薛麗

摘 要：隨著高校院校招生數(shù)量的不斷增多，以及在社會(huì)上地位的不斷提高，學(xué)生以及家長(zhǎng)對(duì)于高等院校的各項(xiàng)建設(shè)也更加關(guān)注，而在高校中學(xué)生檔案是記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)情況、以及各種實(shí)踐情況的記錄，它在一定程度上反映著學(xué)生的綜合素質(zhì)，同時(shí)也是用人單位招聘人次的重要依據(jù)，所以說(shuō)，學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)非常重要，在高校院校內(nèi)部，強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理，完善管理制度，是非常必要的，現(xiàn)階段從我國(guó)高校院校學(xué)生檔案信息化管理情況來(lái)看，其中還存在學(xué)生檔案內(nèi)容單一、缺少特色、管理方式落后，學(xué)校不夠重視等問(wèn)題，文章針對(duì)這些問(wèn)題，提出了具體的解決措施，希望能夠?yàn)楦咝Ｔ盒９芾砉ぷ髡咛峁┮恍┙ㄗh和幫助。

關(guān)鍵詞：高等院校；信息化建設(shè)；問(wèn)題；對(duì)策

現(xiàn)在我國(guó)高等院校更加注重培養(yǎng)學(xué)生的綜合實(shí)踐能力，為社會(huì)培養(yǎng)更多專(zhuān)業(yè)性的技術(shù)人才，在新的社會(huì)形勢(shì)下，各個(gè)領(lǐng)域?qū)τ诶碚撆c技術(shù)相結(jié)合的復(fù)合型人才迫切需求，高校院校所承擔(dān)的任務(wù)也更加艱巨。在當(dāng)今社會(huì)中，高等院校除了以上闡述的繁重的教學(xué)任務(wù)之外，在學(xué)生檔案管理方面也應(yīng)該更加關(guān)注。學(xué)生檔案不僅是學(xué)生在校生活與學(xué)習(xí)的記錄，同時(shí)也是學(xué)校與社會(huì)之間進(jìn)行溝通的橋梁，對(duì)于學(xué)生以及學(xué)校來(lái)講都發(fā)揮著不可替代的作用。在高校院校中不斷完善學(xué)生檔案管理制度，提高管理質(zhì)量是提高學(xué)生就業(yè)幾率以及學(xué)校社會(huì)地位的重要舉措。

1 高等院校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

從分析調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)高校院校中普遍存在著學(xué)生檔案管理力度不夠，管理方式落后等問(wèn)題，下面具體對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析：

1.1 信息化建設(shè)中檔案內(nèi)容單一，缺乏個(gè)人特色

目前，我國(guó)高校院校在學(xué)生檔案管理方面，比較突出的問(wèn)題就是學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠豐富，形式千篇一律，無(wú)法凸顯學(xué)校特色，高校院校檔案是針對(duì)學(xué)生在校期間的各種學(xué)?；顒?dòng)、得獎(jiǎng)情況以及實(shí)踐活動(dòng)情況的記錄，那么不同的學(xué)校，學(xué)生從進(jìn)行的學(xué)習(xí)以及實(shí)踐活動(dòng)情況必然存在差異，所以不可能是千篇一律的內(nèi)容，但是，從現(xiàn)階段我國(guó)高校院校學(xué)生檔案的情況來(lái)看，其內(nèi)容還過(guò)于單一，主要內(nèi)容基本都是學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)、體檢情況以及懲罰情況的記錄，并且普遍的存在記錄簡(jiǎn)單，對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)信息反映不全面的問(wèn)題。比如：學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐中心活動(dòng)時(shí)，學(xué)校需要對(duì)學(xué)生在活動(dòng)信息進(jìn)行搜集，并進(jìn)行整理歸檔，這些檔案資料就是日后用人單位招聘員工時(shí)的依據(jù)，企業(yè)通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的查閱和分析，從而判斷其是否是企業(yè)所需要的人才。但是因?yàn)閷W(xué)校在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，對(duì)于很多具體問(wèn)題，記錄的并不細(xì)致，沒(méi)有真實(shí)的反映出學(xué)生的實(shí)踐學(xué)習(xí)情況，因此企業(yè)也很難根據(jù)這些資料分析出學(xué)生的能力，無(wú)法進(jìn)行學(xué)生能力比較。

1.2 信息化管理中還存在方式落后，重視程度不高的現(xiàn)象

隨著高等教育的普遍化，我國(guó)社會(huì)就業(yè)形勢(shì)也更加嚴(yán)峻，而高校院校也迎來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存額新時(shí)代，高校院校為了提高學(xué)生就業(yè)幾率，首先就應(yīng)該積極擴(kuò)展就業(yè)渠道，學(xué)校應(yīng)該定期開(kāi)展校園招聘會(huì)，積極促進(jìn)、鼓勵(lì)學(xué)生與企業(yè)進(jìn)行直接交流，以雙向選擇為基礎(chǔ)，推動(dòng)學(xué)校人才推廣活動(dòng)。然后，高校院校應(yīng)該與企業(yè)及時(shí)溝通，為企業(yè)提供學(xué)生在校的成績(jī)以及德育體美方面的資料，為其提供招聘依據(jù)，所以說(shuō)，個(gè)人檔案對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，然而目前我國(guó)一部分高校院校因?yàn)榉N種因素的制約，在管理人員素質(zhì)以及管理方式方面依舊存在一定的問(wèn)題，導(dǎo)致這些問(wèn)題的原因，往往就是學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于學(xué)生檔案管理的重視力度不夠，在學(xué)校中還在檔案管理工作者職能劃分不明確的問(wèn)題，缺乏統(tǒng)一管理，這樣的結(jié)果就是血色好難過(guò)檔案在管理中權(quán)限出現(xiàn)混亂，從而降低了管理的質(zhì)量和工作效率。

1.3 缺乏必要的軟硬件設(shè)施

高校檔案信息化前提與基礎(chǔ)是必須擁有信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備和專(zhuān)業(yè)軟件。目前，許多高校檔案館現(xiàn)缺乏信息化設(shè)施，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)接受數(shù)字化文檔的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，成為制約高校檔案信息化建設(shè)的“瓶頸”。所以，必要的信息化硬件設(shè)施是加快高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在檔案信息化管理軟件使用方面，許多高校檔案管理機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)到如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，沒(méi)有建立檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，僅僅是擺設(shè)幾臺(tái)電腦，認(rèn)為這樣就可以算是信息化。

1.4 檔案信息化建設(shè)緩慢

館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)工作。要進(jìn)行信息化建設(shè)，就必須利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備將館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，建立成各種專(zhuān)業(yè)性、綜合性的數(shù)據(jù)庫(kù)。然而，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，把館藏檔案案卷級(jí)和件級(jí)目錄建成數(shù)據(jù)庫(kù)不難，實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)和件級(jí)目錄信息化管理指日可待。但是館藏紙資檔案具有數(shù)量大，篇幅長(zhǎng)等特點(diǎn)，這需要投入極大的人力和財(cái)力來(lái)完成對(duì)館藏紙檔案數(shù)字化建設(shè)，制約了許多高校建立檔案信息化建設(shè)步伐，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

1.5 檔案管理人員素質(zhì)偏低

在高校檔案信息化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，信息化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種信息化設(shè)施都必須通過(guò)檔案管理人員才能發(fā)揮作用。然而，多高校檔案工作人員，都不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，更有甚者沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)于新技術(shù)諸如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、XMI高校技術(shù)、安全技術(shù)等還不熟悉，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)工作要采取以下措施

從上文的分析研究中，能夠發(fā)現(xiàn)我國(guó)高校院校學(xué)生檔案管理還存在一些實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題，這些問(wèn)題如果不得到有效解決，不但會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展，同時(shí)也不利于學(xué)生就業(yè)，下面針對(duì)這些問(wèn)題，將管理措施進(jìn)行具體分析：

2.1 信息化建設(shè)過(guò)程中不斷的豐富和完善學(xué)生檔案資料，使其能夠更加多元化

高校院校具有自身的教學(xué)特點(diǎn)，它與普通高校不同，高校院校的教學(xué)目的，主要就是培養(yǎng)具有一技之長(zhǎng)的專(zhuān)業(yè)性人才，也正是因?yàn)檫@一性質(zhì)決定了期學(xué)生檔案的內(nèi)容必須具有豐富性、多元化、真實(shí)性等特點(diǎn)，在檔案中，除了學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)，考核成績(jī)等基本資料之外，更為重要是期參與社會(huì)實(shí)踐、單位實(shí)習(xí)等成績(jī)的記錄，這些都是非常重要的檔案內(nèi)容，高校院校必須要積極搜集這些資料，及時(shí)與學(xué)生以及學(xué)生所在實(shí)習(xí)單位進(jìn)行溝通，第一時(shí)間取得準(zhǔn)確的實(shí)習(xí)以及實(shí)踐活動(dòng)資料，為建立學(xué)生檔案提供數(shù)據(jù)，除此之外，高校院校的課程設(shè)置方面也需要進(jìn)行合理的調(diào)整，要與教學(xué)改革的要求相統(tǒng)一，高校學(xué)生檔案中，在教學(xué)特色以及學(xué)生自身能力方面的信息必須要有充分體現(xiàn)，在市場(chǎng)就業(yè)壓力不斷提高的前提下，企業(yè)對(duì)于人才的選擇更加側(cè)重于專(zhuān)業(yè)技能以及實(shí)踐能力的高低，所以說(shuō)高校院校檔案管理也必須要與時(shí)俱進(jìn)，不斷搜集這些方面的資料，充實(shí)這些方面的內(nèi)容，建立更為完善、真實(shí)的學(xué)生檔案。

2.2 學(xué)生檔案最重要的特點(diǎn)就是真實(shí)性以及可靠性

它對(duì)學(xué)生未來(lái)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響，所以說(shuō)，高校院校在學(xué)生檔案管理的過(guò)程中，必須要保障檔案信息的真實(shí)性，盡可能的將學(xué)生的整體情況如實(shí)的反映出來(lái)，學(xué)校用從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程中，對(duì)學(xué)生的各個(gè)方面的情況進(jìn)行記錄，并進(jìn)行整理，要從學(xué)生的個(gè)體差異性出發(fā)，科學(xué)合理的進(jìn)行分類(lèi)，核實(shí)，保證能夠檔案的完整性，要依據(jù)規(guī)定的格式進(jìn)行裝訂。一份全面、精美的學(xué)生檔案無(wú)疑會(huì)在學(xué)生就業(yè)時(shí)起到積極的推動(dòng)作用，所以說(shuō)，學(xué)校一切工作都要為學(xué)生就業(yè)服務(wù)，在檔案管理方面更加應(yīng)該如此，將學(xué)生最真實(shí)、最全面的信息展現(xiàn)給用人單位，為學(xué)生的就業(yè)做最后的助推努力。

2.3 增加檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入

進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，有關(guān)部門(mén)以及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予大力支持，增加經(jīng)費(fèi)投入，這樣才能夠更好的實(shí)現(xiàn)教學(xué)、科研、產(chǎn)品、出版等綜合性檔案管理體系的建立。由于高等院校的檔案管理涉及到很多方面，是領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)?，F(xiàn)狀，制定各項(xiàng)工作計(jì)劃的指導(dǎo)，同時(shí)也是學(xué)校教學(xué)事業(yè)得以順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此重視學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，加大經(jīng)費(fèi)投入是非常必要的。這就要求領(lǐng)導(dǎo)要從學(xué)校的實(shí)際需求出發(fā)，將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為重點(diǎn)，同時(shí)還要兼顧館舍建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置等方面的管理工作，加大各種硬件和軟件的投入，為檔案信息化建設(shè)提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.4 建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵部分，資源是檔案的狠心，因此，要嚴(yán)格的依據(jù)國(guó)家相關(guān)對(duì)定對(duì)學(xué)校傳統(tǒng)的館藏方式所保存的檔案進(jìn)行全面掃描和處理，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，存入計(jì)算機(jī)，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理體系，建立安全、完善、完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。那么在這個(gè)過(guò)程中，還應(yīng)該值得注意的事項(xiàng)就是數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，傳統(tǒng)館藏檔案也需要建立目錄，這樣能夠同正在使用的電子文件檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔，文件檔案的增多，需要不斷的進(jìn)行存檔，逐年進(jìn)行，都需要建立目錄，并采取機(jī)讀的方式。數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有信息必須要做到全面、完整、真實(shí)、安全。建立這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)，是高校進(jìn)行信息化檔案管理的必要條件。強(qiáng)化文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，手機(jī)各部分目錄數(shù)據(jù)，從而完成原有館檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的及案例。高校檔案信息化建設(shè)的要求很高，尤其是在數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)方面，因此，從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，建立屬于本校的數(shù)據(jù)資源庫(kù)，突出特色數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和開(kāi)發(fā)，才能夠不斷完善高校檔案管理的質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，企業(yè)招聘人才的類(lèi)型也在不斷改變，單一的知識(shí)型人才已經(jīng)不能滿(mǎn)足企業(yè)在激烈競(jìng)爭(zhēng)中需求，因此，不斷的吸收技術(shù)與理論相結(jié)合的復(fù)合人才逐漸成為了其人才招聘的主要類(lèi)型，為了能夠與市場(chǎng)需求以及時(shí)代發(fā)展的規(guī)律相適應(yīng)，高校院校在學(xué)生檔案管理過(guò)程中，必然要進(jìn)行一系列的創(chuàng)新和改革，面對(duì)當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)以及學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題，高校院校應(yīng)該積極的制定更加完善的學(xué)生檔案管理制度，提高管理力度以及管理人員的素質(zhì)，結(jié)合市場(chǎng)需求，積極與學(xué)生進(jìn)行溝通，多方采集資料，不斷充實(shí)和完善學(xué)生檔案，這樣才能夠?yàn)橛萌似髽I(yè)提供可靠的用人參考依據(jù)，提高學(xué)校就業(yè)率以及學(xué)校的社會(huì)地位。

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