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摘 要：學(xué)籍的背后是學(xué)生的成績、獎懲等在校的具體情況，對于學(xué)生有著很大的作用，對于學(xué)籍的管理也一直是學(xué)校管理的重點內(nèi)容。我國的小學(xué)、中學(xué)實行義務(wù)教育政策，學(xué)生數(shù)量相比以前大幅提升，而隨著高校擴(kuò)招政策的實施，大學(xué)生的數(shù)量也在不斷的攀升，所以對學(xué)校學(xué)籍檔案管理也就有了更高的要求。本文重點分析我國的學(xué)校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，并提出對學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的對策，同時對數(shù)字化管理的方法進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍；數(shù)字化；檔案管理

中圖分類號：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）10（a）-0000-00

信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了成熟階段，數(shù)字化已經(jīng)逐漸取代了我們生活很多常見的用品。比如說，以前學(xué)校教學(xué)用的是黑板、粉筆，但現(xiàn)在卻已經(jīng)實現(xiàn)了多媒體教學(xué)。政府辦公在傳統(tǒng)上必須是有辦公人員在辦公室，而需要辦事的人要親自到辦公室，現(xiàn)在各級政府幾乎實現(xiàn)了電子政務(wù)，在網(wǎng)絡(luò)上辦公，其效率非以前可比。很多企業(yè)、單位在進(jìn)行管理時也借用了這樣的模式，即電子化辦公、電子化管理的模式。而在檔案管理領(lǐng)域，因為檔案管理工作本身的繁瑣性與細(xì)致性，人力與信息相比，劣勢逐漸顯現(xiàn)，數(shù)字化管理取代人力管理已經(jīng)是一個趨勢。所以學(xué)校對學(xué)籍檔案管理的關(guān)注點不應(yīng)該是是否運(yùn)用數(shù)字化管理方式，而是如何將數(shù)字化管理方式引進(jìn)并根據(jù)學(xué)校自身情況作出創(chuàng)新。我國許多學(xué)校尤其是高校都已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化管理，但是管理不徹底或者是運(yùn)用不當(dāng)，依然有很多的問題存在，本文對這類問題進(jìn)行總結(jié)，分析出學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的方法。

1問題

1.1學(xué)籍檔案數(shù)字化管理不徹底

學(xué)籍檔案數(shù)字化管理不徹底主要體現(xiàn)在兩個方面，第一是數(shù)字化管理方法的引進(jìn)不徹底，學(xué)校只是簡單改變了原有的傳統(tǒng)管理方式，并未對數(shù)字化管理方法有足夠的重視。第二是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念錯誤導(dǎo)致管理偏向于硬件的添置，而忽視了對軟件的應(yīng)用與開發(fā)。要實現(xiàn)數(shù)字化管理，硬件固然不可少，但光有硬件而缺乏一個管理系統(tǒng)，顯然也無法真正實現(xiàn)數(shù)字化管理，硬件放在管理室也不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2管理系統(tǒng)不完善

我國已有不少的學(xué)校建立起了學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的平臺，但該系統(tǒng)大多是新建的沒有經(jīng)過實踐考察的。這就導(dǎo)致很多系統(tǒng)往往在使用過程中出現(xiàn)漏洞，尤其是學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員在使用系統(tǒng)時感覺不順手、不方便，但因自己不是專業(yè)人員，不能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行修改和完善，數(shù)字化管理系統(tǒng)便進(jìn)入了一個系統(tǒng)不合理、無法修改，進(jìn)而導(dǎo)致系統(tǒng)進(jìn)一步被破壞的怪圈。另一方面，有些學(xué)校會購買系統(tǒng)，這樣做可以減少開發(fā)系統(tǒng)的環(huán)節(jié)，但是依然會存在一個問題，購買而來的系統(tǒng)無法與學(xué)校自身情況相契合，使用起來也就無法盡善盡美。

1.3人員的專業(yè)水平欠缺

學(xué)校要實現(xiàn)完備的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理不是一個簡單的過程，要建立這樣一個管理體制，所要花費(fèi)的時間、財力自不必細(xì)說。換個角度來看，所需要花費(fèi)的人力也不少。首先，需要管理系統(tǒng)的設(shè)計者，對于設(shè)計者的要求很高，不僅僅是要求有豐富的經(jīng)驗，還應(yīng)該懂得管理知識、計算機(jī)知識。其次，需要管理者，即能夠使管理體制良好運(yùn)行的工作人員，這類人員就更加需要專業(yè)的檔案管理知識和計算機(jī)知識。很多學(xué)校在學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員配備上明顯是欠缺的，學(xué)校管理者也沒有對學(xué)籍檔案數(shù)字化管理有足夠的重視，人員的欠缺也就在情理之中了。

1.4資金不足

學(xué)校對于資金的管理一直是管理的重點，管理者大多把經(jīng)費(fèi)進(jìn)行分類，但因為對學(xué)籍檔案管理的重視不夠，分到檔案管理上來的資金實在是少。在管理者心目中，學(xué)籍檔案管理畢竟是末端的事情，其重要程度往往不能和其他事情相比擬。沒有足夠的經(jīng)費(fèi)，就無法構(gòu)建一套完整的管理系統(tǒng)，先不說管理系統(tǒng)本身的專業(yè)性需要多少的經(jīng)費(fèi)了，就拿客觀條件而言，要完善檔案管理，所需要花費(fèi)的金額就絕對不少，需要的是有專業(yè)性的人才。而如果經(jīng)費(fèi)有限，這樣的人才就無法得到，管理也就無法完善。

2對策

本文所提之對策主要是針對本文所提的幾個學(xué)籍檔案數(shù)字化管理中的不足，對策主要包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視、系統(tǒng)的完善、資金扶持和人才引進(jìn)培養(yǎng)方面。即便學(xué)校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理之后對人力的需求減少了，但并不代表機(jī)械可以完全取代人力在檔案管理中的地位，所以本文所提的對策的重點在于人才的培養(yǎng)方面。

2.1給予足夠的支持和重視。

學(xué)校管理本身具有一定的繁瑣性和復(fù)雜性，管理者會面對很多的繁瑣的事，但無論如何，也應(yīng)該分出時間來應(yīng)對學(xué)籍檔案管理的事務(wù)。一般而言，學(xué)籍可以看成是一個日記本，記錄著學(xué)校所有學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，它的重要性不言而喻。所以每一所學(xué)校的管理者都應(yīng)該對它重視起來，也唯有這樣才能促進(jìn)管理的發(fā)展，才能更加細(xì)致、安全的進(jìn)行學(xué)籍檔案管理。

2.2制定并完善學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

制定學(xué)籍檔案數(shù)字化管理和完善學(xué)籍檔案數(shù)字化管理需要考慮兩個方面的內(nèi)容，第一是必須要嚴(yán)格按照《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)中的規(guī)定來進(jìn)行，要從意識上改變對學(xué)籍檔案管理的看法。第二是要結(jié)合學(xué)校自身情況，每所學(xué)校的情況都有所不同，所以學(xué)校管理者就應(yīng)該要結(jié)合學(xué)校具體情況制定出適合學(xué)校的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。尤其是在硬件方面，更應(yīng)該考慮到學(xué)校自身的情況，根據(jù)學(xué)校的具體財務(wù)狀況來進(jìn)行硬件的配置，硬件不要求多，但都應(yīng)該讓它們的作用得到發(fā)揮。

2.3建設(shè)專業(yè)化的隊伍。

1）隊伍的科學(xué)搭配。

學(xué)校進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理最重要的一點就是管理隊伍的組合搭配，讓不同的性格、不同知識面的人員組合在一起，可以實現(xiàn)“1+1>2”的效果。這對管理者的眼光要求更高一些，他必須是能夠熟練運(yùn)用人力資源學(xué)的知識。而就學(xué)籍檔案管理而言，應(yīng)該要考慮到幾個方面，首先是知識結(jié)構(gòu)，就知識結(jié)構(gòu)而言，管理人員必須要有人是學(xué)習(xí)檔案管理類的專業(yè)人員，能夠熟練運(yùn)用檔案管理的理論知識，如果隊伍有一個人擁有檔案管理的經(jīng)驗，管理起來豈非就更得心應(yīng)手？除此之外，還應(yīng)該有比較年輕，充滿著干勁與朝氣的員工。他們的加入會給檔案管理注入新鮮血液，會讓管理效果增加。

2）定期組織培訓(xùn)。

學(xué)籍檔案管理的工作人員要掌握檔案管理的知識和計算機(jī)知識，而數(shù)字化管理的知識隨著科技的進(jìn)步也在不斷的變化，這就要求工作人員要有一顆學(xué)習(xí)的心。學(xué)校要鼓勵他們根據(jù)自身情況參加學(xué)習(xí)，提升檔案管理的知識和計算機(jī)水平，以適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展。同時，學(xué)校可以組織培訓(xùn)課程，鼓勵工作人員參加。相比之下，組織培訓(xùn)課程更加方便，畢竟學(xué)校的教師隊伍中就有相關(guān)專業(yè)的老師，由他們來進(jìn)行培訓(xùn)更加方便。

2.4 加大資金扶持力度

學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的首要前提就是要有足夠的資金支持，有了充足的資金作為依托，管理系統(tǒng)才能進(jìn)一步發(fā)展。而這一內(nèi)容的前提是要有資金可用，學(xué)校學(xué)籍檔案不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以只能通過政策扶持和校友的捐贈等手段來獲取資金，因此檔案管理部門應(yīng)該要與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入的交談，要要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)意識到學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的重要性，并且提出申請資金扶持的理由，資金的渠道多樣，向上級分管財政部門申請、學(xué)校內(nèi)部投入、學(xué)校校友捐贈等方式聯(lián)合運(yùn)用。有了足夠的資金就必須要運(yùn)用到該運(yùn)用的地方，首先是硬件的購買，其次是軟件的開發(fā)，最重要的應(yīng)該是人才的引進(jìn)。

3總結(jié)

我國的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理還不完善，幾乎是處于剛起步的狀態(tài)，所以就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠有所重視。數(shù)字化管理已經(jīng)是檔案管理的必然趨勢，隨著經(jīng)濟(jì)、科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足人們的需求，必要要遭到淘汰，也唯有數(shù)字化管理能夠接替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式并將學(xué)籍檔案管理在其根本上進(jìn)行改變，讓學(xué)籍檔案從單純的保存變成合理的利用。

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