張建銘等

摘 要：根據固定資產投資項目管理經驗，對項目檔案收集管理過程中存在的共性問題及現象產生的原因進行了分析，提出了檔案專項驗收中的應對措施。

關鍵詞：固定資產；項目檔案；收集管理；處理對策；

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01

流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術武器的研制、開發(fā)及成果轉化工作。近十年，我所承擔了多項國家重大固定資產投資項目建設，先后建成了“神龍”系列直線感應加速器和Z箍縮初級試驗平臺等具有國際先進水平的大型科學裝置和多個大型爆轟試驗設施，2013年榮獲國防科技工業(yè)固定資產投資管理（技術創(chuàng)新）先進單位。

我所固定資產投資項目特點是：工藝技術創(chuàng)新和專業(yè)面廣、建設跨度時間長，參與建設單位多，項目檔案與城建檔案有共性也有其特殊性。近幾年，我所承擔的項目進入驗收密集階段，根據目前已通過國家驗收的幾個項目檔案管理經驗，就收集管理中存在的共性問題進行探討。

一、檔案收集管理過程中存在的共性問題及現象

（一）項目檔案系統性與分類收集的問題

按國家重大項目建設規(guī)定，項目檔案包括工程準備、施工和竣工驗收各階段文件。其中工程準備階段文件包括勘察、論證、立項、批復、計劃、設計、招投標、合同等文件，類別涉及文書檔案、科技檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等，項目檔案收集過程中，常常存在著分類管理和單個項目檔案管理之間的矛盾。由于不同門類檔案的收集方式、歸檔范圍、保管期限、檔號編制與項目檔案管理要求的不同，使項目檔案在系統性或目錄索引編制上顯得凌亂、條理不清晰，成為項目檔案的專項驗收中質疑最多的問題。

（二）基建檔案重復組卷與復印件問題

接收歸檔的基建檔案中存在重復組卷文件及較多的復印件，如設計變更單、圖紙會審記錄、經濟技術核定單在管理文件、施工文件、工程審核報告書中重復；施工組織方案在投標文件、施工文件、監(jiān)理文件中重復；特種設備質量檢驗報告（驗收記錄、合格證等）在施工文件、基建驗收文件、單項驗收文件、專項（環(huán)境影響、安全、職業(yè)衛(wèi)生等）驗收報告等處重復。重復多以復印附后方式出現，頁數遠多于正件，顯著影響了項目檔案的質量和庫存量。

（三）設備檔案的完整性問題

科研用科學裝置和試驗系統的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的項目論證、實施方案、技術總結等科技檔案由科研室產生并收集外，進口設備涉及采購、涉外環(huán)節(jié)的資料由相關單位或部門產生及歸檔。隨著進口設備被列入專項工程檔案驗收的重點，驗收中出現較多的問題是：建設單位歸檔文件中政府采購、招投標等資料不完整、涉外資料為復印件、部分設備隨機資料項目歸屬不清晰。

二、產生問題的原因及應對措施

上述問題的產生與我院檔案管理和項目管理模式密切相關。

（一）項目檔案系統性管理

項目管理采用院、所兩級管理，其中，基建檔案、設備檔案由所級管理，已納入項目統一管理。而國家重大項目的各種批復通常由行政主管部門采用紅頭文件的方式逐級下發(fā)或轉發(fā)，根據我院檔案管理的傳統做法，“紅頭文件”在院、所兩級文書檔案和科技檔案分別歸檔管理，客觀上一個項目的檔案被“四分五裂”存在各處，項目驗收時，由各責任

（二）基建檔案和設備檔案完整性問題

基建和設備檔案的問題產生主要有兩方面的因素：檔案人員業(yè)務水平和項目管理責任制的落實。

一方面，檔案人員業(yè)務素質的高低直接影響到其指導和管理的項目檔案的質量。近年來，我所加強了檔案只是培訓和業(yè)務指導，每個項目指定專職檔案管理員，在日常管理中，積極與項目管理員和負責人溝通，主動跟進項目，加強前端控制和過程管理，認真做好子項檔案的預驗收和歸檔工作，確保項目檔案管理與項目建設同步進行，使項目檔案處于可控狀態(tài)。

另一方面，大型項目施工周期長，參建單位多。如果組織單位、建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、實施單位相互之間的職責及分工不明確，管理責任制落實不到位，原件在實施或管理部門留存，最后建設單位檔案人員的業(yè)務水平再高也難以形成一套完整的，能反映整個項目過程的原始憑證檔案，導致項目檔案歸檔不夠完整、復印件多，影響項目檔案整體質量。目前在項目管理中采取的措施包括強化責任制和歸檔前檢查。

三、結語

根據我所固定資產投資項目檔案管理的一些經驗和對以上問題的分析，要做好固投項目檔案管理，主要有以下幾點體會：

（一）明確歸檔責任，分段收集控制

項目檔案獨立管理，項目一旦立項，項目管理部門應聯合檔案管理部門明確檔案管理方式和責任人，明確各階段的歸檔責任單位，外協責任單位應在合同中明確歸檔要求及相應職責。檔案收集過程中，指定項目檔案管理員，制定歸檔計劃，按項目進度分段、分項收集整理，及時檢查檔案質量和完整性情況，并依據歸檔要求和合同進行追溯或考評，確保項目檔案的完整性和質量。

（二）加強業(yè)務學習和指導，實踐鍛煉穩(wěn)定的檔案管理隊伍

項目檔案管理人員的業(yè)務水平直接決定所指導的項目檔案的內在質量。除必備的檔案管理專業(yè)知識外，很多經驗往往是在實際過程中不斷摸索總結出來的。只要在實踐中重視檔案在項目管理中的作用，讓檔案人員在工作中獲得相應的成就感，產生立足本職、愛崗敬業(yè)的信念，同時保障崗位持續(xù)培訓，就能培養(yǎng)出一批業(yè)務扎實、持續(xù)穩(wěn)定的檔案管理隊伍。

（三）系統清晰的檔案文件級目錄

在目錄前增加項目檔案編制說明，對項目建設依據、項目概況、檔案管理情況作簡要說明，對項目綜合管理類、各子項及工藝設備系統的檔案情況列出表格，子項及工藝系統組成盡可能與可行性研究報告和初步設計中一致，讓驗收專家在較短時間內了解項目管理及檔案情況，體現檔案管理的價值。

總之，項目建設管理和檔案管理是互相依存、互為因果的關系。檔案是項目建設質量的見證，是項目的“無形資產”，體現了單位項目建設的軟實力。只有工程人員、管理人員和檔案管理人員相互學習、溝通和交流，產生“共同語言”，才能真正做到“前端控制”，才能確保項目檔案完整，提高項目檔案的質量，提升固投項目建設的管理水平。