吳婷

摘 要：本文從企業(yè)檔案信息化管理的必要性，檔案信息化建設中存在的問題， 加強檔案信息化管理的措施，加快企業(yè)檔案管理信息化建設等幾個方面論述了企業(yè)的檔案檔案信息化建設。

關鍵詞：企業(yè)；檔案信息化；建設

在當前迅猛發(fā)展的信息社會，隨著企業(yè)OA（辦公自動化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應用，檔案管理系統(tǒng)作為整個系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個新臺階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)，使得檔案的信息服務作用日益突出，檔案信息化建設已成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎和手段。檔案信息系統(tǒng)是需要運用多學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，所以協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

1 檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高?，F(xiàn)在主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮?？梢?，信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。

2 檔案管理信息化建設工作中存在的問題

2.1 缺乏統(tǒng)一的標準體系

我國的檔案計算機管理技術于上世紀80年代初起步，而標準制定工作直至90年代末才剛開始，并且制定出臺的相關標準寥寥無幾，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性、配套性，導致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標準各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費。

2.2 重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，這種重設施建設輕信息資源建設的錯誤，導致信息化的應用成果不明顯。

2.3 人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，重視程度不夠

一些有豐富紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗的人員在管理理論基礎、館藏原則、管理方法和技術上已熟門熟路，但對以電子計算機、應用軟件、信息存儲、電子檢索、發(fā)布、利用等技術“一竅不通”，而年輕、掌握計算機知識的檔案管理人員確僅僅懂得信息化建設所需的技術，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。各別單位還存在對檔案工作人、財、物的投入不夠，檔案工作人員的經(jīng)濟、政治待遇得不到應有的保障等問題。

3 加強檔案信息化管理的措施

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

4 加快企業(yè)檔案管理信息化建設

4.1 加快檔案信息標準規(guī)范化建設步伐

所謂檔案信息化的標準規(guī)范主要是指：管理標準規(guī)范、業(yè)務標準規(guī)范和技術標準規(guī)范。標準規(guī)范既是檔案信息化建設的“行業(yè)法規(guī)”，又是衡量檔案管理工作水平的一個重要標志。自上而下地組織制定標準規(guī)范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設涵蓋技術、法制、體制、機制問題，須從政府和國家層面入手，協(xié)調(diào)和解決與之相關的問題。另一方面，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求標準化和規(guī)范化，因此自上而下更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達成高度的信息共享。

4.2 加強檔案部門基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

4.3 提高認識，加強檔案電子化信息資源建設

檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度；引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用。

4.4 加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設

好多企業(yè)至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。

4.5 提升檔案管理人員業(yè)務水平，加強檔案信息化人才隊伍建設

檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網(wǎng)絡信息技術。建設高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。推進檔案信息自動化的關鍵是人才。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

結(jié)束語：檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案部門只有克服困難，迎頭趕上，與企業(yè)其他部門同步發(fā)展，才能適應社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務社會。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法，使企業(yè)檔案信息化建設工作達到質(zhì)的飛躍。

參考文獻

[1]錢毅.中國電子文件管理標準體系現(xiàn)狀與實施戰(zhàn)略[J]. 檔案學通訊. 2009（06）

[2]丁立新.檔案信息化的發(fā)展趨勢[J]. 檔案學研究. 2009（04）