鄧佳軍

摘要：后經(jīng)濟(jì)危機(jī)時(shí)代，中國(guó)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中，會(huì)面臨各方面的挑戰(zhàn)。對(duì)于企業(yè)的管理者來說，為了確保自身的持續(xù)發(fā)展，需要采取措施提高企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性，對(duì)企業(yè)內(nèi)部各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系已基本建成，ERP實(shí)施正在進(jìn)入普及階段，此時(shí)如何將ERP與《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引相結(jié)合，設(shè)計(jì)出適合自身的內(nèi)部控制制度顯得極為重要。在這個(gè)方面，跨國(guó)公司內(nèi)部控制體系建設(shè)及ERP實(shí)施經(jīng)驗(yàn)可成為他山之玉供我們借鑒，下面將以筆者從業(yè)的瓦錫蘭公司實(shí)施SAP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊探討ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞：ERP環(huán)境 內(nèi)部控制

瓦錫蘭公司是全球船舶動(dòng)力行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)廠商，目前，實(shí)施的SAP 系統(tǒng)是主要的ERP軟件。對(duì)于該軟件來說，通常情況下可以分為財(cái)務(wù)模塊、物料管理模塊、采購模塊、生產(chǎn)模塊、項(xiàng)目管理模塊、人力資源管理模塊、銷售與分銷模塊等。

SAP財(cái)務(wù)模塊幾乎涵蓋了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的所有職能，我們結(jié)合內(nèi)部控制要求，配置了相關(guān)應(yīng)用流程，具體包括：

①通過集成處理，SAP現(xiàn)金管理模塊與應(yīng)收賬款模塊、應(yīng)付賬款模塊和總賬模塊提供與銀行的資料接口，進(jìn)而在一定程度上形成一個(gè)能支持多幣種、自動(dòng)銀行對(duì)賬的現(xiàn)金管理體系。對(duì)于營(yíng)運(yùn)資金流動(dòng)可以做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，從根本上杜絕了資金體外循環(huán)的可能性。同時(shí)現(xiàn)金模塊可以根據(jù)銷售訂單的回款計(jì)劃和采購訂單的付款計(jì)劃模擬計(jì)算遠(yuǎn)期現(xiàn)金收支結(jié)余，據(jù)此可以完成流動(dòng)性預(yù)測(cè)，以防止發(fā)生資金的過度冗余和短缺。

②對(duì)于有關(guān)的資產(chǎn)和設(shè)備庫存信息，SAP的固定資產(chǎn)與采購、庫存、總賬等模塊之間相互傳遞，在系統(tǒng)中確保資產(chǎn)資料的準(zhǔn)確性。通過對(duì)各個(gè)模塊進(jìn)行集成，一方面避免了重復(fù)錄入費(fèi)用資料，另一方面自動(dòng)收集相關(guān)資料，進(jìn)一步形成相應(yīng)的報(bào)表，便于有關(guān)人員進(jìn)行分析和評(píng)估。在折舊、重估、清理等方面，系統(tǒng)通過支持各種資產(chǎn)的會(huì)計(jì)處理和財(cái)務(wù)報(bào)表，在資產(chǎn)管理策略方面，為企業(yè)提供相應(yīng)的服務(wù)。

③SAP預(yù)算模塊。對(duì)于財(cái)務(wù)計(jì)劃來說，分析預(yù)算和實(shí)際執(zhí)行情況之間的差異，同時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整，這是其核心作用所在。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)計(jì)劃是薄弱環(huán)節(jié)。在公司、部門級(jí)別，利用預(yù)算模塊，可以進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)算和預(yù)測(cè)處理，并且能支持相應(yīng)的預(yù)算生成。按照企業(yè)內(nèi)部控制指引，預(yù)算缺乏剛性、執(zhí)行不力是實(shí)行全面預(yù)算應(yīng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)之一。SAP預(yù)算模塊可以設(shè)置自動(dòng)暫停（Hold）超預(yù)算或者預(yù)算外的資金支付，并且從采購訂單創(chuàng)建時(shí)，就需要經(jīng)歷嚴(yán)格的審批流程，比如要求比普通采購訂單更多或者更高職位的審批者批準(zhǔn)，詳細(xì)分析超預(yù)算或者未預(yù)算的原因。

④訂單以及項(xiàng)目會(huì)計(jì)是全面的網(wǎng)絡(luò)化的管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)。這個(gè)管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行成本的采集，并用計(jì)劃與實(shí)際結(jié)果之間的對(duì)比來協(xié)助對(duì)訂單與項(xiàng)目的監(jiān)控。筆者認(rèn)為訂單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)是SAP中的一個(gè)非常靈活的成本監(jiān)控工具，比如對(duì)于涉及固定資產(chǎn)投資類的重大預(yù)算項(xiàng)目，在初始階段可以創(chuàng)建項(xiàng)目按照預(yù)算進(jìn)行項(xiàng)目成本和進(jìn)度計(jì)劃數(shù)據(jù)的維護(hù)，項(xiàng)目執(zhí)行階段可以通過內(nèi)部訂單來跟蹤控制完成進(jìn)度和成本投入情況，避免項(xiàng)目完工決算后才發(fā)現(xiàn)投入資金或者時(shí)間超過預(yù)算的現(xiàn)象發(fā)生，做到事前計(jì)劃，事中控制，及時(shí)采取糾正措施。

因此，在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)不是停留在完成計(jì)算機(jī)化的一些傳統(tǒng)的任務(wù)，而相比這些，它更多的是把風(fēng)險(xiǎn)控制的原則以及思想貫穿在ERP財(cái)務(wù)管理當(dāng)中。筆者認(rèn)為實(shí)施ERP必須將這些思想和原則與企業(yè)內(nèi)部控制制度充分結(jié)合到業(yè)務(wù)流程中才能有效控制風(fēng)險(xiǎn)。下面就瓦錫蘭公司自動(dòng)付款流程為例詳細(xì)闡述ERP實(shí)施中的內(nèi)控制度設(shè)計(jì)。

在企業(yè)實(shí)際的運(yùn)營(yíng)過程當(dāng)中，付款流程是敏感的流程，因?yàn)樗婕暗搅似髽I(yè)資金的向外支付。那么，其中的風(fēng)險(xiǎn)控制便顯得十分重要了。那么，哪里才是它的實(shí)施的控制點(diǎn)呢？

瓦錫蘭公司擁有囊括了各項(xiàng)設(shè)備的供應(yīng)商在內(nèi)，還有雜費(fèi)，內(nèi)部員工報(bào)銷等等數(shù)量非常大的付款業(yè)務(wù)。我們決定利用排隊(duì)自動(dòng)付款這一功能來對(duì)付款流程和加速業(yè)務(wù)處理進(jìn)行規(guī)范。SAP財(cái)務(wù)模塊應(yīng)付賬款管理中的一個(gè)基本功能便是自動(dòng)付款功能。第一，在進(jìn)行自動(dòng)付款的執(zhí)行時(shí)，系統(tǒng)參照操作員對(duì)選擇性條件的輸入，諸如會(huì)計(jì)員，日期，供應(yīng)商種類以及付款方式等等，對(duì)于供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的相關(guān)信息在系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行采集，信息包括付款條款、付款方式、開戶銀行還有是否凍結(jié)付款等等。

支付憑證是我們馬上會(huì)注意到的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，有專人會(huì)管理支票等等的支付憑證，倘若是套打的支票，那么應(yīng)當(dāng)在專門的房間安放打印機(jī)，并要經(jīng)過審批以及蓋章等。付款清單則是另一個(gè)控制點(diǎn)，在應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)對(duì)付款建議進(jìn)行編輯之后，經(jīng)過必要的審核。但是想象一個(gè)每次成百上千項(xiàng)的自動(dòng)付款情景，在這兩個(gè)控制點(diǎn)審核的作用是很有限的，原因在于大量的業(yè)務(wù)都自動(dòng)化了。假設(shè)有這樣一種情況：倘若一個(gè)財(cái)務(wù)人員既可對(duì)供應(yīng)商的主記錄進(jìn)行更新還可進(jìn)行發(fā)票的輸入，那么，他僅僅創(chuàng)建一個(gè)供應(yīng)商且手工進(jìn)行發(fā)票的輸入，在后面的流程中便可能發(fā)生在成百上千的付款項(xiàng)中，這筆款項(xiàng)未被察覺就被輕易地支付出去了。為了防止這種情況的發(fā)生，應(yīng)該將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)提前，對(duì)這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制就是維護(hù)供應(yīng)商主記錄的權(quán)限與輸入供應(yīng)商發(fā)票的權(quán)限分開，屬于兩個(gè)不同的角色。再考慮另一種情況：如果維護(hù)供應(yīng)商記錄的人更改了供應(yīng)商的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，比如對(duì)方開戶銀行、賬戶和戶名等。那么供應(yīng)商的款項(xiàng)就有可能被支付到其他銀行賬戶里面。因此風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)應(yīng)該被進(jìn)一步提前。對(duì)這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的控制手段在SAP中稱為“敏感字段的控制”。指供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的敏感字段如供應(yīng)商的賬號(hào)、開戶銀行等如需更改，必須經(jīng)過其他系統(tǒng)用戶的確認(rèn)，更改才能在系統(tǒng)中正式成立。

從上述情景中，我們可以看出內(nèi)部控制點(diǎn)融入業(yè)務(wù)流程后，SAP在提高效率的同時(shí)，更有效地控制了風(fēng)險(xiǎn)。不僅僅是財(cái)務(wù)模塊，ERP各個(gè)模塊的配置與實(shí)施也必然需要基于內(nèi)部控制要求來進(jìn)行。

考慮到ERP環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境如組織文化，管理架構(gòu)，業(yè)務(wù)流程等等都可能面臨重要調(diào)整或變化，筆者認(rèn)為要進(jìn)一步完善內(nèi)部控制制度還需要加強(qiáng)以下兩方面的工作：

①建立嚴(yán)密的權(quán)限操作制度。ERP環(huán)境下，分工具體的業(yè)務(wù)的時(shí)候，由一個(gè)部門抑或是一個(gè)人完成一個(gè)業(yè)務(wù)是十分不可取的，要建立科學(xué)的嚴(yán)密的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系。該體系由適當(dāng)授權(quán)以及不相容工作的各個(gè)環(huán)節(jié)相組成。該種制約是包括上級(jí)以及下級(jí)間的制約以及部門與部門之間的相互制約。各個(gè)崗位的人員的口令密碼是依照所授予的不可超越的權(quán)限對(duì)于系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)的。

②建立ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制。企業(yè)內(nèi)部模塊之間的信息是依照事先制定的控制標(biāo)準(zhǔn)以及公用格式相傳遞的，一旦制定交由計(jì)算機(jī)控制，這些控制標(biāo)準(zhǔn)和格式就可以有效彌補(bǔ)在人工環(huán)境之下的缺陷。但企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及內(nèi)部控制中依然存在重大差異或缺陷的可能性，管理人員應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用專業(yè)判斷，對(duì)于企業(yè)的管理層的能力而言，管理層所經(jīng)受的壓力和復(fù)雜的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，環(huán)境因素以及內(nèi)部的控制設(shè)計(jì)情況，很容易受損失抑或是被挪用的資產(chǎn)等方面施行相應(yīng)的審計(jì)程序，且對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，來確定是不是要采取詳細(xì)的檢查程序，將檢查風(fēng)險(xiǎn)降低至能被接受的水平。

總而言之，ERP項(xiàng)目的實(shí)施過程中必要的一部分就是在ERP環(huán)境下建立內(nèi)部控制系統(tǒng)。引入ERP，不僅僅可以幫助企業(yè)節(jié)省內(nèi)部控制的人力方面的成本，從而提高內(nèi)部控制的效率，在ERP系統(tǒng)開發(fā)與實(shí)施過程中，應(yīng)進(jìn)行全面考慮，在ERP環(huán)境當(dāng)中有步驟地融入完善的內(nèi)部控制體系，且將由信息技術(shù)帶來的風(fēng)險(xiǎn)，納入內(nèi)部控制之中，以便在內(nèi)控方面盡量發(fā)揮ERP的長(zhǎng)處，規(guī)避ERP的短處，為企業(yè)引入ERP帶來最大的收益。

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