蘭培龍

行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

蘭培龍

Point

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的的快速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國(guó)的行政事業(yè)單位正在進(jìn)行著一系列改革，特別是在行政體制、人事管理和機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)上都進(jìn)行了相應(yīng)的改革，這些改革讓行政事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)步的同時(shí)也帶來(lái)了一些問(wèn)題。本文主要從檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、檔案管理的制度、檔案管理人員的素質(zhì)以及引進(jìn)信息技術(shù)來(lái)管理檔案這四方面來(lái)分析了國(guó)有企業(yè)行政事業(yè)單位檔案管理。

為了推進(jìn)行政事業(yè)單位工作的有效改革，單位內(nèi)部要建立科學(xué)有效的管理制度，其中的檔案管理工作對(duì)于提高單位工作效率具有不可忽視的作用。特別是對(duì)于國(guó)有?企業(yè)上級(jí)行政管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，抓好檔案管理工作，不僅能夠讓人們了解過(guò)去以及把握現(xiàn)在，還能夠有效地結(jié)合檔案信息管理制度為之后的工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，提供有效地工作質(zhì)量保障，進(jìn)而有效地推進(jìn)了行政事業(yè)單位工作的高效、有序發(fā)展。筆者結(jié)合自身國(guó)有企業(yè)行政事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)單地對(duì)創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案管理工作談一談自己的看法，希望能夠給有關(guān)的工作人員帶來(lái)一定的幫助。

一、提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案是行政事業(yè)單位工作的真實(shí)記錄，只有做好對(duì)行政事業(yè)單位的檔案信息的收集、歸類等管理工作，加強(qiáng)檔案管理，才能夠提高檔案資源的利用率，確保工作記錄的完整、系統(tǒng)和安全。檔案工作是黨和國(guó)家發(fā)展不可缺少的部分，行政事業(yè)單位只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不斷創(chuàng)新思路，科學(xué)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，進(jìn)一步提高檔案工作質(zhì)量，才能有效促進(jìn)單位工作的有效開(kāi)展。首先，行政事業(yè)單位要提高檔案認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)和法制觀念，將檔案建設(shè)納入單位規(guī)劃和考核中來(lái)。其次，行政事業(yè)單位要將檔案建設(shè)納入到規(guī)章制度上來(lái)，選拔有一定檔案管理能力且有責(zé)任心的人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，有效防止檔案管理人員身兼數(shù)職情況的發(fā)生，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理資金投入，為檔案管理工作提供有力保障。

二、建立健全檔案管理規(guī)章制度

俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩不能成方圓。行政事業(yè)單位的檔案能夠幫助之后的人們有效解決問(wèn)題和安排工作，這就需要建立健全檔案的管理規(guī)章制度，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理依法化。首先，要努力提高檔案管理部門(mén)的責(zé)任意識(shí)，建立健全管理體制，在工作中嚴(yán)格按照章程辦事，把好部門(mén)自身關(guān)，確保檔案的真實(shí)性。其次，要增強(qiáng)社會(huì)各界檔案意識(shí)和檔案法制觀念，為檔案管理工作打好社會(huì)和群眾基礎(chǔ)。一方面，要加強(qiáng)《檔案法》的宣傳，要檔案管理工作納入日常宣傳工作中去，可以通過(guò)宣傳周、公示欄、研討會(huì)、座談會(huì)、展覽會(huì)、知識(shí)競(jìng)賽等方式增強(qiáng)職工和群眾的檔案意識(shí)，確保行政事業(yè)單位的檔案管理依法化。另一方面，要積極爭(zhēng)取上級(jí)檔案部門(mén)的支持，結(jié)合檔案工作實(shí)際，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成業(yè)務(wù)部門(mén)與辦公室配合強(qiáng)化單位檔案工作的制度，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案工作真正落到實(shí)處。

三、強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)教育

首先，要強(qiáng)化行政事業(yè)單位檔案管理人員的法律意識(shí)，管理工作人員要在法定權(quán)限內(nèi)按照法定程序，依法履行好檔案收集和管理的職責(zé)，按照歸檔范圍、管理制度、收集整理相關(guān)的文件，并且組織審查。其他各部門(mén)也應(yīng)配合檔案管理人員的工作，在整理、匯總后交送辦公室。檔案人員更應(yīng)該堅(jiān)守政治信念，勇于創(chuàng)新，勝任新形勢(shì)下的檔案管理工作需要。其次，要強(qiáng)化行政事業(yè)單位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)。檔案管理工作是一門(mén)綜合性的工作，涉及了很多知識(shí)，包括檔案知識(shí)、歷史知識(shí)、情報(bào)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、行政管理知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)等，再加上檔案管理工作有著自身的規(guī)律和原則，這就需要加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)。一方面，通過(guò)在職培訓(xùn)，適當(dāng)安排脫產(chǎn)進(jìn)修、技能訓(xùn)練等，建立起人才培養(yǎng)管理的新模式。另一方面，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，結(jié)合工作實(shí)績(jī)并入考核之中，引導(dǎo)工作人員強(qiáng)化計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高單位的檔案管理水平。最后，要強(qiáng)化行政事業(yè)單位的職業(yè)道德教育。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，要有吃苦耐勞的精神、高度的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，因此要加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的思想道德教育，樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想意識(shí)。

四、引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域均得到了廣泛地運(yùn)用。在行政事業(yè)單位檔案管理工作中融入信息技術(shù)，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。在行政事業(yè)單位檔案管理工作中采用信息化管理技術(shù)，不僅可以提高檔案管理工作質(zhì)量，還有效地節(jié)約了人力物力資源，促進(jìn)了檔案信息的合理利用。為了提高檔案管理的信息化水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加以注意：第一，行政事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)之間要確保傳遞及時(shí)準(zhǔn)確的信息，確保檔案管理的時(shí)效性；第二，要積極配備先進(jìn)的設(shè)備，促進(jìn)檔案信息資料輸入和輸出更加便捷，也促進(jìn)文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料的有效轉(zhuǎn)化，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同保存；第三，要根據(jù)變化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷創(chuàng)新檔案管理工作，及時(shí)學(xué)習(xí)和運(yùn)用新軟件，確保資料信息有效共享的同時(shí)防止信息泄密，大大提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。

（作者單位：吉林省白山市江源區(qū)商務(wù)和糧食局）