賈 玲 吳建華 杜 巖

（1.南京大學信息管理學院，江蘇南京，210023；2.南京大學信息管理學院，江蘇南京，210093；

3.徐州工程學院檔案館，江蘇徐州，221000）

檔案知識管理是近年學界研究的重要領域，其中，檔案知識管理流程是研究探討的重要問題之一。知識管理的核心流程主要為知識獲取、知識組織、知識應用、知識傳遞與共享、知識創(chuàng)新，檔案知識管理流程與知識管理流程及傳統(tǒng)檔案管理流程之間存在相似之處，但亦存在深刻的不同。

檔案知識管理可分為兩個層次：一是針對檔案機構自身工作實踐而實施的知識管理（A），二是將檔案管理納入檔案形成單位整體知識管理范疇的檔案知識資源管理（B）。這兩個管理層次在涉及的機構、人員、職能目標、適用的知識管理理論內(nèi)容等方面都有所不同?；跈n案知識管理的層次性特征，筆者認為檔案知識管理應主要針對檔案中所蘊藏的顯性知識（B）。檔案機構針對自身工作實踐所實施的知識管理（A），包括對檔案人員隱性知識的管理，其重要性相對較低，原因在于：實施知識管理是高投入的管理活動，在當前檔案管理機構人員規(guī)模及業(yè)務復雜程度的前提下，根據(jù)投入產(chǎn)出效益比，A 并不具備突出的迫切性和必要性。對于檔案形成單位工作人員的隱性知識管理，應成為檔案形成單位知識管理的工作內(nèi)容。因此，檔案知識管理流程主要是指對檔案中蘊含的知識進行獲取、組織、創(chuàng)造與共享等系列活動。

檔案知識管理流程與傳統(tǒng)檔案管理流程及知識管理流程存在相似之處，但亦存在深刻的不同，既不能將這三者等同起來，亦不能將三者割裂開來，認識這一點，對更好地研究和開展檔案知識管理具有指導意義。

1 檔案知識的獲取

由于檔案知識蘊含在檔案載體之中，所以檔案知識獲取是指，通過專門的方法，運用專門的技術手段，對檔案載體上所記錄的信息內(nèi)容進行分析，從中提取知識，并轉化為特定計算機表示的過程。

檔案知識獲取與檔案收集不同。關于檔案的概念，《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。知識與檔案是不同的，知識屬于意識形態(tài)的范疇，“知識是無形的。知識有時會表現(xiàn)在書本或軟盤等各種載體中，但多數(shù)時候往往是個人或組織的一種能力、一種象征性的符號，或員工頭腦中迸發(fā)的一個創(chuàng)意?！保?］；檔案屬于物質形態(tài)與意識形態(tài)的綜合范疇，即檔案是信息內(nèi)容及載體共同構成的統(tǒng)一體，檔案離不開信息內(nèi)容，其所含的信息內(nèi)容也不能脫離檔案的載體而孤立存在［2］。知識與檔案的不同，決定了檔案知識獲取也不同于檔案收集。傳統(tǒng)的檔案收集指將文件材料從其形成部門，通過歸檔程序集中到檔案部門保管的過程，因此，檔案收集只是實現(xiàn)了檔案物質載體的集中保存，并不意味著完成了檔案知識的獲取。

檔案知識獲取與知識獲取不同。實施知識管理的組織，都強調(diào)知識獲取，它與檔案知識獲取也是不同的：

（1）獲取的渠道不同。一般意義上的知識獲取強調(diào)從組織外部環(huán)境中獲得知識并使之能夠為組織成員今后所使用的過程。如從組織外部獲取數(shù)據(jù)集、獲取許可的專利與流程、利用競爭情報獲取貿(mào)易秘密、舉行外部調(diào)查、從專業(yè)文獻中收集建議等。而檔案是組織內(nèi)部顯性知識的載體，所以檔案知識獲取的渠道主要在于組織內(nèi)部，即主要是從組織自身所形成的檔案中獲取知識。部分檔案學者指出，檔案知識獲取也應適當從組織外部獲取相關顯性知識，或對組織成員的隱性知識進行挖掘，作為獲取的檔案知識的補充，但從整個檔案知識獲取工作來看，這只占其中的一小部分。

（2）獲取的知識類型不同。在多數(shù)組織中，顯性或已識別的編碼知識僅僅是“冰山一角”，傳統(tǒng)信息系統(tǒng)部門主要處理高度結構化的數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)所占的公司信息還不到5%［3］。所以，除了獲取顯性知識外，獲取隱性知識是知識獲取中十分重要的內(nèi)容，有學者甚至指出獲取隱性知識比獲取顯性知識更為重要。由于隱性知識通常是只能意會不能（或難以）言傳的知識，因此，隱性知識獲取比顯性知識獲取要困難得多。獲取隱性知識的方式主要有訪談、行動學習、標桿學習、分析學習、經(jīng)驗學習等，雖然方式不同，但它們目的相似，使得隱性知識在個人、組織相互之間交流，從而達到提高組織中個人及整個組織知識技能的目標，由此可見獲取隱性知識最重要的成果是完成了從隱性知識到隱性知識的交流與升華。而檔案知識獲取主要是一種顯性知識獲取，它對隱性知識的獲取則強調(diào)先將隱性知識顯性化，即形成文件材料，從某種意義上說，這些隱性知識已經(jīng)轉化為顯性知識了，然后才對這些顯性化了的“隱性知識”進行獲取。

（3）獲取的方式不同。知識獲取可分為直接獲取與間接獲取兩大類，直接獲取是指一種主動參與獲取企業(yè)外部知識的意識或行動，包括獲取數(shù)據(jù)集、獲取許可的專利與流程、獲取競爭情報等活動。間接獲取是通過其他間接行動來獲取知識，如，在雇用員工時，公司即可以獲取新進員工的知識。又如，當收購一個公司時，也意味著獲取了該公司的知識資產(chǎn)［4］。從這一點出發(fā)來看，檔案知識獲取只是一種直接獲取，不包括間接獲取的內(nèi)容。

2 檔案知識的組織

檔案知識的組織，實質上是利用現(xiàn)代信息技術把檔案知識資源組織起來以供利用的一系列的組織化過程與方法，它包括對檔案知識本身所進行的諸如表示、整理、分類、標注、存儲、揭示、控制等［5］。

可通過三種方法進行檔案知識的組織：一是建立檔案知識庫，即從檔案中獲取相關知識，經(jīng)編碼后集中存放在一個資料庫中，讓具有檔案知識需求的用戶利用。建立檔案知識庫可以人工方式直接從檔案原件和檔案數(shù)據(jù)庫中提取所需知識，但是人工方式效率較低，應著重依靠基于人工智能技術的知識組織系統(tǒng)來自動發(fā)現(xiàn)、析取海量檔案數(shù)字資源中的知識單元，并自動將其組織進入檔案知識庫［6］。二是開發(fā)檔案知識地圖，即幫助檔案用戶知道在哪兒能夠找到所需檔案知識及相關隱性知識的知識管理工具。由于知識地圖在管理知識方面的顯著作用，應該在檔案知識管理中積極運用知識地圖工具，這有助于促進檔案知識共享和創(chuàng)新，促進組織隱性知識的挖掘與應用及組織人力資源管理等。三是建立檔案知識管理系統(tǒng)，即整合檔案信息、知識與系統(tǒng)，并能提供檔案知識資源單一訪問入口和進行檔案知識管理的綜合應用系統(tǒng)，它是為檔案用戶提供方便及時的信息訪問與支持的單點存取軟件系統(tǒng)。檔案知識管理系統(tǒng)具有檔案信息集成管理與檔案內(nèi)容管理，為檔案用戶提供個性化服務等多種功能［7］。

3 檔案知識的創(chuàng)造

檔案知識創(chuàng)造是在現(xiàn)有檔案知識資源基礎上開發(fā)、導出、產(chǎn)生新知識的過程。

檔案知識創(chuàng)造與傳統(tǒng)的檔案編研有相似之處，都是基于檔案實體所進行的檔案信息資源開發(fā)工作，但兩者又存在差異。檔案編研“是以館（室）藏檔案為主要對象，以滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎上，編輯史料，編寫檔案參考資料，參加編史修志，撰寫專門著述?！保?］其中，編輯史料（含現(xiàn)行文件匯編）是一次編研，即把檔案材料按照一定特征選編成冊；編寫檔案參考資料是二次編研，即根據(jù)一定專題，把有關檔案材料內(nèi)容加工編寫成系統(tǒng)材料；參加編史修志和撰寫專門著述是三次編研，即通過研究檔案材料，發(fā)現(xiàn)歷史真相及規(guī)律性認識，其成果是著作、論文、研究報告、作品、產(chǎn)品、商品等。

不難發(fā)現(xiàn)，一次編研忠實于檔案原文，不包含基于原始檔案信息（知識）產(chǎn)生新知識的過程，因此不是檔案知識創(chuàng)造；而二次、三次編研不是提供檔案原件，或直接根據(jù)檔案復制副本、摘錄，而是需要對檔案內(nèi)容進行研究，并通過分析、綜合、推導而產(chǎn)生新的認識，是一種知識創(chuàng)造活動。檔案編研主要是知識從顯性知識到系統(tǒng)化顯性知識的過程，而檔案知識創(chuàng)造活動不限于此，它還包括顯性知識與隱性知識之間的轉化過程，可見檔案知識創(chuàng)造與檔案編研互有交叉，但互不完全包含。

檔案知識創(chuàng)造不同于檔案知識創(chuàng)新。創(chuàng)造是想出新事物，創(chuàng)新是做出新事物，檔案知識創(chuàng)新是指將基于檔案產(chǎn)生的新知識應用到產(chǎn)品、服務等實際工作中去，它涵蓋了從知識產(chǎn)生到知識利用的整個過程。由此看來，檔案知識創(chuàng)造是檔案知識創(chuàng)新的核心組成部分。檔案知識創(chuàng)造僅僅是新知識的產(chǎn)生，并不包括新知識的利用。然而，沒有被利用的知識是沒有價值的，也就不能稱為知識，只能算是信息。因此，在檔案知識創(chuàng)造的基礎上，檔案部門應主動與外界溝通，推介檔案知識創(chuàng)造的成果，努力促進檔案知識創(chuàng)新，這樣才能真正實現(xiàn)檔案知識的價值。

知識創(chuàng)造的一種活動方式即為知識轉化，它是指隱性知識與顯性知識在個人、團隊和組織層次之間的相互轉化，知識轉化的模式主要有社會化、外部化、組合化與內(nèi)部化四種。社會化是指從隱性知識到新隱性知識的轉化，它是通過共享經(jīng)驗來創(chuàng)造新隱性知識的過程。外部化是把隱性知識表述為顯性知識的過程。組合化是指通過對顯性知識的收集、整理、組合、編輯或處理，把顯性知識轉化為更加復雜和系統(tǒng)化的顯性知識的過程。內(nèi)部化是指顯性知識到新的隱性知識的轉化的過程。

圖1 安德森知識管理導入執(zhí)行模式［12］

檔案知識轉化是基于存量檔案知識資源而進行的知識轉化活動，因此，檔案知識轉化模式主要包括組合化和內(nèi)部化。組合化是指基于現(xiàn)有檔案知識資源生產(chǎn)出新顯性知識的活動，如通過研究檔案文件內(nèi)容、對檔案數(shù)據(jù)庫進行挖掘等活動，將發(fā)現(xiàn)的重要信息（知識）消化吸收，形成未來工作計劃、組織發(fā)展戰(zhàn)略、研究報告，或撰寫專著等。內(nèi)部化是指基于現(xiàn)有檔案知識資源生產(chǎn)出新隱性知識的活動，如通過閱讀、研究檔案文件內(nèi)容或參觀檔案展覽等活動，增加個人相關認識，進而使得個人頭腦中的隱性知識得到升華與提高。

至于社會化和外部化，可以作為前兩種檔案知識轉化模式的補充，如檔案部門可以利用多種方式促進員工隱性知識顯性化，形成文件并歸檔，不斷豐富檔案知識資源，為檔案知識轉化創(chuàng)造更好的基礎。但是，筆者認為檔案知識轉化的目標主要是使已有的檔案知識資源得到更多地開發(fā)與利用。因此，社會化和內(nèi)部化不是檔案知識轉化的主要形式。

4 檔案知識的共享

知識共享是指員工個人的知識財富，包括顯性知識和隱性知識，為組織中其他成員所共同分享的過程。檔案知識共享主要是“檔案知識”這種顯性知識的共享，它是指經(jīng)過系統(tǒng)組織、整理的檔案知識資源通過各種方式為人們所共同分享，從而轉變?yōu)榻M織或社會知識財富［9］。

安德森提出了導入知識管理的實際執(zhí)行的公式：KM=（P+K）S，此公式被稱為知識管理第四原理，它對于檔案知識共享同樣適用（見圖1）。公 式 中，“P”表 示 人 員（people），包括與知識傳播、分享有關的組織內(nèi)外的個人、部門成員，不僅包括檔案管理服務人員，即檔案利用服務的供給者，而且包括檔案利用服務的需求者，即服務對象，也就是查閱檔案的人，還包括檔案知識利用的其他人員?！?”表示IT 信息技術，“K”表示知識（knowledge），包括個人知識和組織知識?！癝”表示共享（sharing），就是社會和公眾有權依法知曉、利用檔案信息和知識［10］。

“S”居于指數(shù)位置，充分說明共享對于發(fā)揮檔案知識價值的意義，檔案知識只有通過共享，被多數(shù)人所掌握，成為組織知識財富或社會知識財富，才能形成不斷創(chuàng)造新知識的螺旋上升過程，增強組織乃至整個社會的創(chuàng)造力，使檔案知識創(chuàng)造出更大的價值。

檔案知識共享與檔案利用在本質上都是一種檔案服務工作，但兩者又有所不同。傳統(tǒng)檔案利用服務側重于提供檔案原件或檔案復制件，以檔案用戶到檔案部門查閱為主，輔以電話、傳真、電子郵件查詢等；其服務手段較為單一，服務方式受制于檔案實體的客觀狀態(tài)；在服務目標上，凡客觀上提供了檔案原件或復制件服務的，都是檔案利用。檔案知識共享則脫離檔案載體的束縛，以計算機編碼的檔案知識信息為具體服務內(nèi)容；借助現(xiàn)代信息技術工具，檔案知識共享的方式多種多樣，如在線查詢、信息推送、信息訂制等；在服務目標上，檔案知識共享是將檔案知識傳遞給知識接受者且被接受者吸收的過程，強調(diào)用戶主體確實吸收了檔案知識，因此，提供檔案利用并不意味著完成了檔案知識共享［11］。

綜合來看，檔案工作在實施知識管理時，不能“神化”知識管理，進而將知識管理中有關顯性知識和隱性知識管理的理論全部照搬過來。檔案知識管理流程具有自身的特殊性，與知識管理流程及傳統(tǒng)檔案管理流程皆具有相似及相異之處。

［1］盛小平.知識管理:原理與實踐［M］.北京大學出版社，2009:30.

［2］張?zhí)m月.檔案工作中的知識管理分析［J］.河南職工醫(yī)學院學報，2010（2）:236.

［3］盛小平.知識管理:原理與實踐［M］.北京大學出版社，2009:91.

［4］盛小平.知識管理:原理與實踐［M］.北京大學出版社，2009:91.

［5］賈玲.論檔案知識組織的方法［J］.蘭臺世界.2012（7）:31.

［6］王應解.檔案知識組織初探［J］.檔案學通訊，2008（2）:26.

［7］賈玲.論檔案知識組織的方法［J］.蘭臺世界.2012（7）:32.

［8］陳兆祦.檔案管理學基礎（第三版）［M］.中國人民大學出版社，2005:281.

［9］賈玲.論檔案知識共享的方式［J］.蘭臺世界.2012（2）:63.

［10］周媛.基于知識管理原理的檔案利用服務研究［J］.南京理工大學學報（社會科學版）.2010（2）:112-113.

［11］賈玲.論檔案知識共享的方式［J］.蘭臺世界.2012（2）:63.

［12］陳柏村.知識管理—正確概念與企業(yè)實務［M］.南京大學出版社，2007：70-71.