高用翠

摘 要：傳統(tǒng)的辦公方式一直是用一支筆、一張紙起草文件，重復(fù)修改后再打字或抄寫(xiě)，又費(fèi)工又費(fèi)力，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)文件反復(fù)審查改動(dòng)，再重新打字，很大程度的延長(zhǎng)了文件完成的時(shí)間。辦公自動(dòng)化，是迅速成長(zhǎng)起來(lái)的一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)，是針對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)多，機(jī)構(gòu)復(fù)雜，辦公地點(diǎn)不集中，文件種類(lèi)多且往來(lái)頻繁的情況，以提高辦公效率，及時(shí)處理大量辦公信息的一種科學(xué)手段。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；現(xiàn)代管理；效率與質(zhì)量；

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01

企業(yè)發(fā)展就存在其辦公與管理活動(dòng)。企業(yè)組織生產(chǎn)和管理，會(huì)選擇各種辦公管理人員和機(jī)構(gòu)。長(zhǎng)時(shí)間，企業(yè)的辦公與管理活動(dòng)一直延用傳統(tǒng)的工具（主要辦公用具就是紙和筆），始終采用手工作業(yè)的方式。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公方式與不斷增加的信息需求量產(chǎn)生一定的矛盾，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化就成為一種解決方式。

一、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的需要

隨著社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不斷發(fā)生變化，企業(yè)單位所需要的技術(shù)資料和市場(chǎng)信息量不斷增加。同時(shí)，各企業(yè)之間、生產(chǎn)單位與管理部門(mén)之間的聯(lián)系越來(lái)越廣泛，對(duì)組織企業(yè)生產(chǎn)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各種信息的需求量也越來(lái)越大。原始的辦公方式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，辦公效率低與經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求之間的矛盾也愈來(lái)愈突出。而辦公效率低的主要原因是：文件太多、電話頻繁、設(shè)備不先進(jìn)、工作環(huán)境不好，決策較遲緩。企業(yè)辦公的工作人員把大部分時(shí)間全花在通訊和談話上，而用于思考、分析問(wèn)題的時(shí)間只占全部工作時(shí)間的僅小的一部分。

原始的辦公費(fèi)用不斷上升，辦公用紙急速增加?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了信息化的發(fā)展，增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)信息的依賴(lài)性和對(duì)信息需要的迫切性。因此，企業(yè)都開(kāi)始普遍運(yùn)用了辦公自動(dòng)化的技術(shù)。

辦公自動(dòng)化，可以改善辦公室的管理手段和工作環(huán)境，促使企業(yè)員工更新思想觀念，改變工作方式，加快工作節(jié)奏，提高工作效率。只有用先進(jìn)的辦公設(shè)備代替了人工勞動(dòng)，使信息在加工、處理、傳遞等各環(huán)節(jié)的時(shí)間大大地縮短，減少信息的積壓、堵塞現(xiàn)象，有效地提高信息的利用率，才能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行科學(xué)管理提供必要的保證。

二、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，是提高工作效率和工作質(zhì)量的需要

企業(yè)辦公自動(dòng)化，就是在辦公室工作中，采用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、文字處理機(jī)、電子打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等一些的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，并利用現(xiàn)代通訊手段把各地的設(shè)備連接起來(lái)，用于文字處理、文件傳遞、電子郵件、聲像傳遞、資料查詢(xún)等，可以更全面、更廣泛、更迅速地收集、整理、傳輸和使用信息，為企業(yè)管理與決策服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，是盡可能充分地利用各種信息資源，完成企業(yè)各個(gè)方面的工作目標(biāo)，取得更好的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。所以說(shuō)，實(shí)行辦公自動(dòng)化就是將現(xiàn)代各種先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備有效的運(yùn)用于到各項(xiàng)辦公活動(dòng)中，不斷改善企業(yè)的工作條件和工作方式，使企業(yè)的辦公活動(dòng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、自動(dòng)化，從而達(dá)到提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，對(duì)于增強(qiáng)辦公效能，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的水平，具有十分重要的意義。

三、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，是現(xiàn)代化建設(shè)的需要

從科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代。在這種新形式下，企業(yè)紛紛建立起辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以便能夠在不斷變化的信息面前做出快速、準(zhǔn)確的決策。現(xiàn)代企業(yè)的管理部門(mén)大幅度減少，幾個(gè)部門(mén)的工作交由一個(gè)部門(mén)來(lái)完成，工作量成倍增長(zhǎng)。企業(yè)辦公部門(mén)再靠一支筆、幾張紙、一部電話等傳統(tǒng)的作業(yè)方法來(lái)面對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)已很不適應(yīng)了。因此，企業(yè)辦公部門(mén)必須運(yùn)用科學(xué)的手段，先進(jìn)的辦公設(shè)備，盡快實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，否則很難跟上時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代化建設(shè)的需要。在知識(shí)迅速增長(zhǎng)的現(xiàn)代社會(huì)，需要有先進(jìn)的工具來(lái)輔助和加速企業(yè)完成信息的采集、分析、加工及處理這個(gè)過(guò)程。

四、辦公自動(dòng)化的作用

企業(yè)辦公活動(dòng)大體可以概括為文字處理、文件管理、檔案資料管理、數(shù)據(jù)處理、通訊處理、辦公室內(nèi)部事務(wù)管理以及輔助決策管理等。為了解決這些方面的工作，要在計(jì)算機(jī)和各種先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊等硬件要素支持下，依照各種按科學(xué)管理方法制定的規(guī)則，提供一整套信息的收集、加工、存貯、傳輸、分類(lèi)、檢索手段，從而形成日常管理工作的諸層次的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有文字處理功能，公文、檔案資料管理功能，數(shù)據(jù)處理功能，通訊功能，決策功能等。

文字處理是利用電子計(jì)算機(jī)對(duì)字、詞、文稿進(jìn)行處理的總稱(chēng)。而辦公自動(dòng)化具有文件輸入、顯示、校改、存儲(chǔ)、查詢(xún)和打印等幾項(xiàng)功能。公文、檔案管理是利用電子計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行登錄、傳遞、跟蹤查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、歸檔等項(xiàng)工作。數(shù)據(jù)處理是對(duì)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)分析、建立數(shù)據(jù)庫(kù)，利用數(shù)學(xué)模型進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)，是為了決策服務(wù)的重要功能。通訊處理功能是實(shí)現(xiàn)各工作站之間的信息交換。其它業(yè)務(wù)管理功能。如對(duì)人事、工資、物資、車(chē)輛、房產(chǎn)等進(jìn)行管理。

開(kāi)展辦公與管理自動(dòng)化雖然必須配備一些計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、文字處理機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，以代替人工起草、修改和譽(yù)清文件等工作，但在當(dāng)今信息化社會(huì)中更主要的是利用先進(jìn)的信息傳輸設(shè)備，及時(shí)取得和交換信息，使有關(guān)負(fù)責(zé)人能夠及時(shí)、科學(xué)地作出決策，達(dá)到真正提高辦事效率的目的。信息存貯設(shè)備。信息存貯設(shè)備除了計(jì)算機(jī)以外，縮微膠片、光盤(pán)亦是比較先進(jìn)的信息存貯設(shè)備。圖形圖象處理設(shè)備。圖形掃描儀與電子計(jì)算機(jī)連接，可以直接將圖形輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)圖形的存貯、編輯和傳遞。一套完整的圖象輸入設(shè)備包括微處理機(jī)、攝象機(jī)、錄象機(jī)、高分辨圖形顯示器、大容量存貯器和圖形打印機(jī)。會(huì)議支持設(shè)備。會(huì)議支持設(shè)備主要包括電話會(huì)議系統(tǒng)、電視會(huì)議系統(tǒng)和大屏幕投影會(huì)議系統(tǒng)。處理設(shè)備。它主要包括信件開(kāi)封機(jī)、封口機(jī)、折疊機(jī)、分類(lèi)合訂機(jī)、自動(dòng)編號(hào)機(jī)等。這些設(shè)備可以代替人工從事大量重復(fù)性、事務(wù)性的工作。

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