孫大敏

摘 要：隨著會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量的增大，業(yè)務(wù)種類也相應(yīng)增多，電算化技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬，使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多的特征，這既推動(dòng)現(xiàn)有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展，同時(shí)也對(duì)會(huì)計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制產(chǎn)生了障礙。本文就這些問(wèn)題，結(jié)合手工賬的內(nèi)部控制制度，探討在電算化的系統(tǒng)下內(nèi)部控制制度的不足及實(shí)施原則。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)控技術(shù)；不足與原則

1.會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的弱點(diǎn)

第一，由于會(huì)計(jì)軟件的功能和知識(shí)高度集中，我國(guó)目前仍缺乏既精通會(huì)計(jì)又懂電腦的復(fù)合型人才，導(dǎo)致實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的大多數(shù)企業(yè)職責(zé)集中在少數(shù)人員。在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，有些負(fù)責(zé)人員可以直接對(duì)軟件程序和數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容進(jìn)行修改，從而加大了錯(cuò)弊的可能。在這一點(diǎn)上顯然違背了職責(zé)分工制度中有關(guān)互不相容職務(wù)相分離的原則。

第二，在電算化系統(tǒng)下，程序與數(shù)據(jù)共存，其輸入輸出形式與手工系統(tǒng)大相徑庭，在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，無(wú)法直接附著原始憑證，未經(jīng)許可或沒(méi)有附件的數(shù)據(jù)可能被輸入系統(tǒng)，記錄缺乏充分可靠性；另外在輸出結(jié)果時(shí)，有些數(shù)據(jù)只能儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)部而不打印出來(lái)，同樣存在未經(jīng)指認(rèn)擅自存取數(shù)據(jù)或改動(dòng)數(shù)據(jù)的可能。

第三，在實(shí)現(xiàn)電算化后，服務(wù)及數(shù)據(jù)文件都存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中，這種保存方式存儲(chǔ)量大，信息隱蔽性強(qiáng)，但如果缺乏嚴(yán)格的控制，未經(jīng)授權(quán)的人也可以輕易地利用指令瀏覽篡改文件，而不留痕跡，而且由于其不像在手工系統(tǒng)下每一項(xiàng)業(yè)務(wù)處理都有記錄備查，所以一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，就不像手工賬那樣直觀易于發(fā)現(xiàn)，后果十分嚴(yán)重。

2.完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的方法

會(huì)計(jì)電算化將使財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)一體化，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)幾乎依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因此盡快建立完善的內(nèi)部控制極為重要。筆者將結(jié)合手工系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度，談一談會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下完善內(nèi)部控制制度的具體方法：

（1）軟件的合規(guī)、合法性控制。使用的財(cái)務(wù)軟件必須通過(guò)財(cái)政部門(mén)的審核，設(shè)計(jì)有相應(yīng)的、規(guī)范的控制和測(cè)試功能，以確保計(jì)算機(jī)運(yùn)行時(shí)能發(fā)現(xiàn)糾正和報(bào)告某些會(huì)有錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出，從而保證數(shù)據(jù)結(jié)果的可靠性和正確性。

（2）授權(quán)、分權(quán)控制。如前所述，某些數(shù)據(jù)處理人員可能對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源的相互關(guān)系、數(shù)據(jù)的分配和輸出方面十分熟悉，他們有能力利用內(nèi)部控制的缺陷進(jìn)行舞弊。因此，在會(huì)計(jì)電算化的管理中心必須建立嚴(yán)格的授權(quán)、分權(quán)崗位責(zé)任制，即對(duì)處理程序操作業(yè)務(wù)等工作在合理分工的基礎(chǔ)上分別設(shè)置相關(guān)人員的權(quán)限責(zé)任，防止職員未經(jīng)授權(quán)而直接接觸計(jì)算機(jī)設(shè)備、程序或有關(guān)文件。通訊控制的重點(diǎn)在于批量控制、業(yè)務(wù)時(shí)序控制、數(shù)據(jù)編碼控制與發(fā)放和接收的標(biāo)識(shí)控制等，建立輸出記錄，建立輸出文件及報(bào)告的簽章制度，進(jìn)行輸出授權(quán)制度，建立數(shù)據(jù)傳送的加密制度，嚴(yán)格減少資產(chǎn)的文件輸出，同時(shí)設(shè)置系統(tǒng)分析員，有最高權(quán)限負(fù)責(zé)批準(zhǔn)并監(jiān)督數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)，操作員直接進(jìn)行記錄和處理，以及設(shè)置專管檔案、文件的管理員。

有條件的單位還應(yīng)該雇傭程序員負(fù)責(zé)對(duì)單位的軟件程序進(jìn)行合理設(shè)計(jì)及修改。在具體操作處理業(yè)務(wù)時(shí)，要特別注意分設(shè)授權(quán)的管理，比如，總會(huì)計(jì)師擁有最高業(yè)務(wù)處理權(quán)，其下數(shù)據(jù)部門(mén)和業(yè)務(wù)分類，分級(jí)設(shè)定會(huì)計(jì)操作員各司其職。以上各職能人員要根據(jù)權(quán)限嚴(yán)格劃分各自承擔(dān)的責(zé)任，并由本人控制和使用代碼及口令。

（3）互不相容職務(wù)的控制。由于電算化系統(tǒng)下職責(zé)集中，業(yè)務(wù)人員大大減少，因此互不相容職務(wù)相分離原則的作用受到削弱，在設(shè)置權(quán)限與分配工作時(shí)，應(yīng)重視該原則的運(yùn)用，充分發(fā)揮其積極作用。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)軟件的維護(hù)系統(tǒng)的操作、數(shù)據(jù)的審核文件檔案資料的保管和系統(tǒng)的控制等不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，以防止人為的干預(yù)和舞弊。

（4） 業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化控制。為了提高工作效率實(shí)行科學(xué)化管理，現(xiàn)代企業(yè)單位一般將每項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都劃分為六個(gè)步驟：授 權(quán)、主辦、校準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄、復(fù)核。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，也應(yīng)按這種要求進(jìn)行，建立標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)處理程序來(lái)處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，以保證對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)做到事前、事中和事后的有效控制。

（5）復(fù)查，核對(duì)控制。要克服計(jì)算機(jī)犯罪的隱蔽性，就應(yīng)加強(qiáng)復(fù)查、核對(duì)、控制，以保證會(huì)計(jì)信息的可靠性。首先，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)軟件中命令計(jì)算機(jī)在兩道互相獨(dú)立的線路上分別計(jì)算并自動(dòng)核對(duì)的功能。其次，要重點(diǎn)復(fù)核輸入、輸出環(huán)節(jié)，對(duì)于數(shù)據(jù)的輸入，要求原始憑證必須由專人進(jìn)行審核，查看原始數(shù)據(jù)是否經(jīng)審批，若有失真，要及時(shí)退回并改正錯(cuò)誤的輸入。最后，得到輸出結(jié)果后，也要審查輸出人員是否經(jīng)授權(quán)審批，必要時(shí)應(yīng)對(duì)信息的同行業(yè)和上年同期水平進(jìn)行比較分析。在以上的過(guò)程中對(duì)有疑點(diǎn)的賬務(wù)處理和數(shù)據(jù)文件進(jìn)行重點(diǎn)復(fù)查和核對(duì)，實(shí)施必要的事后控制。

（6）人員素質(zhì)控制。要使內(nèi)部控制制度的功能按預(yù)定的目標(biāo)正常進(jìn)行，必須配備與所承擔(dān)職務(wù)相應(yīng)的人員。人員素質(zhì)的控制，一是對(duì)人員自身的素質(zhì)提出較高的要求，有良好的思想道德基礎(chǔ)，本身是熟悉計(jì)算機(jī)的財(cái)會(huì)專業(yè)人員；二是對(duì)人員的培養(yǎng)采用一定的措施和方法，訓(xùn)練出必要的復(fù)合型人才，并向中、高級(jí)技術(shù)人才發(fā)展，同時(shí)會(huì)計(jì)人員要加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，更好地為企業(yè)管理業(yè)務(wù)，使得內(nèi)部控制制度嚴(yán)密而有序地發(fā)揮作用。

總之，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)電算化的深入發(fā)展，會(huì)計(jì)信息內(nèi)部控制體系化須精益求精，為企業(yè)提供準(zhǔn)確及時(shí)的會(huì)計(jì)信息，降低企業(yè)管理層決策的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（作者單位：貴州省內(nèi)貿(mào)學(xué)校）