòu)特點(diǎn)進(jìn)行分析研究，基于Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫(kù)，我們?cè)O(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了適應(yīng)該校迎新工作的新生錄取報(bào)到系統(tǒng)，可以使該校新生入學(xué)管理更加科學(xué)、高效，也能為服務(wù)對(duì)象提供及時(shí)、全面地服務(wù)，且能節(jié)約成本，避免因推諉、重復(fù)勞動(dòng)等帶來(lái)的人、財(cái)、物的浪費(fèi)。

3.1 報(bào)到系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

新生入學(xué)管理涉及招生就業(yè)辦公室、學(xué)生處、教務(wù)處、后勤處、綜合檔案室等多個(gè)部門協(xié)同工作，如果沒(méi)有信息化程度比較高的迎新管理系統(tǒng)，工作、統(tǒng)計(jì)起來(lái)非常麻煩，而且耗時(shí)。本系統(tǒng)從迎新工作需求出發(fā)，基于迎新管理的需要，設(shè)計(jì)了由數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)和系統(tǒng)維護(hù)三大模塊構(gòu)成的一個(gè)完整的信息管理系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

各功能模塊簡(jiǎn)要說(shuō)明如下：

⑴信息查詢模塊：為迎新過(guò)程中不同部門提供即時(shí)的新生信息查詢功能，如查詢新生基本信息、報(bào)道流程完成進(jìn)度查詢、圖像信息核對(duì)等。

⑵數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊：輸出各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)圖例等信息，用以統(tǒng)計(jì)迎新過(guò)程中報(bào)到率、學(xué)籍異動(dòng)、重點(diǎn)復(fù)查人員等信息。

⑶系統(tǒng)維護(hù)模塊：設(shè)置系統(tǒng)運(yùn)行的參數(shù)，減少數(shù)據(jù)循環(huán)冗余。實(shí)現(xiàn)信息記錄的增加修改刪除功能、備份修復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)功能及數(shù)據(jù)導(dǎo)出導(dǎo)入等功能。

3.2 報(bào)到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路

本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要基于Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)工具，主要利用其平臺(tái)應(yīng)用廣泛、操作容易、界面友好，設(shè)計(jì)方便、所見(jiàn)即所得等優(yōu)點(diǎn)，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)過(guò)程中只需要使用少量的VBA編程技術(shù)即可進(jìn)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程如圖2所示。

本系統(tǒng)重點(diǎn)選擇了迎新過(guò)程中的驗(yàn)證、報(bào)到、繳費(fèi)、注冊(cè)等環(huán)節(jié)的主要信息，在數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計(jì)、分析的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了班級(jí)報(bào)到花名冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生統(tǒng)計(jì)表、重點(diǎn)復(fù)查對(duì)象統(tǒng)計(jì)表，同時(shí)根據(jù)系統(tǒng)功能需要，設(shè)計(jì)了系統(tǒng)登錄、查詢、統(tǒng)計(jì)界面。

3.3 系統(tǒng)的應(yīng)用與實(shí)踐

基于迎新工作的實(shí)際需要，本系統(tǒng)已經(jīng)在鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校等單位得到了初步應(yīng)用。如圖3所示，給出了相應(yīng)的“新生錄取報(bào)到驗(yàn)證系統(tǒng)”的用戶界面設(shè)計(jì)。實(shí)際應(yīng)用表明：基于Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的新生錄取報(bào)到驗(yàn)證系統(tǒng)，具有數(shù)據(jù)即時(shí)更新、統(tǒng)計(jì)方便、快捷、開(kāi)發(fā)成本低、易用性強(qiáng)等特點(diǎn)，可顯著提高高校迎新工作的效率和水平。

4 基于Access的新生錄取報(bào)到系統(tǒng)的實(shí)施效果

鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校的報(bào)到迎新系統(tǒng)自實(shí)施以來(lái)，受到學(xué)生、家長(zhǎng)的一致好評(píng)，并根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行不斷的優(yōu)化與升級(jí)，提升了學(xué)校的管理與服務(wù)水平。

⑴方便快捷?；贛icrosoft Office Access數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的新生錄取報(bào)到驗(yàn)證系統(tǒng)，具有數(shù)據(jù)即時(shí)更新、統(tǒng)計(jì)方便、快捷的功能，大大提高了工作效率。

⑵準(zhǔn)確掌握信息，提升服務(wù)水平?；贛icrosoft Office Access數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的新生錄取報(bào)到驗(yàn)證系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校各相關(guān)職能部門的數(shù)據(jù)共享與流程規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)與系統(tǒng)維護(hù)三大功能，并對(duì)學(xué)籍異動(dòng)以及重點(diǎn)復(fù)查對(duì)象進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，為新生復(fù)查工作創(chuàng)造了很好的信息平臺(tái)。

⑶開(kāi)發(fā)成本低，易用性強(qiáng)?；贛icrosoft Office Access數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的新生錄取報(bào)到驗(yàn)證系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)成本低，實(shí)用性強(qiáng)，它只需使用少量的VBA編程技術(shù)即可進(jìn)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，這對(duì)民辦學(xué)校來(lái)說(shuō)既適應(yīng)了學(xué)校本身的需求，又可以節(jié)約辦學(xué)成本，達(dá)到提高工作效率和服務(wù)水平，可謂是一舉多得。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷革新與發(fā)展，學(xué)校將適時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)，進(jìn)一步做成網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)字迎新報(bào)到系統(tǒng)，充分利用“報(bào)到前”這個(gè)環(huán)節(jié)，將學(xué)生信息的審核、班級(jí)分配、宿舍分配甚至是繳費(fèi)等流程在“報(bào)到前”就已完成，這樣減少了報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)的工作流程，節(jié)約人力、物力、更加提高報(bào)到時(shí)的工作效率。

高校數(shù)字迎新系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)成為數(shù)字化校園建設(shè)中的重要組成部分，其作用已經(jīng)不僅僅局限于為新生報(bào)到時(shí)提供各類服務(wù)，隨著各種新理念新技術(shù)的引人，它扮演的角色將會(huì)越來(lái)越重要。相信在不久的將來(lái)，通過(guò)各高校的不懈努力和相關(guān)軟件公司的深人研究，高校數(shù)字迎新系統(tǒng)必將沿著“服務(wù)理念上更加人性化、技術(shù)運(yùn)用上更加智能化、流程設(shè)計(jì)上更加科學(xué)化”這一發(fā)展方向不斷向前，更好地服務(wù)于學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活。[2]

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