陳春蘭

摘 要：在信息化技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在著明顯的不足和短板，制約了檔案管理工作的發(fā)展。本文從當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理工作的不足入手，結(jié)合實(shí)際，對(duì)新時(shí)期如何抓好檔案信息化管理工作進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 信息化技 檔案管理

隨著信息科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進(jìn)度中發(fā)揮了極其重要的作用。作為一個(gè)單位運(yùn)行管理重要一環(huán)的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質(zhì)檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時(shí)代的要求及事業(yè)的發(fā)展之間存在較大的不適應(yīng)性。如何探索運(yùn)用信息化技術(shù)強(qiáng)化檔案管理工作，對(duì)提升檔案管理工作科學(xué)化水平有著重要的意義。

1.當(dāng)前檔案信息化管理中存在的不足

檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務(wù)發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理手段是將記錄分門類別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊(cè)及日常管理等環(huán)節(jié)上。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已逐漸無(wú)法滿足事業(yè)發(fā)展需求，其不足之處正日漸顯現(xiàn)。

1.1工作任務(wù)與人力資源之間存在的矛盾

隨著事業(yè)的發(fā)展，檔案資料來(lái)源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊(cè)工作任務(wù)變得越來(lái)越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時(shí)兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。

1.2檔案數(shù)量與保存空間之間存在的矛盾

一個(gè)單位經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展和積累，檔案數(shù)量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)上有著規(guī)范的要求，很多單位在建設(shè)檔案室時(shí)往往缺乏前瞻性，沒(méi)有預(yù)留足夠大的空間，對(duì)實(shí)體檔案的保存形成了較大的制約。

1.3檔案調(diào)閱與運(yùn)用需求之間存在的矛盾

傳統(tǒng)檔案的調(diào)閱存在現(xiàn)場(chǎng)性、單一性等特征。調(diào)閱人員必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調(diào)閱效率低下。此外，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無(wú)法查閱的問(wèn)題以及外地工作人員無(wú)法遠(yuǎn)程查閱的問(wèn)題，對(duì)檔案的運(yùn)用效率造成了較大的影響。

1.4長(zhǎng)期保存與安全保障之間存在的矛盾

傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)記錄，雖然檔案室按照較高的規(guī)范建設(shè)而成，對(duì)檔案起到了較好的保護(hù)作用。但在借出過(guò)程中及保存過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)一些不可預(yù)料的因素，使檔案的長(zhǎng)期性保存存在隱患。

2.以信息化技術(shù)融入新形勢(shì)下的檔案管理工作

傳統(tǒng)檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進(jìn)、予以破解。結(jié)合本人的思考和實(shí)踐，筆者認(rèn)為，在運(yùn)用信息化技術(shù)強(qiáng)化新形勢(shì)下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：

2.1立足規(guī)范性，建立規(guī)范的管理體系規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作是檔案管理信息化建設(shè)的前提。制定和實(shí)施檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，是提高工作質(zhì)量和效率的前提所在。由于現(xiàn)行的檔案學(xué)學(xué)科理論較為陳舊，使檔案信息化建設(shè)無(wú)現(xiàn)成可借鑒的管理規(guī)范。因此，在引入信息化技術(shù)管理檔案的前期，必須立足規(guī)范化建設(shè)，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實(shí)際、適應(yīng)單位事業(yè)發(fā)展需求的檔案信息化管理體系。在建設(shè)過(guò)程中，首先要解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范問(wèn)題，按照各類紙質(zhì)檔案的不同需求，明確其轉(zhuǎn)化為電子文檔的方式、類型及參數(shù)等要求和操作規(guī)程；其次要解決電子文檔歸檔的規(guī)范問(wèn)題，按照不同類型的電子文檔，明確其編制規(guī)范和歸檔流程；再次要解決數(shù)字化檔案日常管理的規(guī)范問(wèn)題，在制定實(shí)施數(shù)字化檔案分類編號(hào)原則的基礎(chǔ)上，對(duì)收集、整理、調(diào)用等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的流程、記錄、權(quán)限和審批程序，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展。

2.2保障安全性，落實(shí)可靠的防護(hù)措施信息化技術(shù)是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也為檔案管理工作的安全帶來(lái)的極大的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理的先決條件就是真實(shí)和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應(yīng)該預(yù)見(jiàn)的是，檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)并存，對(duì)檔案管理工作的真實(shí)性和安全性構(gòu)成“雙保險(xiǎn)”。因此，在落實(shí)并加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理安全防護(hù)措施的同時(shí)，要大力加強(qiáng)信息化技術(shù)引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發(fā)展提供安全保障。在強(qiáng)化安全防范過(guò)程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實(shí)相應(yīng)的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護(hù)能力，守住檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實(shí)施身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)制度，消除網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)檔案信息化管理的威脅。

2.3著眼長(zhǎng)期性，提供強(qiáng)大的資源保障檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、發(fā)展的系統(tǒng)工程，需要從人力、物力、財(cái)力等資源上加大投入、予以保障，為檔案信息化管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大的軟硬件支撐。一要提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐，檔案信息化就是一句空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率，并定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造，保持硬件設(shè)備的適用性和先進(jìn)性。其次，要設(shè)計(jì)開發(fā)出適合單位使用實(shí)際的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理、遠(yuǎn)程調(diào)用等功能。再次，要加強(qiáng)軟硬件的日常維護(hù)管理，保障軟、硬件安全運(yùn)行。二是提供強(qiáng)有力的人力資源。首先必須加強(qiáng)檔案管理人員的配備，在更新原有檔案人員觀念和知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高檔案人員信息化管理技能的同時(shí)，調(diào)配具有信息化管理能力的人員充實(shí)檔案管理力量。其次必須強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，使檔案管理人員及時(shí)掌握檔案信息化管理的新理念、新技能、新規(guī)定，保持思想理念和管理技能的與時(shí)俱進(jìn)。

述上所述，信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，其在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)新挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展提出了新要求、迎來(lái)了新機(jī)遇。只有正視傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理工作的重要性和迫切性，以及檔案信息化建設(shè)工作的長(zhǎng)期性和艱巨性，在規(guī)范性、安全性和長(zhǎng)期性三個(gè)方面下功夫，做到紙質(zhì)檔案與信息化檔案并行共進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，才能充分發(fā)揮檔案管理工作在保存資料、記錄歷史、服務(wù)發(fā)展上的作用，為事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐和保障。endprint