張瑋

人事檔案是我國(guó)人才主要信息的來(lái)源，是社會(huì)公共信息的重要組成部分。它通過(guò)社會(huì)載體，對(duì)國(guó)家人才進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，是國(guó)家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現(xiàn)階段人力資源管理的發(fā)展存在十分密切的關(guān)系，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來(lái)動(dòng)力；同時(shí)人力資源的不斷發(fā)展也在一定程度上促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發(fā)展?fàn)顩r之下，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。因此，在研究過(guò)程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)對(duì)對(duì)策，以期能更好地發(fā)揮其應(yīng)有的職能，進(jìn)而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。

1 人力資源管理中的人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）在人事檔案中保證真實(shí)性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實(shí)性，也就失去了可利用的價(jià)值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴(yán)肅性，這也就嚴(yán)重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發(fā)展的軌道。真實(shí)性是檔案的基本特性，沒(méi)有真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價(jià)值，失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小，學(xué)歷越填越高，工齡越填越長(zhǎng)，有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn)，使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性，使得人力資源計(jì)劃中的配置計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃不能正確制定，必將對(duì)當(dāng)前配置及未來(lái)人力資源的供求造成負(fù)面影響，從而有可能使組織錯(cuò)過(guò)發(fā)展機(jī)遇。

（二）檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，降低了人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)的參考價(jià)值。人事檔案是一個(gè)人一生，從學(xué)習(xí)到工作實(shí)踐全面客觀地真實(shí)記錄，認(rèn)真的做好人事檔案管理工作，才能將其運(yùn)用到人力資源管理的工作中。但是，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于人事檔案的材料記錄和核實(shí)，過(guò)于簡(jiǎn)單和敷衍，很多檔案出現(xiàn)雷同的套話、空話記錄，導(dǎo)致不能真實(shí)的了解檔案中的人員信息，失去了價(jià)值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)的參考價(jià)值?，F(xiàn)今的人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個(gè)性特色，失去真正意義上的參考價(jià)值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導(dǎo)致企業(yè)蒙受不必要的損失。

（三）個(gè)人檔案材料分散、缺失，破壞了人事檔案的整體性，降低了人力資源的效力。人事檔案的整理和存檔是一個(gè)整體的，銜接密切的過(guò)程，一旦由于管理或個(gè)人原因?qū)е聶n案不能及時(shí)歸檔和更新，就會(huì)給人力資源的管理工作增添麻煩。長(zhǎng)期以來(lái)，由于宣傳力度不夠，個(gè)人不夠重視，致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調(diào)動(dòng)，致使一部分材料滯留在原單位；學(xué)生參加工作，檔案留在學(xué)校；取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里，等等?，F(xiàn)階段人才流動(dòng)性大，各單位為引進(jìn)高素質(zhì)人才，采取一系列措施吸引人才，包括為引進(jìn)人才重新建檔。棄檔、重新建檔現(xiàn)象，破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。

（四）人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開(kāi)發(fā)。人事檔案管理的手段好壞也關(guān)系到人力資源的開(kāi)發(fā)。近幾年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于人事檔案管理的要求越來(lái)越科學(xué)化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于看攤守點(diǎn)，缺乏創(chuàng)新精神和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，無(wú)法為人力資源開(kāi)發(fā)提供有效的服務(wù)，無(wú)法適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，缺乏很好的創(chuàng)新和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，無(wú)法為人力資源的開(kāi)發(fā)提供有效的服務(wù)。

2 人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案可以為人力資源管理提供真實(shí)可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對(duì)于國(guó)家和企業(yè)而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實(shí)全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學(xué)習(xí)實(shí)踐經(jīng)歷的整體信息，客觀的反應(yīng)人才的基本特征和優(yōu)勢(shì)，通過(guò)有效的記錄能準(zhǔn)確的了解人才的狀況，為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息，得到知人善用的目的。有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力，人事檔案全面記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，通過(guò)檔案可以了解員工的過(guò)去，掌握現(xiàn)在，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒(méi)人才；依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類(lèi)人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。

（二）人事檔案關(guān)于人才的記錄和歸檔為國(guó)家和企業(yè)的一些重大決策提供了必要真實(shí)的依據(jù)。人力資源管理中對(duì)于人員的人事考核、晉級(jí)、獎(jiǎng)懲等等，都離不開(kāi)人事檔案提供的信息資料。通過(guò)真實(shí)客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證國(guó)家或企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。影響人力資源需求的因素主要來(lái)自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對(duì)分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求，制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測(cè)必然是盲目的。

（三）人事檔案的存在可以在一定基礎(chǔ)上優(yōu)化人力資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)人與物的完美結(jié)合，提高人力資源的使用效率和實(shí)用價(jià)值。人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源從容的面對(duì)和處理人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，得到最佳的配置。有利于人力資源需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化。促進(jìn)人力資源的合理配置，利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類(lèi)人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)，促進(jìn)部門(mén)之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

3 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

（一）為了適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，要切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求，我們?cè)谝M(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，也要注重對(duì)人員的后期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以不斷適應(yīng)變化的人力資源發(fā)展趨勢(shì)，全面提高人事檔案人員的責(zé)任心和使命感，積極主動(dòng)地與各部門(mén)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)。檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心檔案的局面。

（二）建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到分類(lèi)準(zhǔn)確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開(kāi)嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。

（三）要加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料不斷增多，傳統(tǒng)的管理模式對(duì)于檔案的查找?guī)?lái)一定局限性，帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地、更好地為國(guó)家單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念才能在人力資源管理中起到很好的作用，從而把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。因此，人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，才能為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。