徐笛源
摘 要:學(xué)校是為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和建設(shè)培育人才的地方,學(xué)校在我國(guó)綜合體制發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。當(dāng)前我國(guó)學(xué)校管理模式中主要包括教學(xué)、后勤和行政管理三個(gè)方面,其中行政管理工作是整個(gè)管理工作的中心部分,而學(xué)校辦公室作為行政管理系統(tǒng)的關(guān)鍵和核心部門,辦公室管理的質(zhì)量會(huì)直接影響學(xué)校的形象,所以開(kāi)展辦公室細(xì)節(jié)化管理尤為重要。本文針對(duì)當(dāng)前職業(yè)學(xué)校辦公室管理的作用,進(jìn)一步探索強(qiáng)化職業(yè)學(xué)院辦公室細(xì)節(jié)化管理的有效策略。
關(guān)鍵詞:職業(yè)學(xué)院;辦公室;細(xì)節(jié)化管理
0 引言
職業(yè)學(xué)院想要有進(jìn)一步的發(fā)展,需要一個(gè)英明和能干的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì),制定一個(gè)科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃,然后進(jìn)行該規(guī)劃的有效執(zhí)行。而學(xué)校辦公室的最終目的就是通過(guò)各項(xiàng)規(guī)章制度和辦公室員工的努力,強(qiáng)化學(xué)校各部門之間的聯(lián)系,確保學(xué)校高速、穩(wěn)定的運(yùn)行,通過(guò)合理的工資和待遇提升職業(yè)學(xué)校辦公室員工工作的積極性,進(jìn)一步提升學(xué)校辦公室工作效率,推動(dòng)職業(yè)學(xué)院發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。學(xué)校辦公室管理工作本身就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,做好學(xué)校辦公室管理工作貴在于精,貴在于細(xì)。
1 學(xué)校辦公室細(xì)節(jié)化管理的作用
對(duì)學(xué)校發(fā)展來(lái)說(shuō),辦公室細(xì)節(jié)化管理始終發(fā)揮著重要的作用,關(guān)系著職業(yè)學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展,其細(xì)節(jié)化管理作用概括起來(lái)主要有以下幾個(gè)方面:
首先,在職業(yè)學(xué)校中,辦公室作為學(xué)校一個(gè)重要部門,主要任務(wù)就是負(fù)責(zé)各部門的銜接工作,負(fù)責(zé)職業(yè)學(xué)校組織管理系統(tǒng)的運(yùn)行工作,辦公室擔(dān)任著主管的角色,一旦辦公室工作中出現(xiàn)問(wèn)題,在很大程度上影響著企業(yè)管理工作的開(kāi)展,開(kāi)展辦公室細(xì)節(jié)化管理,用細(xì)節(jié)進(jìn)行學(xué)校各項(xiàng)工作的連綴,確保職業(yè)學(xué)校各項(xiàng)工作的有序地的開(kāi)展,辦公室工作本身是由一連串的細(xì)節(jié)構(gòu)成的,本身具備“細(xì)”的特征,同時(shí)辦公室工作還具有“忙”的特點(diǎn)。只有辦公室能夠正確的處理 “忙”與“細(xì)”之間矛盾,實(shí)現(xiàn)兩種因素的規(guī)范,最終達(dá)成辦公室管理目標(biāo)。
其次,辦公室工作能否高效運(yùn)轉(zhuǎn),更是取決于辦公室能否做到細(xì)節(jié)化管理,開(kāi)展辦公室細(xì)節(jié)化管理工作,實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)工作的互補(bǔ)和緊密,會(huì)極大地的提升職業(yè)學(xué)校辦公室工作效率。在學(xué)校辦公室細(xì)節(jié)化管理模式背景下,將對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注放在學(xué)校辦公室工作的重要位置,明確細(xì)節(jié)工作的具體責(zé)任者,同時(shí)通過(guò)各項(xiàng)制度的約束和激勵(lì),加強(qiáng)學(xué)校各部門之間的交流和聯(lián)系,建立一個(gè)權(quán)責(zé)明晰、齊抓共管的工作格局。
2 落實(shí)學(xué)校辦公室細(xì)節(jié)化管理的策略
2.1 建立一支高素質(zhì)的辦公室人員隊(duì)伍
確保學(xué)校辦公室工作的水平和質(zhì)量的關(guān)鍵措施就是要建立一支高素質(zhì)和高效率的辦公室人員隊(duì)伍,學(xué)校辦公室人員只有具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn),同時(shí)責(zé)任感較強(qiáng),辦事效率較高,能夠做到吃苦耐勞、任勞任怨、無(wú)私奉獻(xiàn),才能進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校辦公室工作的開(kāi)展。學(xué)校辦公室對(duì)人員除了專業(yè)理論的需求外,還要求人員具備較強(qiáng)的責(zé)任感,能夠重視領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù),按時(shí)完成任務(wù)。辦公室工作中最忌諱懶懶散散,主要是因?yàn)檗k公室工作本身具有較強(qiáng)的組織性,要求較高的辦事效率,經(jīng)常出現(xiàn)有辦公室工作人員業(yè)余時(shí)間加班加點(diǎn)的情況,這樣使得學(xué)校辦公室人員會(huì)陷
入到繁瑣的事務(wù)中,這種情況下想要做好學(xué)校辦公室工作,需要辦公室工作人員擁有較強(qiáng)的服務(wù)態(tài)度和辦事細(xì)心的能力,能夠在繁忙的工作中進(jìn)行各方面工作的細(xì)致安排,不影響辦公室工作的開(kāi)展。
2.2 明確崗位職責(zé),做好溝通工作
崗位職責(zé)的明確事關(guān)辦公室工作能否順利進(jìn)行,加上辦公室的工作較為復(fù)雜,而且具備較強(qiáng)的事務(wù)性,必須確保學(xué)校辦公室工作的有序進(jìn)行。當(dāng)前學(xué)校辦公室工作崗位主要涉及辦公室主任、信息主管、秘書(shū)以及后勤主管等,但是這么多辦公室崗位,想要確保辦公室工作有序進(jìn)行,就必須明確辦公室各崗位的職責(zé),明確各項(xiàng)工作的順序,確保辦公室崗位工作面面俱到。此外,辦公室工作又是一項(xiàng)密切合作的工作,要求學(xué)校辦公室工作不但要完成相應(yīng)的崗位工作,還要能夠做到相互幫助和協(xié)調(diào)。更要做好交流溝通工作,科學(xué)有效的溝通是確保學(xué)校各部門信息傳遞和確保學(xué)校辦公室工作的有序開(kāi)展的重要手段。
2.3 建立法治秩序,做好檢查反饋工作
紛繁復(fù)雜的學(xué)校辦公室工作,需要健全辦公室的各項(xiàng)管理制度和工作秩序,同時(shí)做好制度認(rèn)真執(zhí)行工作,實(shí)現(xiàn)表格和圖表的規(guī)范化,建立學(xué)校辦公室的法治秩序。此外,完善學(xué)校辦公室硬件,如,辦公設(shè)施、生活設(shè)施。軟件如,辦公室工作人員隊(duì)伍、規(guī)章制度等。硬件和軟件的完善,能夠使得學(xué)校整個(gè)管理體系有效的運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。同時(shí),學(xué)校辦公室還要做好各項(xiàng)工作的檢查和反饋工作,檢查和反饋也主要是指學(xué)校各部門和在校工作人員能夠嚴(yán)格的按照學(xué)校制定的工作程序和標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行學(xué)校工作的完成情況的檢查和監(jiān)督。學(xué)校辦公室的檢查反饋?zhàn)鳛檎麄€(gè)學(xué)校主要的感知系統(tǒng),檢查反饋工作對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有較強(qiáng)的導(dǎo)向作用,在很大程度上反映了管理者對(duì)在校師生要求,對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及師生的工作行為都產(chǎn)生影響。
2.4 做好學(xué)校辦公室信息化建設(shè)
當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)背景下,學(xué)校信息化建設(shè)已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì),當(dāng)然學(xué)校信息化建設(shè)的相關(guān)工作也是由學(xué)校辦公室專門負(fù)責(zé)的。信息化建設(shè)的完善與否會(huì)直接影響學(xué)校管理水平,也是體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展水平的標(biāo)志。只有全面提升學(xué)校自動(dòng)化水平,加快信息傳遞的速度,才能進(jìn)一步提升學(xué)校各項(xiàng)工作的效率。此外,開(kāi)展自動(dòng)化辦公和管理,能夠幫助學(xué)校減少工作的中間環(huán)節(jié),在科學(xué)程序的基礎(chǔ)上完善學(xué)校工作的細(xì)化。將計(jì)算機(jī)程序融入到辦公室工作,提升辦公室的細(xì)節(jié)化管理質(zhì)量和效率。
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