張亞娜 于詠莉

(陜西青年職業(yè)學(xué)院 陜西 西安 710068)

【高職教育與教學(xué)】

淺談高校檔案資源建設(shè)

張亞娜 于詠莉

(陜西青年職業(yè)學(xué)院 陜西 西安 710068)

論文從加強檔案資源建設(shè)意義出發(fā)，結(jié)合實際了談了加強檔案建設(shè)的幾種方式和開發(fā)利用檔案資源的途徑，闡釋了檔案資源建設(shè)作為檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是開發(fā)利用檔案資源的前提，是檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會的基本保障。因此，不論是高校的自身建設(shè)還是社會發(fā)展需要，都對高校檔案資源的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)提出了新要求。

高校檔案 資源建設(shè) 開發(fā)利用

高校檔案是學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動的直接記錄。學(xué)校檔案所保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學(xué)校創(chuàng)造性勞動的凝結(jié)和體現(xiàn)。檔案資源建設(shè)作為檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是開發(fā)利用檔案資源的前提，是檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會的基本保障。它關(guān)系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是高校做好檔案工作的前提和保障、基礎(chǔ)和核心，決定著檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平。高校檔案部門要根據(jù)不同時期院校發(fā)展的需要，結(jié)合檔案資源情況及其開發(fā)利用過程中出現(xiàn)的新問題，適時提出和完善檔案資源建設(shè)的任務(wù)和重點。

一、加強檔案資源建設(shè)的意義

高校檔案是傳承校園文化的載體，是院校發(fā)展的記憶。高校的檔案不但對學(xué)校各項工作具有可查考的價值，同時檔案的原始憑證作用也日益顯現(xiàn)，在高校發(fā)展過程中具有無可替代的重要作用。而檔案資源建設(shè)是高校檔案工作的基礎(chǔ)和核心，檔案資源的質(zhì)量、數(shù)量好壞直接影響著檔案工作的質(zhì)量和好壞。因此，不論是院校的自身建設(shè)還是社會發(fā)展需要，都對高校檔案資源的數(shù)量和結(jié)構(gòu)提出了新要求。俗話說：“巧媳婦難為無米之炊”，一定要豐富檔案的館藏，才能為高校發(fā)展提供有力保障，充分發(fā)揮檔案的價值，從而使檔案工作的重要性被社會認(rèn)可進(jìn)而推動檔案工作。換句話來說，學(xué)校檔案資源的豐富程度也直接影響著檔案部門的服務(wù)效果。2005年4月30日，中國國民黨主席連戰(zhàn)訪問北京大學(xué)，北京大學(xué)特別復(fù)制了連戰(zhàn)母親趙蘭坤女士在這里就學(xué)時的學(xué)籍檔案和照片，在連戰(zhàn)演講結(jié)束后送給他。在這份特殊的禮物面前，一貫嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪B戰(zhàn)滿臉都是幸福的微笑，滿眼也都是動情的感念。如此實例數(shù)不勝數(shù)，檔案就是歷史，尊重檔案就是敬畏歷史。許多真實、生動的例子都體現(xiàn)了檔案對社會的利用價值和檔案資源的重要性。

二、高校檔案資源建設(shè)的主要方式

(一)建章立制。建立健全檔案歸檔、接收制度，從源頭上保障檔案資源建設(shè)。高校檔案的源頭是校內(nèi)各部門在從事教學(xué)、科研、管理等各項工作活動中直接形成的有保存價值的檔案資料，根據(jù)《高校檔案實體分類法》做好從單位內(nèi)部的收集工作是豐富館藏的重要組成部分，結(jié)合高校自己制定的文件材料立卷歸檔要求及歸檔范圍，對整個歸檔過程實行“三納入”， 即檔案工作納入到單位工作計劃；納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入到單位職工的經(jīng)濟責(zé)任制和崗位責(zé)任制中；“四同步” 即各單位在下達(dá)計劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查文件材料的形成情況同步；評審鑒定成果與驗收、鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步的管理方法，確保各部門嚴(yán)格按照要求完成歸檔任務(wù)?？梢蕴剿骱蛧L試將學(xué)校音像檔案歸檔工作納入學(xué)校財務(wù)報銷制度之中，相關(guān)部門在報銷音像類制品時，發(fā)票上須加蓋檔案部門驗收章后，方能履行校財務(wù)報銷程序，基建項目在付清基建款前須經(jīng)檔案部門確認(rèn)基建檔案是否移交齊全完整等。

(二)多管齊下。除做好從校園內(nèi)部主要渠道的收集工作外，還可以通過征集、接收捐贈、購買等補充方式來豐富館藏。針對一些無法從主要渠道收集來的流落于民間的珍貴檔案，可以采取各種靈活的方式進(jìn)行收集。現(xiàn)如今，很多對檔案部門有價值的檔案材料及實物同樣對收藏者個人、家庭、單位有保存價值，因此對不同的征收對象采取不同的方式，讓有價值的的檔案資源為更多的人服務(wù)，以發(fā)揮更大的作用。通過接收捐贈、購、買等方式向全社會、校友收集在學(xué)校發(fā)展歷史中有保存價值的檔案等。

(三)突出特色?！疤厣珯n案”是高校檔案資源中不可或缺的一部分。每個學(xué)校的發(fā)展歷史不同、規(guī)模不同、專業(yè)不同，因此就形成不同的特色檔案。加強學(xué)校的“特色檔案”是非常重要的，例如有些學(xué)校已經(jīng)建立了“名人檔案”、“實物檔案”等。很多建校年代悠久的高校，經(jīng)歷了數(shù)次的發(fā)展、變革，形成了其獨特的歷史，許多珍貴的文字記載、照片、錄像和榮獲的表彰、獎勵彌足珍貴。如能完整的收集整理，將會是一套極具校園特色的檔案。

(四)信息先導(dǎo)。建立數(shù)字化檔案，以信息化促進(jìn)檔案資源建設(shè)。以校園網(wǎng)為平臺，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，通過數(shù)字化檔案不斷提高檔案的利用率。要根據(jù)學(xué)校實際，構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配置檔案管理軟件，實現(xiàn)計算機輔助處理，實現(xiàn)電子檔案管理，合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化水平，達(dá)到檔案工作更好服務(wù)學(xué)校發(fā)展的目的。

(五)因地制宜。擴大學(xué)?，F(xiàn)行檔案的收集范圍，在《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中已經(jīng)明確規(guī)定了高校檔案的收集范圍、收集門類和保管期限等，嚴(yán)格按照這個規(guī)定執(zhí)行，檔案收集工作就能做到檔案門類齊全，檔案材料完整。但在實際操作過程中，我們很多高校都結(jié)合自己學(xué)校的實際情況，擴大了收集范圍，形成了具有本校特色的館藏檔案，例如“實物檔案”，以其形象、直觀、生動的特點記錄了學(xué)校歷史發(fā)展過程中的重大活動、重要人物等，給人以一種耳目一新的感覺。

(六)強化培訓(xùn)。搭建和豐富檔案資源收集平臺，建立院——系(處)——班三位一體的檔案管理(收集)平臺，組建專兼職檔案員，強化培訓(xùn)，明確職責(zé)，掌握方法，從而使檔案工作者具有很強的檔案意識和全局觀念，保證學(xué)校各個門類檔案齊全、完整收集、歸檔。同時檔案部門要加強與各歸檔部門聯(lián)系，了解其工作內(nèi)容和進(jìn)展，經(jīng)常瀏覽學(xué)校網(wǎng)頁，時刻關(guān)注學(xué)校各項工作的發(fā)展，及時收集有關(guān)校內(nèi)各項重大活動和重大事件信息，對各部門應(yīng)歸檔內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)，并做好工作筆記以對照檢查和驗收各部門的歸檔材料，避免因歸檔材料不全而造成檔案缺失。

三、檔案信息資源開發(fā)利用

(一)利用檔案資源推進(jìn)校園文化建設(shè)。

校園文化是一所學(xué)校的靈魂，對學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展有著難以估量的作用，而檔案資源在校園文化建設(shè)上有著特殊的意義。其生動性、可靠性和詳實性，都能為校園文化建設(shè)起到重要的推動作用。首先，利用檔案資源參與校園物質(zhì)文化建設(shè)。校園物質(zhì)文化主要包含學(xué)校的地理位置、自然環(huán)境、校園設(shè)施等，比如在一些新興建設(shè)中，高校檔案部門應(yīng)將學(xué)校建筑的歷史照片、設(shè)計圖紙、施工情況等資源有針對性的予以收集整理，提供給設(shè)計者，幫助他們了解設(shè)計對象的背景和過去，在滿足實用功能的同時充分表現(xiàn)出學(xué)校的特色。其次是利用檔案資源融入校園精神文化建設(shè)。在高校檔案資源中，詳細(xì)記錄了學(xué)校的辦學(xué)思想、辦學(xué)理念、辦學(xué)追求以及校風(fēng)、校訓(xùn)的形成過程，無論是在過去還是在當(dāng)下，都發(fā)揮著重要的導(dǎo)向作用，其能夠讓廣大師生形成高度的認(rèn)同感和榮譽感，并自覺維護(hù)和傳承這種精神文化。同時，高校檔案資源還記載著一些師生共同奮頭的成果和精神，文字、圖片、視頻等資料無所不包，有助于廣大師生形成正確的人生觀、世界觀和價值觀。最后是利用檔案資源服務(wù)校園制度文化建設(shè)。制度文化是精神文化的外在表現(xiàn)，也是高校建設(shè)和發(fā)展的重要保證。其具有相對穩(wěn)定的特征。某種制度文化在實施過程中時，是具有很強的穩(wěn)定性的;而當(dāng)學(xué)校所處的外部環(huán)境發(fā)生巨大變化時，制度文化也要與時俱進(jìn)和不斷創(chuàng)新。在這種情況下，檔案資源的價值就得到了凸顯，其詳細(xì)記錄了學(xué)校在不同時期的教學(xué)管理制度、組織人事制度、工資福利制度等等，既是當(dāng)下制度文化建設(shè)的重要參考，又能夠引導(dǎo)學(xué)生對當(dāng)下的制度文化產(chǎn)生認(rèn)同感，并主動維護(hù)和遵守各項規(guī)章制度?？梢钥闯?，檔案資源對于校園文化的積極影響是多方面的，也是其價值的重要體現(xiàn)，應(yīng)著眼于服務(wù)和豐富校園文化建設(shè)，有意識的加強相關(guān)檔案資源的收集整理和開發(fā)利用。

(二)利用檔案資源推進(jìn)對校友資源的開發(fā)

對于高校來說，廣大校友就是最重要的人力資源之一。其不僅僅是校友本身，還包含他們所具備的知識、技能、素養(yǎng)以及各種社會影響力?？芍^是學(xué)校的形象大使，對于提升學(xué)校的聲譽、增強學(xué)校的競爭力等都有著巨大的積極作用。高校檔案資源中，囊括了所有學(xué)生自入學(xué)以來的全部信息，并予以及時的更新和補充，豐富校友的儲備，利用檔案資源凝聚校友力量。一個人對于過往的回憶，主要是依靠回想，但是這并不代表著沒有實物類的見證。在檔案資源中，有著大量的文字、圖片和實物資料，集中記錄了每一個學(xué)生在求學(xué)時期個人的成長和學(xué)校的發(fā)展，更是為廣大校友們所珍惜和仰慕的，所以高校檔案部門可以在征得學(xué)校的同意后，利用一些檔案資源制作一些紀(jì)念冊、紀(jì)念品等，以此來加強學(xué)校和校友之間的聯(lián)系?？梢钥闯觯诔浞职l(fā)揮校友積極作用的過程中，檔案資源是最重要的協(xié)助者，而校友資源的開發(fā)能夠從本質(zhì)上推動高校檔案資源建設(shè)工作的開展。

(三)、利用檔案資源進(jìn)行學(xué)校外部形象建設(shè)

在高等教育事業(yè)整體大發(fā)展的背景下，學(xué)校之間的競爭也是日益激烈，學(xué)校外部形象的重要性不斷凸顯，而檔案資源則在學(xué)校的對外宣傳上有著獨特的優(yōu)勢。因為檔案全面記載了學(xué)校的方方面面，包含紙質(zhì)檔案、圖像檔案、聲音檔案和實物檔案等，特別是圖像、聲音和實物檔案，更是具有突出的直觀性和真實性，是學(xué)校對外宣傳的寶貴資源，需要檔案部門主動作為，發(fā)揮自身優(yōu)勢，更好的推動學(xué)校對外形象宣傳工作。具體來說，首先是要樹立起正確的認(rèn)識。高校檔案部門要真正認(rèn)識到檔案資源的價值和意義，切實樹立起服務(wù)求生存、貢獻(xiàn)求發(fā)展的理念，杜絕坐、等、靠，主動融入到學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中。其次是要制定出詳細(xì)的工作計劃。要在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，加強相關(guān)資源收集整理，緊緊圍繞著實際需要，采用歷史與現(xiàn)實相結(jié)合、中文與外文結(jié)合、圖文結(jié)合、傳統(tǒng)的與現(xiàn)代的傳媒手段相結(jié)合的方式，讓資源活起來，動起來，選準(zhǔn)著力點。包含學(xué)校各個時期的發(fā)展歷程、各種規(guī)章制度的匯總、各類辦學(xué)成果的總結(jié)等等。再次是主動向?qū)W校爭取人、財、物的大力支持，特別是人力資源建設(shè)，不擔(dān)要保證數(shù)量上的充足，而且還要有著較強的業(yè)務(wù)能力和良好的職業(yè)道德，為工作的可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

綜上所述，檔案資源對于高校的建設(shè)和發(fā)展來說，有著獨具的價值和功能，能夠在相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮出特殊的作用，因此要對其有正確的認(rèn)知，要予以充分重視，要加強以檔案資源建設(shè)為基礎(chǔ)和核心，以信息化建設(shè)為抓手和載體，以檔案資源開發(fā)利用為目標(biāo)，樹立全員檔案意識，全方面做好檔案資源管理工作，并以合理的方式對其進(jìn)行開發(fā)和利用。我們相信隨著檔案管理水平、層次的不斷提升，高校建設(shè)和發(fā)展一定能夠獲得更大的進(jìn)步。

[1] 張培華,淺議照片檔案的信息化建設(shè)--以廣東省檔案館聲像檔案信息化建設(shè)為例[J],廣東檔案 2014.

[2] 李敬媛,檔案管理信息化問題初探[J],黑龍江科技信息2009.

[3] 姜曉波,學(xué)校檔案的信息化建設(shè)[J],現(xiàn)代經(jīng)濟信息2008.

A Brief Exploration on Construction of University Archives Resources

ZHANGYa-na,YUYong-li
(Shaanxi Youth Vocational College,710068,Xi'an,Shaanxi,China)

Starting from the significance of enhancing archive resources' construction,the essay,combining practice,stated approaches to consolidate files' construction and access to exploit,utilize archive resources.The statement of archives' resource construction serves as the basic work is the premise to exploit and utilize archive resource,the basic guarantee serving universities and societies.Hence,no matter for university construction or social development,they both raised new request of quantity,quality and structure of university's file resources.

University Archives;Construction of Resources;Exploitation and Utilization

2015-07-10

本研究課題得到校青年基金項目20133017支助。

張亞娜(1959-)，女，陜西青年職業(yè)學(xué)院副研究館員，主要從事圖書管理和青年培訓(xùn)工作。 于詠莉(1974-)，女，陜西青年職業(yè)學(xué)院副研究館員，主要從事檔案管理和文秘工作。

G278.6

A

1674-2885(2015)04-46-04