摘 要：檔案管理作為事業(yè)單位活動(dòng)的整理和記錄，對(duì)于事業(yè)單位工作的順利發(fā)展發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。在信息時(shí)代的發(fā)展潮流下，如何做好事業(yè)單位檔案管理工作，面臨著新的挑戰(zhàn)。本文基于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理意義進(jìn)行分析，提出合理化的措施和建議，以提高事業(yè)單位檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；對(duì)策

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作重視程度不高。在實(shí)際工作中依舊存在著錯(cuò)誤的檔案管理意識(shí)，認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理無關(guān)輕重，不受重視，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理沒有被放到應(yīng)有的位置，事業(yè)單位檔案管理力量薄弱且投入小，始終處于被動(dòng)地位，影響到事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

（二）檔案管理規(guī)范化程度不足。在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理制度化仍有待于提高，操作存在隨意性，尚未形成完整流程和規(guī)范要求，檔案管理缺乏統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范。尤其是年代較為久遠(yuǎn)的檔案，長時(shí)間無人問津，更沒有及時(shí)補(bǔ)充資料去更新。

（三）檔案管理專業(yè)化程度不夠。一是管理手段不專業(yè)，普遍存在著檔案材料收集匯總不全面、填寫方式不規(guī)范、格式要求不統(tǒng)一等問題，此外管理過程中也存在著檔案材料遺漏、丟失、保存不當(dāng)?shù)葐栴}。二是管理人員專業(yè)化程度不夠。事業(yè)單位檔案管理人員大部分是非檔案專業(yè)人員，檔案管理人員數(shù)量少且存在兼職現(xiàn)象，崗位不穩(wěn)定同時(shí)面臨檔案整理量大，直接造成事業(yè)單位檔案管理過程中出現(xiàn)收集不及時(shí)、分類有偏差、重復(fù)整理等問題。

（四）檔案管理信息化利用程度不充分。雖然檔案信息化管理手段目前已經(jīng)比較豐富，但是仍然存在著管理軟件利用率低，操作不熟練等問題，傳統(tǒng)、手工式管理方式仍是主流，不僅影響了檔案管理的效率，也影響了檔案的利用效率。

2 事業(yè)單位檔案管理的意義

（一）對(duì)歷史資料的保存。事業(yè)單位檔案管理能夠還原事業(yè)單位的真實(shí)面貌，它既是事業(yè)單位查詢資料的依據(jù)也是職工與單位合法權(quán)益的憑證。因此，在事業(yè)單位的管理工作中，事業(yè)單位檔案管理是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。它能夠記錄事業(yè)單位的發(fā)展和變化情況，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展過程中存在的問題，提高事業(yè)單位管理的質(zhì)量，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用。

（二）推動(dòng)當(dāng)前工作的開展。事業(yè)單位檔案是否真實(shí)科學(xué)，關(guān)系著領(lǐng)導(dǎo)能否準(zhǔn)確分析事業(yè)單位的業(yè)務(wù)情況、業(yè)績(jī)和事業(yè)單位在發(fā)展過程中存在的問題。真實(shí)有效的事業(yè)單位檔案管理完整地記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷史，它是事業(yè)單位留給社會(huì)各界的一本“史書”，為人們尋找適合自己事業(yè)發(fā)展的單位提供了重要信息。

（三）體現(xiàn)單位的整體管理水平。檔案管理工作水平從一定程度上體現(xiàn)了整個(gè)單位的管理水平，也在很大程度上能夠推動(dòng)整體管理水平的提升，提高整個(gè)單位的科學(xué)化、規(guī)范化健康運(yùn)轉(zhuǎn)，更好的履行自己的公共服務(wù)職能。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的新舉措

（一）提高檔案管理工作重視程度。首先要將檔案管理工作作為單位日常管理工作中的重要組成部分，努力樹立檔案管理工作的新面貌。為此，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)首先要支持和肯定檔案管理工作，加強(qiáng)檔案室的硬件管理，逐步提高管理人員工資待遇，對(duì)檔案管理工作給予考核評(píng)定，讓檔案管理人員感受到自身工作的重要性且能切實(shí)得到回報(bào)，只有這樣才能增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，促使其積極主動(dòng)地開展檔案收集、整理、歸檔以及利用等一系列的工作。其次，在單位工作研討會(huì)上要將檔案管理工作存在的問題、完善檔案管理工作的方法加以討論，并且要形成有效的解決方案，將單位的檔案管理工作真正提到日程上來。此外，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作做好督促與檢查，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并能迅速解決問題。

（二）健全檔案管理工作制度。建立健全檔案管理制度是保證檔案管理工作高效協(xié)調(diào)運(yùn)作的前提，同時(shí)也是提升檔案管理工作執(zhí)行力的重要舉措，必須結(jié)合自身需要建立一套科學(xué)合理的檔案管理制度。首先，可以轉(zhuǎn)變行政事業(yè)單位檔案管理的思路和方向，精簡(jiǎn)內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，促使當(dāng)前分散的檔案管理走向集中化，以此來提升管理的成效。其次，行政事業(yè)單位也可以采用“聯(lián)合檔案室”的管理模式，即：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員合作開展檔案管理工作，這是當(dāng)前較為有效的一種管理模式，領(lǐng)導(dǎo)的參與不僅能提升檔案管理人員的工作積極性，而且能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行促進(jìn)和監(jiān)督，從而促使檔案管理制度不斷走向完善。除此之外，行政事業(yè)單位還可以立足本單位的特點(diǎn)和實(shí)際需要，通過內(nèi)部協(xié)商的形式制定單位內(nèi)部檔案管理工作條例。一方面討論出來的條例更具說服力和執(zhí)行力，另一方面條例的出臺(tái)在一定程度上也能對(duì)檔案管理人員起到引導(dǎo)和約束作用。

（三）提高檔案管理專業(yè)水平。首先要完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案管理工作條件。對(duì)于規(guī)模較小或者資金匱乏的行政事業(yè)單位，可以向政府申請(qǐng)專項(xiàng)扶持資金，請(qǐng)求政府協(xié)助單位逐漸完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、改善檔案管理工作條件，從而確保本單位檔案管理工作高效運(yùn)行和科學(xué)發(fā)展。對(duì)于具有規(guī)模且資金充裕的行政事業(yè)單位，則要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)，肯定檔案管理工作的重要性，提升檔案管理工作人員的地位，積極注入專項(xiàng)資金升級(jí)檔案管理硬件設(shè)施，改善檔案管理工作環(huán)境，從而為完善檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。其次，要做好檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，可以聘請(qǐng)檔案管理先進(jìn)工作者到單位開展講座，也可以借助檔案管理研討會(huì)的形式讓富有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員介紹經(jīng)驗(yàn)和方法，從而讓單位檔案管理人員從中學(xué)得有效的管理理念和管理方法，提升自身綜合水平，最終將檔案管理工作做實(shí)做好。

（四）加快檔案信息化建設(shè)。要下大氣力推動(dòng)現(xiàn)代信息化管理，依托現(xiàn)代信息技術(shù)提高管理效率，不斷提高人員管理系統(tǒng)應(yīng)用和操作水平，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化、信息化辦公。要加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程，借助多功能的檔案管理設(shè)備，將檔案資料的保存形式轉(zhuǎn)化為檔案史、大事記匯編等多種形式。與此同時(shí)還可以利用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)和方法，充分發(fā)掘有價(jià)值的檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)制定重大決策提供有價(jià)值的參考資料。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，提升檔案利用的便利度和完整度。

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作是日常工作中的重點(diǎn)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)共同重視起來，同時(shí)更需要管理人員和工作人員的積極配合。只有在工作上不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)，這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

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作者簡(jiǎn)介

于亞弘（1984—），女，山東煙臺(tái)人。