楊崢嶸

摘 要：檔案管理人員要從自身做起，并要不斷地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，只有這樣才能使檔案工作服務(wù)于社會(huì)?；诖?，本文結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作展開了論述。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理

在信息網(wǎng)絡(luò)新環(huán)境下，決策人需要進(jìn)行相應(yīng)的投資，推進(jìn)檔案的信息化管理，只有這樣才能提高檔案管理水平，使之為組織的發(fā)展服務(wù)。

1 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的存在問題

1.1 信息網(wǎng)絡(luò)組織不完善

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字化的檔案在網(wǎng)絡(luò)上可以相互聯(lián)系，交流，應(yīng)用。這些電子檔案主要包括：文字、表格、圖片、數(shù)據(jù)庫等多種類型。將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案是一件十分重要的步驟。這不僅僅是將原有的檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，同時(shí)還要依據(jù)檔案內(nèi)容，組合關(guān)鍵字，方便使用者對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、調(diào)出、更改、分析等?，F(xiàn)如今，我國(guó)的先關(guān)技術(shù)依舊不夠成熟，存在很多現(xiàn)實(shí)漏洞，相關(guān)操作人員也應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行認(rèn)真準(zhǔn)確的管理，不斷更新完善現(xiàn)有檔案錄入技術(shù)，完善檔案錄入系統(tǒng)。

1.2 信息的安全與保密技術(shù)不夠完善

電子檔案上網(wǎng)后需要采取一定的安全措施保護(hù)檔案信息，從進(jìn)口、傳輸途徑、使用方法三個(gè)方面對(duì)信息進(jìn)行進(jìn)一步的安全處理。為了防止外來系統(tǒng)對(duì)檔案系統(tǒng)攻擊，可以采用，防火墻，安全代理等技術(shù)實(shí)現(xiàn)。在防止內(nèi)部人員對(duì)檔案信息泄露方面，需要加強(qiáng)在管理以及技術(shù)上做到技術(shù)上安全存放。

1.3 新的信息檢索工具研發(fā)

伴隨著檔案館藏文獻(xiàn)的數(shù)字化過程嗎，產(chǎn)生一個(gè)檔案館藏虛擬卡片目錄。使用者可以使用目錄上的超文本鏈接，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行瀏覽。同時(shí)，檔案的日期、檔案姓名等其他關(guān)鍵詞同樣可以查到相關(guān)檔案。在這其中，依舊存在許多問題尚未完善，需要不斷創(chuàng)新。比如：制定適合的聯(lián)機(jī)檢索的研究工具和檢索工具。

1.4 檔案管理意識(shí)淡薄

我國(guó)的各種組織以及相關(guān)的檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，認(rèn)為檔案管理就是保存一些組織發(fā)展的相關(guān)數(shù)據(jù)，因此，他們的檔案管理意識(shí)比較淡薄。首先，個(gè)別單位的領(lǐng)導(dǎo)部門檔案管理意識(shí)比較淡薄。領(lǐng)導(dǎo)部門涉及到檔案管理人員的選調(diào)、檔案管理設(shè)施、設(shè)備的投資等方面。他們的檔案管理意識(shí)淡薄往往導(dǎo)致檔案管理人員人事安排的不合理，如他們認(rèn)為檔案管理工作不是很復(fù)雜、技術(shù)含量不是很高，不需要專業(yè)人才管理，所以較少進(jìn)行檔案管理人才的招聘。如果檔案管理部門缺人，他們一般在本單位其他崗位進(jìn)行調(diào)整。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)涉及到檔案管理設(shè)備的投資決策。由于他們的管理意識(shí)淡薄，會(huì)影響到檔案管理設(shè)備的購(gòu)置，使得檔案管理與整體的組織發(fā)展相脫節(jié)。然后是檔案管理人員意識(shí)淡薄。他們認(rèn)為檔案管理就是保存數(shù)據(jù)文件，沒有挑戰(zhàn)性，個(gè)人職業(yè)發(fā)展空間小，所以在工作時(shí)也不能盡心盡力，這直接導(dǎo)致組織檔案管理水平低下。

1.5 缺乏專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理人才隊(duì)伍

新時(shí)期，新的網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理環(huán)境對(duì)檔案管理人員提出了新的素質(zhì)要求。然而，由于電子檔案的發(fā)展歷史比較短，當(dāng)前，很多單位還沒有建立專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理人才隊(duì)伍。首先，缺乏專業(yè)型檔案管理人才。當(dāng)前我國(guó)的檔案管理人才在年齡上出現(xiàn)脫節(jié)。對(duì)于年齡比較大的管理人員，他們習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理，雖然有很多的經(jīng)驗(yàn)，但是不滿足當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下檔案管理的需求。對(duì)于較為年輕的檔案管理人員而言，他們雖然了解先進(jìn)的信息管理技術(shù)，但是缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。然后，新的檔案管理環(huán)境對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求更為嚴(yán)格。檔案管理人員需要有一定的信息技術(shù)知識(shí)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。需要熟悉基礎(chǔ)的編程，如能夠使用基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫管理軟件SQLserver等等。而目前，我國(guó)的檔案管理人才培養(yǎng)體制還存在一些缺陷，導(dǎo)致社會(huì)及其缺乏合格的檔案管理人員。

1.6 信息安全保障措施不到位

檔案信息化之后，相應(yīng)的數(shù)據(jù)需要輸入到信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。雖然當(dāng)前信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用、建立了相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，然而，安全保障信息措施，相應(yīng)的保護(hù)軟件等開發(fā)不到位。電腦黑客、計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案信息的安全造成極大的威脅。安全保障不完善直接阻礙了檔案信息化管理水平的提高，使得相關(guān)的硬件設(shè)施的優(yōu)勢(shì)不能得到充分發(fā)揮，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

2 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的方法措施

2.1 檔案信息資源分布采集規(guī)范化管理

由于檔案信息的復(fù)雜性和多變性，檔案在組織建設(shè)中存在資源管理的浪費(fèi)現(xiàn)象。從國(guó)家的角度講，我國(guó)應(yīng)首先加強(qiáng)宏觀調(diào)控，對(duì)我國(guó)民政婚姻相關(guān)部門的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，便于國(guó)家及時(shí)收集數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)規(guī)劃國(guó)家發(fā)展。同時(shí)，國(guó)家應(yīng)制定相關(guān)法律政策，設(shè)立管理和規(guī)劃信息資源開發(fā)利用，并制定關(guān)于傳播、儲(chǔ)存的一致性協(xié)議和統(tǒng)一代碼標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)地區(qū)之間檔案資源的共享。

2.2 利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)確保檔案信息安全

我國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)檔案信息依舊存在很多不安全因素。但是這些局部的不安全因素是可以通過一些技術(shù)方法進(jìn)行處理。有關(guān)部門可以利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，進(jìn)一步確保檔案信息的安全。例如：病毒防范技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)等方法提高信息技術(shù)的安全保障。同時(shí)，相關(guān)部門還應(yīng)運(yùn)用安全監(jiān)測(cè)技術(shù)和監(jiān)控監(jiān)測(cè)技術(shù)對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行入侵檢測(cè)，進(jìn)一步確保檔案信息安全。同時(shí)，相關(guān)部門可以運(yùn)用防火墻技術(shù)、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)以及 P3P、Cookies 等潮流軟件，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)力度，保護(hù)檔案的隱私權(quán)。由于大部分檔案信息中所包含個(gè)人信息是隱私的泄露可能對(duì)個(gè)人甚至社會(huì)造成不利影響。因此采取相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全信息保障措施，是信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全保障的必要措施。

2.3 檔案信息系統(tǒng)化分層管理

現(xiàn)如今，婚姻登記處保存有數(shù)量相當(dāng)龐大的檔案信息資源，這些檔案信息關(guān)系到相關(guān)檔案人員的隱私和切身利益，有關(guān)部門會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行批量調(diào)取和查看。檔案庫中的檔案信息依舊存在管理不善造成的檔案信息錯(cuò)誤變更的因素。有關(guān)檔案負(fù)責(zé)人可以根據(jù)檔案的日期進(jìn)行分批處理，將檔案管理變得有條理，方便檔案信息的調(diào)取、更改等。

2.4 提高檔案管理意識(shí)

為了提高檔案管理水平，最重要的是需要提高檔案管理意識(shí)。首先，單位的決策部門需要提高檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的戰(zhàn)略意義。合理地進(jìn)行檔案管理的技術(shù)的投資，推動(dòng)檔案信息化管理。另外，在日常的檔案管理中，特別是涉密信息的檔案管理中，單位的最高決策者需要直接參與。然后，檔案管理人員需要提高檔案管理意識(shí)，以主人翁的態(tài)度進(jìn)行檔案管理，積極主動(dòng)地完成任務(wù)，逐漸加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

2.5 提高檔案管理人員素質(zhì)

在新的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，提高檔案管理人員的素質(zhì)成為重中之重。各單位都應(yīng)該重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。首先，相關(guān)單位應(yīng)該定期組織專兼職檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)及外出學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)手段，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。另外，在檔案管理人員的選聘方面，單位要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有較高專業(yè)素質(zhì)的人才參與檔案管理，這樣能夠有效地提高檔案管理水平。

2.6 加強(qiáng)檔案管理技術(shù)建設(shè)，加強(qiáng)安全保障

數(shù)字化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。然而，我國(guó)極其缺乏相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，針對(duì)這個(gè)問題，單位特別是類似中職衛(wèi)校財(cái)政全額撥款單位，應(yīng)爭(zhēng)取政府的政策及財(cái)力等支持，推進(jìn)檔案管理技術(shù)的開發(fā)。另外，單位要重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)，使檔案信息共享的安全得到保證。

3 總結(jié)

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作，不僅對(duì)檔案管理工作者來講是一個(gè)重要的變化，信息網(wǎng)絡(luò)化管理方便檔案管理者對(duì)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)方便了檔案使用者的隨時(shí)調(diào)用，提高了工作效率，為我國(guó)民事部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展帶來了深刻的影響。因此信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的婚姻登記檔案管理值得有關(guān)部門重視，并協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展。

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