孫 濤 李小貞 占電群
(江西中醫(yī)藥大學(xué),江西 南昌 330004)
信息化背景下高等中醫(yī)藥院校的人事檔案建設(shè)
——以江西中醫(yī)藥大學(xué)為例
孫 濤 李小貞 占電群
(江西中醫(yī)藥大學(xué),江西 南昌 330004)
為適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)的需求,國(guó)家檔案局2002年頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》,對(duì)信息化建設(shè)環(huán)境下的檔案管理提出了明確的建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)任務(wù)。高等中醫(yī)藥院校人事檔案,作為檔案信息化建設(shè)的重要組成部分,其信息化程度將對(duì)高校教學(xué)科研人才隊(duì)伍建設(shè),特別是高層次人才庫(kù)信息建設(shè)有著極其重要的意義,是學(xué)校人力資源管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理,將為學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極的作用。本文以江西中醫(yī)藥大學(xué)人事檔案信息化建設(shè)為例,闡述了本校人事檔案信息化建設(shè)的主要意義,主要做法以及啟發(fā)思考,為信息化背景下的中醫(yī)藥院校人事檔案建設(shè)提供參考意義。
信息化 高等中醫(yī)藥院校 人事檔案建設(shè) 江西中醫(yī)藥大學(xué)
隨著信息處理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟和中醫(yī)藥高等院校改革的不斷深化,推進(jìn)高等中醫(yī)藥院校人事檔案建設(shè)信息化,是貫徹落實(shí)檔案事業(yè)信息化發(fā)展要求,進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程,更好地為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。
實(shí)現(xiàn)高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化管理,將對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研人才隊(duì)伍建設(shè)、醫(yī)療科研人才選拔有著重要的意義,同時(shí)也對(duì)高層次人才庫(kù)信息資源的建設(shè)和利用、共享有著極其重要的意義,為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供決策依據(jù)。
(一)有利于深化高校人事檔案信息化管理的研究
人事檔案是記錄個(gè)人不同階段的發(fā)展經(jīng)歷,如實(shí)地反應(yīng)了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、家庭狀況以及職務(wù)職稱等各方面的信息,是組織人事部門選拔考核的重要依據(jù)。相對(duì)于普通高等院校人事檔案,中醫(yī)藥院校更具特殊性,不僅包含各教學(xué)院(系、部)的人員,還包括其直屬、非直屬醫(yī)院,以及教學(xué)實(shí)習(xí)醫(yī)院人員,絕大部分人員既是教師,又是醫(yī)生;不僅需要承擔(dān)教學(xué)科研工作,還要從事臨床工作。面對(duì)這樣繁雜的各類人事檔案信息資料,只有利用現(xiàn)代信息技術(shù),才能最大限度客觀反映個(gè)人檔案信息,進(jìn)而達(dá)到人事檔案開發(fā)利用的目的。
(二)有利于提高人事檔案使用效果
紙質(zhì)材料作為人事檔案的重要載體,同時(shí)也是原始的證據(jù)資料,這些資料在查詢時(shí)需要逐頁(yè)、逐人查找相關(guān)內(nèi)容,不斷地進(jìn)行翻閱及反復(fù)拆裝,很難避免紙質(zhì)檔案的損壞,不利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存。通過人事檔案信息化,建立個(gè)人電子檔案,引入專業(yè)的人事檔案管理軟件,通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)輔助等管理手段,使得人事檔案的檢索、查詢都可以通過計(jì)算機(jī)完成,既有利于紙質(zhì)檔案的保存,又能通過信息檢索,實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享,提高人事檔案信息資源的使用價(jià)值,增強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)性,不斷發(fā)揮人事檔案在中醫(yī)藥院校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的作用。
(三)有利于實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化配置和合理利用
通過人事檔案的信息化建設(shè),建立真正全面的人力資源電子信息檔案,利用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)語(yǔ)言對(duì)中醫(yī)藥院校的人才隊(duì)伍進(jìn)行定性或定量的統(tǒng)計(jì)分析,把“冷冰冰”的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成“活生生”人才隊(duì)伍分析數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)人才效益的最大化,從而有力地推進(jìn)中醫(yī)藥院校的學(xué)科建設(shè)和高層次人才的隊(duì)伍建設(shè),推進(jìn)中醫(yī)藥院校人才隊(duì)伍的整體提升。
江西中醫(yī)藥大學(xué)校本部及直屬附屬醫(yī)院教職工累計(jì)達(dá)3000余人,本文主要以校本部教職工的干部人事檔案信息化建設(shè)為例,簡(jiǎn)要闡述我校人事檔案信息化建設(shè)的主要舉措。
(一)加強(qiáng)信息化建設(shè)的投入力度
為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)我校人事檔案管理的信息化,以中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》等文件精神,選派相關(guān)人員進(jìn)行理論業(yè)務(wù)培訓(xùn),設(shè)立專項(xiàng)資金對(duì)我校人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理。從軟硬件上有計(jì)劃、有步驟的加強(qiáng)投入力度,進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施,保證我校人事檔案信息化的順利實(shí)施。
(二)整體規(guī)劃,分布實(shí)施
人事檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而繁復(fù)的工作,就檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看,最早的檔案信息化工作始于20世紀(jì)80年代中后期的美國(guó),歷經(jīng)了研究介質(zhì)的保存、檔案數(shù)字化、建設(shè)檔案信息導(dǎo)航、網(wǎng)絡(luò)化等多個(gè)時(shí)期,實(shí)現(xiàn)了信息處理、永久性保存及數(shù)據(jù)挖掘。就高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看,目前還沒有完全實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化。因此,鑒于人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和特點(diǎn),我校采用整體規(guī)劃,分步實(shí)施的策略。
首先,推進(jìn)干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)。根據(jù)中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》(組通字[2012]28號(hào))和中共江西省委組織部《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》(贛組字[2013]68號(hào))文件要求,嚴(yán)格按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn),認(rèn)真做好我校干部人事檔案材料的收集、整理、審核工作,充實(shí)完善檔案內(nèi)容,確保干部檔案材料齊全完整,為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。
其次,推進(jìn)人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。以規(guī)范化整理后的檔案為數(shù)據(jù)基礎(chǔ),以我校人力資源信息系統(tǒng)為平臺(tái),建立人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。初步實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱職務(wù)信息以及履歷信息電子化,為學(xué)校人力資源管理及各項(xiàng)工作提供有力的人員基礎(chǔ)信息保障。
最后,推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和掃描技術(shù),經(jīng)過相當(dāng)一段時(shí)間,將紙質(zhì)的干部人事檔案數(shù)字化,建立干部人事檔案數(shù)字化信息庫(kù),實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效利用、信息共享,為干部人事檔案管理研究提供平臺(tái)支持。
三、高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考
(一)建立可持續(xù)保障機(jī)制
人事檔案管理信息化是一個(gè)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)建設(shè)工程,統(tǒng)一部署,合理規(guī)劃,建立一套人事管理信息化的可持續(xù)保障機(jī)制,是保障人事檔案信息化建設(shè)的有力保障。學(xué)校需要持續(xù)保障資金合理預(yù)算、投入,保障信息化建設(shè)所需的軟、硬件設(shè)備必要的添置、更新、維護(hù),以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展對(duì)人事檔案管理提出的要求。
(二)加強(qiáng)系統(tǒng)管理與維護(hù)
為保障人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,管理員必須不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí),及時(shí)了解有關(guān)計(jì)算機(jī)和信息處理技術(shù),遵守管理程序,對(duì)數(shù)據(jù)日常的管理與維護(hù)進(jìn)行規(guī)范操作,定期審核更新數(shù)據(jù)信息,增添新的人事檔案信息,及時(shí)修正錯(cuò)誤信息,對(duì)人事檔案材料的借用、查閱、接收、轉(zhuǎn)出等活動(dòng)都有翔實(shí)的記錄備案,做到后續(xù)工作有據(jù)可依、有案可查,實(shí)現(xiàn)檔案保存的信息化、檔案調(diào)取的信息化。
(三)建立信息化安全保障機(jī)制
人事檔案涉及諸多個(gè)人隱私,建立安全保密機(jī)制是信息化建設(shè)的重中之重。通過數(shù)據(jù)加密、分級(jí)授權(quán)、管理員身份識(shí)別、終端識(shí)別等措施來加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)的安全性。對(duì)相關(guān)管理部門和管理員設(shè)置訪問權(quán)限和密級(jí)保護(hù),限制不同級(jí)別管理員的操作范圍,確保管理系統(tǒng)的安全性。同時(shí),學(xué)校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控,采用數(shù)字身份認(rèn)證、防火墻等安全技術(shù),有效的對(duì)校園網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離,從技術(shù)上保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行。此外,采用數(shù)據(jù)雙備份,即雙數(shù)據(jù)庫(kù)備份機(jī)制。由于人事數(shù)據(jù)的重要性,收集整理的難度非常大,系統(tǒng)要求每天在現(xiàn)行的運(yùn)行系統(tǒng)中定時(shí)做數(shù)據(jù)備份,將備份數(shù)據(jù)及時(shí)導(dǎo)入備份數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)兩套數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行物理分離,確保數(shù)據(jù)備份安全。
(四)加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)
人事檔案管理信息化關(guān)鍵在于加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè),不但要求管理人員熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí),還要掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)和一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。因此,要想做好人事檔案信息化建設(shè),不斷的加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)也尤為重要。一是加強(qiáng)引進(jìn)具有檔案管理信息化專業(yè)知識(shí)的人才,二是加強(qiáng)信息化管理人員培訓(xùn)工作,定期選拔組織政治理論素質(zhì)強(qiáng),業(yè)務(wù)能力過硬,具有一定信息技術(shù)知識(shí)和技能的人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),通過不斷學(xué)習(xí)培訓(xùn),更新專業(yè)的管理知識(shí),提高軟件系統(tǒng)管理能力和檔案管理業(yè)務(wù)水平,儲(chǔ)備檔案信息化建設(shè)人才,為中醫(yī)藥院校教學(xué)和科研工作提供更好的服務(wù)。
總之,高校人事檔案的信息化建設(shè),是人事制度改革的必然趨勢(shì),切實(shí)做好高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè),為干部人事檔案管理提供更為有效便捷的信息支持和技術(shù)支撐,不僅提高檔案保管的完整性、增強(qiáng)檔案利用率,也是高等中醫(yī)藥院校的改革與發(fā)展升級(jí),不斷發(fā)展的要求。
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Personnel Files construction of Chinese Medcine Colleges Under the background of Informationization
SUN Tao LI Xiao-zhen ZHAN Dian-qun
(JiangxiUniversityoftraditionalChineseMedicine,JiangxiNanchang330004)
In order to meet the needs of national informationization construction,State Archives Bureau has publised
Information Colleges of Chinese traditional medicine construction of personnel files Jiangxi University of traditional Chinese medicine